集中打印管理办法.doc

三公司网络集中打印管理办法总则随着我公司网络集中打印方案如火如荼的展开，现各项工作已接近尾声。为了使公司集中打印方案顺利实施，保质保量地完成文件材料印制任务，更好地服务公司，服务各部室、各司属单位，进一步提高服务质量和服务水平，加强文印室管理，特制定本办法，如有不足之处，望多提宝贵意见。具体细则一、人员安排实行网络集中打印管理后，文印室将是公司所有文字资料输出的中枢，工作量将会明显增大，文印室现人员配备不足，需增加人员一名，要求有以下几点：1、该人员需具备一定的计算机网络应用知识并能熟练操作计算机、复印机以及打印机等设备。2、同时鉴于各部室所打印、复印的部分资料需要严格保密，因此所选人员需有较高的素质、较强的责任感和较好的职业道德。3、由于文印室工作具有时间无固定性和加班经常性的特点，建议以男性作为首选。二、设备管理文印室设备属精密贵重设备因此对于设备的管理要实行专人专管，其他人员不得擅自使用。1、为确保数据安全，防范病毒，计算机一般不拷贝外盘，或在拷贝外盘前要进行彻底杀毒，在确保无病毒的前提下拷贝外盘。文印员有责任保护计算机生成的文件材料，做到不破坏，不丢失。2、设备管理员对打印机、复印机等要精心使用，经常维护保养，保持清洁，严格按规程操作。如因违规操作或未经许可擅自使用设备而造成设备毁损的，相关人员将受相应处罚，严重的将承担损坏赔偿责任。3、由于文印室的纸张属易燃物品，因此室内禁止吸烟，防止明火，保证文件和精密设备的安全。三、房间布局集中打印实现后，文印室内必然出现文字性材料数量多、类别杂的现象，为了使文印室内各类文字性资料的进出能够清晰有序，需对文印室重新布局，初步拟定为：1、在文印室内设置一个隔断，以此划出一块区域为文印室工作人员专区，其他人员不得入内。2、加设一个类似于收发室的柜橱，将各部室文字性资料按部室名称分开存放。3、设登记簿，将进出资料一一记录，做到收发有序，清晰明了。四、保密工作1、由于部分部室的部分资料具有很大程度的保密性，为此，在文印室工作人员上岗前将接受相关培训，了解需要保密的资料的类别及其重要性。2、文印室工作人员应树立严格的保密观念，严格遵守保密制度，不得随意将打印、复印资料中须保密的事项透露给他人，印制后的稿件应及时交回经办人，不得截留任何文件。蜡纸及草稿纸应及时销毁，不得随意放置。3、非相关人员不得在文印室逗留，不得随便翻阅打印件和复印件。4、交付印制的文件、材料如属保密性质，送稿部门必须予以注明，并在交稿时告知文印工作人员，否则因此造成的泄密由送稿部门负责。5、对可能出现的泄密现象，公司将予以调查，并对相关人员进行处罚，造成严重后果的，相关人员将承担因其行为造成损失的相关经济责任和法律责任。五、工作流程1、复印的工作流程（1）复印资料依旧按原复印流程运作，即复印时需填写复印资料审批单，经部门领导签字后交办公室，经办公室主任签批后，方可复印。在保证必要的存档使用前提下，要从严控制数量，一些重复使用的资料要注意保存，避免重复印刷。（2）不履行审批手续的文印室工作人员一律不予复印。另外，由于设备数量有限，如需复印资料为加急的，请部门领导在批条上予以说明，经办公室主任及文印室工作人员确认为需加急的，可以先予复印。（3）文印室现有速印、复印两种印刷方式，在保证使用的前提下，要注意节约和降低成本，具体采用何种印刷方式，由文印室确定。（4）对没有保存价值的各类考核、调查、统计等表格，以及一些活动安排、竞赛规程等资料，非特殊情况均应采用最经济的印刷方式。各科室主管应合理确定印量，避免余量过多或短期内重复印刷同一资料。（5）文印室工作人员应对送印的文印资料进行登记，每月记录纸张、蜡纸等文印用品用量。2.打印的工作流程（1）可将需要打印的资料的电子文档经过网络平台上传到文印室，具体操作可按设想中所提议的进行，文印室工作人员可根据资料的轻重缓急，对所有需打印资料做出编号，按序处理。（2）各部室人员自行校稿和排版，确认无误后将电子文档传至文印室，文印室不负责排版和校稿。如出现排版和文字问题，文印室不负责任。（3）各部门的打印，须事先由经办人认真填写打印申请单，并经部门领导审批。文印室按打印申请单所填内容、要求印制。排版及使用字体、字号、纸张规格等，每次打印结束后由经办人清点验收，并填写打印登记表。以上管理办法仅为初步拟定，如若具体操作中有需要改进的地方，将以便于实际操作的为准。六、工作守则1、服从领导。在办公室主任的领导下，认真贯彻执行厅机关的有关规定，圆满完成机关的文印任务，为公司服务争优创先做出贡献。2、敬业爱岗。热爱本职工作，努力钻研业务，增进团结，相互学习，取长补短，不断提高业务技能和水平。3、热情服务。端正工作态度，牢固树立服务第一的思想，不断改进和提高服务质量。4、确保质量。文件打印做到及时、准确，差错率低，印刷整洁、清楚、迅速，按要求及时处理各种急件。5、严守纪