Q／SX-CW09合同评审与管理程序.doc

文件名称合同评审与管理程序上海新海信通信息技术有限公司编 号Q/SX-CW09版本/修改次数A/0上海新海信通信息技术有限公司程序文件合同评审与管理程序文件编号：Q/SX-CW09 版序：A/0拟 制： 年 月 日审 核： 年 月 日批 准： 年 月 日1.0 目的为了确保顾客的需求和期望得到正确理解和沟通，对招标文件及合同进行评审，评审本公司满足顾客需求的能力，对合同进行管理和控制，以达到满足顾客的需求。2.0 适用范围适用于公司市场行为中，本公司产品及本公司销售代理产品所涉及的招投标、洽商、产品订购合同草案（以下简称合同）评审及合同的管理。3.0 职责3.1 总经理负责公司代理产品投标文件审批、确定合同评审结论；主管产品销售副总经理负责产品销售投标文件审批、确定合同评审结论。3.2 市场部（工程技术部）负责组织招、投标文件评审、合同的评审，负责合同签订后的日常管理，保存相关记录（下同）。3.3 生产部负责评审满足招标文件及合同要求的生产能力和物资供应能力。3.4 研发部负责评审满足招标文件及合同要求的技术工艺能力、技术标准的可行性。负责相应的软、硬件设计开发能力的评审。3.5 质检部负责评审满足招标文件及合同要求的检验测量设备的配置和测量能力。3.6财务部和行政人事部负责评审满足招标文件及合同要求的财务保障能力和人力资源配置能力。4.0 工作程序4.1 合同评审流程（见下页合同评审与管理流程图）4.2 市场信息4.2.1各部门应通过多种渠道收集市场信息，了解市场需求。4.2.2市场部根据收集到的信息负责跟踪。4.2.3招标项目a)根据顾客的产品招标公告，市场部按规定时间报送投标申请书和资格预审资料；b)接到顾客招标邀请通知后，及时购买招标文件。4.2.4非招标项目根据市场信息或者顾客推荐、指定意向，市场部应及时与顾客洽谈，了解意向并落实合同草案。合同评审与管理流程图4.3 招投标文件及合同评审4.3.1 接到招标文件或合同草案后，由市场部组织初审，主管产品销售副总经理决定：a)是否投标或承接该项目；b)评审方式。4.3.2评审a)属常规产品的合同，并且与顾客在交付期限取得共识后，由市场部直接评审，并将“合同评审记录表”传递至相关部门进行会签，保存记录；b)对于公司首次合作、顾客要求高、需求量大的产品供货项目，由市场部组织召开评审会议，相关部门负责人参加会议，市场部负责评审记录；C)对于软、硬件设计开发类项目由市场部组织研发部评审并保留相应证据。4.4 评审结果4.4.1评审结果由市场部负责汇总整理，报主管副总经理批准。4.4.2市场部负责评审过程中的内部协调及与顾客的沟通。4.4.3评审记录由市场部保存、管理，签订项目合同的评审记录，待项目验交后随合同一起适时归档。4.5 投标文件的编制4.5.1本公司根据投标项目的规模、产品的类型，适时组织成立投标工作小组。投标组长负责制定投标工作计划，主持日常工作。4.5.2投标工作小组负责编制投标文件，参加标前会、答疑会，组织现场调查，并将相关内容传递到有关部门。4.6 投标文件评审4.6.1投标文件初稿完成后，对投标文件的内容进行评审：a)投标文件是否满足了招标文件的要求；b)招标文件评审时提出的措施是否已落实；c)标前会、答疑会、澄清文件中顾客的要求是否已明确。4.6.2评审通过的投标文件应有法定代表人或其代理人的签字或盖章。4.7 投标4.7.1市场部应在投标截止日前，负责将投标文件送达指定地点。4.7.2根据招标文件的要求，市场部派员参加开标会。4.8 合同谈判4.8.1市场部根据合同草案及批准的评审结果，负责组织与顾客洽谈签约。4.8.2签约过程中，如评审结果中某些条款未被顾客接受，或出现原评审未涉及的问题时：a)一般事项，由承办人员处理；b)重大事项，应重新进行评审，并报请主管副总经理裁定。4.8.3 合同一般采用书面形式，小额订单可以先口头协定后补合同的形式。承办人员签订合同，应取得公司法定代表人的授权委托书。4.9 合同的履行4.9.1合同签订后，相关部门应严格按合同要求组织设计、开发或生产，有关部门应根据管理制度及管理体系要求，各司其职，加强管理，确保合同全面履行。4.9.2各部门应严格按照合同要求，控制设计、生产进度，检查产品质量，保证向顾客交付满意产品，并按合同规定做好服务工作。4.10 合同管理4.10.1市场部定期填报“合同登记表”，并呈报上级主管部门。市场部保存合同原件并将复印件分发至有关部门。4.10.2市场部指定专人加强合同的内部管理，对发运客户的货物应做好“产品追溯记录表”登记；根据合同要求出具发票，需填报“开票申请”；对合同金额比较大、执行时间比较长或合同双方往来比较多的合同，市场部负责建立“单项合同履行台帐”。其他各部门无权擅自签订销售合同。4.10.3 市场部应定期检查和监控合同的执行情况，不符合的应及时监督相关部门实施纠正。货物发出后及时与客户沟通，要求客户在收到货物后回送“发货（收到）签收回执”；应客户要求及金额比较大的发票开具和寄送，需与客户作“发票（收到）签收回执”。4.10.4合同执行、修订、变更或解除各个环节中发生重大事项（包括合同纠纷），有关单位、部门应做好记录，及时汇总市场部，市场部负责“合同补充、修改、变更申请表”报告公司主管领导批准。4.11 合同的修订、变更和解除4.11.1市场部负责合同修订、变更和解除，以及合同纠纷的协商、调解；参与合同纠纷的仲裁或诉讼，并将形成的文件或资料分发至原合同接受部门；各相关部门应予以配合。4.11.2修订、变更和解除合同，应采取书面形式（包括文书、电报和图表等）；协议未达成之前，原合同仍然有效。4.11.2合同修订、变更、或解除合同的通知或协议，由市场部及时分发至原合同接受部门。4.11.3合同归档合同履行完毕，市场部应按公司档案管理制度的规定，将合同正本、有关文件及记录归档。5.0 相关文件5.1 中华人民共和国招标投标法 （2000年1月1日施行）5.2 中华人民共和国合同法 （1999年10月1日施行）5.3 合同文件 （洽谈成文）5.4 文件控制程序 Q/SX-CW015.5 记录控制程序 Q/SX-CW026.0 相关记录6.1 合同评审记录表 Q/SX-CW09-0016.2 合同补充、修改、变更申请表 Q/SX-CW09-0026.3 合同登记表 Q/SX-CW09-0036.4 单项