应用文该怎么写.doc

大学生专业课程培训系列讲座应用文写作 房惠民第一讲：计划一、计划的概念和作用1、计划：是指党政机关、社会团体、企事业单位等，以及个人，对一定时期内的全局工作或某项活动，作出预想性部署或安排的一种书面文体。2、计划的作用：是贯彻党的路线方针政策的重要途径。是决策部门实行科学管理的重要手段。是建立正常工作秩序，提高工作效率的重要前提。是领导指挥工作，检查进程的重要依据。简要地说，计划的作用有两个方面：一是行动的先导；二是工作的重要依据。二、计划的种类（略）三、计划的基本内容：1、有目标任务。2、有实现目标、完成任务的方法措施。3、有实现目标、完成任务的时间、步骤。四、计划的特点：1、目的明确性。2、预见性显著。3、可行性突出。4、针对性强烈。五、计划写作的结构与写法计划的结构：标题+正文+文尾1、标题：即计划名称。标题的构成：制定计划的单位名称+计划期限+计划内容+文种如：生产管理部2010年第一季度工作计划计划名称写 法生产管理部2010年第一季度工作计划居中。如标题字多则分行写，并注意前后空格。如不成熟的可加“草案、讨论稿、征求意见稿”等2、正文的构成（不含主送单位的）：前言+主体+结语每个自然段首行（缩进）空2格，或用序号分列层次。正文的有关部分内容要求及写法前言：又称导语，即开头部分。指导思想、目标任务、基本情况分析等三个方面。即拟订计划的依据和总的目的、任务。主体：是核心部分计划应完成的具体任务和达到的具体目标，及具体的方法、措施、步骤。写法多样：1、条文式：可把计划任务先分为若干项，用序号或小标题标明层次，再写具体任务、目标；具体方法、措施、步骤。也可一并写。2、图表式。3、文字、图表混合式。结语（即补充辅助部分）可用一段文字强调一下本计划的重点；或可再强调一下注意事项；可写一段希望和号召，以鼓舞士气；有的正文不长，写完主体就结束。3、文尾的构成：落款+制定计划的日期（+报送单位和个人）。文尾的有关部分内容要求及写法落款制定计划的单位（全称）或个人姓名（后面空4格）。如有公文文件头，或单位在标题上写了，文尾可不落款。制定计划的时间XXXX年XX月XX日（用阿拉伯数字）（后面空2格）。抄报、抄送单位和人员单位全称、个人姓名附件附件全称。写在正文的文尾后（另起一行）、落款前。六、制定计划的步骤及注意事项1、步骤：准备材料分析、归纳起草初稿征求意见（或在适当的范围内进行讨论）修改完善印发执行。2、注意事项：一要有科学性。二要从实际出发。三要留有余地，要考虑时空的变化。四文字要简明扼要，结构要条理清楚。第二讲：总结一、总结的概念1、总结：是单位或个人对前一时期的工作进行全面的、系统的回顾和检查，用一分为二的方法作出分析与评价，概括出经验与教训，并把它条理化、系统化，引出规律性的东西，从而写成的书面材料。2、总结所要解决和回答的中心问题是：已经做了什么工作（事情）。如何做的。做到什么程度。3、撰写总结的注意事项。总结是对某项工作实施结果的一种总鉴定、总结论。它不是简单的工作回顾和零散材料的堆砌，而是对社会实践活动的科学分析与概括，是将零星的、肤浅的、表面的、感性的材料集中后，进行认真的分析与研究，再上升到全面的、系统的、本质的、理性认识的高度，其实质就是要找出规律性的东西，举一反三，对今后的工作有所启示和借鉴。由此可见，一篇总结的优劣和社会典型意义的大小，其根本目的在于它能否正确地反映和揭示客观规律，从而指导未来或推动全局的工作。4、总结的作用：是正确认识客观事物的手段。是汇报工作、沟通信息的重要方式。是积累经验、提高工作效率的重要方法。提高理论修养和政策水平的重要途径。二、总结的种类（略）三、总结的写作总结的结构：一般由：标题、前言、正文、落款组成。1、标题。一般来讲总结的标题较灵活。大致有以下几种：公文式标题：单位名称+时限+事由+文种。也可以由：事由+文种组成，或时限+文种组成。如：XX公司XXXX年度经营工作总结。言论式标题：一般是直接标明总结的基本观点，鲜明地表现总结的主旨。常常是具体地体现一个直截了当的判断性句子，或是道理。如：经济要发展，科教要先行；搞好调查研究，为正确决策提供依据。新闻式标题：它是根据内容，切实有力地概括总结的内容和特点，而制作的标题。常常以正副标题的形式表现： 如：两个文明同步建设 生产经营共奏凯歌 XX公司XXXX年度生产经营工作总结2、前言。也称导语，即总结的开头部分。常见的有以下几种：概述式：概括介绍基本情况，简要交代工作的背景、地点、时间、条件等。结论式：开头就明确提出结论，使人了解经验、教训的核心所在，然后再引出正文。提示式：开头对工作的主要内容作提示性、概括性的介绍。对比式：先提出问题，提出总结的重点，以引起人们的注意。3、正文。正文主要应该包括以下内容：基本情况。即写这一阶段开展（做）了哪些工作，采取了哪些措施、方法、步骤，有哪些效果；取得了什么（总体的）成绩，遇到问题是怎样解决的，主客观原因是什么等。主要经验、体会。它要求从分析客观事实着手，发掘事物的本质，找出规律性的认识（或者东西），特别是要说明为什么要这样做的原因和道理。问题和教训。今后设想，努力方向。4、落款。署上单位（个人）名称（全称），并标明总结的时间。四、正文的表现形式，即具体的写作方法。1、标题式。按材料逻辑关系，把正文分成若干大段，围绕主题分别引出小标题表现不同的侧面。小标题即感性材料上升到理性认识后概括出来的观点。2、阶段式。即按时间顺序或事物发展的自然顺序安排内容，强调各部分之间的纵向关系。3、总分式（也是用得较多的）。先开宗明义，说明总的指导思想和基本估计，接着将各种材料，分门别类，然后再总结若干项主要工作。4、贯通式。全文紧紧围绕主旨，前后贯通，一气呵成。是按时间或事物的发展顺序安排层次。它要求主旨单一，选材集中，结构紧凑。专题总结常常用此格式。5、条文式。将总结的内容按主次轻重逐条排列。即用数字标明分段顺序，将情况、措施、成绩、经验、问题等结合在一起，分条穿插，加以叙述。写时可以经验体会为序，分条列项，夹叙夹议，介绍情况和成绩；也可以用工作项目列条，引出经验教训。五、总结的撰写要求。1、调查研究，充分占有材料。2、一分为二，坚持实事求是。如实介绍情况、成绩。3、要注意分析揭示其规律性。4、结构严谨，层次分明，连贯不脱节。不能前后矛盾或重复。5、语言准确生动，简明朴实。第三讲：报告一、报告的含义与适用范围1、报告的含义：是向上级汇报工作，反映情况的一种公文。2、它适用于向上级机关及其领导人汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问等。二、报告的特点1、汇报性。2、陈述性。3、沟通性。三、报告的类型（略）四、报告的写作1、结构：标题+主送机关+正文+落款和成文日期标题一般有两种：一是完整式：发文机关+事由+报告。如：XX公司关于深化改革情况的报告。二是省略式（省去发文机关）。如：关于深化改革情况的报告。主送机关：报告呈报主送的上级机关（一般是一个）。如联合行文，则多头呈报主送：XX车间和党支部关于深化改革情况的报告。则要同时报上级行政和党组织。正文：是报告的主体。不同的报告，内容构成也有所不同。如，工作报告的正文：包括报告缘由+工作的基本情况+取得的经验、教训。缘由（的写法）：一般是说明为什么写报告的理由、原因，是强调报告的目的、意义。如，答复性报告正文的缘由写法：一般先交代写报告的依据，说明写报告的原因。基本情况（的写法）：一要交代做了什么，二要写怎么做的，三要写做到什么程度，四要写取得什么成效，五要写存在什么问题。总结经验教训是工作报告的重心所在，所以要把工作实践上升为理性认识，从怎么做之中探寻规律，总结出能指导工作的经验教训。而对内容单一、主旨集中的报告，也可采用以时间推移为序的纵式结构来写。如：“关于XX工程进展情况的报告”。如，建议性报告。这种报告较特殊，它不是汇报既往的工作，而且陈述未来时态的工作意见或建议。它的报告事项的构成因素一般包括：情况、问题、对情况和问题的分析处理意见或建议等，并以处理意见和建议为主。如：上复性报告。是应上级要求而汇报工作，或答复上级的询问而反映有关情况的报告。它的报告原因（即一开头）要说明上级来了什么文件，要求反映什么问题，询问的事项是什么。因此，这类报告的内容，则应该根据这些要求和询问事项来具体陈述，要有明确的针对性。情况性报告。一般由情况，对情况的分析，提出的处理意见或建议等内容所组成。落款。包括：发文机关（要写全称，如在报告的标题中已有，文尾可省略）；日期（年月日）。2、写作报告的注意事项。情况真实。合理分析。重点突出。采用叙述方式。符合要求。任何报告，都不能夹带有请示的事项。第四讲：请示一、请示的含义和适用范围：1、含义：是请求批示的一种公文。2、它适用于向上级机关请求指示、批准。二、请示与报告的异同，及其特点1、相同处：都是上行文，应用范围大，使用频率高的两文种。能起到上下沟通，下情上达的作用，有助于上级正确决策，正确指导下级工作。2、不同处文 种报 告请 示性质不同陈述性的公文。仅仅是汇报工作情况，即使提出意见与建议，一般也不要求上级答复。请求性公文。对上级有所要求，希望上级回答和解决请示中所提出的问题，上级是否同意均应作出批复（答复）。行文时间不同多在事后，也有事中，（如提出建议、意见）很少在事前。请示必须是在事前，决不能先斩后奏。内容不同内容广泛，可以一文多事，但不得带有请示事项。须一事一文。虽可陈述情况，但必须与请示有关，是作为请示事项作依据的。行文方式对象有区别可直接呈报直接的上级，也可越级呈报，及报告领导个人。一般直送直接的上级领导机关，不能送个人；如特殊情况可越级呈报，但必须抄送直接上级。注意，不能抄送同级、下级。尾语不同多为陈述性词语，意在强调正文主体内容。常用“特此报告”等。必须表示请求和期望的态度。一般用“妥否，请批复”，“当否，请审核”等。3、请示的特点。请示性。单一性。三、请示的分类（略）四、请示的写作1、结构。标题。与报告相同。但请示不发文号。主送机关。一般是一个，往往是直接上级。如同时要送其他上级机关，可用抄送形式。正文。请示缘由+请示事项（含处理的初步意见）+请示要求。缘由：说明请示的理由、目的、背景或依据。要紧紧围绕要求解决的事项或问题，简明又透彻，确有说服力。切忌笼统抽象，或繁琐冗獒。请示事项（是正文的主体）：要具体明确地写出要求上级给予帮助、解决的事项或问题，以及提出自己的看法和处理意见。请示要求（是正文的结束部分）：既是向上级机关提出要求的具体表述，也是对上级机关尊重的表示。要写得恳切、肯定。一般最后可用“以上意见妥否，请指示”，“当否，请批示”，“妥否，请批复”等。落款。即发文机关署名、成文日期。2、写作注意事项：事项明确。说理充分。要切实可行。要一文一事。要逐级请示。注意，请示不能发文号的。第五讲：会议记录一、会议记录的含义及适用范围1、会议记录的含义：是会议组织者指定专人，准确地记录会议组织情况和会议内容的一种书面材料。2、适用范围：会议记录是有关会议情况的笔录。它一般用于比较重要的会议，它要求真实地或简要地反映会议的本来面貌。二、会议记录的作用：1、依据作用。2、素材作用。3、备查作用。总之它具有保存、备查和利用的价值。三、会议记录的写作要求：会议记录一般由：标题、会议组织情况、会议内容、会议结尾等四个部分组成。1、标题。一般由会议单位、会议名称和文种构成。如：第一造船事业部（2010年3月份）安全生产会议记录。2、会议组织情况。开会时间。开会地点（具体地点）。出席人。缺席者。列席人。主持人。记录人。注意：以上每一项内容，都须另起一行。由记录人在会议召开之前就填写好。3、会议内容。是会议记录的主体，主要应记以下几项：会议中心议题、宗旨。（有的已经包含在标题内）。议程。会上的报告、传达事项、文件，与会者的发言。会议决议结果。会议遗留问题。如未形成一致意见，或通报下次会议的内容等。4、记录方法。详细记录法。摘要记录法。议程记录法。5、会议记录结尾。会议结束，要换行、再空两格，写“散会”字样。在记录本（纸）的右下方，由会议主持人和记录人签名。以示负责。五、记录要求1、客观真实。2、快速完整。3、严密规范。4、要清楚整齐。第六讲：会议纪要一、会议纪要的含义及适用范围1、定义：会议纪要是记录和反映会议要点的一种公文。2、它适用于记载和传达会议情况和议定事项。二、会议纪要的特点1、记实性。2、纪要性。3、传达和执行性。三、会议纪要的类型1、通报性纪要。2、指导性纪要。3、会议纪要与会议记录的区别。纪要是正式文件，有指导作用；记录是非正式文件，只有存档备查作用，没有指导作用。纪要形成于会议之后；记录形成于会议之中。四、会议纪要的写作1、标题。会议名称+纪要。如：第一造船事业部2010年质量工作会议纪要。事由+会议纪要。如：关于保证分段涂装质量问题的会议纪要。其中有一种新闻式标题，即用两行写的正副标题式。如：试行计件制 打破“大锅钣”XX分厂试行计件制会议纪要2、正文。前言+主体。前言。不同的会议纪要前言是不一样的。通报式纪要：一般是概述会议的基本情况，即交代会议名称、时间、地点、议题、主持人、与会单位及人员等。注意，前言要简明扼要。指导性纪要：往往是说明召开会议的依据、目的，以及会议、时间、与会