差旅费管理暂行办法(2011年版).doc

差旅费管理暂行办法（2011年版）第一章 总则第一条 制订本办法的目的：为了规范员工的出差行为，控制成本费用的开支，提高差旅费使用的效率，结合公司的具体情况，制定本暂行办法。第二条 本办法所规范的出差是指：1、单边路程在50公里（金堂）以内且时间不超过一天的公务活动，不作为出差，视为“市内短途”公务。2、单边路程在50公里（金堂）以上的四川省内、省外区域办事、学习培训等。3、系统内出差：指公司与集团、公司本部与分部之间、分部与分部之间因公往来的出差。第三条 本办法适用范围：1、适用于“四川”系所有控股子公司、分公司、办事处（分部）的各职能部门。2、销售体系、服务体系的人员参照各自体系内的挂钩考核办法，不适用本办法。第四条 报销基本原则：1、差旅费按费用标准定额报销为主，实报实销为辅。出差人员外出办事，必须注重节约、反对浪费。票据符合税收和公司财务制度的相关规定。2、与出差相关的交通费、生活补助、住宿费等通过差旅费报销单报销；其余费用，如招待费、汽车费、培训费等通过费用报销单报销。第二章 出差借支第五条 出差人员需借款，根据出差申请单填写借支单。谁出差谁借支，谁借支谁归还（或报帐抵借支），且不能超过预定的归还期。第六条 公司的高管人员出差不借支；借支金额不得超过预计出差金额；借支时间不得超过借支单上的预计还款时间2月；前帐不清后帐不借。第七条 法人实体之间的员工借支以发放工资的公司为唯一主体。即使为非本人所属的公司服务的出差、报销费用等，也不允许在其他公司借支，员工在“吉峰长城”体系内调动时，应结清上一个单位的借支款，否则一经发现，取消借支资格并根据金额大小给予行政处罚。第八条 办事处（分部）实行备用金制度的，在综合内勤或财务人员处借支，具体办法另定。第九条 公司实行收支两条线制度。整机款、配件款等属于专项收款，严禁用于差旅费、借支等备用金性质的开支。凡违反本规定视为严重违规，公司将给予等额罚款及行政处罚。第十条 凡借支超过本人在借支单上所填写的预计还款时间2个月仍未归还者，财务部可出具扣款通知单交行政人事中心，直接在借支人工资中扣款。且停止该人借款并视情况作出50-100元不等的罚款。第二章 差旅费开支标准 第十一条 国内出差报销标准：(详见下表，单位：人民币元)项目 金额地 区途中补助住勤补贴短途出差/集团内部出差普通火车补助住宿费误一餐误两餐副总级总监级部长级经理级普通员工生活补贴北京、上海、深圳、珠海、大连、汕头、厦门、海口市和西藏等票款50%19017015014012050其他各省、市（直辖市）、省会城市票款50%17015013012010040以上地区外的其他中小城市票款50%1501301101008030市郊及邻近地区1015公司总经理、副总经理住宿实报实销。各级人员出差到四川三州地区每天相应增加10元伙食补贴。职位职级分类（参照公司的组织架构及岗位设置）及以下分类1经理级包括：所属公司职能类销售类维修类专业技术类吉峰长城吉峰临工吉峰铁马吉峰维修贵州吉峰长城职能部门（副）经理分部经理配件（副）站长、服务（副）站长会计师、经济师、审计师、中级技工人力资源管理师2 部长级级包括：所属公司职能类销售类维修类专业技术类吉峰长城、吉峰临工、铁马、维修、贵州吉峰长城职能部门（副）部长大区经理销售部长维修部长配件部长注册税务师、高级会计师、注册会计师、注册律师（专职）、高级工程师3 总监级包括：所属公司对应实际职务备 注吉峰长城财务副总监；行政人事副总监吉峰临工、铁马、维修、贵州吉峰长城总经理助理4 副总级包括所属公司对应实际职务备 注吉峰长城总经理助理、财务总监、行政人事总监、现代事业部总经理、副总经理、大客户部总经理、大客户部副总经理吉峰临工、铁马、维修、贵州吉峰长城总经理、副总经理 5、总经理级别总经理、副总经理。 第三章 交通工具及费用第十二条 公司总经理、副总经理级别可以乘坐飞机、火车软卧、轮船二等仓等交通工具；总经理助理、公司各部门负责人、各子总经理、副总经理（含总助）可乘坐火车硬卧、轮船三等仓等交通工具；其他员工可乘坐火车动车、硬卧、轮船四等仓等交通工具。凡因情况特殊、不符合标准需要提高标准到总经理级别的（乘坐飞机、火车软卧、轮船二等）须报经公司总经理特批。第十三条 公司本部总经理、总监、主持部门工作的总经理、各子公司总经理、大区经理、办事处经理因为工作原因允许自驾公司车辆出差，但在人员较少、交通较便利、有接送车等的情况下，应赶车出差。单程超过300公里原则上不得驾车出差。陪同公司重要客人除外。第十四条 公司派车或自驾公司车辆出差，汽车票、火车票、轮船票、出租车费、公交车费等不得报销；直接相关的油费、过桥过路费等可以报销，但油费、过桥过路费、维修费的发票日期必须与出差时间一致。公司高级职员驾驶自用车辆出差，出差期间的燃油费按车辆管理办法执行、过路过桥费、停车费等可凭票报销，但交通违章罚款不得报销。1、销售系统人员开车出差，可以据实报销油费，但是月度报销额不超过本人的车辆补贴限额，并且接受公司车辆管理人员GPS复查。油费报销填写费用报销单，必须填写车牌号码等信息。2、服务系统人员开车服务，可以据实报销油费，但是月度报销额不超过本人的车辆补贴限额，并且接受公司车辆管理人员GPS复查。油费报销填写费用报销单，必须填写车牌号码等信息。3、非销售服务的高级职员出差，与行使里程和线路相符的公车实报油费；私车公用详细填写私车公用登记表，相关人签字证明，按公司车辆管理暂行规定规定的标准乘以实际出差里程数报销油费，且接受GPS系统对其真实性进行审查。第十五条 出租车不是主要交通工具，配备车辆的高级职员不得报销的士费，员工不允许乘坐的士车，但在情况紧急的时候可以乘坐出租车，但每人每日不超过50元。第十六条 出差应选择最佳经济路线，交通工具选择应以经济高效为原则，长途原则上选择公共交通工具。第十七条 出差行程不得随意变更，如确因公务需要或疾病、意外灾害造成行程变更的应电话请示派遣主管（上级）处理。出差期间若不能在预定时间内完成公务，应提前向派遣主管（上级）汇报，同意后可调整出差公务行程；若提前办妥公务，应立即返回。第十八条 除维修服务人员汽车到达后，还需要乘坐三轮车或摩托车才能到达待修工程机械作业地，没有发票允许用其他乘车票据代替，但是必须情况真实、支出合理的；其他人员交通票据必须取得正规发票。第十九条 系统内出差，由本部或分部解决部分或全部交通工具的，出差人不再报销相应的交通费。出差用车的其他规定参见车辆管理暂行规定。第四章 伙食补助、住宿费、通讯费第二十条 市内出差，误餐1次10元，2次15元。 第二十一条 出差天数的计算（参考公司考勤情况）：中午12点以后出发的以及中午12点以前返回的当日按半天计算，其余情况按一天计算。住宿天数原则上少于出差天数。第二十二条 住宿费必须凭发票报销（自行解决住宿的例外），伙食补贴不需要发票。住宿费在标准限额内定额报销，节约归己，但票据的天数符合规定，每日定额不得报销标准的50。第二十三条 住宿没有发票的原则上不予报销，销售人员没有当地发票的一律不予报销。维修服务人员偏远地区住宿没有发票的，酌情允许用相似的或附近地点的住宿发票（以收款方收据证明住宿真实性）代替。第二十四条 住宿费的一些特别规定1、员工省内或省外出差期间，确实需住宿而自行解决住宿的，公司按相应住宿标准全额的50%补贴给个人。2、与供应商或客户同住的，住宿标准可以在本人级别上浮1级。3、 相同性别的两人同时出差，只准开一个标准客房，住宿补贴以职务较高者标准执行（不简单相加），如为不同性别的则按各自标准执行。如果不属于一个独立公司，可以各自结账后回自己所属公司报销，也可以选择其中一人在其所属公司报销。一人兼任不同级别职务时，按高的级别执行住宿标准。4、 本部员工出差到分部（分公司及子公司除外），分部可以协助联系住宿，但分部不得报销住宿费；子公司之间相互借调的出差，按受益原则，在在各个公司报销。第二十五条 出差补贴的一些特别规定1、在出差地因业务需要开支招待费的不报销当日伙食费。本部人员到分部出差，不允许招待费。2、晚上12点以后连续乘火车超过7小时的，加发一天出差伙食补贴，不报销夜间未住住宿费。3、连续乘坐火车硬座超过12小时，凭火车票据金额增报50%的住宿补助。与上面第2款不重复享受。4、供应商或客户解决住宿及生活费，住宿费和生活费不得在差旅费中报销。5、因相同事务在同一地点出差时间连续超过7天的，补助标准降低20%；因相同事务在同一地点长期出差达一个月以上者，补助标准降低50%以上。6、一人兼任不同级别职务时，按高的级别执行补贴标准。第二十六条 由公司外派参加培训学习的员工，其培训费用及往返交通费由公司报销，但培训费用中包含生活或食宿费，不得报销生活或食宿费。第二十七条 凡属会议统一安排吃住的不再享受出差伙食补助与住宿补助。分部员工出差到各公司总部的，同样适用此条。第二十八条 出差人员通讯费规定。1、出差期间应确保通讯通畅，并按主管领导要求及时报告工作进展。更换号码的，须及时通报；如因人为因素造成手机关机、欠费等情况超过12小时无法联系的，通报批评，每月发生二次以上者全额扣发当月通讯补贴；年内累计扣发通讯补贴的行为达二次以上者，不再给予通讯补贴。2、如果职能部门员工个别月份出差时间超过了15天，通讯费确实因公超出月度报销标准（提供月通讯费发票），凭当月非定额通讯发票在标准之外按10元/天追加报销。第二十九条 本部出差人员如果需要订票、订房，可以由行政人事部门统一安排。出差人员应提前2至3天通知，以便尽快、更妥地安排； 符合国家规定标准的订票手续费凭票随同报销。第三十条 出差人员借出差时间私自参观游览及办私事的各种费用一律自付，且不得享受该期间的任何补贴。第三十一条 因业务需要招待，须事前报派遣主管批准，并在差旅费报销单后作情况说明后方可报销，否则不予报账。第五章 审核、审批与报销第三十一条 出差申请及审批1、除副总经理级别及以上人员外，其他出差人员都应详细填写一式二联的出差申请单（维修服务人员可以用派工单），一联留存本部门作为事后审核差旅费报销的依据（需要预借差旅费的连同借款单一起交财务审核，审核后退回本人），一联交存行政人事部门作为考勤依据。2、出差审批原则： 所有职员出差1天，其直接上级领导审批，超过2天，除直接上级领导审批外，子公司副总审批，出差3天以上者，直接上级领导审批、子公司副总审批外，公司副总审批。第三十二条 本部出差人员返回后，填好差旅费报销单，必须在5个工作日内及时到财务部门报账；而分部人员每次出差后整理好票据，填好差旅费报销单后可以选择： 邮寄回各自所属公司的对口部门的内勤人员，业务部门领导审核后递交财务部门审核报销，由财务部将款项电汇到出差人员工资卡。 在回公司办事、开会时到报销，业务部门领导审核后递交财务部门审核报销。 不管是哪种方式，自出差之日起，2月内必须报销；每年12月份的出差，必须在次年1月31日前报销。第三十三条 报销人填制报销单的基本要求1、 报销人填写的差旅费报销单要素填写齐全，尤其是要填写所属公司、所属部门或分部；内容真实，附件的发票、收据、其他外部支撑单据齐全、其他内部支撑单据一致（对使用替换发票的也是如此）。2、 报销单据的金额大小一致，符合公司报销标准，不得超额、超范围报销。第三十四条、如何粘贴票据1、 各种票据分类粘贴，从左到右，从下到上，厚薄均匀, 整体效果整洁、美观，同费用类别的票据尽量在一行，票据的粘贴不得大于审批单面积。2、应顺着方向将费用单据面朝报销单，业务内容一致的单据粘贴在一起，不同业务应各自粘贴报销单。第三十五条 报销时业务环节的审核1、业务环节审核的主要内容：真实性，主要看费用的发生是否真实，有无伪造、虚构、重复等，是否与出差申请、出差路线、GPS记录等一致。必要性，在真实的前提下，主要是看费用的发生是否必要，是否存在浪费等。合规性，只要是看票据是否符合财务报销规定，费用标准是否符合制度规定等。2、各独立公司根据实际需要（在综合管理部、销售支援部等）设置审核岗位（或专员），对费用报销进行初审、重要报销事项的登记复核、重要费用项目的台帐登记。3、出差人员的直接派遣人及部门负责人必须在差旅费报销单上签字，签字前必须认真审核，并对差旅费报销的真实性、必要性、合规性承担第一责任、主要责任。第三十六条 报销时财务环节的审核1、财务环节审核的主要内容：合规性、合法性、真实性、必要性，符合税收的相关规定。 2、各公司会计进行报销审核，财务主管进行复核。第三十七条 报销的审批 1、业务部门领导的审批，主要确认报销人的派遣主管或直接领导人的审核行为是否认真履行了职责，GPS是否已经核查，属于监督或监控的职能。 2、财务负责人的审批，主要是对会计审核的监督或监控，属于财务内控与票据符合税收规定。 第三十八条 报销审核、审批的先后顺序以差旅费报销单上的顺序为准：1、公司报销部分车辆费用的，尤其是限额报销油费的，必须抽查车子的GPS记录。不报销车辆油费费用，但是对其他差旅费用有疑问的，也可以抽查手机的GPS记录。2、报销单支付现金，要审核是否有预借借支，单一清退、多退少补。第三十九条 差旅费借支与报销的审核、审批权限直接派遣原则上需要四道审批：即报销人的直接上级领导审批（派遣者）、部门负责