公司日常费用报销管理办法-Microsoft-Office-Word-文档.docx

日常费用报销管理办法第一章总则第一条 为明确公司费用管理归口部门职能职责，明确各项费用控制标准和控制方法，使公司节约日常不必要开支，降低费用，以提高经营效益，杜绝通过费用开支侵占公司利益的行为发生，特制定本办法。 第二条 本办法适用公司及其控股子公司。 第三条 术语和定义： 本办法所称费用，是指公司日常发生的，归入销售费用、管理费用和制造费用核算的日常开支。主要包括：业务招待费、车辆费、会务费等。 第二章 管理职责第四条财务部职责： 财务管理部是公司整体费用控制的归口管理部门，负责公司整体费用管理的组织协调、总量控制、动态发生额跟踪、报销审核及核算、效能分析、考核等工作。第五条 行政办公室职责： 行政办公室负责业务招待费、车辆费用、通讯费用、会议费等的前置审核及定额标准归口管理部门，控制公司日常费用的发生。 第三章 费用管理手段及措施第六条 预算管理：通过预算管控手段，设定预算期间的费用总体目标，将预算期间公司整体费用控制在合理水平范围内。第七条 效能分析管理：通过经营分析或财务分析手段，分析各项费用发生效能，促进各部门降低低效费用投入。第八条 费用标准化管理：对于符合标准化管理条件的费用，设定费用标准，将费用发生额控制在标准范围内。第九条 专项审批管理：对于不符合标准化管理条件的、且单笔金额较大的费用，采用业务发生前立项审批并进行费用专项控制。第十条 审批权限管理：针对各项费用设定合理的权限审批人和审批流程，保证单笔费用真实、准确、合理。第十一条 财务监督管理：一是进行业务实质的审核，审核费用发生的立项文件、合同、发票等原始单据，确保费用的真实性；二是权限审核，审核费用报销是否经过了正确的权限审批。第四章 业务招待费第十二条 业务招待费应本着合理、节约、最小支出、最大成果原则进行开支。 第十三条 业务招待费用包括：因公司业务需要发生的餐费、考察费等交际应酬费用。 第十四条 业务招待费用实行“归口管理，对口接待”原则。各部门应根据本部门的业务范围、次年工作目标等编制年度业务招待费预算，并纳入部门预算控制。第十五条 业务招待费实行预算单项控制，各部门业务招待费预算一旦审定，须严格按照预算控制执行，不与其他预算混淆使用。第十六条 除公司董事长、总经理安排或直接接待客人或在公司所在地以外接待客户外，在公司所在地接待客人原则上应由公司行政办公室统一指定接待单位及地点。第十七条 公司行政办公室应在公司所在地确定不同级别接待酒店或饭店，并签订协议，每年度根据公司评分结果对接待各接待点进行更新或淘汰。第十八条 业务招待申请审批规定：1、接待工作前经办人员应填写“业务招待申请表”，列明客人来公司的目的、人员、职务、时间、活动安排、费用标准，经公司总经理同意后方可实施。“业务招待申请表”见附件一。公司原则按13级标准接待客人，超标准需由总经理审批。业务招待申请表需报行政办公室审核，并由行政办公室统一指定消费地点和消费级别，并统一由行政办公室定期与酒店进行结算。2、业务招待申请以书面形式进行审批，特殊情况不能填写申请表的，须事先电话请示公司总经理同意（事后需补充相关签批手续），事前未申请或超过标准的接待费用，财务部门有权拒绝报销，超支部分由经办人承担。第十九条 业务招待费报销规定：1、 业务招待等级及费用报销标准见附件，单次接待费用1000元以上的，必须附上消费清单。2、 业务招待费用报销要件：业务招待费发票、消费清单、纪念品清单、接待申请单。3、报销业务招待费时，经办人应填制费用报销单，经部门负责人、分管领导审签确定真实性后、经总经理签字后在财务部门审核报销。招待内容只能在接待申请单上注明，不能在发票上明示招待内容。 4、报销业务招待费时必须按月严格控制在业务招待费标准范围内，超支自理。 5、特殊情况超出业务招待费标准的，必须总经理审批同意后，方可报销。 第二十条 接待任务完成后（或出差返回后），经办人员应在七个工作日之内到财务部门履行报销手续。超过报账日期必须说明理由，经总经理批准后方可报账。第二十一条 业务接待申请单由财务部门单独存放，妥善保管。未经财务负责人或总经理审批，任何人不能查阅、拍照或复印。严禁遗失、泄密。 第二十二条 为降低费用，烟、酒、茶等由运营管理部实施统一规范采购，对口领用。由各部门向行政办公室提出需求申请，行政办公室收集整理后提出采购申请，经总经理审批后由行政办公室统一采购入库。 第二十三条 各部门使用烟、酒、茶时，按纪念品管理办法相关规定执行。 第二十四条 不需要相关人员陪同的客人，由归口业务部门凭业务招待申请向行政办公室申请，由运行政办公室统一安排就餐地点及费用标准，费用由各申请部门承担。 第二十五条 在业务招待费开支审计中，如发现弄虚作假、违背原则，擅自开支或变相隐瞒业务招待费的实际开支，一经核实，金额在500元以下的，对当事人以及主要责任人给予违反金额的3倍至10倍的经济处罚；金额在500元以上的，除对当事人以及主要责任人给予经济处置的同时，还将给予取消绩效或降级等行政处罚。 第五章 纪念品管理第二十六条 公司各部门因业务需要使用纪念品的，一律由行政办公室采购，任何部门不得私自采购，否则财务部门不予报账。 第二十七条 公司纪念品是指经公司领导批准由行政办公室直接购置的烟、酒、茶叶以及批量购置或订制用于对外公关、业务交往等，以公司名义向有关单位、个人赠送的纪念物品。 第二十八条 公司纪念品由行政办公室指定专人负责管理。 第二十九条 纪念品管理员必须严格按照纪念品管理办法执行，纪念品的领用必须履行审批、登记手续。 第三十条 纪念品领用金额低于1000元（含1000元），由领用人填写申请单，分管行政办公室的副总签字审批，由纪念品管理员登记后，方可领用；金额大于1000元的，由领用人填写申请单，部门领导审核，分管领导审查，总经理审批、由纪念品管理员登记后，方可领用。 第三十一条 申请人领取纪念品后因故未使用或送出的纪念品，应及时退回行政办公室，由纪念品管理员进行销账。 第三十二条 如遇特殊情况，审批领导不在公司时，可由上一级领导审批或电话请示相关领导，获得批准后，由纪念品管理员登记后，方可领用。以电话方式办理的领用，需在领用后三个工作日内补齐相关手续。 第三十三条 部门需要纪念品数量比较大、有特别要求，需提前报批，由行政办公室按要求进行采购。 第三十四条 公司纪念品领用必须严格履行审批手续，建立登记制度。对不符合纪念品领用管理办法的，纪念品管理员有权拒绝发放。 第三十五条 每月月初由纪念品管理员对各部门上个月所领纪念品数量及金额进行汇总，由部门领导签字确认后，交财务部门划入部门费用。 第六章 车辆费用第三十六条 车辆费用开支原则为：有效地安排使用公司车辆，最大限度的发挥车辆的使用效能，提高工作效率及管理效率，确保行车安全，达到节约增效的目的。 第三十七条 车辆费用定额及预算管理 1、公司的车辆费用实行预算总额控制，并由行政办公室统一管理。2、公司车辆由行政办公室统一管理，负责这类车辆的日常维护保养、维修、加油，派出、回收及记录运行相关数据。3、 公司各部门可根据业务需求，使用由行政办公室管理的公用车辆。使用时由使用部门提出申请，并填制派车单。派车单上需记录初始里程、车况、油量位置等信息，并经车辆使用部门签字确认，车辆返回时应添写行驶里程、车况、油量位置等信息，并双方签字确认。车辆使用期间形成的车辆非机械性损害，由使用部门承担相关维修费用。车辆的机械性故障维修由行政办公室统一管理，费用纳入行政办公室预算。4、行政办公室应对公司车辆建立使用台账，登记车辆里程、油耗、路桥费、使用部门等信息，每月定期将相应费用分摊至使用部门。 5、公司车辆原则上应在公司指定油站加油，指定4S店或指定修理厂维修保养。行政办公室按月提供合规油票、修理费、停车费、过路费等票据到财务部门报销，车辆保险费由行政办公室统一购买报销，并由财务部门核算到各车辆，记入各车辆费用总额。 6、 公用车发生所有费用统一由运营管理部统一建立台账归集，按派车单记录里程及费用与车辆使用部门结算，将费用划归用车部门。7、由行政办公室按月建立车辆行驶里程台账及派车单台账，车辆行驶里程与派车单里程差异率在10%以上的，应查实责任人，除赔偿公司损失外，还将对绕行司机处以300-500绩效罚款；每月根据车辆实际耗油总量/实际行驶里程合计，对单位油耗进行分析，对存在单位油耗超过正常水平10%以上的车辆进行调查，对虚报油费等司机除赔偿公司损失外，还将处以300-500元罚款，各辆车的单位正常油耗由行政办公室、财务部进行认定。第三十八条 私车公用 1、私车公用是指员工个人车辆因公司业务需要，在公司车辆不能满足公司业务用车需求的情况下，使用员工个人车辆而发生的费用。2、公司因业务需要临时使用员工个人车辆，应报总经理审批后同意后，按标准给予1.5元/公里予以补贴，报销人需注明起始地、到达地、里程、事由，并提供税务局代开发票。3. 私车公用费用包含油费、修理费、过路费、停车费等，凡记录车牌号及车主的票据如保险费等均不得报销。4. 如员工临时因公出差，但公司无法提供公车的情况下使用私车办公的，按公差交通车费标准报销；5. 私车公用由行政办公室进行统一按次审批并进行登记管理。第三十九条 保险费管理公司车辆保险管理由行政办公室统一负责，每年由行政办公室根据车辆情况，提出保险方案，包括每辆车险种、保费测算、3-5家备选保险公司保险方案等，由行政办公室、财务部共同讨论确定保险方案，报公司总经理审批后执行。第四十条 公司车辆发生所有费用统一由行政办公室指定专人汇总、归集相关合规票据，经部门负责人审核签字、总经理签字后，在财务部门规定时段内按月报销。 第七章 邮电通讯费第四十一条 移动话费报销及管理报销移动话费人员的范围包括： 1. 各工作岗位根据工作需要报销部份移动话费，移动话费的报销范围为月基本费、语音通信费、增值业务费。 2. 原则上各职能部门人员不得报销移动话费。 3. 各部门移动话费报销人员范围、定额标准由行政办公室、财务部门制定后，经公司总经理审批后执行。 具体标准如下：序号移动话费报销人员范围话费标准1董事长、总经理500元/月2分管销售副总400元/月3副总经理、总工、副总工、采购总监、销售总监、财务总监300元/月4部门第一负责人200元/月5其他经公司批准的话费报销人员100元/月4. 移动话费报销： 公司移动话费报销由行政办公室统一管理，经行政办公室负责人审签、财务审核后报销。 公司移动话费实行限额管理，超支部分自行承担。 一人兼多职的，按就高不就低的原则报销，只能按一岗位标准执行。 第四十二条 办公座机及费用管理 1. 座机费用由行政办公室统一交费并建立费用台帐，对电话费用进行月度对比分析与核实，并定期通报。2. 所有通话必须遵守“长话短说，节约费用”的原则，不得用于与工作无关的通话，严禁使用公司电话拨打国际长途和语音电话（因公除外）。3. 如有座机月度费用异动（过高）情况，应查明原因，如查实为公话私用，相关费用由责任人承担，并根据情况减发当事人50-500元/人/次的绩效。 第八章 办公用品费第四十三条 为了控制费用支出,办公用品由公司行政办公室统一管理，集中购置,并指定专人负责。 第四十四条 购置申请: 公司行政办公室每月根据各部门提出的采购需求及库存情况按采购管理制度规定办理购置申请。 第四十五条 报销程序：报销人先填写费用报销单，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。 第四十六条 办公用品领用：行政办公室应建立办公用品领用台账，在办妥领用手续的情况下，发放办公用品，并将领用统计表折算为价值金额，按规定时间报财务部门。 第四十七条 费用归集：财务部按月根据公司行政办公室提供的各部门领用办公用品金额统计表，归集核算各部门相关费用。第九章 会议费第四十八条 公司委派参加各种会议的费用开支，按会议通知上注明的交费标准报销，并附经公司领导签批的申请报告或会议文件、通知。参会人员自行承担的住宿费用、伙食补贴在差旅费中报销，已包食宿的，住宿、伙食补贴不得报销。 第四十九条 公司组织的行业会议、交流会议，按事项进行费用预算，事前报总经理审批后按预算进行控制。第十章 日常费用的审批流程第五十条 公司经营日常费用开支实行总经理“一支笔”审批制度，总经理可以书面授权给副总经理在一定范围内审批部分财务开支，但授权不替代和削弱财务监督 。第五十一条 日常费用所有财务开支，均须附上合法、完整的原始凭证和其他相关票据，按照规定程序逐级审签，最终经总经理或者按总经理的授权签批后方可付款。 第五十二条 公司日常费用开支审批流程如下： 1. 预算内及2万元以下：经办人-经办部门部长-分管副总经理- 会计-财务部部长-总经理-出纳； 2. 预算外和2万元以上费用：经办人-经办部门部长-分管副总经理-会计-财务部长-财务总监-总经理-出纳。 第十一章 罚则第五十三条 超过1个月以上的出差单据、假票据或不符合规定的票据,财务有权不予报销。第五十四条 财务有权对费用事项向相关单位直接核实，如有虚假行为，公司将视其情节予以处罚。第五十五条 利用虚假票据虚报冒领者，一经查实，责令其退回虚报金额，并按虚报数额处以三至五倍的绩效罚款。第五十六条 部门负责人和分管领导故意包庇、纵容员工虚报或弄虚作假的，一经查实，部门负责人和分管领导按其虚报数额处以三至五倍的绩效罚款，同时另视情节轻重给予行政处分。第五十七条 各级审签人员把关不严，使弄虚作假的票据得以报销，后经查实已无法收回，由此给公司造成经济损失的，由各级审签人员承担相应的连带责任。第五十八条 财务票据稽核人员和出纳擅自受理未经领导审签的票据，一经查实，分别减发当月绩效100元500元/次。第十二章 附则第五十九条 本制度由财务部负责制订与解释，自发布之日起执行。第六十条 本制度与以前发布的相关规定相抵触的，按本制度执行。附件1：业务招待审批表经办部门: 经办人： 年 月 日 单位：元接待时间：接待内容： 备 注接待地点：接待目的：本公司出席人数： 接待负责人:预算金额：接待级别：接待客户名称：接待客户人员：其他： 行政办公室审核：部门负责人审核:分管领导审批：总经理审批:董事长审批:实际报销金额：报销时间：本表一式两份，一份本部门留存，一份财务部门备查，由行政办事统一指定的，本表由行政办公室留存，接待部门不留存。注：除公司级领导接待客户以外，上表中1-3级标准接待，接待地点和接待级别统一由行政管理部统一指定。附件2：业务招待等级及费用标准级别接待对象负责接待人员人均标准/餐公司陪同人数对外一级标准1.国家部委（省）领导；1.公司董事长、总经理 2.与接待任务相关的公司副总经理300-500元/人3人以下(含3人)或不超过客人人数1/22.与公司业务相关联的重要客人；3.地方政府主要领导；4.公司级外审、认证、项目验收人员。对外二级标准1.政府非主要领导及主管部门；公司分管领导或部门负责人20