财务部给各部门培训的课件.ppt

财务部2016年月日 黑龙江华邦天合农业发展股份有限公司 请款流程及费用管理规范 目录 MULU 一 货币资金管理制度二 借款流程与管理规定三 费用报销流程与管理规定四 日常费用管理的相关规定五 报销票据的整理及粘贴要求六 票据的审核标准 1 货币资金管理制度 Part 货币资金管理制度 为加强对公司货币资金的管理和内部控制 保证货币资金的安全 提高货币资金的使用效率 制定本规定 1 各部门的费用支出严格按照资金计划管理的要求 实行计划用款 我公司制定于每周五15 00前上报下周资金使用计划 电子版及签字齐全的纸质版 对于用款不事先上报资金计划的部门 如有突发情况需付款的 需补报资金计划 领导签批后 财务部方可付款 2 现金借款或报销超过5000元 应提前一天通知财务部出纳以便备款 21 借款流程与管理规定 Part 借款流程 1 填写借款单借款人按规定填写借款单 注明 借款事由 借款金额 大小写需填写一致 不得涂改 借款日期 借款部门 支付方式 现金或转账 电汇 支票 2 审批流程 1 签订合同类借款 经办人填单 主管部门经理审批签字 财务部会计 合同管理 审核 财务部长审批 2 出差或其他临时性借款 经办人填单 主管部门经理审批签字 财务部长审批3 财务付款 1 现金 本公司借款经办人凭审批后的借款单到财务部出纳处办理借款手续 2 电汇 出纳凭审批后的借款单将款项汇到借款经办人提供的收款单位银行账户 3 支票 a 收款单位经办人持收款单位财务专用章或加盖财务专用章的收据 写明款项用途和收到某某公司的款项及金额 由本公司借款经办人陪同到财务部出纳处办理领取支票手续 b 本公司借款经办人到财务部出纳处办理领取支票手续 经办部门在领取支票后10日内将支票及时送交给收款单位 并取回收款单位加盖财务专用章的收据 写明款项用途和收到某某公司的款项及金额 送回本公司财务部会计处 财务会计 合同管理 签字 部门经办人填写借款单 签订合同类借款 出纳付款 部门经理审批同意 出差或其他临时性借款 财务部部长审批签字 是否已报周资金计划 是 否 借款审批流程图 携带合同原件 留复印件 补报资金计划 借款管理规定 1 签订合同类借款 借款人将 合同复印件 移交至 财务部会计 合同管理 处登记备案 备案后 财务部会计 合同管理 在借据上签字 2 出差借款 借款人需持手续齐全的 借款单 到出纳处办理借款 请于出差回来后一周内把所发生的费用报销完毕 剩余现金还款完毕 如逾期未还者当月工资缓发 3 其他临时借款 如会议费 办公费用 备用金等 除备用金以外的借款 业务结束后及时办理核销手续 借款未还者原则上不得再次借款 特殊情况除外 长期 期限确认 未清理个人借款者需定期与会计对账并签字确认 如因个人原因不及时核销个人借款的 当月工资缓发4 出纳将各借款人借款逐笔登记个人挂账 每日与会计核对后 于下班前将个人借款情况上报董事长 5 原则上每年末要将所有个人借款归还 第二年重新办理借款 323 费用报销流程与管理规定 Part 费用报销流程 1 填写报销单报销人根据费用性质整理粘贴报销单据并填写对应报销单 注明 报销金额 大小写需填写一致 不得涂改 报销日期 报销部门 报销用途 注明附件张数 支付方式 现金或转账 电汇 支票 或冲账 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单 2 审批流程报销人填写对应费用报销单 部门负责人审批签字 财务会计审核 财务部长审批3 财务付款 1 现金 报销人凭审批后的报销单到财务部出纳处办理报销手续 2 电汇 出纳凭审批后的报销单将款项汇到报销人提供的收款单位银行账户 3 支票 a 收款单位经办人由本公司报销人陪同到财务部出纳处办理领取支票手续 b 本公司报销人到财务部出纳处办理领取支票手续 经办部门必须在领完支票后10日内将支票送交给收款单位 报销审批流程图 部门经办人填写报销单 部门负责人审批 财务会计审核 是否审核通过 通过 是否已报周资金计划 是 否 核销借款 冲账 报销款项 出纳付款 补报资金计划 未通过 财务部长审批 财务会计 报销管理规定 1 各部门在办理各项业务时必须取得相应的合法票据 2 下列8项经济业务开具的增值税专用发票 进项税额 可以抵扣 业务人员取得下列经济业务的发票时 应询问销售方是否可开具 增值税专用发票 如可以开具 业务人员应务必取得 增值税专用发票 报销管理规定 3 为保证发票的真实性 1000元以上金额的发票 需经办部门在税务局网站验证真伪 并打印查询结果粘贴到报销票据后方可办理报销手续 4 根据财务入账要求 不同类经济业务的发票要分别粘贴 分别填写报据 5 费用报销时 收款单位与发票开具单位必须一致 否则 财务部拒绝办理 6 为明确部门费用支出 发生的费用按部门报销 不同部门员工共同发生的费用填写报据时按部门划分金额 报销管理规定 7 目前有一些费用无法取得相应的正规发票 需进行替票报销 替票报销应提供相关附件 收款人的收条 替票申请 写明具体的款项实际用途 替票发票用途 金额 不能提供正规发票原因 报至部门负责人审批 审批同意后 方可至财务部办理报销手续 8 报销时发票要整齐的粘到票据粘贴单上 附件 替票申请除外 均需附到财务记账凭证内 各部门经办人员请用一次纸打印 可到财务部领取B5纸张及票据粘贴单 434 日常费用管理的相关规定 Part 差旅费 第一条标准 通讯补助标准 不享受话费补助的其他岗位工作人员因公到0451区域外出差的 按10元 天补助备注 一类城市 包括北京 上海 广州 深圳 天津二类城市 省会城市以及珠海 中山 东莞 惠州 厦门 温州 宁波 苏州 无锡 常州 青岛 大连等地级市三类城市 上述城市之外 为三类城市经理级 含经理 以下员工 出差时需选择公司合作的快捷酒店入住 费用标准按协议价格执行 如出差地点无公司合作的快捷酒店 其费用比照协议价格 差旅费 第二条具体要求1 公司提供交通工具 出差人员不享受交通补助 2 住宿费报销时必须提供住宿费发票 3 出差时由对方接待单位提供餐饮 住宿及交通工具等将不予报销相关费用 4 如出差员工实际消费未达到差旅费补助标准 应据实报销 不予补偿 超过标准部分 由出差员工自行承担 5 公司组织召开会议 培训不享受出差补助 6 总监及总监级以上人员出差的 出租车费用实报实销 报销出租车费用的当日不核销交通补助 7 凡已核销差旅费误餐补助的员工 其出差期间在公司食堂的餐补费用 按标准从下个月度餐费补助中据实扣除 8 不予核销半天住宿费用 9 经理级及经理级以下员工 原则上同性别应住同一房间 10 报销差旅费应完整填写起讫地点 时间及天数 在任何城市停留时间一天以上 包括1天 的都必须逐一记载 分别填列 出差天数以出发日和结束日交通票据时间为证 算头不算尾或算尾不算头 首尾日只记一天 一 员工在市内因公外出或加班发生的交通费 应由外出或加班员工提供有效交通费发票据实报销 如 出租车发票应记载 黑龙江省国家税务局出租车发票发票联 黑龙江省出租车发票专用章 字样及 黑龙江省国家税务局监制章 若无上述记载 出租车发票无效 市内因公外出 加班 交通费 特别注意此发票专用章字样 二 在核销交通费时 需填写 因公外出 加班 交通费明细表 写明日期 部门 人员姓名 事由 路线 金额 报至外出或加班部门负责人审核签字 并将该 因公外出 加班 交通费明细表 粘贴于本次报销的交通费报据的最后一页 可至财务部办理核销手续 市内因公外出 加班 交通费 1 报销招待费 需填写招待费报销单 同时需提供有效的餐饮发票 2 报销招待费 由运营管理服务中心薪资专员登记 经办人 报销部门负责人 运营管理服务中心薪资专员在餐费报销单上签字后 方可到财务部办理报销手续 3 凡当天已报销过业务招待费的员工 其当天在食堂的餐补费用 由运营管理服务中心薪资专员按标准从下个月度餐费补助中据实扣除 注 有效的餐饮发票应记载 饮食业定额发票发票联 字样 地方税务局监制章 及收款方 发票专用章 印鉴应清晰 不得模糊 若无上述记载 餐饮发票无效 招待费 发票专用章 印鉴模糊 未加盖 发票专用章 为妥善解决员工外出办公时的午餐问题 规范员工餐费报销标准 规定如下 1 员工在市内因公外出 中午12 00前无法回公司食堂就餐的 误餐补助的标准为12元 人 次 由外出就餐员工提供有效餐费发票在公司规定的标准内核销 2 员工因公外出 中午需在外就餐的 在核销餐费时 需提报 外出办事审批单 由运营管理服务中心薪资专员审核 登记 将 外出办事审批单 与有效餐饮发票一同粘贴 经办人 报销部门负责人 运营管理服务中心薪资专员在餐费报销单上签字后 方可到财务部办理核销手续 3 凡当天已报销过外出餐费的员工 其当天在食堂的餐补费用 由运营管理服务中心薪资专员依据登记的 外出办事审批单 按标准从下个月度餐费补助中据实扣除 市内外出办公误餐补助标准 1 会议费的发票必须为正规发票 具有 全国统一发票监制章 字样 在发票费用项目上注明为 会议费 或 会务费 发票抬头必须为公司全称 例如 哈尔滨壹加壹再生医学科技有限公司 哈尔滨壹加壹股权投资有限合伙企业 哈尔滨圣泰房地产投资有限公司 发票的大小写金额一致 发票加盖收款方发票专用章 发票无涂改痕迹 且发票专用章清晰 不得模糊 2 报销会议费时 需附 会议通知 需详细记载 会议时间 会议地点 参会人员 会议主题 会议内容 将 会议通知 会议记录 和 参会人员签到表 粘贴于本次报销的会议费发票后 方可到财务部办理核销手续 会议费 1 机场过路费发票必须为正规发票 1 机场过路费发票注明 机场专用路有限公司车辆通行费专用发票 及 全国统一发票监制章 字样 发票加盖 机场专用路发票专用章 2 高速过路费发票注明 收费公路通行费 及 财政票据监制章 字样 发票加盖 省收费公路通行费收费专用章 发票无涂改痕迹 且发票专用章清晰 模糊无效 2 停车费发票必须为正规发票 发票注明 省 税务局通用定额发票 及 全国统一发票监制章 字样 发票加盖收款方发票专用章 发票无涂改痕迹 且发票专用章清晰 模糊无效 过路费及停车费 发票专用章模糊 过路费及停车费 报销过路费及停车费时 需填报 过路费及停车费明细表 需详细记载每次费用发生的原因及金额 应单独计算 停车费 与 过路费 的发生金额合计 将 过路费及停车费明细表 粘贴于本次报销的过路费及停车费报据的最后一页 方可到财务部办理核销手续 低值易耗品 1 在购入办公用品 清洁用品 劳保用品等低值易耗品时 如发票中项目内容注明 附明细 字样 则发票后需附 发票明细清单 列明所购物品的品名 单位 数量 单价 金额 同时 发票明细清单中的金额合计 与 发票金额 一致 发票明细清单加盖的发票专用章 与 发票加盖的发票专用章 一致 2 报销低值易耗品时 经办人需将 出入库单 粘贴于本次报销的低值易耗品报据的最后一页 可至财务部办理报销手续 项目内容 附明细 与发票加盖的发票专用章一致 与发票上 金额合计 一致 发票明细清单 54 报销票据的整理 粘贴要求 Part 报据填写标准 1 报据填写标准 日期 报销金额大 小写 用途 费用类别 附件张数 经办人 a 日期 报据日期按实际报销日期填写 b 报销金额 大 小写 准确填写 大小写金额一致 c 用途 按费用类别准确填写 若两月合并报销费用 需在费用类别后用 标注 例 电话费 1 2月份 d 部门 为明确部门费用支出 发生的费用按部门报销 不同部门员工共同发生的费用填写报据时按部门划分金额 e 支付方式 现金和转账 转账包括 电汇 及 转账支票 如核销个人借款 在支付方式下方填写 冲账 f 附件张数 报据后所附原始凭证的合计张数 要求准确填写 g 审批手续齐全 签字齐全的审批手续 用途 费用类别 部门 日期 金额大小写 支付方式 所附原始凭证张数 审批手续 借 付 款单据填写样本 注意 1 金额数字大写字样 零 壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万 零 整 不得用一 二 三等字样填写 2 金额数字大写到 元 为止的 在 元 后应写 整 字 到 角 为止的 在 角 后应写 整 字 大写数字有 分 的 分 后不写 整 字 3 阿拉伯数字中间有 0 时 中午大写要写 零 字 如 1409 50元应写成人民币 壹仟肆佰零玖元伍角整 4 阿拉伯数字中间连续有几个 0 时 中午大写可以只写一个 零 字 如 6007 51元应写成人民币 陆仟零柒元伍角壹分 5 阿拉伯金额数字角位是 0 而分位不是 0 时 中文大写金额 元 后面应写 零 字 如 16409 02应写成人民币壹万陆仟肆佰零玖元零贰分 报据填写样本 报销票据粘贴原则 在日常报销工作中 经常发现有一些票据粘贴的不规范 例如一张纸上粘贴的票据太多 太乱 正反颠倒 很不整齐 这些都给会计报销的后续工作 凭证装订 稽查 会计档案保管等工作 带来很大的不便 尤其是耽误报销人的时间 鉴于上述情况 我们将财务票据粘贴要求规范如下 希望大家配合执行 一 整理票据 根据经济业务的不同进行分类 同类票据应集中在一起 二 票据粘贴方法多样 粘贴票据应根据票据的多少 纸张的大小 选择合适的方法 三 粘贴的票据要求正面朝上 便于日后审核与查阅 四 无字凭证纸可作为票据粘贴单使用 粘贴时 在粘贴纸左边留出3 5厘米装订线 在票据粘贴单的范围内将票据按类分别粘贴 不可超出纸张边缘 五 不符合规定要求的报销票据 财务部有权退回 要求报销人重新整理粘贴 报销票据粘贴标准与要求 a 每张发票均应直接粘贴在票据粘贴单上 不得将发票粘在发票上或发票粘在报据上 以免日后全部脱落丢失 或覆盖票据内容 个别规格参差不齐的凭证 可先裁边整理后再行粘贴 但不得因此影响原始凭证内容的完整性 票据粘贴单 报销票据粘贴标准与要求 b 将胶水涂抹在票据左侧背面 将各票据在粘贴纸上由上而下 自左至右 均匀排列横向粘贴 不得将票据颠倒粘贴 不得以票贴票 不得将票据贴到粘贴单外 c 装订线左侧不要粘贴票据 不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴 以免造成中间厚 四周薄的现象 也不要把所有的票据集中粘贴在粘贴纸的某一侧 票据集中在中间粘贴 报销票据粘贴标准与要求 d 如果同类票据大小不一样 可以在同一张粘贴纸上按照先大后小或者先小后大的顺序粘贴 票据比较多时可使用多张粘贴单 e 对于比粘贴纸大的票据或其他附件 粘贴位置也应在票据左侧背面 沿装订线粘贴 超出部分应进行纵向和横向的折叠 f 粘贴原始发票单据及附件只能用适量的胶水或固体胶棒粘贴 不要使用订书钉 曲别针 大头针等把原始发票单据及附件固定在费用报销单据后面 报销票据粘贴标准与要求 长形票据折叠方法 第一步 将单据固定在票据粘贴单的左上角 对其票据粘贴单的底边线 将长出部分进行对折 第二步 对齐上边沿线 将长出部分进行折拢 使上下两段长短相当 第三步 将单据折叠 使大小 长短 与票据粘贴单保持一致 报销票据粘贴标准与要求 宽形票据折叠方法 第一步 将单据固定在票据粘贴单的左上角 第二步 将单据固定在票据粘贴单的左上角 对其票据粘贴单的右沿线 将长出部分进行对折 右沿线 第三步 对其票据粘贴单的底边线 将长出部分进行对折 底边线 第四步 将单据折叠 使大小 长短 与票据粘贴单保持一致 粘贴中常见的错误 上后下薄 中间厚两边薄 杂乱无章 票据正面朝下粘贴 报销票据粘贴标准与要求 以下票据粘贴样本都是正确的 供大家参考 差旅费报销单的填制要求 1 请填写出差部门 出差人 报销日期 出差事由 起止时间及地点 交通工具 交通费 合计金额 大 小写 报销人 所附单据张数 2 多人一同出差 出差人栏应填写详细 3 在任何城市停留时间一天以上 包括1天 的都必须逐一记载 分别填列 4 根据后附原始票据依次填写住宿费 餐费 交通费 在其他费用栏下方依次填写各费用金额 在任何城市停留时间一天以上 包括1天 的都必须逐一记载 分别填列 多人一同出差 出差人应详细填写 签批手续齐全 其他费用依次填列 出差事由 大小写金额一致 大写最大位数前应封死 出差部门 所附原始凭证张数 差旅费报销单的粘贴标准及要求 餐饮发票 出差发生各项费用 应按照费用性质不同分别整理 粘贴 差旅费报销单粘贴顺序如下 飞机 火车 长途客车票据 住宿费发票 交通费发票 65 票据的审核标准 Part 票据的审核标准 1 审核发票的开具项目是否齐全 包括 发票名称 开票日期 购销公司名称 货物或应税劳务服务名称 数量 计量单位 单价和金额 全国统一发票监制章及销售方发票专用章 发票明细清单等 发票名称 货物或应税劳务 服务名称栏 销售方发票专用章与销售方名称一致 全国统一发票监制章 大小写金额一致 公司名头是否正确 票据的审核标准 发票的填开项目不齐全 发票的客户名称及开具日期没有填写 票据的审核标准 货物及应税劳务名称栏注明 详见销货清单 必须附销货明细清单 销货明细清单必须加盖销售方发票专用章 购买方与销售方名称 与发票上一致 票据的审核标准 2 审核发票所填单位名称书写是否正确 是否为本单位名称 单位名称为 哈尔滨壹加壹再生医学科技有限公司 哈尔滨圣泰房地产投资有限公司 哈尔滨壹加壹股权投资有限合伙企业 防止把私人或者其他单位的购货发票拿来报销 公司名称开具错误 公司名称开具为 个人 公司名称开具为 公司 票据的审核标准 3 审核发票表面是否干净整洁 各项内容是否涂改 如果填错涂改 应重新予以退换 应保持票面整洁 不应随意折叠 发票严谨涂改 随意书写 票据的审核标准 4 审核发票印章是否符合规定 是否清晰可辨认 印章是否完整 发票票面上要有长4厘米宽3厘米椭圆形的发票专用章 与该尺寸规格标准不符的发票及未加盖发票专用章的发票均不能作为报销凭证 加盖作废的双边发票专用章 发票专用章 印鉴模糊 票据的审核标准 5 审核发票的真伪 金额超过1000元的发票是否进行发票真伪查询 发票真伪查询方法如下 一 进入各省市税务局网站 二 按提示要求输入发票代码 号码及密码 票据的审核