对外接待管理办法.doc

外接待管理办法1目的:为了明确和规范大市场各部门在对外接待中的责任和行为，特制定本管理办法。2 适用范围本标准实用于大市场对外接待事务。3 执行程序31 宣传策划部为大市场对外接待管理的职能部门，负责大市场重要对外接待业务的审定、筹划、安排及大市场所有对外接待工作的审核、认定、监督、检查、考核，促使对外接待工作朝规范化、标准化、优质服务化的方向运作。32 对于与大市场具体部门重要业务往来或职责范围内的对外接待事务时，相关部门需预先向行政部报送有关信息，提出并制定相应的会务计划与接待要求，并按要求填写对外接待申请单报总经理工作部。行政部将根据来人情况，核定其接待标准，统筹落实相应的责任部门。对在接待过程中,未进行申请的部门或个人,所有接待产生的费用自负,并追究其违反大市场规定的责任。33 重要接待业务对象331 政府高级官员(处长及以上)。332 境外客人以及重要合作单位高级代表。333 知名人士(政党、社团负责人或重要人物、知名民主人士)。334 记者或传媒界有影响人士。335 行业主管部门重要人员（对大市场业务具有重要影响）。34 对外接待办理流程:1. 确定接待时间,编定会议安排2. 申请部门提交会议或接待的具体内容2. 安排必要的人力和物力资源 4. 确定接待人员5. 确定有关接待人员 6. 通知相关部门人员 与参观人员最后确定安排事项联系部门向主管部门提出审请宣传策划部审核来宾身份,确定接待对象一般接待对象非接待对象重要接待对象通知申请部门宣传策划部统一安排申请部门配合具体接待工作确定接待标准并通知申请部门按照拟定的计划实施根据执行情况,及时跟进计划执行结果评价与意见反馈3.5 对外接待申请单见附录。接待当事人根据具体情况，判断是否需要接待或招待，并填写大市场规定的“对外接待申请单”，由部门负责人签字同意后，报行政部审核通过后，报大市场主管领导批准，主管允许后签字，送交行政部相关管理人员备案，作为费用结算的重要依据。36 对于大市场重要对外接待业务时，由行政部负责承办，相关部门按照各自的职能履行相应的职责，配合做好具体的工作。4 接待管理4.1 本大市场有关客户、供应商、融资方以及其他外部关系者的交际费、接待费和招待费（以下简称“接待费”）的开支一律按本规定执行。4.2 有关接待费的申请、批准、记账、结算等，一律按本大市场内部控制流程和本规定的相关要求办理。凡不按规定办理者，任何对外接待与交际的开支费用，大市场一概不予承担。4.3 大市场一切外出接待活动，均由行政部承办，原则上其它部门人员不直接参与或独自承担接待工作，如遇特殊情况时，经由总经理或大市场主管领导批准后，方可由其它人员承办。4.4 大市场所有人员，一律按本规定执行，不得擅自或任意动用接待和交际费用开支。但本规定允许业务接待人员委托代理人办理必要的手续。4.5 使用接待费注意事项4.5.1 必须注意业务接待费支出项目与接待用途及目的一致。大市场的营业、采购、融资以及其它经营，有其客观的目的性，任何接待上的开支不得背离经营上的目的与要求。4.5.2 接待费用开支，必须本着最小支出、最大成果的原则，充分考虑和认清每一次接待的目的和接待的方法，合理接待，有效使用经费开支。4.5.3 各级责任者或主管领导，必须严格审核每一次接待任务与接待方式，给予接待任务的担当者以适当的指示。4.5.4 对重要的接待对象要设立接待卡，详细记载其嗜好、兴趣与特点等。有关接待卡的填写由归口部门填写好后,报总经理工作部备案(接待卡见附表)。4.5.5 接待的目的按下列原则分类，并在“接待申请”上写明规定的“接待目的”。(1)招待新交易伙伴；(2) 销售收入提高后的致谢；(3) 出访时的请客；(4) 来访时的招待；(5) 接纳各种建议后的致谢；(6) 达到各种目的后的致谢；(7) 重要的节日或庆典；(8) 庆祝合作关系的建立；(9) 其它事由。4.5.6 接待按对象、目的以及场合，分为以下三档：A档（特别重要和重大的接待）；B档（比较重要和重大的接待）；C档（一般的接待）。46 就餐标准： A档:费用按实结算B档：按每人每餐150元结算； C档：按每人每餐100元结算。 4.7 在每次接待任务实施之前，当事人必须提前向接待主管部门提交对外接待申请，按照大市场审批流程批复后，方可进行。接待工作结束后三个工作日内，当事人应及时办理接待费用的结算清理，如果没有收据或开支凭证，一切费用由本人承担。逾期将不予授理。5 其他5.1 本制度由行政部制定并负责解释。5.2 本制度自下发之日起实行。附录：1. 对外接待（会议）申请单2. 接待反馈表3接待卡附录1：对外接待申请单来宾时间安排日期单 位国 家接待目的人员姓名/职务人 数申请部门相关部门主管部门接待方式开始时间：需要准备物品清单数量需要准备物品清单1728394105116其他（请详细说明）费用预算：召集人电话：传真：主办部门电话： 传真：宴请安排： 早餐： 时间： 地点： 午餐: 时间： 地点： 晚餐: 时间： 地点：交通安排（分类说明）：住宿安排（分类说明）：其它事项说明(来宾的饮食习惯):主管部门意见:批准：附录2：接待反馈表请协助我们进一步改进工作1您对本次的接待方式和安排内容有何意见？A 宣传材料B 现场参观C 餐饮食宿D