06BF-ZHGL-006 印信管理办法.doc

绿城物业服务集团有限公司印信管理办法GT-BF-ZHGL-006-2012（A/0）1 目的为加强绿城物业服务集团有限公司（以下简称集团）的印章和介绍信管理，规范工作程序，维护企业合法权益，规避相关法律风险，特制定本办法。2 适用范围本办法适用于公司职能部门、在杭区域、分子公司，专业公司可参照执行。3 职责集团综合管理部为集团印信的归口管理部门，负责集团所有印信的制作、发放、废除等事务，其他有关部门仅为专用印信等的使用保管单位。4 工作程序4.1 印信的种类和使用范围a）集团印章：主要用于以集团名义签发的各类文件、通知、信函，以及经集团领导批准的各种报表和其他文书；b）合同专用章：主要用于以集团名义与其他单位签订各类协议和合同；c）法定代表人印章：主要用于需法定代表人签章的各类报表、票据和其他文书；d）财务专用章：主要用于各类财务票据、凭证和报表；e）部门印章：主要用于以部门名义签发的各类文书；f）校正章：主要用于校正文件或协议（合同）中的非原则性的个别文件差错；g）骑缝章：主要用于协议或合同的边缝；h）其他因工作需要刻制的印章：根据具体工作需要确定使用范围;i）本办法中的介绍信：是指集团对外统一使用的介绍信，主要用于以集团名义对外联系工作。4.2 管理流程4.2.1 印信的制作、购买4.2.1.1 印章的制作：集团各类印章制作按分工渠道，由相关单位/部门或责任人提出申请，报经分管领导同意并经总经理或其授权人审批后，统一由综合管理部至有资质的定点厂家制作。4.2.1.2 介绍信的制作或购买：因工作需要须印制或购买统一格式介绍信的，由相关单位/部门或责任人提出申请，报经分管领导同意并经总经理或其授权人审批后，统一由综合管理部至制定厂家印制，或是至有资质的定点店家购买。4.2.2 印信的领用。印信领用应由使用单位负责人向综合管理部提出申请，一般由印信使用单位负责人领用，并办理领用登记手续（印信领用表）。4.2.3 印信的保管4.2.3.1 印信按照以下职责权限由专人负责上锁保管，用完必须及时归位：a）集团印章、集团合同专用章及由各单位/部门保管以外的各类印章、集团介绍信由综合管理部指定专人保管，并办理书面委托保管手续（印信保管登记表）；b）集团法定代表人章、财务专用章由集团财务部指定专人保管；c）其他的部门印章由各部门负责人保管或指定专人保管，指定专人保管的，应办理书面委托保管手续。4.2.3.2 印信保管人员应遵守纪律，注意保密，严格按规定使用印章和介绍信。4.2.3.3 印章和介绍信必须放在保险柜内或其他安全的地方，每次用印或开具介绍信完毕，应立即放回原处；财务专用章和法定代表人印章应由出纳和会计分别保管。4.2.4 印信的使用4.2.4.1 集团印章、集团合同专用章、集团法定代表人章的使用必须填写用印审批表，由申请使用的部门负责人签字确认，按规定逐级审批同意后方可出具，用印审批表与加盖印章的文件资料同合同期保存。4.2.4.2 印章应端正地盖在正文的右下角、成文日期的上方，不压正文，并骑年盖月，加盖印章的文件资料必须有页码或按要求加盖骑缝章。4.2.4.3 印章保管人须在印信使用登记表上登记相关内容，以便日后检索。4.2.4.4 集团营业执照复印件、资质证书复印件上加盖公司印章必须以请示形式提出申请，并加盖使用单位公章，请示内容须阐明用途、份数，由集团综合管理部和本单位分管领导签字同意后启用。4.2.4.5 综管类、人事类、财务类、安保类、证明类等文本加盖集团印章由集团总经理（包括授权人）或相关工作的分管领导批准；涉及企业股权、法人治理结构调整等重大事项处理需出具文本并用章的，由董事长或全体股东签文，同时加盖集团印章。 4.2.4.6 其他使用集团印章事项必须经集团总经理或其授权人批准。4.2.4.7 对外合同、协议加盖合同专用章，所有合同报批时均须由部门经理签字并通过合同评审，公司领导签字认可。对外合同、协议用印根据涉及范围，须由申请部门经理签字确认，综合管理部审核，分管领导同意，集团总经理或其授权人批准。4.2.4.8 使用法人章必须经集团董事长或授权财务部分管领导批准。4.2.4.9 财务专用章的使用须经财务部分管领导或其授权人同意，其他部门印章的使用必须经部门负责人同意，在用印审批表上登记，并由部门负责人签字；部门印章使用须填写印章使用登记表，未经部门负责人签字同意，不得擅自加盖部门印章。4.2.4.10 凡用印的合同、协议等文件资料，必须在集团综合管理部存档备案，合同、协议类盖章文件资料原件一份存档，其他盖章文件资料可复印件备档。4.2.4.11 严禁在空白合同、协议、便笺上等加盖各类印章。4.2.4.12 作废的盖章页必须用碎纸机或其他工具销毁。4.2.5 介绍信的使用4.2.5.1 开具集团介绍信，须经集团综合管理部或经办部门负责人批准；重大事项经其分管领导批准。4.2.5.2 使用过的用印审批表和介绍信存根，于次年5月存档备查。4.2.5.3 禁止开具空白介绍信，不得在空白介绍信，便笺上加盖各类印章。4.2.6 印章的借离。集团印章原则上不允许携带外出，如遇特殊情况需携带外出的，须经印章保管部门负责人同意，经集团总经理或董事长批准，并办理书面借离手续（印章借离登记表）。借离期间用印，由借离人员或借离公司全权负责，用毕，须当面及时归还，不得通过邮寄等其他方式归还。4.2.7 印章的失少、移交4.2.7.1 发现印章失少，保管人员立即向集团综合管理部报告；其单位综合管理部应及时采取相应措施，并登报声明作废，必须时应向公安部门报案。4.2.7.2 原有印章，因失少、磨损、损坏、更名等原因需重新制作的，经使用单位提交刻制印章请示，分管领导审核，总经理或其授权人审批后，由集团综合管理部统一制作，外地分子公司可请示集团同意后，由其综合管理部统一制作，并报集团综合管理部备案。4.2.7.3 印章保管人岗位变动或离职，须办理书面印章移交手续，由移交人、接收人、监交人三方签字确认，监交人一般为印章保管部门负责人，如该负责人为移交人，则监交人由其上级担任。4.2.8 印信的废止、封存和销毁4.2.8.1 因机构变动、名称更改、印章磨损等原因停止使用的印章和介绍信，应及时办理（印信撤销登记表）报总经理或分管领导批准，由集团综合管理部统一封存，并由集团综合管