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公文写作知识在信息工作报送中，经常碰到信息稿件在写作中的不少问题，应引起通讯员的注意，各位通讯员在写作中要按有关国家标准和国家规定写作，尽可能规范化写作，以提高信息写作的质量和采用率。现将有关信息规范化写作的要求刊发如下，请广大通讯员认真学习和熟练运用。 一、关于起草问题 （一）要用方格纸写信息，便于掌握字数和修改。不要用白纸写信息。 （二）要用钢笔书写，不要用圆珠笔书写。 （三）写字要规范化、要工整，稿面要清爽。不要写繁体字，更不要出现错别字。 （四）提倡用电脑打印稿，采取网上和传真两种方法报送。电子文档一般用Word或Wps格式。A4纸的格式：页面设置：页边距上3.7厘米，下3.5，左2.8，右2.7。段落无左右缩进，行距用固定值28磅。形成22行、28列。B5纸：页面设置：页边距上3.5厘米，下3.3，左2.6，右2.4。段落无左右缩进，行距用固定值28磅。形成20行、25列。 二、关于有关数据的写法问题 土地面积写亩，面积大的写公顷；斤两写公斤，数量大的写吨，不要写市斤；长度写米，不要写丈、尺；写百分比时，写成9.1%或25.22%，不要写成9.111%或25.222%；写人民币金额较大的数字时，可写1.5亿元、1100万元，但不要写1.5129亿元、1100.987万元。写单价时可写1.111元。 三、关于年月日的写法问题 民国元年（1912）1月1日，孙中山在南京宣誓就任中华民国临时大总统时，通令各省改用阳历，并以临时大总统就职的1月1日作为民国建元的开始。因此，从1912年1月1日起的年月日均用阳历（阿拉伯数字），如民国38年（1949年），但年份不能简写，如1999年不能写作99年，19501980年不能写作195080年。1912年1月1日前的月日、星期几均应写汉字，如正月初一、八月廿三、星期三等。 四、应当使用汉字的两种主要情况 （一）数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、速略语或具有修辞色彩的语句，如一律、十滴水、八国联军、二万五千里长征、第三世界、“一二九”运动、十月革命、“十一五”规划、某部五连二排六班、相差十万八千里等。 （二）邻近的两个数字（一、二九）并列连用，表示概数（连用的两个数字之间不应用顿号隔开）。如二三米、三四天、十三四吨、四十五六岁、七八十种、一千七八百元、五六万套、十之八九等。 五、关于标点符号的用法问题 根据标点符号用法的规定，常见标点符号使用正确的和错误的例表如下：标点符号正确的错误的顿号与逗号一、二、三、一，二，三，括号与顿号（一）（二）（三）（一）、（二）、（三）、逗号与顿号第一，第二，第三，第一、第二、第三、逗号与顿号首先，其次，再次，首先、其次、再次、着重号与顿号1. 2. 3.1、 2、 3、破折号 - - -六角括号与圆括号临建20093号临建（2009）3号省略号（6个小圆点）（不要用3个个小圆点） 六、标题字号、字体、序号的用法问题 总标题国标要求用小标宋，平时为了美观也用华文中宋。第一档：一、二、三、四，三号黑体，加粗。 第二档：（一）（二）（三）（四），三号楷体加粗。 第三档：1. 2. 3. 4.三号仿宋加粗 第四档：(1) (2) (3) (4)，以下两层加不加粗可根据实际掌握 第五档： 七、部门（单位）名、乡镇（街道）名、村名和人名的问题 应按照部门（单位）正在使用的公章为准和居民身份证的姓名为准，规范书写。如不要把“於潜镇”写成“于潜镇”。 八、每篇信息要写落款要写明作者单位、姓名、年月日。一则作者文责自负；二则便于查找作者和补充材料。九、装订平订，上下钉脚位于上下四分之一处，允许误差4mm；距脊35mm。十、如何写作信息稿（一）简单概说信息实际上是一种内部新闻,它与新闻相比,只是受众不同。其中信息主要面向机关企事业单位,受众为领导同志和管理人员;新闻面向社会公开发表,受众为人民大众。同一篇材料,如果公开发表在报刊上,就称为新闻,如果刊登在内部简报上,就称为信息。1信息的类别根据信息反映的内容,可分为：动态类信息经验类信息问题类信息建议类信息根据信息的表达形式,可分为：简讯型信息指一条信息只反映一地一事的简要情况,篇幅较短,时效性很强综述型信息指围绕反映组织工作某一方面的问题,对各地各部门反映的同类情况作出综合概述,以反映工作的全貌。述评型信息指采取夹叙夹议、边述边评的方法来反映情况,既反映客观事实,又依据事实作出客观评价,直接明确地表达采编者的意见和观点,具有鲜明的倾向性。2信息写作的一般要求主题突出，即集中、鲜明、深刻。言简意赅，篇幅短小、结构严谨。所谓篇中无冗章,章中无冗句,句中无冗字。表达准确，观点与材料一致、用词规范、判断有分寸。语言通俗易懂，朴实而又灵动。3信息文稿的结构标题导语主体背景（二）写作信息的要求与技巧1标题要引人注目写作标题可采用：直述内容的方式以告知信息需求者本篇文稿之最重要的内容为目的，具有吸引力和很强的导引作用。其具体做法是一语破的、不绕弯子，以最具体、最直接的事实呈现给读者，使之一目了然。直述内容型的标题多用于拟写含有单一信息的动态信息，而不适于内容复杂的信息。这类形式的标题不宜用于多项事实的罗列，使得标题过长，这样反而不利于表现信息内容的实质和引起读者的兴趣。直述内容型标题是信息文稿中最常用、占比例最大的类型。概括归纳型的方式它多用于综合信息，含有多方面内容、信息量较大的信息。其用语不象直述内容型标题那样具体，通常是概括性的省略语。评论建议的方式评论建议型是把写作者本人对事实的评论、看法、意见或建议融入标题的形式。而其突出特点是主观议论性语言多而叙述性语言较少。而且在标题中常直接用“建议”等字眼。题文承接的方式这种方式即题目本身就是文章的第一句话，它与文章联系紧密，融为一体，成为信息正文的有机组成部分。这一类型也是信息文稿写作中常用的方法之一。写作这类标题要注意两个问题，一是信息采用此类标题后，正文应直接承题而下，没有必要再重复一遍标题；二是这一类型的标题并不能适应于所有信息稿件。就是说，不是任一信息文件的第一句话都可以作信息的标题，它必须适合作正文的前提或导语，是文章的一个有机部分，才能提炼、深化为信息的标题。一条好的标题应做到：题文一致：即标题所叙述的事实要与信息内容一致。特别要注意的是，信息标题的写作可以为了吸引读者而适当渲染，但决不能因此而夸大或缩小事实，耸人听闻。在内容一致方面，还要注意用词避免造成歧义。突出精华：突出最新鲜的事实突出最重要的事实。突出最有特点的事实。简洁明快：实践证明，标题越长，阅读越不方便，给人留下的印象也越模糊；反之，标题越简炼，阅读越方便，给人的印象也就越深刻。适当省略、适当概括适当采用简称。音节整齐：音节整齐的标题念起来节奏感强，朗朗上口，易于接受，方便记忆。2导语要直接入题“立片言以居要”美国新闻专家梅茨说：导语是消息的开头。抓住或失去读者,取决于新闻稿的第一段,甚至第一行导语是记者展示其杰作的橱窗。毛泽东同志就说过，一切电文均应开门见山,首先提出要点，即于开端处先用简要文句说明全文的目的或结论，唤起读者注意。在目前信息文体的写作中，导语往往未得到足够的重视。一篇信息的开始一段话往往是千篇一律的套话。有的信息文稿虽然注意拟写导语，但也流于一般，不够精准深刻，或层次不清。写作导语可采用叙述型它直接将信息内容中最重要和最新鲜的事实告知读者，往往具备事情发展的全部六要素或只缺极少的一部分，因此也被称作摘要式导语。叙述型导语是信息导语中最常用的一种。提问型用提问题的方式，把发生的问题或重要情况，突出尖锐地提出来，以引起读者的关注。或设问自答，或只问不答，由主体作出解答。两种方式都要问中要害，引出主体。其中设问式要回答简略得体，上承问句，下接主体，并留有余地，使读者产生欲知事情究竟如何的念头，继续读正文。提问式导语能给读者造成悬念，有很强的吸引力。评论型一般地说，信息只反映客观事实，不做评论和结论。但如经过充分地调查研究，多方论证，又是切实可行的意见和建议，信息写作者也应如实提供给领导参考。以这一形式写作的导语就是评论型导语。它并不排除对事实的叙述，但更注重叙述中要提出评论或看法。或先叙后议、或夹叙夹议，总之要把作者的评论说清楚。评论型导语有利于突出信息的主题，使作者直接参与对信息事实的评价。在拟写评论型导语时，由于它具备叙事和议论两个部分，容易写得较长，因此要注意文字简炼，切忌把信息写得头重脚轻，导语比例过重。概括型概括型导语，既不采取提问的形式，也没有议论的语言，它只是一种特殊的叙述导语。它的特征在于，概括性更强，语言更简炼，因而没有叙述型导语那种具体的事实。在信息写作中，往往是一两句话，提纲挈领地介绍信息、的主要内容，其具体事实要到主体中寻找，因此也具有制造悬念的作用。如“据反映，XX市打击经济犯罪存在着一些急需解决的问题。”“近日，XXX的事迹在全市引起强烈反响。”这些“问题”“反响”是什么，读者就要到主体中寻找了。概括型的导语多用于内容复杂，有需要多方面阐述的信息。一段好的导语的应该作到：紧扣事实的主题：反映信息的最重要、最核心、最有新意的内容，帮读者抓住阅读重点。文字精练：导语的文要简洁。道理很简单不能把提要式的导语写成了主体或比重过大。冗长繁杂、模糊不清、平淡无味这些导语写作的大忌。3主体有血有肉，要素要全信息主体,是信息的展开部分,是对所反映情况的具体说明和阐述。信息主体的要素,可以理解为两个五。一是五W,即通常说的消息五要素:何人(Who)、何事(What)、何地(Where)、何时(When)、何故(Why)。有了这五个W,就能使人看出事情的来龙去脉,前因后果,给人留下清晰的印象。在一篇信息中,五个W缺一不可,而且要准确具体。否则,就会使人感到语焉不详,看不明白。二是五有，即有观点、有情况、有分析、有措施、有结果。一篇好的信息不但要有筋骨,还要有血肉,这样才内容丰满。观点、措施、结果构成筋骨,情况和分析构成血肉。4背景材料及时交代所谓背景,就是用来说明所反映情况发生的历史、环境和原因,解释其发生或发展的主观条件及其意义的情况。背景材料对信息内容的理解、主题的深化，都起着非常重要的作用。背景材料的种类及运用对比性材料烘托主体有比较才能对其进行鉴别。对比性材料是通过对事物不同侧面的比较，来突出信息主题的材料。往往采取多种对比形式，或从时间上进行纵向对比；或从空间上用彼地和此地对比；或以正确的和错误的对比；或以计划和实际对比。通常一段背景材料可以兼有两种或多种对比形式。通过对比，可以使信息的观点更鲜明、生动。说明性材料说明主体说明性材料是介绍与信息内容有关的政治背景、地理环境、历史因素等与事物发展形成有关的原因、条件和环境的。它的作用在于帮助读者理解信息来源和突出信息的事实意义。注释性材料注释主体信息文稿中常常出现某些具有较强的政策性、专业性或多数读者感到生疏的事实或术语。如果对此不进行必要地解释，肯定会使信息使用者难于理解或一知半解。对有关专业知识或不常用知识进行注释性的材料，包括产品性能，专业术语，不常用的缩语等等，是读者全面、清楚地把握信息内容的重要工具。运用背景材料应该做到：围绕主题：信息写作中，任何材料都是围绕表达主题这一中心而安排的，不能紧扣主题的材料就是信息中该删除的废话。背景材料也要特别注意这一点。背景材料表面上看来似乎与主题关系不大，但它却是起着说明和揭示主题的作用，与主题有着必然的内在联系。信息写作者必须以这一标准来安排背景材料，如果被表面现象蒙蔽，将无关主题的材料也作为信息背景，就失去了运用背景材料的价值。灵活穿插：背景材料没有固定的位置，可以放在信息的任何部分，既可以单独成段，也可以融合于其中。这就是求信息写作者全面考虑文章的行文结构和事物的逻辑关系，将背景材料放在恰当位置，既发挥其重要作用，又与主体内容浑然一体，不露斧凿痕迹。用语要简洁明了：背景材料只对信息起衬托解释的作用，因此要针对具体情况适量运用。需要说清楚的，就不惜笔墨，一一阐明；反之，就可以少用甚至不用。运用背景材料切忌喧宾夺主，废话连篇，淹没了信息内容。5形式结构形式结构是从着笔的角度考虑文章的材料安排与基本框架，它是一篇信息文稿的骨骼。它的安排是否恰当，关系到能否正确、清晰地阐述主题。合理选择信息文稿的形式结构是能否搞好信息写作的关键。金字塔结构金字塔式的结构，是指完全按照事实的自然规律，以其发生、发展到结果的时间顺序来安排材料。动态信息的写作常常采用这种结构。这个结构的优点是层次清晰、情节完整；不足之处是由于事件的结果或结论都在全文结束处，所以信息的使用者不能迅速抓取信息的最重要部分，必须将全文读完。这也是它只适用于写作时效性强的突发事件和动态信息的原因。倒金字塔结构这一形式结构是指写作时按信息的重要性递减安排材料的先后顺序，即把最重要、最精彩或最有吸引力的事实放在文章的开头，以下也按先主后次、先重后轻的顺序来记述或发表议论。倒金字塔式多适用于动态信息的写作。倒金字塔式的结构最大特点就是开门见山，让读者阅读伊始就对事件的梗概一目了然，便于对信息的价值迅速作出判断。接下来每多读一个层次，就对整个信息多一层了解。它还有一个有趣之处，就是可以从文章结尾往前删除，删至任一层次，甚至只余标题，剩下来的仍可以作为一条完整的信息使用。并列式结构并列式结构是指信息各部分内容重要性平等，形式上按系统并行安排材料的写作方法。其书面形式常以一、二、三、四或部门、地域等名称进行分列。其每一并列部分都可以单独成篇，并且在多数情况下无所谓孰轻孰重，次序上也可以任意调动。这一形式结构条理简单清晰，易读易记。多适用于综合信息、信息述评和典型经验等类型信息的写作。自由式结构自由式结构是指不受框架的约束，采取灵活的写作方式编写信息文稿。它既可以综合运用上述几种形式结构，也可以完全避开上述几种形式，或纵横交错、或边议边叙、或对话问答，甚至以电影画面镜头的手法写实等等，不一而足。任何一种形式结构的选择运用，都应以利于表达信息内容为根本原则。十一、常用公文写作请示 1.概念。请示是适用于向上级机关请求指示，批准时使用的一种公文文种。 适用范围：向上级机关请求指示，批准的事项。陈述意见，请求指示。提出问题，请求帮助。说明情况，请求裁决。提出建议，请求解决。2.特点。行文方向的定向性。行文内容的请求性。行文目的的求复性。行文时机的超前性。请求事项的单一性。3.类型。从内容，目的的角度分，通常有如下几类： 求示性请示、求准性请示、 求批性请示。4.写作的注意事项。坚持一文一事。不能越级请示。 不要多头主送。 请示原则上不同时抄送下级机关。 除领导直接交办或特别紧急的事项外，请示不得直接送领导个人。5.写作。请示的结构：标题，主送机关，正文，落款等。 请示的标题由事由，文种两者构成。正文可分三部分：一是事由；二是请示事项；三是结尾。请示“事由”这部分的写作非常重要。能不能写好事由，直接关系到你的请示能不能得到上级批准。写事由要很好把握两个方面的问题：第一，围绕“请示事项”，要把事由写足，写具体，包括背景，来龙去脉，政策依据，客观需要等都要写清楚，讲彻底，让人觉得事由充分，有力，令人信服。这样一来，上级看了才会引起共鸣，才会有同意解决或支持念头(举例)。第二，写作“事由”时，层次性，推理性，逻辑性要强，要围绕请示事项层层推进，把问题“讲绝”，给看者有一种压迫感，要达到让上级领导一看就觉得你这个非解决不可的程度。这样，你的 请示就是顶级请示(举例)。请示事项就是向上级提出要解决什么问题。结尾，一般的写法有三种：第一，“以上请示妥否， 请批示。”第二，“特此请示，请批复。”第三，“以上请示如无不妥，请批转XXXX(单位)贯彻执行。” 请示的格式要求。其中非常重要的有三点：第一，要 套用“请示”的公文格式样本。第二，一定要有“签 发人”。第三，在“附注” 中要标明“联系人，联系电话”。 报告 1.概念。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的一种公文文种。 2.特点。行文的单向性、时限的不定性、内容的广泛性、写法的灵活性。3.类型。按其行文的目的，作用不同，可分为工作报告、一般情况报告、答复上级机关询问报告等等。 按其内容和表达形式不同，分为专题报告和综合报告。 4.写作的注意事项。写作报告的一般要求：主题要明确，思路要清晰；观要鲜明，内容要真实，具体；重点要突出，文字要简练；报告中不能夹带请示事项。5.写作。报告的结构和写法：标题，正文，落款。 (1)综合报告的写作要求：综合报告是综合性工作报告和综合性情况报告的统称，是下级在一定时期内向上级报告，便于上级了解、掌握下情。写作时要收集、掌握大量的情况和材料，包括正面、反面、典型、一般等方面的材料。同时，要处理好三方面的关系： 第一，点与面的关系。点是指局部问题，面是指全局问题。正确处理点与面的关系，是写好综合报告的关键所在。第二，详与略的关系。写作综合报告要做到重点突出，详略得当，主次分明，重点要详写，一般性的要略写。第三，事与理的关系。事就是有关工作或事件的情况， 理就是对工作或事件进行分析、论证。 (2)专题报告的写作要求：专题报告是下级就某项工作、某个问题、某一事件、某一方面情况向上级报告。要求：第一，速度要快。发现新问题，新情况要及时报。否则，时过境迁，就会失去报告的意义。因此，平时要十分注意观察和发现时势动态。 第二，内容要专。这里强调一事一报。第三，情况要实。专题报告的情况，要求从实际出发， 实事求是，如实反映事情的本来面目和客观过程，有喜报喜，有忧报忧，不夸大，不缩小。否则，就会造成决策失误，后果不堪设想。第四，篇幅要短。报告的结尾一般写“特此报告。”或“以上报告如有不妥，请指示。”工作计划类: 是对未来一定时期内的某项工作或全面工作进行安排部署的文件,明确下一步 做什么,怎么做.工作计划要有操作性(缺乏操作性是当前部门上报工作计划的通病).计划, 规划,方案,要点,都属于计划类公文范畴.计划类公文必须具备目标,措施,步骤三要素.计 划类公文有两种格式:一是文字表述式,一是图表式(图表式越来越多,清晰,明了,包含的信 息量大),政府重点工作任务分解,拟办实事分解,经济发展主要指标分解,议提案办理责任分 解等都是图表式.当前部门上报的计划类文件普遍缺乏前瞻性和操作性,都是泛泛而谈,随便写几条(以收集政府工作报告素材为例). 工作总结类:分类:综合性总结(单位工作总结),专题性总结(专项工作总结),个人总结(学习,思想, 工作)。写作关键和重点:其特点是实践性,经验性,自述性,理论性(不仅陈述工作情况,更要揭示 理性认识, 不仅回答是什么, 更要回答为什么, 怎么做的问题. 一般包括本年度 (半 年)基本工作情况,所做的主要工作,工作进度,取得哪些成绩经验,存在的不足和教训,下步工作计划(个人总结写努力方向)。个人总结要抓住主要问题,把握写的侧重点,突出收获最大, 成绩最突出或者感受体会最深的东西,不是记流水帐.当前各部门上报的工作总结类材料,缺乏 亮点的提炼和总结,都是按部就班写来,看不出我们与别的县相比有什么亮点,与去年相比有哪 些做得更好,政策上发生了哪些重大变化. 通知 属于知照性公文，使用频率最高，适用性最广。 1.概念。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。2.特点。使用范围的广泛性。文种功能的指导性。行文方向的不确定性。3.类型。大体可分为批转通知、转发通知、传达通知和任免通知四大类。 批转通知：批转下级机关公文，常见的有如下几种情况：批转重要的行政措施；批转带有普遍性的重要事项的解决意见；批转需引起各地重视和执行的重要问题。转发通知：用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。传达通知：用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项。主要有：印发通知；单项事项通知；会议通知。任免通知：任、免干部职务，在地方行政机关用通知。4.写作的注意事项。不能超越职权，给不相隶属机关发文。 不能混淆公文与事务文书。 不能向上级发通知