一汽丰田4S店投诉处理流程.ppt

从处理顾客投诉开始 本课程结束后 学员将能够 熟悉处理投诉流程 当顾客投诉时 找出顾客的抱怨 并掌握投诉处理技巧 在投诉发生前 有效预防投诉的产生 课程目的 什么是顾客投诉 顾客对产品质量 维修品质 服务质量或价格等其中要项感到不满抱怨 要求厂家负责处理或提出相应弥补措施 或诉求其他相关单位协助安排处理 顾客投诉有何意义 我们的产品 维修品质是否已达到顾客的期望水准 我们的服务作业是否符合顾客的需要 顾客还有什么需求被我们忽略了 顾客投诉的基本认知 顾客投诉可能导致什么影响或结果 转机投诉危机灾难面对顾客投诉 我们应掌握什么机会 争取顾客信任 赢得顾客的认同展现品牌的积极形象 顾客投诉的基本认知 投诉是顾客的基本权利 应尊重面对它对待顾客投诉应具备同理心 赢得顾客的认同与信任顾客投诉的最佳处理方式是争取 双赢 否则至少应让顾客觉得有些收获投诉处理没有标准答案 我们应不断学习 才能提升处理投诉的能力面对顾客投诉时 我们的角色扮演是什么 受气筒清道夫心理医生 顾客投诉的基本认知 处理顾客投诉的四点要求 建立起针对用户不满和投诉的对应机制制作针对用户不满和投诉案件进行记录的记录表加强针对用户不满和投诉的初期对应发生重要案件时立即与厂家关联部门DRC联系 顾客对应体制的设立 总经理 服务经理 服务专员 销售经理 销售专员 顾客对应负责人 顾客关联部门门工作流程 服务 销售人员 服务 销售经理 顾客对应负责人 总经理 厂家顾客关联部门门 1 2 4 2 3 3 5 6 顾客关联部门门工作流程 服务 销售专员接到用户投诉后 立即填写好对应管理表单 报告服务 销售经理 服务 销售经理提出建议后 立即报告负责人 能够独自处理时 立即向服务专员发出指示 顾客对应负责人向服务经理发出具体指示并报告总经理 服务经理根据顾客对应负责人的具体指示 向服务专员布置具体工作 顾客对应负责人将事情的最后处理结果向总经理报告 发生或可能变成重要投诉时 由顾客对应负责人立即向厂家顾客关联部门报告 重要投诉 重要投诉 与安全方面相关的案件损害金额大的案件涉及媒体 律师 警察 消协 政府机关等的案件 重要总结 建立起顾客对应体制 明确公司内部的报告 联络途径将顾客对应工作流程 方法向有关人员展开将现存的重要案件及可能发展成重要投诉的案件 进行整理并制作好对应管理表后 报顾客关联部门 一般投诉以信件投诉以电话投诉来店直接投诉 或在接受服务时表示不满通过电子布告栏系统 对社会人士表示不满 重大投诉由于对经销店的处理不满意 而投诉厂家对经销店 厂家的处理不满而向消费者协会请求协助通过律师处理其投诉问题传媒 对报纸 媒体等表示不满 投诉的渠道 服务类服务质量 经销店在服务顾客时 未能达到顾客的期望值 如服务态度不良售后索赔 由于索赔条件未明确沟通等产品质量由于设计 制造或装配不良所产生的质量缺陷维修技术 因经销店的维修技术欠佳 导致未能一次修好配件类配件供应 在维修过程中 未能及时供应车辆所需配件配件质量 由于配件或附加配件的外观质量或耐久性等存在问题价格 由于价格过高或收费不合理而引起的不满 顾客投诉的种类 主要负责人客户关系经理服务经理服务顾问 担当 次要负责人厂家服务担当同公司内的销售人员 投诉处理的负责人应由经销店人员担任 而由厂家代表支持经销店人员或电话中心人员 Q 您认为哪一种人最适合担任投诉处理的负责人 处理客诉的负责人 实质需要又称为理性需求一次修复价格合理按时交车 顾客进厂维修其需求有下列2种 精神需要又称为感性需求 主要在心理层面的满足感到受欢迎舒适被理解感到自己很重要 导致顾客不满的主因 很多时候是起因于心理层面不被尊重 顾客感觉不受尊重不平等待遇 主要是因为有过去的经验作比较 大部分是由于价格 精神受到不平等的待遇受骗的感觉 由于经销店有意的欺瞒而导致顾客的不满历史经验的累积 从新车购入到售后服务的阶段中 累积多次不满而产生抱怨 导致顾客不满的主因 外表 穿着 形象 精神面貌身体语言 眼神 脸部表情 肢体动作语音 语调 平和 激动 指情绪上的表现专业知识 你对产品的了解程度技巧 你在处理过程中的行为与技巧态度 你在处理时所表现的诚意及关心 同情与理解的程度 影响顾客心情的因素 正面的信息 表情自然放松微笑 表示关怀交谈或倾听时保持眼神交流自我情绪控制体验顾客的心情听完顾客的抱怨 影响顾客心情的因素 负面的信息 表情紧张 严肃交谈或倾听时避免眼神交谈动作紧张 匆忙忽略顾客的感觉抢答 语调激动以法律责任作为主轴 影响顾客心情的因素 消极者 态度悲观 选择回避发言者 会向经销店或朋友表达不满 抱怨内容多属事实发怒者 夸大事实 且故意在公众场合中大声宣导激进份子 向厂家 传媒 消协表示愤怒 对品牌极具破坏力 顾客行为分析 先处理心情 再处理事情不回避 第一时间处理了解顾客背景找出原因 界定控制范围取得授权 处理投诉的原则 必要时让上级参与 运用团队解决问题不作过度的承诺争取双赢必要时 坚持原则 维护品牌形象维护企业有形 无形的利益维护顾客满意度与忠诚度极力控制投诉案情并避免扩大 投诉处理应有的态度 隔离群众善用提问发掘顾客的不满认真倾听 并表示关怀不要抢话并急于反驳 确认投诉内容表示歉意认同顾客的情感 投诉处理技巧 一 转移法将话题转移到我们服务好的方面递延法以请示上级为由 争取时间 否认法对所陈述的事实有明显的差异 应采取否认法预防法在预估事情可能发生时 先给予提醒 在这4种方法的应用上 主要是以维护我方的利益为主轴 投诉处理技巧 二 总结问题解释将采取的行动感谢顾客跟踪确认从经验中反思学习 投诉处理技巧 三 保持耐心维持热忱寻求缓冲观察对方 投诉处理的障碍调适 保持与对方的密切联系相关信息畅通观察是否有扩大的征兆案情上报并招开小组会议采取必要的优惠或安抚措施 投诉案件扩大的预防 建立顾客信心 以专业及服务态度建立顾客信任了解顾客需求 探寻顾客在服务过程中有哪些需求设立作业标准 以顾客为中心设立标准作业流程抓好工作落实度 要求员工落实各项作业标准核查 领导以走动式管理查核员工的作业落实度改善 诊断未能落实标准的原因 提出改善计划 并从失败中记取教训产品解说 明确说明