公司档案管理办法.doc

公司档案管理办法第一章 管理部门第一条总经理办公室负责档案管理，内设档案室，配档案管理员人。第二条各部门设内业主管名，负责部门资料或档案的临时管理，内业主管必须按时向公司档案室报送档案、资料。第二章档案明细（见附件一）第三条办公事务档案、政府发布的有关法规、指示、决定、决议、通知。、公司章程、公司规章制度。、营业执照、税务登记、资质证书、代码证等。 、董事（股东）会会议文件、指示、通知、决定。、固定资产帐簿，房屋产权证照。、公司印章、台帐。、物品管理台帐。、车辆证照。、公司（发、收）文件、信函、报告等。10、会议纪要。11、图书、杂志、报纸、资料等。12、公司大事记、内部刊物、照片、录音、录像资料、公司简介等声像资料。13、公司法律事务资料。14、发展规划、工作计划、统计报表，年度总结。15、反映工作流程的请示报告（表、单）。16、情报资料。17、荣誉证书、奖状、奖杯。18、其它。第四条人力资源档案、人力资源情报资料。、劳动合同、协议。、员工档案。、任、免职通知。、培训费用台帐。、员工绩效考核记录，审计报告。、员工工资表。、员工养老保险等。、其它。第五条项目管理档案1、项目立项文件。2、项目“五证”。3、项目拆迁、补偿资料。4、项目勘察、设计资料。5、行业管理部门资料。6、项目招投标资料。7、项目合同资料。8、项目成本管理资料。9、工程质量管理资料。10、工程进度资料。11、项目竣工阶段报验资料。12、商品房营销、销售资料。13、产权登记资料。14、项目荣誉档案。15、其他档案、资料。第六条财务管理档案：1、财务账簿。2、财务报表。3、验资报告、审计报告、评估报告。4、融资、贷款资料。第三章 档案管理责任第七条 管理责任人界定1、凡属部门经办、经手的档案，各部门经理是档案管理的第一责任人，凡属主管总经理经办、经手的档案，主管总经理是档案管理的第一责任人。2、当无法确定档案缺失的责任人时，以该档案缺失前经手部门经理（或主管总经理）为责任人，由其承担相应的责任。3、各部门必须建立档案、资料往来传递记录薄，每一项档案资料的传递都必须做好收、发记录。第八条 档案缺失处罚每缺失一份档案，视档案的重要程度给予1002000元经济处罚；对于丢失重要档案者，除进行经济处罚外，还给予其除名处分；对于因丢失档案，给公司造成较大损失者，除进行经济处罚外，将追究相关责任。第三章整理与分类第七条规格标准：公司文件、报告、有关资料、图纸都以A4纸为基准，其它档案根据实际规格存档。第八条文件结案移送归档时，依如下原则点收：、检查文档的文本及附件是否完整，如有缺少，应即追查归入。、文档如经抽存，应由其主管总经理签认，并明确归还时间，档案员负责追查。、文档的处理手续是否完备，如有遗漏，档案员应即退回经办部门补办。、与本案无关的文档资料或不应随案归档的文件资料，档案员应即退回经办部门。第九条文档整理，点收文档后应以下列方式整理：、中文横写或外文文档以左方装订为原则，中文竖写文档以右方装订为原则。、文档如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。第十条档案名称及编号、档案应视其案件内容进行分类，各级分类应赋予一名称。、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”（见附件一），即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不能任意修改，如确有修改必要，应拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。、案件如系新案，应根据“档案分类编号表”（见附件一）查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。、综合文件部分，按文件形成年编号。、项目类档案资料，按项目编号。第四章归档与档案清理第十一条归档档案资料一律为原件，经办部门可留存复印件。第十二条档案必须先办存档，后办借阅、领用、使用手续。第十三条每年的月日至月日，月日至月日为各部门内业主管向公司档案室集中归档日期，凡属归档档案都必须办理档案归档手续，填写“档案资料归档两联单”（见附件二）。第十四条档夹的脊背应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第十五条保存期限档案保存期限除政府有关法令或财务特殊规定以外，依下列规定办理：、永久保存：公司章程，董事（股东）会议文件，营业执照、税务登记、资质证书，固定资产帐簿，房屋产权证照，公司印章台帐，车辆证照，公司规章制度，规划设计文件，项目5证，项目质检备案登记资料、产权登记备案资料，公司大事记、内部刊物、照片、录音、录像资料、公司简介等声像资料，其他核定需永久保存的文档。、20年保存：预算、决算书，合同，人力资源文档，招投标、评标记录，项目有关行业审批文件，销售台帐、商品房销售价格批文，商品房销售打折审批单等。、10年保存：除此之外的其它文档。第十六条档卷清理、档案员应随时维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年月0日至月日期间，依本办法第十五条的规定清理一次，已到保存期限者，申报销毁，销毁前应造册呈报总经理核准，经批准后由专人监督，由档案员销毁，销毁名册永久保留。、保管期限届满的文档中，部门经核定仍有保存价值者，档案员应继续保管，直至核定无保存价值之日。第五章调卷及其他第十七条调阅档案股东、总经理有权调阅各类档案资料，其他人员有权调阅其职责范围内的档案资料，超范围调阅档案须经总经理签批。第十八条调卷程序、查阅档案：各部门经办人员因业务需要需查阅档案时，应填写“档案查阅登记表”（见附件三），经其主管经理审批后查阅，超职责范围查阅档案，须经总经理审批。、借阅档案：各部门经办人员因业务需要需借阅档案时，应填写“档案借阅登记表”（见附件四），经其主管经理、总经理办公室主任审批后借阅，超职责范围借阅档案，须经总经理审批。第十九条调卷管理、档案调卷申请以一单一案为原则，借阅时间以天为限。、调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，经批准后拆阅。、调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其它人调阅同一档案时，不准调阅人之间转阅。第六章附则第二十条本办法自发布之日起实施。附件一：档案分类编号表附件二：档案资料归档两联单附件三：档案查阅登记表附件四：档案借阅申请单18附件一： 档案分类编号表 档案种类及代码档 案 内 容档案内容代码备 注办公事务档案1、政府发布的有关法规、指示、决定、决议、通知；2、公司章程、公司规章制度；3、董事（股东）会会议文件、指示、通知、决定；4、营业执照、税务登记、资质证书； 5、固定资产帐簿，房屋产权证照；6、公司印章、台帐；7、物品管理台帐；8、车辆证照；9、公司（发、收）文件、信函、报告等；10、会议纪要； 11、 图书、杂志、报纸、资料等；12、公司大事记、内部刊物、照片、录音、录像资料、公司简介等声像资料；13、公司法律事务档案资料；14、发展规划、工作计划、各类统计报表，年度总结；15、反映工作流程的请示报告（表、单）；16、有关情报资料；17、荣誉证书、奖状、奖杯；18、 19、20、人力资源档案1、人力资源情报资料；2、劳动合同、协议；3、员工档案；4、任、免职通知；5、培训费用台帐；7、员工工资表； 8、员工养老保险；9、10、 项目管理档案1、项目立项文件项目建设的各种请示报告；政府或有关部门对项目建设的批复文件；项目评估研究资料；项目策划书、项目建议书、项目可行性研究报告及批准文件；项目计划批准文件。2、项目“五证”建设用地批准书、国有土地使用证、有关附件；建设用地规划许可证及其附工程建设规划许可证及其附件；工程建设施工许可证；商品房销售许可证。3、项目拆迁资料证明土地、房屋、设施、设备、人口、农作物、牲畜等的原始资料；政府或政府部门发布的拆迁、补偿、安置文件；拆迁许可证；拆迁安置意见、方案、协议等。拆迁工作记录。4、勘察、设计资料情报资料地形测量和用地测量成果报告；工程地质勘查报告；规划设计条件和规划设计条件通知单；建设用地钉桩通知单（书）；规划局审定的规划总平面图、管线综合图，项目规划设计方案、项目扩初设计文件及其审查意见;项目施工图图纸，设计变更；审图事务所审定意见；项目竣工图纸。5、行业管理部门资料行业部门信息请报资料；消防报批资料；环保报批资料；绿化资料；供电报批资料及缴费凭证；供热资料及缴费凭证；供气资料（煤气或天然气）；通讯资料；给水报批资料及缴费凭证；排污报批资料；人防报批资料及缴费凭证；墙体改革报批资料；城市配套费缴纳资料；其他行业资料或缴费凭证；6、项目招投标资料招标公司选定资料；招标公告资料；项目招标书（方案）；投标单位预审资料；评标、定标记录；中标通知书。7、项目合同资料土地购置合同；拆迁、补偿、安置合同；项目研究、评估合同；规划、勘察、设计合同；工程施工、设备安装合同、保修合同；材料、设备采购合同；策划、广告宣传合同、销售宣传资料、物品购置或制做合同；商品房销售合同；其它合同。8、项目成本管理资料项目成本信息情报资料；公司发布的成本管理文件、通知等资料；反映成本计算依据的原始图、测绘数据、文字或影像资料；现场技术、经济签证；工程奖罚单；工程、设备、材料拨款资料；乙方编报的项目预算书；成本管理部（或监理部）审核的预算或决算书；造价师事务所审核的预算书或决算书；销售成本资料。9、工程质量管理资料工程质量信息情报资料公司发布的工程质量管理文件、通知等资料；材料、设备合格证；测试、化验、试验、检测报告；施工或安装方案及审批意见；监理质量检查、质量评定、质量整改资料（执行质量监理规定的有关标准）；工程施工文件（执行市城建档案馆归档的有关标准）；设备运行使用许可证。10、工程进度资料工程进度信息情报资料公司发布的工程进度管理文件、通知等资料；工程施工或设备安装总进度计划、年度计划、月计划；工程施工或设备安装月完成统计表。11、项目竣工阶段报验资料质检备案；规划报验；消防报验；防雷检测；环评检测；电梯安检。12、商品房销售资料商品房市场信息情报资料；公司发布的商品房销售管理文件、通知等资料；销售策划书，广告计划或方案； 已发布广告的记录资料；促销活动方案及实施总结等资料；项目推广文字、声像、图片、图册资料；销售台帐、商品房销售打折审批单；客户档案资料。13、产权登记产权测绘公司资料；产权测绘资料；产权备案资料。14、项目荣誉获奖证书；奖状；奖杯。15、其它档案、资料。16、1718、财务管理档案1、财务账簿；2、财务报表；3、验资报告、审计报告、评估报告；4、融资、贷款资料。其他档案