采购控制程序及监管办法.doc

采购控制程序及监管办法一、红粮采购：采用公开招标和询价两种方式 （一）招标：批量采购500吨，按招标文件施行 （二）询价采购方式：1、红粮采购标准：陈粮：水份 13%为安全粮，可贮存，杂质1% 淀粉58%为验收标准。新粮：杂质1% 淀粉含量58%为验收标准，水份13-16%，不宜长期贮存，应现进现用，水份17%拒收；水份及杂质超出部分按公司规定执行。外观：颗粒饱满，色泽纯正，无霉变，无虫蛀。产地：东北三省和冀蒙等部分产红粮地区。价格：在保证质量前提下，货比三家，价比三家，价格最低。正常情况下（粮食价格平稳，红粮收成好）红粮采购依据上述标准。特殊情况下（受供求关系影响红粮价格波动大，受环境和气候影响，红粮水份超标或质量下降）无法按上述标准采购时，为保证生产使用，经领导班子及时研究，上报集团公司，批准后，可适当放宽采购及验收标准。结合市场情况下，以满足我公司生产需求为最终目的，适量采购。2、负责红粮采购的业务员：采购前先进行市场调研，调研回来后要向公司写出书面调研报告。包括：红粮产地当年收成情况，调查了多少销售点，各销售点基本情况：销售方详细地址、售卖人姓名、售卖方经营的行业、行业规模及信誉度，红粮价格，并提取每个销售点的小样。小样要与调研报告一并提交，质检部门48小时出具检验报告。3、质量监督小组对采购员递交的调研报告与小样要及时组织集体研究讨论，并对采购哪一家红粮做出明确的决定，讨论采购与否，要有充分依据、讨论情况要有文字记录档案。质量监督小组决定采购的小样应立即公开封存，专人保管。如发现采购价格与质量不符，或价格明显高于市场价格，要立即终止采购并追究采购人员责任。所采购的红粮与小样相符，其杂质范围要求： 1% （超出部分按验收标准执行）。 4、红粮采购申报审批流程： 使用部门提出-采购部做计划-主管经理审核-采购人员询价、采样-公司监督小组研究确定-采购部拟定合同-总经理审批合同文本-报集团公司办公室-批报同意后酿酒公司组织实施二、酒精玉米麸皮采购：采用询价方式（每月以预算形式报批）1、酒精采用询价方式。综合考虑市场因素，可向酒精生产厂家直接咨询，了解同行业购入价格，从而选取市场最低价为购进原则。标准：酒精度95%VOL，串香使用普级，甲醇0.04g/100ml为合格，上述指标需严格控制。2、玉米：因生产用量不大（使用量13吨/月），采用询价方式，基本从本市及周边购入，选取市场最低价为原则。3、麸皮：采购以感观为大片、不挂面、不发霉、不得有虫蛀，60目筛为合格。生产用量为3.7吨/天（111吨/月）。因麸皮不宜长期放置，易变质，夏季贮存不超过三天，冬季贮存不超过十天。故宜多方询价后，寻求一个长期、信誉度较好、质量稳定的合作伙伴为宜。需随时了解麸皮市场信息，以掌握所购麸皮为同质量情况下最低价。如若出现价格与质量不符或高于市场价格，要给出合理说明，否则追究采购人员责任。三、包装物的采购： 1、新产品的包装：采用单一来源谈判方式进行。新产品指第一次生产的产品。以成品销售公司与客户确定的小样为基准，将确认好的小样与相应生产通知单一并交由采购部，并注清质量要求，所涉及的包装厂家信息。新产品包装第一次生产，由该小样设计包装公司生产，并由采购部与之谈判价格，签订供货合同。 2、程序：成品公司提供新产品小样及生产通知单-生产、采购主管经理审核-采购部合同谈判-总经理审核-报集团公司办公室-批复后酿酒公司组织实施。 3、对于老产品（第二次以上投入生产）采购人员可采取两个方案（1）将包装样品寄往多个厂家询价。（2）带着包装样品走出去了解供货厂家做调研：包括他们的生产规模、经济效益、信誉程度、价格、质量，并根据调查结果写调查报告，交领导班子研究，确定由哪一家供货生产。4、程序：成品公司下达通知单-采购部询价-报主管经理审核-采购部合同谈判-总经理审批-报集团公司办公室-批复后酿酒公司组织实施。5、根据品种、工艺、产品档次不同分别建立各个产品包装档案，内容包括：名称、进厂时间、批次、供应商、材质、规格数量、质量评定等相关内容，做到真实准确详细，并专门设立一个房间为包装物档案室，将所有生产过的产品包装成套性的保存备查，比对。此项工作由生产部负责。四、原煤的采购：原煤采购的季节性较明显，在夏季过后，冬季取暖期到来前，是各厂家贮煤时节，在此时宜贮存，取暖期过后，煤价会下降，随着气温增高，雨季来临，煤的水份增加，发热量下降，不宜贮煤，宜随用随进，一般此时煤价也较平稳，因此，采购原煤在取暖季节外的月份里宜采用询价方式，在十一月至二月份大批购入可采用招标方式。1、 原煤采购标准：发热量（应用煤低位）5800卡/克，水份14% 灰分25% 固定碳40%挥发份20% 产地：大同小子沫煤2、 验收规则：水份14%不得入库，少量(指50吨）超标按超出部分扣除，并尽快使用，50吨超标由质量价格监督小组讨论决定是否降价或更换厂家。 5500发热量5800 每少100卡/克扣20元/吨3、112月份之外的月份采用询价方式。要将市场行情及所调查的供货单位情况详细的以文字形式报领导班子研究后，按预算形式向集团公司报批。4、对于取暖期贮存煤，因采购数量大资金多，采用招标形式集中采购。在媒体登出招标书，根据市场调研确定标底，（标底报集团公司审批），履行投标开标程序，组建评标委员会并写出完整的评标报告，经全体评委会签字生效，由采购人员与中标人15天内签订书面合同。（见附件1）若招标后没有供应商投标则采取竞争性谈判或询价方式。5、非取暖期采购程序采购部提出月采购计划-主管经理同意-单位领导班子研究同意并汇签后-采购部拟定合同-总经理审批合同文本-报集团公司办公室-批回后酿酒公司组织实施。五、备品备件采购：1、由车间部门根据生产实际需要，上报所需备品备件数量及规格，经主管领导审查批准后，报采购部。2、采购部根据各部门要求，事先对所采购备品备件市场价格与质量做好充分调查，货比三家，选择质优价廉，将调查结果报生产部备查，由生产部在每月2530日做月计划。3、对于购入或安装的备品备件出现质量问题，使用单位责成采购部退还，因使用不当造成损坏，由使用部门或责