企业内部沟通方法探索与研究.doc

企业内部沟通方法探索与研究任睿博:人力资源讲师高级人力资源管理师品牌课程:人力资源管理师系列沟通,是人与人之间的思想和信息的交换,是将信息由一个人传达给另一个人,逐渐广泛传播的过程。着名组织管理学家巴纳德认为,“沟通是把一个组织中的成员联系在一起,以实现共同目标的手段”。没有沟通,就没有管理。人际关系学先驱威廉斯通过调查发现,员工工作的主要动力在于得到承认和尊重。然而,不管是要承认还是尊重一个人,其前提是对他(她有充分的了解。这就要求企业管理层,特别是思想政治工作者坚持以人为本,以沟通的方式增进对员工的了解。沟通不良几乎是每个企业都存在的老毛病,企业的机构越是复杂,其沟通越是困难。往往基层的许多建设性意见未及反馈至高层决策者,便已被层层扼杀,而高层决策的传达,常常也无法以原貌展现在所有人员之前。因此,企业要想发展壮大实现良性发展,建立沟通机制、畅通沟通渠道势在必行。下面笔者主要对浙江省某烟草专卖局(分公司的企业内部沟通进行粗浅的探讨与总结。该局(分公司主要从企业内部沟通入手,以领导与员工、员工与员工之间的沟通两个层面为重点,深入开展企业内部沟通方法和沟通机制的探索与研究。一、企业内部沟通机制实施情况该局(分公司高度重视沟通管理,通过建立沟通机制、畅通沟通渠道,积极采取有效措施改善组织沟通。通过两个层面的沟通,充分展示沟通的艺术,发挥相互沟通的作用,以人的发展为根本,来营造和谐的人际关系,打造精诚团结的烟草队伍,构建和谐的内外环境。(一“八必谈、四必访”,强化领导与员工的沟通沟通是领导的基本素质,是管理工作的基本内容。它是文化的交流,是情感的共鸣,在价值取向多元化和性格气质个性化的今天,沟通需要科学的技巧和正确的方法。用正确的方法做正确的事,才能达到事半功倍的效果。浦江县局(分公司根据职工思想动态预警机制要求,明确了“八必谈、四必访”,实现领导与员工的有效沟通。“八必谈”,即员工上岗、离退休前必谈;接受任务、岗位调整时必谈;立功受奖、违纪处分时必谈:晋级升职、入党前后必谈;遇到挫折、情绪波动时必谈;关系紧张、发生矛盾时必谈;政策出台、执行决策时必谈;牵涉社会热点时必谈。“四必访”,即员工患重病受伤及其直系亲属患重大疾病必访;员工婚丧事必访;员工家庭有困难纠纷必访;员工子女考上大学参军入伍必访。1、谈。一是召开各类座谈会。通过召开思想动态信息员工作例会、员工座谈会、新进大学生座谈会、安全管理分析座谈会、员工家属座谈会,发现了员工普遍反应的一些问题,在合情合理的情况下给予解决。如在信息员工作例会上,该局(分公司得知一名老职工的妻子突发重病,生活不能自理,家庭出现困难。行政、工会迅速安排人员上门走访慰问、了解情况、想方设法为老职工解决困难。针对老职工提出想办理离岗退养以便在家照料妻子的要求,党组班子专题开会研究,并向市局人劳处、主要领导汇报请示,按照有关政策仅用两天时间就为这名老职工办理了离岗退养手续,解除了老职工的后顾之忧。通过员工座谈会上反映的合法权益执行不到位情况,根据依法依规的要求,及时为原聘用员工办理“五险一金”和人身意外伤害保险、重大疾病保险,切实提高员工抗风险能力。二是分层次谈心谈话。根据不同对象不同岗位,浦江烟草部门负责人、科长、领导班子,不定期地找员工谈心谈话,全方位地收集员工信息。如新进员工,除了召开座谈会之外,部门负责人也经常性地与之沟通淡心、引导新进员工不畏惧艰苦、不贪图享受,全身心地敬业投入,高起点、低定位地设计自己的个人规划和目标追求,尽快融入企业,实现个人价值与公司价值的高度统一。学历偏低、竞争能力和创新能力相对不足的老员工,公司各科室、部门负责人通过谈心谈话帮其消除在岗位竞争中容易产生被淘汰的心理,鼓励老员工主动参与局(分公司的合理化建议,主动接受新挑战和完成新任务。公司还很关注技能困难、生活困难的“双困”员工。通过建立“双困”员工动态管理制度,一对一地深入分析造成员工“双困”的原因,通过直接指导、家庭走访、谈心谈话等多种形式,鼓励“双困”员工自强自立,帮助“双困”员工解决实际问题。此外,2008年上半年,针对6名因开会迟到、上下班骑摩托车不戴头盔、值班不到位的违规违纪员工,结合职能部门通过谈心谈话的方式,向他们讲明了公司的政策、规章制度以及处罚目的,使他们对公司给予的经济处罚心服口服,避免了消极怠工状态的产生,也给其他员工以警示作用,提高了员工遵章守纪意识。该局(分公司的原则是“尽量将矛盾、不和谐因素解决在萌芽状态”,即小事情不出部门、一般事情不出科室、大事不出单位。谈心谈话收到了较好的效果,员工对企业各方面满意度较高。2、访。首先是开展家庭走访,变上访为下访。为深入了解员工工作、生活情况,班子成员转变工作作风,注重深入基层,主动找员工谈心,真正实现关心关爱员工。自2007年开始,该局班子成员、部门负责人、支部和工会委员利用晚上时间进行了家庭走访。通过走访,向员工家属介绍企业当前工作情况,并了解员工家庭经济生活状况及困难,倾听家属的想法。家庭走访活动赢得了员工家属的一致好评,增强了员工对企业的归属感和信赖感,增强了家属对企业的理解和支持,促进了企业的和谐稳定。二是转变作风,深入基层走访调研。该局(分公司领导班子一改以往只让员工向领导提意见、讲诉求的状况,主动转变作风,改进方法,深入基层,了解一线员工的工作、生活情况。“上访”对于很多人来说,存在一定的心理压力,部分员工不会主动找领导谈心。一位送货员曾说:“我这个人老实巴交的,脸皮薄,没有万分紧要的事情从来都不敢主动去找负责人,更别提找领导提建议、谈心谈话了。”面对众多“老实巴交”的员工,班子成员以作风建设年活动为契机,自觉转变作风,沉到基层,主动倾听员工的心声。结合近两年开展的构建和谐烟草工程,该局(分公司领导班子主动为部门、群众做好表率,在工作作风上注重“走群众路线”,主动开展谈心谈话活动,倾听基层部门、一线员工心声,掌握员工的思想动态及最近情况。据了解,谈话对象几乎涵盖了所有一线员工。班子成员放下“领导”身分,以朋友的身分与一线员工话家常;不是抱着“你们有意见向我提”的态度,而是采用“你们有牢骚向朋友倾诉”心态,耐心询问,细致解答。此种形式的调研沟通,拉近了领导与员工之间的距离,员工更加乐意吐露心声,沟通交流的渠道更加顺畅。领导班子以“八必谈、四必访”为主线,深入开展“访、谈”活动,转变作风,深入基层调研,与员工保持良好的沟通,让员工参与进来,在企业内部形成运行的机制,实现良性沟通。“沟通”成为了连接领导与员工思想、感情的桥梁。(二创新载体开展活动,加深员工之间相互沟通“人上一百,形形色色”,由于员工之间的思想观念、价值取向、知识结构、性格气质、思维能力、工作方法等方面的个性差异,甚至在一个团队内部存在巨大差异时,必然导致相互不理解、不信任、不合作,造成各自为战的紧张关系。这时就需要沟通来增进彼此的了解。沟通是人的情感世界里的价值取向,是精神世界里的生命轨迹。人与人之间试着沟通,倾听心灵的声音,心灵便不会再寂寞与彷徨。浦江县局(分公司以各种活动为载体,为员工之间相互交流创造机会,加深彼此之间的沟通。1、建立健全规范公司会议系统。通过例会、座谈会、交流会等形式,一方面使公司各种指令、计划信息及时上传下达,相互协调;同时让广大干部员工有机会在一起交流心得与经验,增进了解和信任,通过双向交流和信息互动反馈,使内部沟通渠道畅通无阻,使大家能步调一致,目标统一,彼此朝着同一个方向努力。2、建设企业文化,树立全员沟通理念。利用OA平台、黑板报等载体,把公司生产经营动态进行有效汇总,整合公司信息,统一全体员工思想;同时,开职工阅览室,让职工在工作之余有机会聚在一起学习沟通,丰富职业精神生活,创造人人能沟通、时时能沟通、事事能沟通的良好氛围。3、开展各项活动,加强员工之间相互沟通。定期组织员工开展活动,如登山、钓鱼、参观等集体活动。该局(分公司还适时聘请心理咨询师为全体员工开设心理健康知识专题讲座,组织全体员工参观“江南第一家”感受和谐文化等,增进员工之间的相互沟通。(三预警机制防范在前,实现预见式沟通。“海恩法则”指出:“每一起严重事故的背后,必然有29次轻微事故和300起未遂先兆及1000起事故隐患”。同理,企业内部沟通也和安全工作一样,也要超前,必须从源头上消除不稳定因素,预防为先。浦江县局(分公司以思想政治预警机制建设为重点,立足预防,重在疏导,通过建立工作流程,明确工作内容,深入展开超前式企业内部沟通。建立三级预警网络和责任体系。根据完善思想政治工作预警机制的需要,建立了以所、队、部为基础,以科室为纽带,以和谐烟草工程领导小组为领导的三级预警网络和责任体系。其中,所、队、部这一层面主要是组建了思想动态信息员队伍,像价格、统计信息员一样开展工作。从各科室部门中选出有较高政治思想觉悟、有较强的沟通协调能力、在团队中有较强公信力的12名员工担任信息员,负责收集基层员工队伍中各方面的信息。通过每周与部门负责人、科长沟通交流,每月召开信息员工作例会,做到一级向一级反映、一级对一级负责,实行思想政治工作预警报表制度和报告制度。二、企业内部沟通机制实施效果实践证明,良好的沟通对于任何群体和组织的工作效果都十分重要。企业是个有生命的有机体,而沟通则是机体内的血管,通过流动来给组织系统提供养分,实现机体的良性循环。自如的沟通能够给企业带来的不仅仅是信息的顺畅流动,更能为组织的决策与执行力提供基本的保障。该局通过建立长效沟通机制,坚持畅通沟通渠道,以有效的沟通来增进企业与员工、员工之间的沟通了解,使人际关系更加协调,从而实现企业与员工的双赢。(一企业内部沟通及时把握住了职工的思想脉搏。通过有效沟通,员工的思想动态、最新需求都能及时反映到相应的管理层面,并得以较好的分析处理。如在调查中,该局(分公司发现一线员工对目前的通讯费、摩托车油耗补贴不满意,情绪上有些波动。针对这一苗头,该局(分公司迅速集中分析,组织专门调查、研究讨论,在合情合理的基础上适当调整了补贴费用,消除了员工的思想波动。(二企业内部沟通增强了企业的凝聚力、向心力。经常深入基