会计电算化制度.doc

会计电算化岗位责任及管理制度（一）、系统管理员：1. 全面负责帐务报表电算化信息系统的运行与管理。2. 与电脑部人员一起负责帐务报表系统的建立、初始工作及日常的操作维护工作。3. 负责有关会计电算化资料调阅的签批工作、财务软件维护的签批工作。4. 负责确定各操作人员的权限，检查会计核算日常处理情况。5. 全面负责会计电算化系统的安全，保证会计核算资料的真实、完整性。6. 负责处理财务部门的日常事务，以及对外联系、协调为公司领导当好参谋助手作用。（二）、系统操作人员：1. 系统操作员的要求： （1）必须取得会计证、会计电算化上岗证，掌握DOS、WINDOWS操作系统一般指令的使用方法，熟练掌握一种汉字输入方法（每分钟汉字录入不得低于10个汉字）。 （2）熟悉本单位会计业务，能熟练处理会计核算事项。 （3）了解所使用的微机及其附属设备的基本性能、使用方法和机房要求。 （4）熟练掌握所使用会计软件中为本人设定的功能和操作方法，掌握全部会计科目编码及有关业务编码的方法。 （5）各操作人员只能操作系统管理员规定权限范围内的功能，不得擅自越权操作。 （6）各操作人员必须牢记自己的密码，不得告诉非授权人员。（7）根据审核无误的原始凭证和其他会计资料负责完成数据输入工作，经核对无误之后送复核人员复核。对处理有困难的凭证，要向业务领导请示。凭证要尽量可能做到实时处理，不能把当天的凭证留到第二天。及时更改复核人员未通过复核的凭证；（8）严格按操作规程的要求进行操作，如出现例外情况或故障，应及时向系统管理员汇报，并作下记录；2. 各操作人员按具体分工上岗；（1）出纳岗位A. 负责现金、银行有关的日常收、付核算，根据经审核无误的记帐凭证正确及时地收、付各笔资金。B. 及时记录“现金日记帐”、“银行日记帐”明细帐，定期与机内明细帐、总帐进行核对C. 使用“银行对帐”模块功能按月编制银行调节表，确保企业与银行存款余额一致 ，及时查找解决未达帐款。D. 按照规定格式定期打印“现金”、“银行存款”、“其他货币资金”帐户明细帐，年末整理无误后交档案室归档管理。（2）制证岗位A. 全面负责编制与收、付款和费用核算业务的有关记帐凭证。B. 按各项财务制度规定，严格审核原始凭证，对手续不全、不符规定的报销凭证，应不予受理。C. 根据原始凭证性质内容，正确选定机内设定的空白凭证；然后，将相关内容数据正确地给予输入，编制凭证。D. 编制完毕的凭证，由复核人员立即在机上进行复核。经复核确认无误后，由编制人员和复核人员分别在机上签名。E. 将复核和签名后的凭证，按统一要求格式打印出来，并附上有关的原始凭证及附件，最后交出纳使用。（3）综合岗位A. 负责与银行、税务等部门衔接联系工作，了解和运用有关金融政策，定期编制资金使用计划，做好公司资金的调拨及管理。熟悉税收政策，正确履行企业纳税义务。B. 协助财务部门领导，及时办理各种贷款、转款和报批手续，按季审核应付利息的数额，在机上建立贷款和利息支付情况有关档案，为领导提供贷款情况信息。协助银行做好对企业有关情况信息的了解工作。C. 根据我司的经营情况，正确、及时、计提缴纳各种税金。了解各项税收政策，为企业争取税收政策，做好减免税工作，提供其完整资料。（4）报表编制岗位A. 按照会计制度规定，全面负责公司财务报表编制和汇总工作。按要求格式对外报送公司报表，及时为公司领导提供企业的财务信息、资料。B. 月末，对机内的凭证进行汇总，编制“月度凭证汇总表”和“月度科目余额表”，年末打印出完整的总帐，并交档案室管理。C. 按会计制度规定的种类，及时编制汇总公司报表，经复核人员全面审核，确认完整后正式打印。编写财务报表有关说明。向上级有关单位报送书面财务报表及数据软盘。对外报送报表一律打印留底，送档案室长期保管。D. 年终决算时，协助做好分（子）公司的年终决算工作，审核并汇总其会计报表。负责总公司决算中利润的结转分配和其他有关会计业务凭证的编制及核算工作。E. 按公司领导要求，编制内部管理需要的有关报表，填制各职能机构要求填制的各类资料。F. 做好会计报表的数据备份工作，保证数据的完整、连续。（5）复核岗位A. 全面负责会计核算的复核工作，包括日常凭证，及报表的审核。完成电算化电脑记帐、结帐工作。B. 及时审核各业务岗位编制的凭证正确性、合法性、录入准确性。对错误凭证，应退还编制人员，做到机内凭证及时复核。C. 对每日经复核的凭证，及时进行记帐工作。月末检查所有凭证有无缺号情况，按时完成全部帐簿机内记帐工作，月末对记帐完毕后进行结帐工作。D. 月末，将所有打印的记帐凭证，按顺序整理装订成册，交档案室归档。E. 对季、年末编制的会计报表，就各汇总项目内容、编制结果，进行最后全面复核。对子（分）公司汇总及合并报表进行审核。F. 复核员要保证凭证、记帐、结帐工作的顺利进行，发现意外情况及时报告，保证会计数据的连续、完整和正确。（三）档案管理岗位1. 全面负责电算化后磁性数据档案，以及打印的书面格式档案整理归档工作，确保会计档案的安全。并负责保存上机操作记录。2. 对装有数据的磁性介质会计档案，按规定和要求妥善保管，做好防磁、防尘、防潮、防火等重要工作；配合系统维护员，做好复制工作，保证数据不得丢失。3. 年末，检查计算机内的凭证、明细帐、总帐、会计报表是否全部打印，有无遗漏。4. 对书面形式的会计资料，按类别及顺序保管。未经同意，不得外借，不允许非财务人员接触会计档案。5. 建立财务部门档案交、存验收制度，负责财务部门对外有关资料文件的发放、报送；负责整理年度内收到的有关文件资料，按要求装订成册，归档，以备查阅。（四）、系统维护员：1. 全面负责计算机设备的日常管理，保证计算机硬件的正常、有效运行；2. 对出现的硬件故障应及时修理排除故障，修理不了，负责联系有关人员或公司进行修理；3. 负责软件的安装与操作维护。经批准，汇同有关技术人员，对软件作适当修改，满足核算要求。4. 在软件技术人员支持和指导下，完成岗位及岗位人员的设定，科目编码数据库建立、输入科目余额及有关属性、软件试用等业务初始化工作。5. 负责电算化软件数据的日常备份，并对机内数据保密。6. 负责检查操作员有无违规操作和使用不当情况。7. 协调和指导操作员正确使用软件。 会计电算化系统硬件和数据管理制度一、设备管理1. 为保证会计核算的顺利开展，凡配备于专用或主要用于会计核算的计算机或计算机终端，要严格管理建立文档，定期检查，由专人负责机器的日常维护和保养。2. 设备安装标准化、规范化，对电源和地线等应定期检查，严禁随意拆迁设备，出现故障要及时排出不得勉强使用，未经许可不得擅自修理。3. 计算机主机每年应打开机箱吸取箱内灰尘。4. 使用计算机人员，严格按照操作规范使用机器。5. 安装在办公室的设备是录入或查询数据用的，如发现设备异常应立即关机，并通知设备维护人员处理。6. 非维护人员不许移动机器和网络电缆。7. 外单位人员（含本单位其他部门的人员）未经本部门领导和维护人员允许，不得使用任何一台机器。二、机房管理1. 各项设备应落实具体人员负责日常管理和硬盘文件管理，未经批准不得随意打开他人机器，不得擅自处理他人硬盘文件。2. 非本机房人员不得擅自进入机房，经同意后，暂时留在机房的外来人员应在室外会客。3. 为保持机房整洁，机房工作人员应身着工作服，入室换鞋，室内严禁吸烟和乱扔脏物废物。4. 计算机房不得敞窗敞门，调节空气应使用空气调节器和负离子发生器，设备表面要定期擦试，定期进行室内清洁。5. 工作台上不得存放私用物品，工作完毕及时用罩布将所有设备盖好。6. 室内温度应保持在10oC度至25oC度，湿度不高于20度。三、计算机数据管理1. 在用和备份的磁盘数据文件,不少于两份，分不同的场地保管。即当天的数据备份到两台工作站上，当月的数据至少要复制到两套软盘上，并保存在不同的两个地方。2. 备份的数据要在单机上进行恢复实验，以确认是否正确备份。3. 建立操作记录制度，每天会计资料的输入、输出都要及时详细记录，发现擅自使用计算机或输入、输出数据的应立即报告有关负责人处理。4. 各操作人员严格按照工作需要的岗位职责来使用功能，不得随意选择与岗位职责无关的软件功能进行处理。不得随意泄密机内有关数据，未经同意，不得打印输出有关会计资料；非财务人员不准任意查询和打印任何财务数据。5. 未经批准不得对软件或代码进行修改补充。对有必要修改的软件程序，经批准后，与计算机软件公司共同完成，不得由此影响原有机内各数据的连续性、完整性。6. 系统维护员要全面负责系统软件、机内数据安全管理，做好机器设备的日常安全维护，分析各种故障造成的原因，并应予及时修理和排除，保证软件的正常使用。会计电算化档案管理制度财务部门对所有的会计核算用微机系统软件、应用软件、数据文件、文件资料和计算机打印的书面会计数据，会计档案严格按会计档案管理办法进行管理，由专人负责，确保各类会计档案的安全。一、文本资料档案内保存所有会计核算用微机系统软硬件文本资料档案并对每本资料进行严格登记，财会部门设专人专柜管理，保管一年期满交档案室保管。二、机内数据1、本年数据正在使用中的凭证库、帐簿库、报表库应按规定时间、份数进行备份，备份后的软盘或磁带应有专人设专柜统一管理，备份数据不得修改和外借。2、往年数据在网络服务器内至少要保持两年数据，往年数据文件应拷出硬盘，使用软盘或磁带设专人专柜分类管理，每个数据文件分别保留至少两份。当需要查询往年数据时，应将数据拷入到一台未联网的单机上进行查询，使用完后及时删除。三、软件管理1、系统软件无论自行开发的还是委托开发的软件，都要视同会计档案，保管期截止该系统停止使用或有重大修改之后的三年，对正在使用的系统软件不得擅自修改。2、应用软件对使用中的会计软件一律分类拷贝备份，对不再使用的软件保留三年后删除。软件修改、试用一律在硬盘上进行，修改完毕的软件在所有机器内统一布置后及时拷贝备份归入档案，档案软件应和在应用软件保持一致。四、会计档案室保留磁性介质上数据必须定期进行检查, 定期复制, 以免磁性介质退磁, 引起会计数据档案的丢失。会计数据及其书面资料要做好防磁、防火、防潮和防尘工作。五、每个会计期间终了，机内所保存的帐应全部打印出来。形成书面形式的会计帐簿，连用平时打印的记帐凭证和会计报表，送交档案室分类归档存放。会计档案人员要对形成书面的会计档案进行核对，检查凭证、报表帐簿是否全部打印输出并入库，有无遗漏。电算化病毒防范措施1. 对内部工作人员经常进行安全思想教育，强化反病毒意识。2. 制定病毒控制措施，防止病毒的流入。销毁内部所有关于病毒原理的书籍、资料，不保存这类软件，不讲解病毒原理。3. 经常配备公安部门最新查病毒软件。服从公安部门的要求和安排，遵守有关法令制度主动配合反病毒工作。4. 对内部软件特别是工具软件和财务会计软件经常性进行病毒检查，发现新病毒及时消除。5. 与工作无关的