公司管理制度 (2).doc

第四部分 公司管理制度第一章 采购管理 第一节 采购管理制度 第一条 为树立良好的公司形象，提高资源采购的效益和效率，特制定本制度。 第二条 确保合同量的完成，优化库存结构，降低成本，为公司效益最大化服务。 第三条 采购程序 （一）以钢厂同公司签订的年度合同中规定的年度供应量或月度供应量为公司的采购依据。 （二）业务部要结合实际库存以及下月需求情况在钢厂规定的时间内申报资源计划，未经总经理批准，每月申报数量不得少于合同量。 （三）计划申报由业务部提出，总经理签字批准后报钢厂职能部门。 （四）各品规的具体采购量由公司根据市场情况进行调整、确认。 （五）财务部要按相关钢厂付款需求及时填制付款申请单，足额支付货款。确因资金紧张无法按期支付的，需提前向钢厂请求，争取免除考核。钢厂规定的银行承兑汇票与现款比例政策应用足，结合公司资金结构及当期资金市场状况争取效益最大化。（六）临时性的大型订单需求要及时向钢厂相关部门申请，争取调整修改其生产轧制安排。(七)结合当期的市场需求形势，按经济、及时、安全的原则选择运输方式。第四条 考核办法（一）未按计划审批的流程申报资源计划，考核采购员50元/次，造成公司损失的，考核300元/次，情节严重的，直接予以辞退。（二）大批量订单在未收足定金，签妥协议后就向钢厂申报，后因客户毁约造成的损失及材料积压，考核业务部经理500元/次。（三）业务部采购员每日须提供日资源采购情况表（分品规、客户、仓库、采购价格等，并注明直发情况），每少一次考核50元。（四）资源采购分析：业务部采购员每旬须对资源到货情况及市场资源情况进行一次小结，每月进行一次总结，为科学、合理地控制资源计划提供依据。每少一次考核50元。 第五条 本制度经总经理办公会议制定和修改，由综合管理部负责解释和实施，业务部经理为制度责任人。第二节 批量采购管理制度第一条 为加强市场控制力度，争取更好的效益，特制订本制度。第二条 批量采购是指面向非协议钢厂和市场进行较大批量采购。第三条 采购原则1. 市场预期涨价2. 自身需求较大3. 采购资源有限第四条 批量采购程序1.由公司业务部提交批量采购可行性分析报告，提交综合管理部审核，综合管理部向副总经理或总经理汇报，财务部门做出资金预算安排。2.总经理或副总经理负责审议。3.签订批量采购合同。第五条 审核1.必须掌握时机在最小的物流成本下完成批量采购。2.采购销售完成后，财务部必须进行经济效益分析，对相关责任人进行工作质量评价。 第六条 本制度由公司总经理办公会议研究决定，由公司综合管理部负责解释和实施，业务部经理为本制度第一责任人。第2章 钢材物流管理制度 第一条 为确保发运准确，经济，及时，规范管理，特制订本制度。第二条 物流原则物流成本最小化，经济效益最大化第三条 程序（一）采购发运： 1.由业务部采购员根据申报计划和钢厂生产轧制周期计划同钢厂计划部门确认发运品规及数量。2.对外围根据当时市场行情，确定使用汽车还是其他方式发运。3.装车后及时预报给公司开票员或有关收货仓库。（二）销售发运1、火车发运异地市场：货款到位后再报车皮计划，装车时要有专人在现场。 2、汽车长途发运：必须同物流公司签好协议，收集齐司机的相关证件，核实原件后再复印存档。业务部要适时跟踪汽车运行状态。3、汽车短途发运：收集承运司机车辆的相关证件，复印存档，包送至工地理重交货的材料在出库前应点清支数，现场交货要有专人在场。第四条 考核 （一）钢厂发运超计划采购形成呆存，考核业务部采购员100元/次，业务部经理承担管理责任，考核200元/次。 （二）能直达客户交货地而入库造成二次转运成本增加，一经查实，考核业务员100元/次。 （三）业务部采购员未按公司要求品规发货，给公司造成损失或不良影响，一经查实，考核责任人100元/次。 第五条 本制度经由公司总经理办公会议研究决定，由公司综合管理部负责解释和实施，业务部经理为第一责任人。第三章 资源运输管理办法为科学、合理的调度车辆，加强对车辆的统筹管理，明确责任，提高装车兑现率，特制定此管理办法。 一、管理流程（一）车辆运输安排原则：首先确保资源采购用车，其次是高铁配送、外围销售的车辆安排，最后是重点工程、零星散户的车辆安排。（二）采购员对整体车辆安排计划负责，开票员协助安排萍乡市内运输，业务员无权安排车辆运输。采购员第一时间将采购车辆及外销车辆（含高铁配送）的安排情况通知开票员，开票员根据采购员反馈的情况合理安排内销车辆，并将内销车辆的安排情况通知采购员。（三）每日早会前，采购员应将上日的车辆完成情况及本日车辆安排情况、以书面形式通知销售文员，销售文员按车号进行建档，以便于统计车辆使用率及任务完成率。车辆安排情况包括：车号、客户名称、开票地、目的地、数量、完成情况等，采购员应将提前开单锁定资源的车号在本日车辆安排情况中注明。（四）采购员应实时跟踪车辆的装车情况，发现问题及时反馈，采取措施进行调整。采购员须每日将物流公司货运回执单交至统计员处。（五）销售文员按车号建立档案，记录每台车的装货情况，统计月度装车兑现率和各车辆的月度装车兑现率，并提出考核建议。 二、考核（一）开票员未将内销车辆的安排情况通知采购员、采购员未按要求将车辆安排情况通知销售文员，考核30元/次。销售文员未及时将车辆装车情况建立台帐或台帐内容不全，考核销售文员50元/次。采购员未将物流公司货运回执单交至统计员处，考核50元/次。（二）因采购员车辆安排不合理，致使车辆未装到货的，考核采购员20元/辆/次 ；采购员月装车兑现率低于90%，考核采购员200元。（月装车兑现率是指资源采购及资源外销车辆的计划安排与实际完成情况的比值，提前开单锁定资源的车辆安排不计入统计）。（三）采购员、开票员应公平合理的安排车辆，同类型车辆的月度计划安排率的差额不能大于10%，否则考核采购员100元/次，开票员50元/次。（四）车辆如不服从采购员、开票员的运输安排，采购员、开票员可向业务部经理提出书面建议，停用此车2天；累计五次者，停用此车10天；累计10次者，停用此车。（五）因钢厂原因致使车辆未完成运输任务的，车主须以书面形式说明情况，经采购员核实、业务部经理审核、报公司领导同意后，可免于考核，不计入装车率统计。（六）因车辆自身原因未完成运输任务，车主须承担因价格上涨对我司造成损失的20%。装车司机必须保证所装钢材的负公差符合钢厂的正常范围，如所装负公差范围超过正常范围0.5%以上，停用此车三天。本管理办法自下发之日生效执行。第四章 仓储管理制度 第一条 为确保仓储材料安全，降低仓储费用，特制订本制度。 第二条 仓储方的选择原则：辐射广、交通便利、费用低廉、服务优质。 第三条 选择程序 （一）综合管理部应详细收集拟定仓储方和备选仓储方的详细资料报公司审批存档。 （二）公司调查研究后确定仓储方后方可签订正式协议。 （三）仓储协议应明确约定入库，仓储，发运各流程环节的双方手续，盘点时间，次数及盘盈盘亏处理等约定事项。 第四条 考核 （一）材料堆放场地要尽量优化，各品规材料要同其他单位材料分清，做到能随时接受盘底检查。 （二）每批材料入库前，业务部采购员须第一时间将钢厂发货依据（至少包括材料品规、件数、大致吨位），准确无误地以书面通知仓库开票员,仓库开票员接到通知后，须及时通知仓储方。未及时通知或通知有误，造成仓储方入库错误或延误入库，影响到因货物数量、质量与厂家结算不符造成损失。考核相关责任人100元/次。 第五条 本制度由公司总经理办公会议制定和修改，由综合管理部负责解释和实施，综合部经理部经理为本制度责任人。第四章 结算及高达软件管理规范第一节 核算结算 第一条 为加强对采购、销售的核算、结算管理，准确、及时为财务部提供相关数据，特制定本制度 第二条 核算结算 （一）统计员负责资源采购的核算，并向财务出具资源采购结算情况说明；核出错误之后应及时通报公司财务，并跟踪处理结果。每核算出一次错误，奖励责任人50元；每漏核、核错一次，考核责任人50元。 （二）结算员负责客户结算。结算员根据合同和仓库返回的提单进行结算，结算清单与进销存软件中的数据核对无误后，经统计员核对后，交综合管理部经理审核签字后交财务复核，财务审核签字后交财务经理审批，最后由财务开具结算发票。各相关责任人应认真核算，准确结算，每次考核责任人100元。 （三）统计员负责对结算员的结算进行核对。各相关责任人应认真核算，准确结算，否则每次考核责任人100元。 （四）结算完成后财务部应及时通知各客户，并及时处理客户提出的异议，确保结算工作顺利进行。 第三条 合同考核 （一）统计员负责严格按合同要求对返利合同用户进行考核。统计员根据合同制定统一的考核表，综合管理部经理签字后交财务审核，财务审核签字后交总经理审批，最后由财务执行。 （二）一般情况下，当月考核金额在次月结算时执行。 第四条 补亏管理 （一）当市场价格下跌时，厂家对我司按合同规定进行补亏、我司对经销商按合同规定进行的补亏，分别参照厂家销售政策及我司销售政策执行。 （二）公司价格补偿流程：参照厂家销售政策，由价格管理员负责厂家补亏事宜。 （三）客户价格补偿流程： 1.通知客户在规定时间内填写统一格式的补亏核算表，加盖公章，并传至综合管理部，否则逾期将不予补亏。 2.合同用户填写补亏核算表价格管理员审核签字综合管理部经理审核签字公司领导审批签字财务复核签字结算冲减。 3.正常情况下，当月补亏金额在次月结算时冲减。 第四条 价格管理员应认真做好补亏工作，并准确核对合同用户的补亏核算表，出现一次错误每次考核责任人100元。 第五条 本制度由公司总经理办公会议研究决定，由公司综合管理部负责解释和实施，综合管理部经理为本制度第一责任人。第二节 高达软件操作条例第一条 为了保证高达数据的准确性和及时性，特制定本条例。第二条 原则 专人使用专人负责，输入者对数据的准确性和及时性负责。 第三条 管理内容 （一）归口部门 综合管理部 （二）责任及权限划分责任岗位责任范围权限划分仓库开票员驻点业务员仓库资源进销存、销价数据录入入库、出库、开单及所有查询功能分公司出纳宜春仓库资源进销存、销价数据录入，宜春分公司直发资源录入入库、出库、开单及所有查询功能统计员录入直发数据，核对所有数据所有查询功能结算员核对所有客户结算的高达数据财务部相关岗位财务管理模块（包括进帐、退款、补亏、返利等）财务管理模块的操作及所有查询功能主管负责监控以上数据系统管理员负责分配使用权限，维护系统的正常使用备注：各责任人休假有义务教会接替人正确使用高达，且在休假后核对高达数据。（三）对高达软件数据录入口径进行规范：1.萍乡库进、出数据统一以磅重数据进行录入，价格统一为磅价，换算公式为磅价=理重*理价/磅重，入库数据和仓库销售数据，统一由开票员录入。2.对于萍乡仓库理计销售数，萍乡开票员一律以磅计数据输入高达软件，开单以实际结算重量、结算单价确认。3.除分公司以外的直发资源统一由统计员录入，录入数据按实际结算重量、结算单价确认。4.分公司所属业务的仓库进销、直发资源，统一由分公司出纳录入，宜春公司一律以理计数据输入高达软件。5.输单日期以实际输单日期为准，交货日期以磅单日期为准。6、对萍乡库直发联销仓库的资源，在高达软件中按移库进行处理，移库价格（即联销点入库成本）按移库当日钢源萍乡定价确认，钢厂直发联销库资源，按钢厂销售定价进行确认，入库资源直接录入联销库。7.仓库资源开单、直发资源开单具体如下：资源类别入库填单销售开单出库单输单岗位入库资源在“备注”中注明开票点“提货”注明开票方式+到货点，“交货地点”按开票点分江西、湖南、萍乡等列明，并选定公司或业务员在“备注”中注明价格变化、具体工地及其他情况开票员、驻点业务员除宜春分公司以外直发资源在“备注”中注明开票点“提货”注明开票方式+到货点，“交货地点”按开票点分江西、湖南、萍乡等列明，并选定公司或业务员-统计员参照以上两种参照以上两种参照以上两种参照以上两种分公司出纳备注：开票方式+到货地点：如钢厂直发浏阳、仓库自提萍乡等 8、 第四条 考核 （一）格式要一致 为了方便高达的分类、排序，所有需要人工输入的项目格式要与高达历史数据保持一致格式。若发现一次考核责任人100元，并责令其修改。 （二）数据要准确 入库数据要与磅单数据一致，且要求和仓库过磅数据比较，检查磅差是否在3以内，要及时发现问题、反馈问题。出库数据要和仓库出库单一致，件数和重量都不得有任何误差。若发现一次考核责任人100元，并责令其修改。 （三）输入要及时 入库和出库要在仓库单据收到的每日下午下班之前录入高达软件；仓库开票员每周至少两次将高达的库存和仓库分规格核对保证高达数据的准确。财务部要及时将客户的进帐、退款、补亏、返利等及时输入高达软件，保证客户资金账户的准确。如未及时录入或录入错误，每次考核100元。 （四）综合管理部负责所有高达数据的监管，若发现高达库存数据和仓库数据有误或因高达资金余额错误导致欠款发货应及时上报公司领导，将对责任人严厉考核。 第五条本制度经由公司总经理办公会议研究决定，由公司综合管理部负责解释和实施，财务部、综合管理部经理均为第一责任人。第五章 市场信息管理制度 第一条 为做好公司市场信息管理，特制订公司市场信息管理办法。 第二条 （原则） 凡与我公司经营业务或经营环境密切相关的市场信息都属于应收集的范围。第三条 （程序）（一）各类信息类别内 容责任部门业务信息销售区域内市场需求变化情况及社会库存量变化动态和价格动态等；采购、销量目标完成情况、物流配送、重点工程情况；我司的主流销售价格、市场价格趋势、客户分布情况；销售区域内市场价格、竞争厂家价格情况、市场走货情况、库存情况及商家心态；业务部市场信息主要城市价格、交易趋势及商家心态；各钢厂现行产能，产量，品种规格及质量情况，产品价格及其政策；钢厂相关部门人事变动及主要相关人员的特长爱好等；上一交易日期货行情，涨跌幅度及成交量和持仓量。综合管理部财务信息公司资金平衡状况及存在问题等，一般按月汇总分析；销售收入的资金结构（现金，承兑，应收等）状况，按月汇总；年度，季度，月度的营销成本及物流成本情况；按月汇总传递。仓储资金及仓储品种价格情况，是否超出合理库存量或低于极限库存，按周汇总分析。财务部环境信息国家重大的经济政策及钢铁行业有关的政策发布和新闻；金融，工商，税务部门政策及其调整变化动态，这些部门相关人事变动情况，有变化时随时传递；其他影响公司发展的重要信息。综合管理部财务部（二）信息传递流程： 各部门信息责任人 综合部价格管理员 综合部经理 公司领导 1.各部门按照分管的信息类逐项责任到人，要求责任人员对所收集信息及时筛选汇总并详尽分析，根据所管信息内容设计信息汇总综合表格，以综合表格电子文档形式传递给价格管理员 2.价格管理员应汇总各类信息进行市场分析和市场预测，提出决策建议供公司领导参考。 3.各部门应严格在公司规定时限里，及时、准确、完整制作责任报表，并传递给相关责任人。 4、针对有效信息采取的应对措施实施后，综合管理部经理检查实施结果，并将检查结果上报公司领导。 第四条 （考核） （一）领导要重视。各部门一把手是信息管理第一责任人，公司或部门内部要分工明确，责任落实。 （二）收集信息要及时准确，信息渠道要畅通，传递信息要快速。 （三）凡未按本办法做好信息（报表）管理（包括信息收集，汇总分析和传递，上报审批等）工作责任人每次考核100元。 第五条 本制度由公司总经理办公会议制定和修改，由综合管理部负责解释和实施，各部门经理为第一责任人。第6章 报表管理规范制度 第一条 为加强公司报表统一管理，提高数据传递及时性、准确性、全面性，实现标准化作业，现对报表管理进行规范。第二条 报表规范（一）客户直发报表 1.当日仓库直发一般指采取换货销售方式，即钢厂采购资源入库，部分入库，并换其他规格的资源。钢厂采购25二级钢 60吨，入库30吨，换18二级钢25吨直发给客户，报表记录：钢厂直发25二级钢 30吨，仓库直发18二级钢25吨，仓库入库25二级钢30吨。2. 当日钢厂直发通常有以下两种情况：一是从钢厂直发给客户的资源，二指当日仓库采购未完全入库，部分实现直发，比如钢厂采购60吨，入库30吨，其余30吨直发给客户，报表记录为入库30吨，钢厂直发30吨。仓库直发与钢厂直发明显的区别在于是否被仓储方收取了劳务费。 3.每月最后一天为次月报表日的第一天。 4.报表重量数据原则上取采购结算数据为准，萍乡库进出均按磅重，浏阳库进出均按磅重，宜春库进出均按理重。 （二）采购报表 当日入库为当日资源采购入库的实际数目. 月累入库=当日入库+昨日月累入库 当日中心库直发指当日萍乡库卖给浏阳库（或宜春库）的资源量。 当日钢厂入库指当日直接从钢厂采购入各仓库的资源。 客户直发的数据直接取客户直发报表各区域的小计数。 采购日计=各仓库采购当日小计+客户直发当日小计 采购月累=各仓库采购月累+客户直发月累 备注中须列明外购资源采购日期，件数，重量，外购价格。外购资源入库暂列入中心库2。 （三）销售库存表 昨日库存取昨日报表实际库存数。 直发销售取客户直发报表的当日小计和月累数。 当日销售=当日直发销售+当日仓库销售 今日库存=昨日库存+今日采购数（其中萍乡采购包括中心1、中心2库采购）-当日仓库销售-当日中心库直送 外围当日销量=采购表中对应区域的日计 当日销量=萍乡、浏阳、宜春、湖南、讯通日销量之和。 月累销量=萍乡、浏阳、宜春、湖南、讯通月累销量之和。 此表备注中须列明内容：非尺客户提取非尺、高线、螺纹的日销售及月累数据，利睿茶陵地区的日销售及月累数据，中铁华东公司每日采购量及月累数据、中铁配送每日、月累及库存数据。 （四）入库明细表 入库明细表至少包括磅单日期、省份、开票方向、客户名称、到货地、票号、车号、品种、规格、件数、磅重、理重、结算重量、采购价、运费、购入金额、运费金额。其中中铁入库明细须以单独表格列明。 （五）中铁配送明细表 至少包括开票日期、磅单日期、到货工地名称、票号、车号、品种、规格、件数、磅重、理重、运费、运费金额、配送量等。 （六）销售资金明细表(包括仓库销售、直发销售) 销售明细表至少包括磅单日期、省份、开票方向、客户名称、到货地、票号、车号、品种、规格、件数、销量(磅重、理重、结算重量)、运费、运费金额、购货单位、付款单位、上期余额、货款回笼、本期余额、销售方式、备注（列明下挂单位）。其中销售方式指仓库销售、仓库直发销售、钢厂直发销售等。 （七）直发资源客户余额表 具体参照直发资源管理办法。（八）财务报表具体由财务部根据公司财务制度及业务需要规范。 第三条 考核 （一）公司各部须严格按照公司统计报表及要求进行规范制作。 （二）客户直发报表、采购报表、销售库存表、入库明细表、中铁配送明细表、销售资金明细表不包括在途数据，直发资源客户余额表包括在途数据；业务文员须分客户明细做好资金余额情况，具体参照直发资源管理办法 （三）分公司、驻外业务员须每日16：30将客户直发报表、采购报表、销售库存表、入库明细表、销售资金明细表发至业务部文员、统计员、仓库开票员、综合管理部经理处，由统计员、仓库开票员汇总。统计员须于次日上午8：25前将汇总后的客户直发报表、采购报表、销售库存表提交综合管理部经理、业务文员。（4） 凡未按本办法做好报表管理（包括报表制作、传递等）的工作责任人每次考核100元、绩效分数扣5分，部门领导负连带责任每次考核50元、绩效分数扣5分；连续两次或者月累计三次被考核，本月扣发绩效工资，如业务员被考核且提成减半。（5） 财务部各报表由财务部自行规范，统一按此办法进行考核。第七章 产品销售价格管理制度 第一条 为了规范本公司产品销售价格的管理，有利产品价格合理定位，稳定公司产品销售渠道，特制订销售价格管理办法。 第二条 定义 产品销售价格：公司根据随行就市确定的现款价格。 第三条 销售产品定价或调价：(一)价格确定： 周一至周五价格由每日早会确定，周六、周日及节假日价格由综合管理部根据市场行情确定，并制定相关价格表。(二)定价或调价管理流程： 业务部在早会提出价格建议后，综合管理部根据所掌握的市场信息，结合业务部的建议提出当日定价建议，早会研究决定后制作价格表，价格管理员和综合部经理签字后交业务部门对外报价，并交仓库开单员开单；早会后价格管理员制作叁份正式的定价单交综合管理部经理公司签章确认，之后一份交财务部用于核算，一份交业务部门，一份由综合部存档。 第四条 考核 （一）在产品销售价格执行过程中，综合管理部是监管部门。应每天检查价格执行情况，及时发现问题，及时处理，及时报告总经理。 （二）业务部必须严格执行定价和价格政策，如果在执行情况中遇到困难确实需要调整和变更，必须按程序申报审批。 （三）发现违规，相关责任人每次考核200元、绩效分数扣10分，部门领导负连带责任每次考核200元、绩效分数扣10分；累计两次被考核，员工直接予以辞退，部门负责人免职处理。 第五条 本制度由公司总经理办公会议制定和修改，由综合管理部负责解释和实施，综合管理部经理为第一责任人。第八章 销售合同管理制度 第一条 为规避风险，规范合同的审批，订立，履行，存档，特制订本制度。 第二条 签订合同必须明确经济合同中交易标的，质量标准，交货方式，交货地点，价格计算，货款支付方式及期限，发票开具方式，违约责任，诉讼仲裁地，合同有效期限等款项，有综合管理部审核后，报公司总经理审批。第三条 合同签订业务部与客户洽谈并起草合同，经公司领导审批后，于当日交至综合管理部，综合管理部经理根据公司政策复核并盖章。第四条 合同履行与修订 业务部必须严格按合同操作，行使权利和履行义务。合同履行过程如因执行条件环境及主客观因素影响确需变更合同的，必须按原审核审批程序重走流程，不经审核审批而擅自实行的由流程最后一人承担全部考核结果和经济损失。 第五条 合同争执与诉讼 合同执行过程中出现争议或确因市场环境等因素发生变化时应与客户尽量友好协商解决，确需提请仲裁的需上报总经理审批同意。 第六条 合同的归集存档 合同原则上一式肆份，一经签订原件必须及时交综合管理部门存档。第七条 业务部未能将经公司领导审批后的合同，于当日交至综合管理部，每次考核相关责任人50元，综合管理部未能在次日前复核、盖章、传递，则每次考核相关责任人50元。第八条 本制度由总经理办公会议制定和修改，由综合管理部负责解释和实施，综合管理部经理为第一责任人。应收账款管理办法 一、制定目的：为提高资金使用效益，防范风险，特制订本制度。 二、制定原则：先款后货，款到发货。 三、应收账款管理考核 （一）如遇客户欠款发货，须由业务员提出书面申请，欠款额度在5万元以内的，必须经业务部经理、公司副总经理同意；欠款额度超过5万元的，必须经业务部经理公司，总经理同意。经办业务员应在所承诺期限内将欠款收回。否则，公司按银行贷款月利率4.425对业务部经理40%、经办业务员60%进行考核。（二）国家法定节假日或星期六、星期日确因经营需要而发生的应收账款在有完善的手续并有可靠保证的前提下由经办人员提出书面申报，在获得总经理审批同意后发货，且要求货款在下一银行工作日内全部付清。否则，公司按银行贷款月利率4.425对业务部经理40%、经办业务员60%进行考核。（三）公司授信客户允许在其授信应收账款额度内提货，超过授信额度时，须客户承诺具体付款时间，由业务部经理申报，经总经理书面审批同意后，方可办理相关提货手续。否则，公司按银行贷款月利率4.425对业务部经理40%、经办业务员60%进行考核。（四）若业务部未按流程操作，造成欠款金额较大，相关责任人只享受基本工资的80%，若未追回应收帐款，业务部经理、经办业务员及相关责任人应独立承担全部经济责任及相关法律责任。（五）对公司授信客户的应收账款，业务部必须确保在公司规定期限内将应收账款（含孽息）收回，否则考核业务部经理或分公司负责人、业务员各100元/次。（六）四、并户与三方抵账考核 （一）业务人员应准确提供客户的开票信息，严禁出现结算单位与付款单位名称不符情况。业务部“串帐”发货，出现付款单位与结算单位不一致，未经公司领导书面批示的，每次考核业务部经理、经办业务员及相关责任人100元，连续两次或者月累计三次被考核，本月只享受基本工资。（2） 严禁出现客户代付代垫货款及第三方抵账现象，确有特殊原因的，由业务部申报，经公司总经理书面审批后，财务部进行确认并及时对相关单位进行清理、并户，以便准确统计应收账款。如业务部未经公司审批，造成串户发货、代付代垫货款及第三方抵账发货致使应收账款混乱的，对业务部经理、经办业务员及相关人员每次各考核100元。 五、本制度自下发之日起施行。第九章 会议制度 第一条 为了更好的沟通信息，总结交流经验及教训，特制订本制度。 第二条 （原则） 讨论分析市场发展变化趋势，研究应对措施，传达学习上级或政府有关政策或指令，及时发现工作中存在的问题，促进公司各项工作健康有序的不断向前发展。 第三条 会议分类 公司会议分为早会、周总结会议、销售计划会议、经济活动分析会、总经理会议及其他临时会议 （一）时间： 早会时间定于每天早上八点四十分，周会定于每周一下午16:30点（根据具体情况调整），由综合管理部负责召集，总经理主持，总经理未列席会议时，由副总经理或综合部经理主持。 （二）参会人员及要求： 早会参加人员：总经理、副总经理、各部门经理、价格管理员； 周会参加人员：全体员工(条件允许下，驻外人员须视（音）频参加)； 其他会议视具体情况而定。 （三）早会主要内容： 1.业务部汇报主要内容： （1）上一个交易日的销量任务完成情况（经销商、协议户、零售商）、价格情况、累计完成情况及工程配送情况； （2）我司的主流销售价格，市场价格趋势； （3）我司上一个交易日销货情况构成：品种、数量、客户情况地域分布等 （4）上一个交易日各销售区域内市场价格、竞争厂家价格情况及市场走货情况和库存情况； （5）资源发货进度及完成比例情况，当前资源在途情况； （6）当前合作钢厂生产轧制情况及后期发货计划情况； （7）二级经销商资源发货完成情况； 2.综合管理部汇报主要内容 （1）国家重大的经济和钢铁行业有关的政策发布和新闻； （2）全国主要城市：上海、杭州、长沙、广州、北京等城市的价格、交易情况及其趋势； （3）上一交易日钢材期货主力合约行情； （4）其他事宜 3.财务部汇报主要内容（1）资金回笼情况（2）成本情况（3）钢厂货款支付情况及承兑现款比例情况； （4）银行融资情况以及还贷情况； （四）周会内容各与会人员汇报上周的主要工作情况，包括工作内容、原定计划的执行情况及所遇到的问题等。全体与会人员共同总结上周工作情况、商议所提议内容或问题、计划未来工作规划、需公司领导协调的事宜等。第四条 会议制度要求1、所有与会人员均不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。 2、主持人须在会议前和相关人员拟定好会议议程等，不能毫无准备地召开例会。 3、综合管理部应建立各类会议签到表， 每一次例会须用专用的会议记录本记录会议内容，并形成会议纪要。4、会议纪要须包含：会议时间（起止时间格式为年/月/日/时/分）、议题、主持人、记录员、与会人员、缺席人员、详细会议内容(发言记录)、商议结果等。所有例会的会议纪要由会议记录员在例会结束后两个工作日内，以电子邮件形式发送到各与会人员，并文件（含电子文档）备案。 5、所有参加例会的人员应将手机设置在无声或振动状态下。 第五条 考核会议是公司日常运作的重要组成部分，凡规定必须参加会议的员工不得无故迟到或缺席。部门经理因故不能参加会议须获得公司领导批准，员工则必须获得到综合管理部经理的批准，同时安排好工作；否则无辜缺席会议责任人每次扣50元，出现影响工作的情况则考核部门经理50元；未经批准迟到，早退或者中途离场，30分钟之内每责任人扣10元/次，超过30分钟的每责任人扣20元/次第五条 本制度由公司总经理办公会议制定和修改，由综合管理部负责解释和实施，综合管理部经理为第一责任人。第十章 客户管理制度第一节 客户资源管理 第一条 为加强客户资源管理，提高团队协作，降低内耗，特制定本制度。 第二条 工作职责 （一）所有与客户进行直接或间接接触的员工均有收集、汇报客户信息的职责，不得私自占用客户资源。 （二）业务文员负责客户资源信息的汇总管理。 第三条 客户界定 （一）与公司有业务往来的供应商、经销商、协议户和直接用户。 （二）与公司经营有关的广告、银行、政府、工商税务、设计院等协助机构可列为特殊类客户。 第四条 客户档案内容 （一）客户档案分为静态信息和动态交易记录。 （二）静态信息:主要提供客户的基本情况，如客户界定、产品项目、联系方式、主要联系人情况、财务信息等。 （三）客户动态交易记录:主要提供客户与我司业务往来情况，如购销情况、交易信用、双方关系、客户服务记录等。 第五条 客户档案建立 （一）在日常销售中，业务员根据获得的客户资料和信息，整理归纳后填写客户档案表，提交业务文员。要求字迹清晰、工整。 （二）业务文员在收到客户静态信息表后，进行归档处理。 （三）客户信息出现变动时，业务人员应通知业务文员提档，更改后予以返回。 第六条 客户资源管理 （一）公司所有的客户信息资料，由业务部负责人按区域划分、兼顾业务能力的原则，分配给相关业务员。 （二）业务员原则上负责所管辖区域内客户资源管理和业务操作。 （三）保密条款：客户资料档案一律不准外泄，否则按保密制度条款考核。 第七条 本制度由公司总经理办公会议研究制定和修改，由公司综合管理部负责解释和实施，综合管理部经理为第一责任人。第二节 客户渠道管理 第一条 为进一步提高客户渠道整体运作效率，降低渠道风险，稳定市场价格，延长赢利周期为目标，构筑“效益优先、协同速赢”的钢材超市，特制订渠道管理办法 第二条 实施原则 （一）贯彻“真诚合作、诚信经营、风险共担、利益共享”的合作宗旨,以实现渠道共享、稳定流通。 （二）在稳定和巩固现有销售渠道的基础上，化解客户风险和资金风险，稳步提高直销比例。 （三）对渠道成员实行优胜劣汰，以实现良性的长期合作，确保目标销量的完成。 第三条 渠道管理内容1 （一）实物流： 业务部负责人分解落实本区域的销售目标，业务员按计划完成销售任务，业务员对客户的进销存货物进行持续性的掌控，并做好售前、售中、售后服务的各项事宜。 （二）所有权流 涉及产品所有权的流向，业务部应掌控货物主要流向。 （三）资金流 业务员必须确保客户按公司规定及时回笼货款，并对可能出现的资金风险及时预警，协助客户处理与资金往来有关的相关事宜。 （四）信息流 及时向客户传递资源库存信息、销量资源计划、销售政策等，加强与客户的双向沟通，确保渠道稳定。 （五）促销流 及时向客户提供公司的促销政策、竞争对手信息、终端需求信息等，分析市场动态，以便于提高渠道效率，积极促进客户销售，加强品牌管理。 （六）谈判流 渠道成员之间就渠道政策、价格、运输、付款等问题的博弈。 第五条 本制度由公司总经理办公会议制定和修改，由业务部门负责解释和实施，业务部门经理为第一责任人。第三节 客户评价优化管理制度 第一条 为优化客户结构，确立正确的客户发展方向特制订本制度。第二条 由业务部经理牵头，每月对公司所有客户进行一次评价，业务部文员将全部客户的详细情况汇总分析，于次月5日前交综合管理部经理审核后报公司总经理。第三条 由综合管理部经理牵头，业务部、财务部相关负责人每半年对公司所有客户进行一次评价，业务部各业务经办人员将全部客户的详细情况汇总，交综合管理部经理审核后报公司总经理，每年七月底和一月底前必须完成对所有客户的评价。 第四条 评价内容：主要收集客户从我公司进货的数量，资金回笼情况，销售价格，经济效益目标，诚信状况，以及忠诚度等。 第五条 处理办法 （一）对评价结果要适时分析，占公司销售量前十名的和效益排名前十名的客户要由总经理或副总经理亲自走访，以便寻求更大的合作空间。 （二）对销售大而经济效益差，甚至亏损的客户要适时转变合作方式，控制此类客户的销售比率。 （四）对销售小，效益差，诚信度不高的客户执行从紧的信用政策。 第六条 考核 业务部未在规定时间内交纳月度客户评价，每次考核相关责任人100元、绩效分数扣10分，部门领导负连带责任每次考核100元、绩效分数扣10分；连续两次或者月累计三次被考核，本月扣发绩效工资，如业务员被考核且提成减半。 第七条 本制度由公司总经理办公会议研究制定和修改，由公司综合管理部负责解释和实施，综合管理部经理为第一责任人。第四节 客户调查走访制度 第一条 为了密切联系客户，增进了解，加强合作，特制订本制度。 第二条 实行三级走访制度，业务员与客户要密切走访，部门经理要定期走访，公司领导实行不定期走访。职位客户级别走访频率业务员管辖客户及准客户密切走访，利用送货，结算，服务时机建立良好的合作关系部门经理大客户及萍乡区域内客户每月至少走访一次，其他客户一季度走访一次正在进行业务合作的客户随时沟通公司领导所有客户不定期走访 第三条 为了拓展新的销售渠道，对暂不是本公司市场大客户也要进行走访，了解其对供应方的选择标准，找到差距，提升公司营销服务水平，为日后合作铺垫基础。 第四条 每一次走访前要做好准备，了解客户基本的情况与本公司合作情况，做好调研提纲，对走访过程和交流内容做好记录，回公司后及时整理记录归档。对走访过程中反映的问题要与相关部门或人员积极沟通予以解决。确定不能解决或无需解决的也要给客户做出解释。 第五条 客户走访要按公司各管理层确定走访人员，规格级别，大客户的关键的走访要求公司副总经理以上亲自参加。 第六条 开好各类客户座谈会。 第七条 业务员对客户拜访，必须本着实事就是的原则，将符合公司规定的的回访表（须客户签章）交至综合管理部，每月交回符合公司规定的客户回访表，必须达到负责销售区域客户数量的80%以上，否则取消本月通信及交通补助。各销售区域客户数量根据公司市场问卷调查的结果进行确定。 第七条 本制度由公司总经理办公会议制订和修改，由综合管理部负责解释和实施，业务部经理为第一责任人。第五节 客服规范制度 第一条 客服规范 （一）礼仪 1.要求公司员工在统一发放工作服装之后统一着装。在未统一着装之前，上班时不穿奇装异服。服装鞋帽干净整洁，衣扣，鞋带齐全并扣好。服装，鞋袜无破损。 2.全体员工必须头发梳理整齐，不得异色异形；手指甲不得留长，不得涂色；化妆宜淡忌浓，不得当着顾客化妆；男士忌留长须。 3.站姿：顾客进门接待人员立即起立，面对顾客，并保持适当距离。手上不拿与业务无关的物品，手不背在身后。 4.如果发放了胸卡或工作牌，必须按规范佩戴。 5.工作时不得将个人情绪带入岗位。 6.规范礼貌用语：如您好，请进，请坐，请喝水，请问，请稍等，请多指导，对不起，谢谢，麻烦您了，耽误您了，好走，欢迎您下次再来，再见等等。 7.办公场所整洁，卫生：办公室外门前道路通畅，干净，办公室内地面，座椅干净，窗明几净，灯光明亮，办公桌面物品摆设整齐，衣物鞋帽整齐悬挂拜访在更衣室等。 8.接听电话：拿起话筒，首先主动说“您好”，然后“请问您是哪位？您希望了解哪方面的事情？”或“您找谁？”“您稍等”！如果找自己询问公司业务，应耐心仔细的向对方介绍，直到对方听懂为止。 9.打电话：拨通电话前，要做好准备：“您好！请问您是。”或“请您帮我找。挂机前要先说谢谢再见等。 10.接待顾客：顾客到公司，接待人员要始终保持微笑服务，进门时主动打招呼，“您好！请进”。并立即有人安排座位，倒水，问候，根据顾客的要求洽谈业务，认真询问顾客的需求，进行导购服务，必要时引导顾客现场观看。然后按照流程快速办理销售业务手续。 11.来公司的顾客不管问到公司任何一位员工，哪怕是不属于自己管辖的工作，也不管是不是公司用户，都应热情接待，正确引导。12.顾客离开时要相送，并说再见，好走，“欢迎下次再来”。 （二）发货： 1.计量要公开，准确，允许顾客参与，让顾客放心。 2.要求仓库装车时要轻吊轻放，不砸坏运输车辆和工具设备等，并确保货物运输途中安全稳固。 3.装车之后，要检查是否安全，核实品种，规格数量是否正确，通报客户复核，并立即将数据传递给财务。 （三）财务结算： 1.根据结算人员输入的数据立即进行财务结算并向用户开出票据，如果是按月或者按批量办理结算的，应将数据准确通报用户并书面签字认可。 2.在办理结算过程中财务人员要表示出对客户的热情和工作的认真，做到有问必答。不能一边与他人闲谈一边记账，一心二用，精力不集中。 3.结算完毕，所开出的票据要交给用户时，要说“请您核对一下”、“感谢您的支持”、“欢迎您下次再来”、“您走好”等。 （四）用户访问： 1.对长期用户要做到至少每月一次走访，了解用户对我公司产品，服务等方面的意见和建议，并了解用户下一步的需求情况，以便提前准备，做好服务。 2.对零散用户要每月保持电话联系，以便及时做好安排。 3.每逢节假日通过短信等方式传递问候。 第二条 投诉处理 （一）接到用户投诉处理要认真耐心听取，做好详细记录。不论用户的投诉是否属实，也不论用户投诉的态度如何，受理人都应心平气和的倾听。做好记录，报综合管理部，并按流程填写“用户投诉通知单”在四小时内传递给相关责任部门。 （二）综合管理部接到通知后，立即呈报公司领导批示。按批示意见填写好“用户投诉整改通知单”传递给相关责任单位和责任人。 （三）各相关责任部门收到“用户投诉整改通知单”后，应落实专人负责，进行调查分析，属自身原因则提出整改措施，明确整改进度；若属其他原因，则提出建议意见。在“用户投诉整改通知单”处理结果栏中详细填写好反馈给综合管理部。 （四）受理部门认为涉及其他部门，则应按第三条办法通知相关部门。 （五）各相关责任部门全部反馈意见后，由受理部门进行汇总并向用户反馈。 （六）受理部门还应按各责任单位申报的整改措施和进度进行检查，核实完成情况。并记录按规定考核。 （七）一般的用户投诉应在接到投诉两天内向用户反馈，最长反馈时间不得超过7个工作日。 （八）接到“用户投诉整改通知单”的责任部门，一经查实，属自身原因的，每次考核部门200元，部门月度绩效分数扣10分；对提出整改而未整改、整改不到位、未在规定进度内完成整改的，加倍考核责任部门。 第三条 本制度由公司总经理办公会议制订和修改，综合管理部负责解释和实施，各部门经理为第一责任人。第十一章 行政管理制度 第一条 为规范公司日常工作管理，特制订本办法。 第二条 办公室管理 （一）须保持办公室整洁卫生及能源节俭，并接受公司领导现场管理检查，每发现一处不合格，扣相关责任人50元。 （二）员工在工作场所的着装，应整洁得体，注重仪表，举止端庄，语言礼貌，与工作环境相适应。员工上班应佩带胸卡。（三）遵守公司劳动纪律。不玩忽职守、消极怠工、不在工作场所聊天、嬉戏、偷闲、打瞌睡、吃零食；不阅读与工作无关的书刊报纸；不玩电脑游戏；不打声讯电话或证券交易电话；工作时间避免私人电话，必要时长话短说；工作餐时禁止饮酒。（四）办公时间员工应坚守