监理资料归档管理办法.doc

监理资料归档管理办法1. 总则1.1 为加强对项目监理部监理资料归档工作的管理，特制定本办法。1.2 监理资料的归档应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施。1.3 本办法适用于公司负责监理的所有工程项目。2. 术语监理资料是工程项目在监理实施过程中形成的文字、图表、数据、声像等原始记录，是工程项目档案的重要组成部分，在工程竣工后，其中具有保存价值的部分将整理归档保存。3. 监理资料的形成与积累3.1 监理资料的形成3.1.1 监理资料的内容与深度应符合国家有关监理方面技术规范、标准和规程。3.1.2 监理资料的内容必须真实、准确，与规程实际相符合。3.1.3 监理资料形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式，并应做到字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。3.2 监理资料的积累3.2.1各专业监理工程师应负责本专业范围内的资料收集工作。3.2.2 监理资料形成者（各级监理人员）应将办理完毕的监理资料按照本办法的要求进行妥善保管，采取防虫防潮防盗等措施，待工程竣工后及时逐级移交。3.2.3 专业监理工程师在监理过程中应注意及时收集各类监理报表和资料，对无需多方签认的资料要求在监理签认后随即留置一份保存，对于确实需要多方签认的资料，应在各方签认后索取一份原件保存。3.2.4 监理人员离职时，总监理工程师必须监督做好监理资料的交接工作。4. 监理资料归档的范围序号项目类别内容4.1监理合同、协议、大纲、规划、细则的审批（1） 监理合同、协议（2） 监理大纲（3） 监理规划（4） 监理细则（5） 程序审批标准、“强制性条文”应齐全，满足本工程要求4.2施工、设备、材料单位的资质审核及报审（1） 施工、设备及材料单位的资质审核（2）施工（各种施工记录）、设备、材料报审4.3施工组织设计、方案报审（1） 施工组织设计报审（2） 施工方案（措施）报审（3） 计划、技术措施审核（4） 进度、延长工期、索赔及付款报审4.4开工令、中间验收及质量评估（1） 开（停、复、返）工报审（2） 中间验收报审（3）监理质量评估报告4.5设计变更、设备代用等监理签审（1） 设计变更签审（2）材料、零部件、设备代用签审4.6监理通知单、联系单及来往函件（1） 监理通知单、联系单（2）监理协调会审纪要、来往函件4.7工程材料监理检查、报告（1）工程材料监理检查、复检、实验记录、报告4.8监理日志、月报、备忘录（1）监理日志（2）监理月（周、季、年）报；备忘录4.9质量、安全、合同管理、信息管理等监理签审（1）监理签审（2）质量、安全、进度、投资、合同管理、信息管理的文件4.10监理见证、旁站记录（1）监理见证记录（2）监理旁站记录4.11监理总结（1）监理总结4.12统计表（1） 特殊工作作业人员统计表（2）主要测量器具检验统计表4.13设备材料缺陷通知单、设备缺陷处理报验单（1） 设备材料缺陷通知单（2）设备缺陷处理报验单4.14设备材料现场服务、测试报告（1）设备材料现场服务（2）测试报告4.15工程质量报验单、监理预验收报告（1） 工程质量报验单（2） 监理预验收报告（3）工程验收报告4.16监理营业执照及资质证书（1）监理营业执照及资质证书4.17电子、声像资料（1）电子、声像资料（主网工程必须挑选具有代表性的工程照片60张或以上，且附上照片说明）4.18其它资料4.18.1线路工程（1） 中间验收报告（2） 单位、分部、分项工程质量验评表（3） 隐蔽工程签证表（4）质监报告4.18.2变电站工程（1） 土建交付安装中间验收交接表（2） 主要设备开箱申请表（3） 单位、分部、分项工程质量验评表（4） 隐蔽工程签证表（5）质监报告4.18.3配网工程（1） 验收缺陷记录及整改情况表（2） 中间隐蔽工程验收表（3） 工程量签证表5. 监理资料的整理与移交5.1 监理资料的整理5.1.1监理资料应根据监理资料归档范围的项目类别进行分类整理，每一项目类别作为一卷。5.1.2 分类整理完成之后，全部资料必须进行扫描与复印（复印件公司留存，原件移交给业主；配网工程由于业主没有要求移交资料，所以只需提供原件公司存档）。5.1.3移交给业主的档案中，凡是有内容的资料均应编制页号；每一卷的首页从“001”开始，一本案卷只有一个连续的页号；页码位于纸张的正面右上角或背面左上角。5.2 监理资料的移交5.2.1项目监理部必须在工程竣工验收合格投产后的一个月内将监理资料移交给项目管理部。5.2.2项目管理部按照档案管理中的装订方法对监理资料的原件进行装订成册，且移交给业主；对监理资料的复印件进行入盒成册，且移交公司资料室。5.2.3档案移交时应提交档案移交书，并在移交书后面附上卷内目录，移交书一式两份，一份自存、一份交公司资料室，其中工程负责人应由项目总监理工程师签署。6. 附则本制度由公司项目管理部负责解释，自发布之日执行。 附件一：档案移交书附件二：卷内目录附件一：档 案 移 交 书工程名称编制单位编 制 人编制日期审 核 人审核日期资 料 目 录序 号卷册编号资 料 名 称备 注 资料共 卷 移交份数：