公路档案管理办法(软件公司提供).doc

公路建设项目档案管理办法（讨论稿） 高速公路建设项目档案管 理 办 法（讨论稿）二六年十一月十日目 录一、总则31.1目的意义31.2 工程档案编制管理依据41.3档案管理总要求41.4工程档案工作与工程建设同步51.5工程档案工作阶段的分阶段管理5二、档案管理机构7.1管理机构72.2 管理机构的主要职责7三、档案管理制度93.1档案管理制度93.2档案管理考核9四、人员要求及培训104.1工程档案收集编制管理人员的要求104.2工程档案业务培训104.3档案培训内容10五、档案质量要求115.1质量要求115.2项目档案的编目175.3质量保证措施22六、档案安全及保管246.1安全规范246.2安全措施24七、档案验收、移交257.1档案验收257.2档案移交28八、档案信息化288.1纸质档案数字化288.2档案管理软件30附件一： 公路建设项目文件材料归档范围32附录二 公路建设项目档案分类编号138附录三： 临时档号编制规则141附录四： 施工质量文件组卷要求142附录五 监理文件组卷要求159附录六： 竣工图编制要求161附录七: 图 例172附录八 公路工程单位、分部、分项工程的划分及编号177附录九： 广东省重大建设项目档案验收评分表181 一、总则为了规范工程档案管理工作，提高工程档案管理水平，根据交通部“交办发2001390号文”关于印发公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法的通知、广东省交通厅“粤交办函2002404号文”关于印发广东省实施公路建设工程项目文件材料立卷归档管理办法的通知及国家有关规范、标准和规定，结合本项目的具体情况，特制定本办法。1.1目的意义工程档案是工程建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及设备养护、维修的依据，是改建、扩建和实施质量保修的重要凭证，对建设单位、使用单位日后进行运营管理有着重要作用，同时，工程档案凝聚着工程建设人员的智慧、心血和汗水，是施工技术、管理经验和科研成果的总结，是质量终身制可追溯的文字体现。编制工程档案具有以下意义： (1)工程档案是对施工情况的记录，真实反映了工程施工的全过程，反映了工程的内在质量，特别是对于隐蔽工程和建成后不易检测的项目更具有唯一的、不可替代的重要价值。随着国民经济的发展和交通运输事业的需要还要对已建公路项目进行改建或扩建，工程档案则是为公路管理部门、养护部门重要的管理参考数据，因此档案整理工作就显得更加重要。质量保证档案为质量事故的分析，判断事故严重程序，查找事故发生的根源，确定造成事故的责任人提供可靠真实的依据。因此强调质量保证档案的重要性，将有利于促进工程质量的提高。(2)按照交通部颁发的公路工程竣（交）工验收办法的规定，交工验收必须具备的条件之一是：质量监督部门已完成工程质量检测、检验并编写完成了工程质量鉴定书。工程质量检验有质量监督部门负责组织，隐蔽工程和建成后不易检测的分项、分部工程，应审查施工、监理单位的原始档案。工程建成后首先要报质量监督部门进行交工验收前的质量鉴定，质量鉴定合格后才能进行交工验收。质量鉴定需要施工、监理单位向质量鉴定部门提交质量保证档案，质量鉴定部门把这些档案是否齐全、真实作为工程质量管理、检查、评定的一个重要方面。（3）工程档案在整个项目评定和今后公路养护、改建扩建中占有重要的地位。档案整理是一项系统性强、要求高的工作，如果平时不注意保存、收集和积累原始施工记录、现场检测数据、来往文档，将会使今后的工作陷于被动局面。1.2 工程档案编制管理依据编制公路工程工程档案涉及到许多方面，其法规文件较多。公路工程项目的提出、立项、可行性研究、招投标、设计、施工、监理、验收等各方面的档案都应该有序地编入工程档案中，工程档案的归档、移交又将涉及到档案方面的问题。高速公路工程档案编制的依据主要如下：中华人民共和国公路法中华人民共和国档案法科学技术档案案卷构成的一般要求国家重大工程项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28-2002公路工程工程文件材料立卷归档管理办法交办发2001390号公路工程竣（交）工验收办法交通部2004年第3号令关于贯彻执行公路工程竣交工验收有关事宜的通知交公路发2004446号交通部科学技术档案分类编号办法档案著录规则DA/T 18-1999档案分类标引规则GB/T 15418-94照片档案管理规范（GB/T11821-89）；纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2005）现行公路工程标准、规范、规程。1.3档案管理总要求工程工程档案是高速公路建设过程中形成的原始记录，不能随意增加、减少和更改，必须保证各类档案的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观，立卷时做到科学分类，组卷合理，工程的全套档案归档时必须完全符合档案工作目标管理的标准，以达到查找便捷，方便利用的目的。工程档案的编制与管理必须符合公路工程工程文件材料立卷归档管理办法和科学技术档案案卷构成的一般要求的要求。因此，对于工程档案编制工作总的要求是在保证工程档案的内在质量的基础上，注重提高外在品质，并要求及时收集，及时分析，及时报送，以便指导管理和施工。所谓内在质量是指工程档案的内容要准确、真实、完整、规范；外在品质则是指及时和美观。具体要求如下：及时，是针对工程档案的时效性而言，在每个施工工序和管理过程中所发生的档案都应该及时收集和整理，并按要求报送审核和归档，为动态管理提供最快的信息和资讯。准确，是指必须坚持一丝不苟的科学态度和认真负责的工作精神，严格按程序，严禁采用“回忆录式”编写档案，以保证档案的准确无误，如控制的技术指标符合规范要求，数据的记录、计算、审核准确等。真实，是指坚持实事求是和求真务实的科学态度，严禁伪造证件，闭门造车等捏造数据来满足试验和检测频率要求，以保证数据真实可靠等。监理应重点对承包商的档案真实准确性进行审查。完整，是指图纸、档案齐全、规范、无遗漏，如停工令整改报告复工令等档案的闭合，试验和检测频率符合规范要求等。规范，是指表格填写、文件分类、科目编排科学、合理，符合规范要求，容易查找；美观，则要求工程档案文字清晰、幅面整洁，成品符合档案存档规定，适于长期保存。1.4工程档案工作与工程建设同步在工程建设过程中，工程的各有关部门在抓工程建设的同时，要注意做好工程档案的管理工作。其具体内容就是：从立项时，就应开始进行文件材料的收集和整理工作；签订勘测、设计、施工、监理等协议（合同）时，要对工程档案（包括工程图）的质量、份数和移交工作提出明确要求；检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的收集、整理情况；进行各项工程的质量等级评定和工程验收时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，在验收后，及时归档。实现文件表格格式、填报方法统一；文件档案分类、编号及组卷要求统一；工程资料编制办法及格式统一。1.5工程档案工作阶段的分阶段管理根据工程工程文件材料立卷归档管理办法规定。工程档案工作主要分为“文件材料收集”、“档案管理”、“竣工档案编制”三个阶段。“文件材料收集”阶段：凡是反映与工程有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入工程成套档案。其具体范围按办法附件工程工程文件材料归档范围及保管期限表或各地主管部门、建设单位相关规定执行。工程文件材料按下列分工收集：（1）、工程在项目准备阶段和工程交、工程验收阶段形成文件材料及工程管理性文件材料，由主管部门和建设单位各承办机构负责收集；（2）、工程勘察设计文件由勘察设计单位负责收集；（3）、工程施工阶段形成的文件材料，凡实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集，然后由总包单位进行汇总，并负责对分包单位的文件材料进行审核把关；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集其承包工程建设项目全部文件材料；（4）、工程监理文件由监理单位负责收集。工程文件材料必须按文件材料形成的先后顺序或工程建设项目完成进展情况，及时收集、整理。“档案管理”阶段：包括了立卷、整理、组卷归档、保管、统计、利用等多个环节。工程文件材料归档前，均需按要求由文件材料形成单位分别进行整理组卷。组卷应遵循工程文件材料的自然形成规律和成套性的原则，分类科学，便于查找利用。（1）、工程征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、工程验收阶段形成的工程验收文件、工程决算及审计报告等有关文件材料应分别由主管部门和建设单位根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷；（2）、工程设计文件材料包括地质勘察资料、初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等由设计单位按项目、阶段、单位和分部、分项工程、专业分别整理组卷；（3）、工程施工阶段形成的施工文件材料由施工单位负责组卷。其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段集中组卷。各项施工原始记录、监理工作记录按结合单位工程（含分部、分项）及不同专业，分别整理组卷；（4）、工程监理工作形成的监理文件材料包括监理通知、开（停、复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付文件、与总监及参建单位的来往函等由监理单位按阶段、问题分类整理组卷。“竣工档案编制”阶段：工程工程文件材料由建设单位组织勘察设计、施工、监理等单位，根据工程验收办法或各地主管部门、建设单位相关规定所确定的工程文件编制的具体分工，分别整理组卷。竣工档案是工程档案按照工程工程资料的编目框架进行档案案卷的合并，其组卷办法和档案阶段的工程档案是完全相同的。工程资料编制完成后需要经有关单位进行检查验收后提交相关档案馆（室）。二、档案管理机构.1管理机构工程档案收集编制管理工作，由业主和中标单位统筹规划、组织协调、制定制度，成立项目工程文件管理组，并授权管理组进行指导、监督和检查。业主和项目工程文件管理组的主管部门要加强对工程档案收集编制工作的宏观管理，将工程档案收集编制工作纳入项目管理之中，在下达项目计划、检查项目进度、验收已完工程项目时，要同时部署、检查、验收工程档案及其编制管理工作。 2.2 管理机构的主要职责业主、承包商、勘察设计单位、监理单位等应当明确分管工程档案编制工作的负责人，建立与工程档案编制工作任务相适应的管理机构，配备档案管理人员，制定内部管理制度，建立健全工程档案临时档案管理工作。参加工程档案编制的各有关单位管理工作机构的共同职责： l 贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策。 l 建立健全本单位工程档案收集编制工作的规章制度。 l 统一管理本单位在职责范围内的工程档案编制工作，并维护其完整与安全，开发利用信息资源。l 负责对有关部门和文件材料形成者进行监督、检查和指导。 业主和总监办对工程档案编制管理的职责：l 明确工程档案编制管理负责人，履行工程档案编制咨询服务协议书约定的责任，根据工程文件管理组的建议及时发布与工程档案收集编制管理有关的通知指令。l 协调业主有关部门、设计单位、承包商、监理单位和工程文件管理组之间的关系，为工程档案的管理提供有利的工作条件和环境；并督促各职能部门及时履行工程文件编制管理的相应职责： l 及时、准确、完整地收集从项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到交工工程验收的全过程中形成的与业主总监办有关的文件材料，包括提供项目的各种批文、全套施工图设计文件、征迁档案、建设过程中下发及上报的各种文件、总监办和业主主持的各种会议纪要、工程决算及有关档案、交工及工程验收全套档案、工程交接表及交接会议纪要、中心试验室抽检评价等档案、全套工程量清单及每个月清单累计、执行情况表、政府监督提交的各种档案、项目建设以及科研工作总结报告等。项目工程文件管理组对工程档案编制管理的职责：l 在业主和总监办的领导下，对工程档案收集编制的各方进行培训、指导，对疑难问题进行解决，并逐步完善工程档案收集编制体系。l 对业主和总监负责，认真收集、整理、保护、编制和分析档案，按时完成协议书约定的任务并履行其责任。l 对工程档案编制工作进行统一管理和指导，及时检查工程档案的收集编制情况，包括档案的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观等。审查承包商、监理单位上报的档案，及时签认或反馈审查结果。l 对业主、总监办、监理单位、承包人和质检部门提供的工程档案进行整理、汇总和归档。工程完工，工程档案的编制也进入尾声。交工验收前，对基本的工程档案进行装订，接受交工验收检查并符合交工验收要求，移交给高速公路档案管理部门。l 实施全过程的动态管理，为业主和总监办决策提供依据。监理单位对工程档案编制管理的职责：l 按时完成与监理工作有关的档案收集、整理、保护和编制工作，包括提交抽检和试验档案、质量评价档案、已审批生效的变更档案和计量支付档案、指令及反馈档案、事故处理有关档案、下发和上报各种文件及内部自身建设的有关文件和制度等、各种会议纪要、监理月报（包括本月计划完成数、累计计划完成数、本月实际完成数、累计实际完成数、下月计划完成数）、索赔有关档案及处理结果档案、监理总结等。l 明确工程档案编制管理的负责人，根据工程文件管理组的建议及时发布与工程档案编制管理有关的通知，积极协调承包商与工程文件管理组的关系。l 及时全面审查承包商上报的工程档案，监理必须慎重行使个人签字权，对已签认文件的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和承包商之间的交叉档案。承包商对工程档案编制管理的职责：l 承包商必须成立与工程档案编制管理相适应的管理机构和人员，而且在整个管理过程中不允许私自更换工程档案收集编制管理人员（工程文件管理组要求更换除外）。l 按时完成与工程施工有关的档案收集、整理、保护和报送，按规范要求自检，提供计量附件档案（开工报告、自检自评档案、工程图纸等）、计量档案、进度计划及执行情况报告、提交变更申请、施工总结（包括阶段总结和工程总结）。l 对上报的工程档案的真实性、准确性和完整性负全责，即使得到监理、工程文件管理组和业主的签认，承包商仍不能免除在该方面的责任。工程档案按“谁经办谁负责”的原则进行。承包人和监理单位对报送的原始档案的内在质量负责，工程文件管理组对编制质量和动态管理负责。在编制过程中，各单位有责任提供本单位在工程管理中的相关档案。三、档案管理制度3.1档案管理制度公路建设项目工程档案管理制度应该包括以下内容（1）、公路建设项目工程档案工作的性质、目标及管理体系；（2）、公路建设项目工程档案的形成、收集、整理和利用；（3）、公路建设项目工程档案资料的形成与整理的主体（由谁负责）；（4）、公路建设项目工程档案的收集范围、分类与保管期限；（5）、公路建设项目工程档案资料的整理规范、组卷要求及归档。另外，为进一步加强档案工作的管理工作，各单位在建立档案管理制度的同时，还应建立档案的保管、保护与借阅制度，以确保档案资料的安全和有效利用（包括档案制成材料与内容的安全）。3.2档案管理考核档案综合管理升级考核标准见附表：工程项目档案综合管理升级考核标准表四、人员要求及培训4.1工程档案收集编制管理人员的要求为了使工程档案收集编制管理达到规范化、标准化、科学化的要求，确保工程档案的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观，各相关单位应该把工程档案的形成积累纳入工程建设计划，纳入工作程序，纳入有关部门和工程技术人员的岗位职责。各单位要建立与任务相适应的工作机构，配备专(兼)职人员，且保持稳定，以保证工作顺利进行。工程档案收集编制工作专、兼职人员应当忠于职守，遵守纪律，具有专业技术技能，并具备对档案的收集、整理、保护和分析的能力。对在工程档案的收集、整理、保护和分析等方面成绩显著的单位或者个人应给予奖励。工程档案编制管理单位和相关人员要严格履行职责，对失职的单位和人员要依法严肃处理，擅自损毁、丢失有保存价值的工程档案，要追究有关单位和当事人的责任。4.2工程档案业务培训根据工程档案管理的实际情况，对工程档案管理人员要有针对性的进行工程档案知识、计算机、网络与应用系统的相关知识、操作培训。以实际应用为目标，培训的主要内容为：工程文件分类细目及文件整理规范工程工程档案分类细目及组卷要求工程工程档案编目、书写及质量要求工程档案移交/接收、检查、保管规定工程结构树（WBS）及文件划分工程相关打印文件、表格模板计算机、网络与应用系统的相关知识4.3档案培训内容档案培训要求包括以下内容：XX项目XX项目工程文件收集、归档范围XX项目工程项目工程文件编制实施细则XX项目工程结构树（WBS）划分XX项目文件整理及质量要求XX项目工程档案验收、保管要求XX项目工程档案进度及统计要求XX项目工程档案工程档案管理管理系统操作五、档案质量要求 建设项目工程档案质量的管理工作必须由项目的开始阶段就要抓起，建立档案监管组织、质量标准和质量监督检查执行办法是档案质量得以保证的基础，在过程中必须根据工程管理的特点实行定人、定岗、定期的检查管理，对档案管理人员进行业务达标培训，采取经济奖励、经济处罚和行政管理相结合的手段进行有效的管理。5.1质量要求A、格式要求按照工程档案编制的依据要求，编制归档的文件材料除应遵循总要求外，还必须符合并达到归档要求。为此按照案卷构成一般要求，所有高速公路工程工程档案必须是原件（特殊文件除外），归档文件材料，必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范（文字、表格A4，图纸A3），禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。尺寸要求：工程档案采用A3、A4两种尺寸，图纸允许加长，但不准加宽，如桥梁布置图可以加长粘贴，但不能加宽。对于破损的文件材料应托裱，对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，幅面不一致的文件必须折成或裱成一致的A4规格幅面。但16开规格的文件材料不必裱糊成A4规格，小于16开的文字材料(如产品合格证)应用A4规格的白纸托裱：文件右边和下边分别与托裱纸右边和下边靠齐。托裱时，不可将文字图表和数据掩盖，签署意见在装订线以内的要粘贴补宽订装部份。装订预留位置要求：“竖页纸”左方为装订线，“横页纸”上方为装订线；注意不得倒装，装订预留尺寸一般以2.5公分为宜。文件材料要求：l 凡合同、协议、签证、启动验收交接书等文件均应为正本归档，不得用副本或复印件归档。l 施工技术记录、工程签证单、事故记录、试验单、设计变更单等表式和数据均应用合格的书写材料书写并要求原件归档，文件材料的制作和书写材料必须益于长期保存。不能用热敏纸(传真纸)文件，不能有铅笔，圆珠笔、复写纸书写的文件。l 措施、方案、会议记录和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色打印件以保证字迹耐久性。 l 主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件归档，不能用复印件。 l 如特殊要求,需保留原件时且具备专业档案馆保存条件,可向归档部门报复印件,但要在复印件上注明原件保留单位并加盖公章。 l 施工记录表式应符合部颁的有关规定。 l 重大质量事故处理、重要设备缺陷处理、重要会议除文字材料，要求尽量收集声像材料，永久存放、归档。 l 原始档案报送工程文件管理组，承包商与监理留一份复印件；报送一份监理审查认可的工程图以及电子版档案一份，若质量评定为计算机自动评定，则同样报送一份原始档案和一份电子版档案；即最后由工程文件管理组编制成的整套工程档案为原始档案和必要的电子光盘档案。笔迹要求：l 所有的签名都应该是本人签名或授权代签名，但代签名必须是代理人的本人名字，不允许代替别人签名；必须按要求在表格中的签名，不允许出现一人完成所有签字，如计算与复核不能是同一个人签名等情况，以此类推。l 所有档案中的各方人员必须手签全名，不能以盖章或复印代替手签名。l 原始记录档案不得随意更改，如测量档案、试验档案、检测档案等，如果必须更改的话，应在旁边签名。B、工程档案的整理要求公路工程工程档案归档前，均需按要求由文件材料形成单位临时组卷后，再由工程文件管理组分别进行整理组卷。组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性的原则，分类科学，便于查找利用。l 公路工程征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、工程验收阶段形成的工程验收文件、工程决算等有关文件材料应分别由业主临时汇总，工程文件管理组根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷。l 公路工程设计文件材料包括地质勘察档案、初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等由设计单位临时汇总，工程文件管理组按项目、阶段、专业、单位工程、分部工程、分项工程分别整理组卷。l 公路工程施工阶段形成的施工文件材料由施工单位负责临时组卷。各项施工原始记录、监理工作记录按路线进行方向，结合单位工程（含分部、分项）及不同专业，分别整理临时组卷，其中包括开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等，最后由信息组按各合同段的分别集中组卷。l 公路工程监理工作形成的监理文件材料包括监理通知、开（停、复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付文件、与总监及业主的来往函等由监理单位按阶段、问题分类整理临时组卷，最后由信息组按监理处为单位分别集中组卷。卷内文件材料按以下要求进行排列：l 管理性文件按建设程序、问题、时间或重要程度排列，分别放在规定的文件中。l 设备文件按依据性材料、设备开箱验收、随机文字材料、设备安装调试和运行维修材料等顺序排列。l 工程前期及工程验收文件材料，按先批复后请示，先正文后附件，先文字材料后附图组卷。l 工程设计文件材料，按设计程序组卷。l 施工技术文件材料，按单体组卷，其中设计变更的依据性文件材料，按项目或单体集中组卷，工程图按里程、图号排列。l 监理文件材料，按监理程序组卷。工程图的编制：工程图的绘制和临时成册由承包商完成，应做到文、图、物三者相符，即工程全部技术文件及工程图真实、准确地反映工程实况。l 工程图的编制形式：要求承包商重新绘制工程图，同时制作一份电子版工程图。l 工程图的签证：工程图的图签栏中必须有原设计单位名称的签证，技术负责人、监理人员必须在审核后签字。l 工程图均按A3号纸（420mm*297mm）大小装订，对某些大的或结构复杂的结构物图纸，应先绘制A1号图纸，然后再缩小到A3图纸上；对于超长的桥梁布置图等可以加长粘贴。声像档案的编制：建设工程声像档案，是工程档案的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片和录像档案。声像档案由各相关单位收集和临时成册，最后由工程文件管理组组卷。工程声像档案归档内容包括如下：（1）原址、原貌、原重要地物、纪念物的照片、录像。（2）地基及基础录像：建（构）筑物基础类型及施工技术工艺制作的照片、录像；建（构）筑物的位移、沉降、变形及处理的照片、录像。（3）主体工程施工：项目某些工程的设计模型照片；施工现场整体工程施工情况照片、录像；隐蔽工程的工艺制作及处理照片；钢筋制作工程的钢筋布局，型号及节点焊接等照片；反映重点工程的结构布局，混凝土灌注质量等照片；管道及设备工程、安装工程的管沟类型。（4）工程施工组织及工程质量：工程开、工程仪式形成的各种照片、录像；工程施工中主要的质量检查、验收的照片、录像。（5）工程建设过程中有关庆典和重要领导的现场指导照片、录像等。照片档案的构成应当由照片、底片(向外单位收集的可以没有底片)和文字说明的部分组成，归档时缺一不可，底片是照片档案最原始材料，归档时一定要每张照片附有一张底片，由于彩色底片不宜久存，对有特殊意义的应当复制成黑(白)底片保存。照片档案要以一组有密切联系的照片为单位填写文字说明(即“分组说明” )，如某次活动只收集了一张照片，则要以单张照片为单位填写文字说明。文字说明要求简短、完整、明确，一般不超过200字。其内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、职务、摄影者等六要素。其编写要求：1)事由：照片所反映事件、事物的情由；2)时间：事件发生或事物变化、产生的时间和照片拍摄的时间(由阿拉伯数字表示)；3)地点：被拍摄物所在的具体地点；4)人物：照片所反映的主要人物的姓名、单位和身份；5)背景：对揭示照片主题具有一定作用的背景；6)摄影者：照片的拍摄人。采用数码照相机拍摄的照片要求(1)采用数码照相机拍摄的照片，应用A4大小的相纸把图像打印出来，并在图像右边标注其编号及拍摄六要素(也可在分组说明中体现)，形成的记录可多张为一组。内容排序：照片总说明-分组说明-照片内容(2)把数码照片刻录在耐久性好的光盘上，光盘附有目录，目录应填写档号、案卷题名、照片编号、照片标题（与电子文件的文件名相同）等。工程录像档案质量要求图像清晰，解说正确。工程录像档案规格为专业带，工程录像档案带盒上应标有简要说明，内容包括工程名称、录制人、审核人及批准人。卷内文件排列：如果一个项目形成的同类型文件数量不多，可以组成一个案卷，其卷内文件的排列要按形成的先后顺序排列。如果图纸、文字性文件分别组卷时，图纸的排列可按图纸目录的顺序进行，文字性文件则应遵循反映同一问题、同一结构的文件排列在一起的原则，同一案卷中有若干个问题时，按问题的时间顺序或重要程度排列；同一案卷中既有文字性文件，也有竣工图文件时，反映同一个问题、同一工作进程的文件排列，应文字性文件材料在前，竣工图文件在后。卷内每份文件是由若干个互相联系的文件所构成，每份文件按以下原则划分：l 综合类文件正文与附件为1份，原件与复制件为1份，转发文与被转发文为1份，正文与发文搞纸为1份，来文与复文（指请示与批复、报告与批示、来函与复函）各为1份；l 工程施工类文件开工申请单为1份，施工组织设计报审表和附件为1份，施工技术方案报审表和附件为1份，施工放样报验单和附件为1份，建筑材料报验单及附件为1份，进场设备报验单及附件为1份，工程检验认可书和工程报验单为1份，承包人申请表及附件为1份等；l 工程监理文件每月和每季建筑材料抽检报告为1份，每个标准试验报告为1份，每个分项工程质量检验评定表为1份，每个分部工程质量检验评定表为1份，每个单位工程质量检验评定表为1份，每本监理日记为1份，工地指示和现场指令为1份等。卷内文件按以下原则先后排列l 工程施工类、工程监理类和工程竣工图表类应遵循工程内容，桩号顺序和工序先后进行整理排序；l 现场质量检验单后所附检测报告，应按质量检验单所列检验项目次序编排，自检文件在前，抽检文件在后。l 卷内文件一般批复在前，请示在后；结论性文件在前，依据性文件在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；原件在前，复制件在后。图文混合材料文字在前，图样在后；图纸的排列以图号为顺序，小号在前，大号在后。工程档案案卷要求案卷应由案卷封面和卷脊、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。案卷封面由下列项目组成：（1） 案卷题名，应包括公路工程建设项目的名称、起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称，案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容。（2） 编制单位，是指案卷形成单位；（3） 编制日期，是指案卷形成日期；（4） 保管期限，填写其划定的保管期限；（5） 密级，依据保密规定填写；（6） 档号，填写档案分类号和案卷顺序号。卷脊需填写案卷题名和档号。卷内文件目录由下列项目组成：（1） 顺序号，填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注；（2） 文件编号或图样图号，填写文件材料的原始编号或图号；（3） 责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称；（4） 文件题名，应填写文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容，应自拟标题；（5） 日期，是指文件材料的形成日期；（6） 页次，填写每份文件首页上标注的页号，最终件注起止号。页号的编号方法是在有文字和图样材料正面的右下角、反面的左下角填写页号。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数。卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。备考表排列在卷内文件材料的尾页之后。其内容应标明卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。案卷的编制单位应当按照工程进展的顺序，对案卷进行系统排列，并用铅笔在封面和卷脊编写案卷流水号，根据有关保管期限的规定，将组成的案卷划分为永久、长期、短期三种保管期限，并依据交通部有关保密规定，标明案卷密级。组卷要求：每卷文件应依次有案卷封面、卷内目录、卷内文件、卷末备考表。工程工程档案归档、分类、组卷、编目、卷皮规格及其制作材料的质量应符合要求。组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的系统联系，并便于档案利用和保管。组卷后的科技文件材料一律采用软卷皮装订成册硬卷合包装，省局统一制作硬卷盒。立卷厚度及编号：工程文件材料立卷厚度应小于3公分（200张），立卷时要标明页号，正面标在右上角，背面标在左上角，空白页不标页号。托裱时，页号标在文件上。项目档案的装订装订的案卷卷内文字材料统一裁叠为16开型或A4型标准，图样统一折叠为A4型标准。A3图纸可不折叠(仅限于建设项目)。竣工图采用装订和不装订两种形式，A3规格的竣工图装订成册后对折叠成A4规格人盒；大于A3图幅按GBl060938技术制图复制图的折叠方法的规定折叠成A4图幅人盒，并在折叠好的图纸右上角加盖“档号章”。文字材料一律用线装订，装订采用三孔一线方法(孔距8cm，装订线距纸边125era)装订孔在案卷左侧，具体要求为： 1、装订前应去除原用于装订的金属物，以免锈蚀纸张。 2、检查案卷封面、案卷目录、卷内目录、备考表等是否符合科学技术档案案卷构成的一般要求(GBT118222000)规定的标准。 3、每卷厚度，文字材料一般以23em为宜，图表案卷一般不超过5cm，如同类材料数量较多，可分成几卷，但每卷有各自的卷皮、目录和备考表，并在卷盒及卷皮的案卷题名后面注明各卷的序号。4、每卷内容排列顺序为：案卷封面一卷内目录一文件材料一备考表。5.2项目档案的编目编目是固定文件在一个案卷内的位置以及每个案卷在整套项目档案中的位置工作。其目的：一是能清楚地提示文件的整理成果，达到固定排列顺序，反映案卷内的成份和内容；二是能确切地反映案卷的特征和统一使用的名称、术语、符号。编目工作可分为：编制页号、档案号、卷内目录、备考表、案卷封面和档案索引目录等。 1、编页号 编页号的目的是为了巩固卷内文件的顺序和确切地统计案卷内文件材料的数量，确保其完整性。装订的案卷一律依序编制页号，顺序均从“1”开始，一页一号。每一卷(册)一个序号，均从l开始(不能若干本一个序号)。有些技术说明书，如果已经是装订成册的出版物并拥有序号，可以不重新编页号，只需在备考表中说明此卷号的总页数。案卷采取不装订形式时，案卷内的文件材料要按卷内目录的次序依次编号。散件文字材料和A3图纸一般应装订成册。总体可以按以下几点操作： (1)、案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号； (2)、单面书写的科技文件材料在其右下角编号，双面书写的科技文件材料正面在其右下角，背面在其左下角编号。图样页号编写在标题栏外； (3)、成套图样或印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他科技文件组成一卷的，应排在卷内文件最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数； (4)、卷内目录、卷内备考表不编页号； (5)、原一册设计图纸拆分为两册时，各编序号。 2、编写卷内目录 卷内目录是对案卷内的每一份文件、图纸有关事项确切登记的表格，其内容包括：序号、文件编号、责任者(形成文件单位，合同是两个单位形成的，应写签章单位)、文件材料题名、日期、页次、备注。如果文件形成时对工程名称填写不准确，编制卷内目录时要纠正；若会议纪要、变更通知单中每一份文件没有题名的要拟卷内题名，揭示会议主题、修改内容等。某些图纸原来已有图纸目录的，应保留其目录，目录与卷内文件一致的可不再另编制卷内目录。如果图纸目录与图纸内容不相一致时，应当保留原图纸目录，并重新予以编制卷内目录。原图纸目录作为一份文件处理，在其首页加盖档号章。卷内目录各栏目和填写l 序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件夹的顺序，一个文件一个号。l 文件编号：填写文件的文号或图样的图号，无文号或图号可空白。工程施工类和工程监理类可空白。l 责任者：填写文件材料的形成部门（可用标准简称，各施工单位和监理单位标准简称由项目部统一确认）。l 文件材料题名：填写文件材料标题的全称（无标题或标题不详的需根据内容拟写标题并加方括号），应照实抄录。例1： XX标段K XX + XX X K XX + XX X路面基层工程检验认可书、工程报验单 XX标段K XX + XX X K XX + XX X水稳石碎下层施工放样报验单及附件 X X标段K X X + X X X K X X + X X X水稳石碎下层中间检验申请单及附件 X X标段K X X + X X X K X X + X X X原地面处理施工放样报验单及附件 X X标段K X X + X X X K X X + X X X原地面处理中间检验申请单及附件 X X标段K X X + X X X K X X + X X X路基第一层填筑施工放样报验单及附件 X X标段K X X + X X X K X X + X X X路基第一层填筑中间检验申请单及附件例2： X X标段 X X 大桥0 #台工程检验认可书、工程报验单 X X标段 X X 大桥0 #台01号钻孔桩施工放样报验单及附件 X X标段 X X 大桥0 #台01号钻孔桩桩孔中间检验申请单及附件 X X标段 X X 大桥0 #台01号钻孔桩钢筋中间检验申请单及附件 X X标段 X X 大桥0 #台01号钻孔桩混凝土浇筑申请单及附件 X X标段 X X 大桥0 #台01号钻孔桩中间检验申请单及附件例3： X X标段 X X 大桥1 #孔大梁预制工程检验认可书、工程报验单 X X标段 X X 大桥1-1号大梁预制模板中间检验申请单及附件 X X标段 XX 大桥1-1号大梁预制钢筋加工及安装中间检验申请单及附件 标段大桥11号大梁预制混凝土浇注申请单及附件 标段大桥11号大梁预制梁（板）中间检验申请单及附件 标段大桥11号大梁预制预应力钢筋张拉中间检验申请单及附件例4： 监理组监理工程师年月年月监理日记 监理组关于的工地指示、现场指令 监理组年月沥青抽检试验（5）日期：填写文件材料或图纸形成最后日期，用8位阿拉伯数字标注年月日，如2004年1月1日，标注为20040101。文件上未著名日期编制时应根据内容加以考证后填写。（6）页号：填写每份文件材料在案卷中首页上标注的页号，每卷最后一份文件的页次则填写起止页号，中间用“”隔开。（7）为便于计算机管理，成套的图纸及印刷成册文件，均需重新编制卷内目录。重新编制卷内目录时，成套的图纸及印刷成册文件（包括原图样目录）都需编写页号，在案卷的首页加卷内目录时，页末加备考表。（8）卷内目录应是铅印或计算激光打印，排列的案卷文件材料的首页之前。3、卷内备考表的编制卷内备考表要著名卷内文件的件数、页数，以及在组卷过程中需要说明的问题。立卷人即立卷负责人；检查人即该项目技术负责人，可盖章，也可签名。卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。4、案卷封面各栏目的填写（1）案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容。综合类案卷题名包括卷内文件的主要负责者、内容特征、文种；工程设计类、工程施工类、工程监理类、工程竣工图类、竣工决算类、工程科研类案卷题名，包括项目名称、内容特征、技术文件名称等；项目名称应于原立项、设计（包括代号）相符。例1：高速公路标段KK路基土方工程检验认可书、工程报验单，清淤填筑、原地面处理、路基填筑第一层至第五层中间检验申请单即附件。例2：高速公路标段大桥0台工程检验认可书、工程报验单，0106钻孔灌注桩施工放样报验单、中间检验申请单及附件。例3：高速公路大桥1孔大梁预制工程检验认可书、工程报验单。例4：省质量监督总站2004年关于高速公路技术质量监督的通知、通报、批复。（2）立卷单位：填写文件材料组卷部门（全称）。（3）起止日期：填写卷内文件形成的起止日期（应与卷内目录起止日期相一致）。日期用8位阿拉伯数字标注年、月、日，中间用“”隔开。如：2003年1月1日至2004年1月1日，标注为2003010120040101（4）保管期限：填写其划定的保管期限，见标准附录C。（5）密级：不填写（6）档号：填写档案的分类号和案卷流水号，中间用“”连接，统一用铅笔填写。分类号按规定统一编制，案卷流水号由组卷单位按案卷的先后次序编写。（7）案卷软卷皮以上各栏目用计算机（激光）打印或钢笔楷填写，案卷卷盒封面不填写上述内容，仅在卷盒脊背用铅笔填写放入案卷的起止档号。 3、编制案卷目录 建设项目档案案卷目录是案卷的名册和提交利用档案的工具。它是以案卷为对象进行编写的，内容包括：档号、题名、立卷单位、起止日期、页(份)数、期限、备注，起着固定整理后成果的作用。4、编制备考表备考表是说明案卷内文件状况的表格，填写分两部分，上半部分在归档时由整理人员填写，说明卷内文件材料的数量、完整、准确的程度；下半部分在归档后填写，填写管理中需说明的情况。对于项目法人而言有关工程投入使用后的变化情况，也应在此反映。5、编制案卷封面编制案卷封面直接揭示案卷文件材料的内容与成分。内容主要包括：档案号、缩微号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级等。 案卷题名是对案卷内文件材料内容的概括，应包括项目名称(按批准文件的项目名称的全称)卷内文件的针对内容(重大的项目档案数量多时，案卷题名层次可包括：项目名称+单位+分部(项)工程名称和文件材料名称等工程具体内容。例如：虎门大桥2号墩4号桩基础施工记录、质量检验评定、深汕高速公路(东段)K310一K340软土路基沉降观测记录)。拟写时既要符合工程术语，同时又不违背档案用语。 拟写案卷题名要注意问题的专指性，避免拟写过简或雷 同的题名，要在充分了解案卷内容的基础上，通过拟写案卷题名，准确揭示出案卷的特定内容。例如某大桥的沉降位移观察记录按观察部位、观察时间分类组卷后，在案卷题名上应反映出项目名称、观察部位、观察时间及文件材料的名称。如果相同内容有数卷时，不能以X之一、之二字样出现，应以里程、桩号加以区别。例如：海湾大桥(15#)桩基础沉降观测记录、虎门大桥2号墩4号桩(一20一10米)质量检验评定基础施工记录。 立卷单位：填写具体组卷的单位。 起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。 保管期限：填写其划定的保管期限，一般分为：永久、长期、短期。 密级：依据保密规定填写(一般不填)。6、编制档案号 建设项目档案号由分类号和案卷顺序号构成。可采用汉语拼音和阿拉伯数字混合组成或全部采用阿拉伯数字作为代号两种形式。分类号应根据接收单位的分类编号方案填写，案卷顺序号是分类号最后一个层次的流水号。 建设单位生产设施项目档案编号参考(重大项目)，小型项目可减少层次： 7、编制档案索引档案索引的编制是为查找整套项目档案提供方便，其编排内容、顺序为：档案编制说明、档案验收证书、档案移交接收单、案卷目录、卷内目录。为方便查找，整套卷内目录的右上角应标明第几卷。索引目录的大小尺寸也应和案卷大小一样，封面上标明工程项目档案索引。索引不编案卷号。5.3质量保证措施工程档案的收集提供凡是反映与公路工程有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体形式的文件材料，都应收集齐全，归入工程档案成套档案。工程档案按下列分工收集和提供：从立项、项目准备阶段、建设阶段、工程交工、工程验收阶段形成的可行性研究、任务书、项目管理文件、上级来文、批文及业主总监办的管理性文件材料，由业主单位负责收集汇总提供。的勘察设计文件由勘察设计单位负责收集提供。在施工阶段形成的与承包商有关的文件材料，由各承包商负责其全部文件的收集；若有分包商，则先有分包商收集，然后由承包商进行汇总，并负责对分包单位的文件材料进行审核把关。 工程监理文件由监理单位负责收集提供。公路工程文件材料必须按文件材料形成的先后顺序或公路工程建设项目完成进展情况，及时收集。工程档案编制管理的监督和检查项目工程文件管理组在业主和总监办的领导下，以XX项目工程文件材料立卷归档管理办法等法规以及XX项目高速公路工程工程档案编制管理实施细则为依据，对工