徐集教办档案工作管理办法.doc

徐集教办档案工作管理办法 一、档案室的基本任务 （一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全镇各校档案工作。 （二）制定本镇档案工作规章制度，监督、指导和检查执行情况。 （三）负责指导和协助各部门做好各类档案的收集、预立卷、整理、移交等工作。 （四）负责入室档案的检查、验收、整理、分类编目、归档、统计、销毁等工作。 （五）对室藏档案进行科学管理，做好档案的安全保护工作 （六）开展档案的开放和利用工作，做好档案查借阅工作。 （七）按上级要求定期做好档案的统计工作。 （八）实现档案信息数字化管理。 （九）积极开展档案编研工作。 （十）负责学校专兼职档案人员的业务培训。 （十一）开展档案宣传工作，提高师生员工的档案意识。 二、 归档要求 （一）全面落实“四同步”管理。即学校的各项工作与归档工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作同时，要布置检查、总结、验收档案工作。 （二）部门立卷归档。部门各类文件材料应由立卷人按文件材料的自然形成规律加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案管理人员检查、装订后向学校档案室移交。 （三）学校各类档案实行统一管理。凡个人在教学、科研、管理、及一切职务活动中形成的各种载体形式的材料必须按规定归档，任何部门和个人不得以任何借口长期滞留或据为己有；对于非职务活动形成的重要文件材料档案部门可采取征集、代管等形式收集保管，对于移交和捐赠档案的部门及个人应尊重其权益。 （四）发挥档案的行政监督职能。在基建工程验收和大型仪器设备开箱时，档案人员应参加验收工作。其他各种门类档案也应采取相应措施，使立卷归档工作制度化。 三、归档范围 （一）党群类 主要包括：党委、纪委、组织、统战、宣传、团委和工会负责召开的各类会议的文件、会议记录、工作规划、总结、大事记、报告、批复及上级机关针对本校关于党务管理方面下发的文件材料等。 （二）行政类 主要包括：校办、外事、监察、审计、人事、武装、保卫、后勤、离退休、档案、图书和校办企业系统负责召开的各类会议的会议文件、会议记录、统计报表、工作规划、总结、大事记、报告、批复及上级针对本校关于行政管理方面下发的文件材料等。 （三）教学类 主要包括：教务处、学生处、学校教学院系等部门在本校教学管理、教学实践和教学研究等各个环节中形成的不同载体的文件材料。教学类档案必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学实践活动的成套性特点。 （四）基建类 主要包括：规划建设处和新校区建设指挥部在本校基本建设管理项目建设中形成的不同载体形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的成套图纸。 （五）仪器设备类 主要包括：资产处、物资采购中心及学校各部门的仪器设备管理和仪器设备项目（特别是价值 10 万元以上）的全套随机技术文件及在申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料。 （六）出版类 主要包括：学校宣传部门及学校教学、研究部门编辑出版的管理性文件和出版的学报、专刊、校报等。 （七）外事类 主要包括：学校办公室外事室、国际交流中心及学校各部门涉外活动中的国际合作项目，留学生工作以及学校有关人员出国考察、讲学、合作、进修等材料。聘请外籍专家与教师在教学、科研及其它有关活动中形成的不同载体的文件材料。 （八）财会类 主要包括：学校财务处在财务工作管理和会计核算中形成的具有保存利用价值的文字材料、会计凭证、会计账簿、会计报表等。 （九）声像类 主要包括：学校各个职能部门、教学院系在学校各项活动中的照片（底片）、录音、录像等声像材料和配套文字材料。 （十）实物类 主要包括：学校各个职能部门、教学院系获得的能反映学校历史真实面貌的实物。 四、 不归档案范围 （一）上级机关普发供参阅和不办的文件材料； （二）上级机关发来供工作参考的抄件和征求意见未定稿的文件； （三）重份文件； （四）无查考利用价值的事务性和临时性文件； （五）教办未经会议讨论、未经学校领导签发的未生效文件，电报草稿及一般性文件的历次修改稿； （六）无特殊保存价值的信封，一般性表态和询问一般性问题及提出一般性建设性意见的人民来信； （七）校内其它部门发来的文件。 五、案卷的质量要求 （一）各门类档案的质量要求，总的原则是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 （二）卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，字迹工整、清晰。禁用圆珠笔、铅笔及复写材料，字迹不清、破损的文件材料应修补誊清。 （三）管理性内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重复讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。专题性、成套性档案（含教学、科研、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。 （四）确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断。 1 、凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，为永久保管。 2 、凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的为长期保管。 3 、凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，为短期保管。 （五）卷内文件材料按顺序排列，无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在装订线右（左）侧下角编页号，按问题组卷一般掌握在 150 页以内。 （六）每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改或简化。 （七）卷内文件材料情况说明，应填在备份表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。 （八）案卷封皮题名应简明确切，一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，拟写案卷题名不超过 50 字。 （九）要去掉卷内文件上的金属物，用线绳装订成册。 （十）填写移交目录，向档案室移交。 六、归档时间 （一）学校党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底以前归档。 （二）学校各教学部门和能按学年度归档的部门应在次年学年度寒假前归档。 （三）科研、基建等部门应在项目完成后两个月内归档。 七、 归档验收办法 （一）验收内容 1 、各立卷部门要按照学校制定的 中所列项目 , 检查归档是否齐全完整。 2 、检查案卷质量 , 主要看卷内文件是否齐全完整 , 请示与批复是否齐全 , 金属物是否剔除 , 是否存在铅笔现象。 3 、检查卷内文件页号、卷内目录和备考表的填写是否规范。 4 、卷内文件纸张要整齐一致，对过大或过小的纸张必须折叠粘贴、装订牢固。 5 、立卷部门根据卷内文件内容按要求拟写案卷题名，一般不超过 50 字。 6 、填写移交目录，办理移交手续。 （二）通过验收，采取以下补救措施 1 、对归档文件材料不齐全的要进一步查找，在归档期限内补齐。 2 、如确因客观原因无法弥补的，由兼职档案人员写出情况说明，并经部门主管领导签字盖章后送档案室，作为弥补说明材料归入档案。 3 、超过期限既未补归、又未写情况说明的，由档案室依照有关考核办法给予处理，并限期归档。 八、档案管理 （一）档案安全保密制度 1 、严格执行档案的管理、借阅、复印和销毁制度，对于保密文件和复印件要求利用者用毕后清退销毁。 2 、档案工作人员不得私自摘抄、复印和向外传播档案的内容，严禁将档案材料带出库房或放置不利于安全保密的地方。 3 、档案工作人员调离时，须认真进行交接。 4 、禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造档案。 （二）档案库房保管制度 1 、档案入库前，档案工作人员要认真检查，发现有虫蛀、污染、破损和遗漏现象，要及时采取除虫、除尘和修补等措施。 2 、保持档案库房的干净整洁，档案工作人员要定期打扫库房卫生。 3 、坚持记录库房温湿度，平时要使用开窗通风等方法，调节库房温湿度。 4 、库房内放置必须的防虫药物，并及时更换。 5 、库房内严禁吸烟，严禁带入食品。 6 、做好档案的防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染等八防工作，定期对档案的保管状况进行检查，发现问题及时处理。 （三）档案安全防火责任制 1 、档案库房、阅档室内禁止吸烟，严禁携带易燃易爆物品入库。 2 、库房内设置灭火器，室内工作人员做到会使用、会报警、并定期检查。 3 、下班前锁好门窗、档案柜，切断电源，杜绝一切不安全因素。 4 、档案室工作人员要加强责任心，切实做好档案室的安全、防火工作。 （四）档案查（借）阅制度 1 、凡利用档案者，必须办理借阅登记手续。 2 、室内档案一般不借出室外。如果有特殊原因须将档案借出者，必须经校办主任批准，同时借出人必须负责档案的安全与完整，不得私自摘录、复印、翻印；更不得遗失、拆散、调换、抽取和污损；不得在档案材料上涂改、批注、勾画等。 3 、原则上执行非立卷部门查阅立卷部门的档案由立卷部门同意，方可查阅。 4 、档案借阅期限不得超过 15 天，用完应及时归还，如需延期借用应重新办理续借手续，不得将档案转借他人。 5 、归还档案时，经检查案卷完整无损后方可办理归还手续。如发现问题，将视情况进行经济处罚，作为修补档案的费用。另外还要依照中华人民共和国档案法实施办法的有关条款进行处理。 6 、校外个人查阅学校档案，须持介绍信或个人证件，经归档部门负责人批准，重要的秘级性档案还需经有关部门保密负责人批准，方可办理查阅。 （五）档案鉴定与销毁制度 1 、学校各部门按照档案室明确的归档范围进行档案的收集工作。档案室在接收档案时，对不属于归档范围或无保存价值的材料，及时向送交档案的立卷部门清退。 2 、档案入库后，首先准确地划分档案保管期限，档案室工作人员根据档案保管期限，定期对档案进行检查和核对。 3 、会同有关部门负责同志组成鉴定小组，在主管领导的主持下，进行甄别和审核，并签署意见后执行销毁工作，主管领导审批件及销毁档案登记册由档案室和有关部门永久保存。 4 、需要销毁的档案材料，由两人以上的专门人员送指定的造纸厂进行当场监销，监销人要在监销清册上签字。 5 、对入库的档案材料及需要进行处理的档案材料，禁止卖废品或改做它用，更不得擅自销毁。 （六）档案统计制度 1 、档案统计是以