长沙卷烟厂“十五”技术改造项目管理规划与控制制度POWERDOCUMENT应用与操作手册.doc

/长沙卷烟厂“十五”技术改造项目管理规划与控制制度 附件64POWERDOCUMENT应用与操作手册1 软件应用模式由上海普华公司开发的“POWERDOCUMENT工程档案及竣工资料管理系统”主要包含如下功能模块：文件管理功能：包括分类文件管理、工程文件管理、收发文管理以及审批流程管理。在项目实施过程中，通过定义文件分类结构（TBS）以及工程文件分解结构（WBS），对项目全周期文档进行有序管理。本手册对此功能的利用进行详细的阐述。档案管理功能：项目结束交接后，由企业档案馆根据具体情况来决定是否需要利用此功能模块进行档案管理。此手册不包括此功能的应用规定。2 数据初始化定义与说明2.1 工程建立2.2 文件分类结构TBS定义根据“附件6-2文档信息编码与分类”的结构设计来定义文件分类结构TBS。2.3 工程文件分解结构WBS定义工程文件分解结构WBS是参考项目工作分解结构同时结合文档控制要求而制定的。结构分为两层，第一层表示为功能分类，第二层表示为单位工程/专业组分类。具体定义如下:随着工程的进展，系统管理员可根据需要在工程文件分解结构中增加根节点用以放置承包商、监理临时文件。2.4 用户组织机构OBS定义对长沙卷烟厂用户组织机构OBS定义如下：根据需要在总承包单位、监理单位参与项目文档管理时，由系统管理员修改OBS结构，增加单位信息和人员信息。增加用户时，用户简称即为软件系统的登陆用户名，缺省密码为空缺。2.5 自定义分类码设置自定义分类码用以增加录入文件的属性字段，根据需要暂时增加字段一，用以表示纸张文件的存放地点，由文档管理员在文件归档的时候标注。字段ID：1字段名称：文件存放字段备注：标注文件存放的地点2.6 联系单位设置联系单位信息用于收发文管理，并方便用户查找项目参与单位的联系信息。系统管理员负责添加和维护新的项目参与单位的信息。信息设置如下：2.7 权限设置与职责说明根据软件的权限设置功能，对信息文档参与方的权限规定如下：系统管理员：拥有对软件操作和功能数据定义的所有权利。在软件运行过程中，维护软件功能，更新软件的数据定义信息，对其它用户进行权限管理。并每周做好数据备份工作。文档管理员：拥有对软件操作上的所有权利。对提交的文档进行归类、整理，确保提交文档的合理存档以及有效查询。专业组成员、其它文档信息管理参与者：仅拥有文档信息的录入以及对本组（本单位）临时文件里文档进行修改的权利。对应该归档的文件及时的录入本组（本单位）的临时文件夹，提交给文档管理员进行归档。信息浏览者：任何合法登陆用户都拥有对系统内非密级文件的查询和浏览文件基本信息及附件的权利。权限的软件实现：1、 数据权限规则定义2、 用户权限参数设置详细用户权限参数设置见附录。3 应用操作流程3.1 文件录入流程与说明专业组信息管理员以及项目参与单位文档信息管理参与者根据以下流程提交归档文件。第一步:选择WBS方式，点击本组或者本单位的临时文件夹，然后操作新增文件。打开“文件著录”对话框。文件录入者务必确保红圈所示的WBS编码代表本组或者本单位的临时文件编码。第二步：在文件著录对话框中如实填写作业代码、文件标题、说明、文件页数、文种等信息。如上图蓝圈所示部分。填写信息时应注意：作业代码应与P3软件编制的计划作业代码保持一致；文件标题应能说明事务性质或事务类别，对于例会类文件应标注时间予以区别；说明栏填写文档所涉及的按工程文件分解结构WBS区分的单位工程项。第三步：若文档具有电子文件，以添加附件的形式添加电子文件。录入完成关闭对话框。第四步：在工具条中选择“”文件送审按钮打开送审对话框。选择“主送”人员为文档管理员，“审核事项”为“请归档、组卷”，按“确认”按钮送审。文件录入完成。3.2 文件归档流程与说明文档管理员在得到归档审批请求后，根据以下步骤对文件进行归档：第一步：在主页上点击审批文件链接，打开“审批文件清单窗口”。其中显示所有需要审批归档的文件清单。第二步：点击“文件信息”按钮，打开前面所示的“文件著录”对话框，点击“修改”来完善文件信息表内相关内容。包括根据文档性质选择文件类型编码、根据提交说明更换WBS编码使其与单位工程对应、按顺序编写文件编号、选择责任人、根据需要添加主题词与说明、选择载体类别、标注文件存放地点。修改完毕保存并退出，返回“送审文件清单”窗口。第三步：点击“回复”按钮，打开“送审”窗口。选择批准意见，并选取”流程终止”项。按“提交意见”按钮，反馈归档审批意见后，关闭窗口。第四步：按上述步骤处理完所有送审文件后，关闭“文件送审清单”窗口，完成送审文件归档。3.3 文件查询流程与说明欲查阅无电子版的文档在系统中查得文档编码或文件名称将所需文档的编码或文件名告知档案管理员取得技改领导同意登记手续，借阅文件是否需取得领导同意是否任何合法用户都可以通过查询按钮，对系统内的文档根据条件进行查询。用户可查看查询所得结果文件的基本信息以及附件内容。若需查询与借阅无电子版本文档，遵循一下流程：4 操作管理条例1、 各专业组文档信息管理员应在事务结束后及时将归档文件信息录入软件系统，并同时将相关的原文件提交技改办档案室归档，电子文件不作归档依据。2、 事务最终结果性文档必须完整归档，交互过程文档一般由各专业组文档信息管理员负责自行保存，但应确保需要时提供相应的可追溯。3、 各组文档信息管理员对录入的文件信息的准确性和及时性负责。文档一经审批归档，各专业组文档信息管理员即无对文档的修改、删除权利，当录入者发现录入的相关文件信息有误或者不合理时，请和技改办文档管理员联系，以修正文档错误。4、 文件归档工作与月计划执行成果一并检查，并在例会上适时进行总结和通报。5 附录权限参数设置列表“文档中国”搜集整理 工程功能全局功能TBS数据权限WBS数据权限全权只读无权全权只读无权全权无权管理员权限一般用户权限系统管理员“新建文件”、“问题管理”、“定义工程自定义字段”“删除任意文件到回收站”“浏览文件审批流程”“修改任意文件”“定义基础数据”“基本工具”“系统管理”“案卷管理” “整理回收站”“新建档案目录” “收发文管理”“公开文件”“技术交流文件”“21/综合管理组”“1/十五技改总项目”“2/专业组临时文件”文档管理员“新建文件”“删除任意文件到回收站”“浏览文件审批流程”“问题管理”“修改任意文件”“定义工程自定义字段”“案卷管理” “基本工具”“收发文管理”“定义基础数据”“新建工程”“定义OBS”“系统管理”“公开文件”“技术交流文件”“1/十五技改总项目”“2/专业组临时文件”专业组成员、其他文档信息管理参与者“新建文件”“问题