程序文件2——记录控制.doc

HH/PD02-2003 A/01 目的 规范质量活动的记录，客观、真实、准确地反映产品形成全过程的质量活动；为证明本公司的产品达到了规定的质量要求和质量管理体系有效运行提供客观证据。2 适用范围 适用于本公司质量管理体系运行中相关记录的控制。3 职责3.1 企管部负责组织协调全公司质量记录的管理与控制。3.2 各部门负责本部门质量记录的管理与控制。4 工作程序4.1 质量记录的标识4.1.1 质量记录的控制范围 本公司质量记录的控制范围详见附录：“质量记录控制清单”。4.1.2 质量记录的编号 本公司质量记录的编号方法为： HH/QR *.* * 质量记录名称 质量记录序号 部门代号(详见质量管理手册职能分配表) 质量记录代号(Quality Record) 企业代号(Hua Hao)4.2 质量记录表式的设计与审批4.2.1 质量记录表式的设计 程序文件或作业文件的编制人应会同该文件的使用人，设计该文件配用的质量记录表式。4.2.2 质量记录表式的审批 程序文件或作业文件配用的质量记录表式的审批，与该文件的审批一并进行。4.2.3 需新增或更改的质量记录表式，由该记录表式的使用人提出申请，并设计、更改，报企管部审批备案。4.3 质量记录的管理 a) 企管部负责质量记录表式的登记、编号、销毁的审批，确定归档范围，并编制全公司“质量记录控制清单”； b) 各部门负责编制本部门“质量记录控制清单”；4.4 质量记录填写要求 a) 质量记录填写应字迹清晰、内容完整、正确、文字表达准确、简练，填写栏目不应留空白，填写人应签名； b) 质量记录应用钢笔或圆珠笔填写，不允许用铅笔填写； c) 质量记录不允许随意更改，必须更正时，更正人员应在更正处采用划改并签名以示负责； d) 质量记录必须由操作者或活动的实施部门填写，必要时由部门负责人确认签字； e) 所有质量记录应在活动进行的同时或完成之时立即填写，以力求准确。4.5 质量记录的收集 a) 各责任部门按职责范围及时收集质量记录； b) 工程管理部和家装分公司负责收集来自供方的质量记录；c) 经营部负责收集来自顾客的质量信息反馈。4.6 质量记录的归档与保存 企管部负责质量记录的归档管理工作，按照质量记录的编号、名称和收集时间分类整理，按序装定，并编制“质量记录归档清单”，实施归档，并执行规定的保存期限。4.7 质量记录的贮存 质量记录的贮存应由专人保管、专柜存放、便于检索，并应采取措施，防止变质、损坏。4.8 记录的查阅、借阅与复印4.8.1 质量记录的查阅 a) 顾客查阅：合同有约定时，顾客或其代表经管理者代表同意后，可在商定期内查阅相关的质量记录； b) 本公司人员查阅：应得到企管部的同意。 4.8.2 质量记录的借阅 a) 所有质量记录原件一律不得外借； b) 确需借阅的质量记录，应办理借阅手续，经管理者代表批准后，由企管部提供复印件，复印件仅供参考，借阅人应按时归还。4.9 质量记录的处理超过保存期或无参考价值的质量记录，由企管部填写“文件销毁登记表”，经管理者代表审核、批准后，质管部负责销毁，管理者代表监督。4.10涉及本程序的质量记录由企管部负责按本程序的规定实施控制。5 相关文件无 6 质量记录及表式 HH /QR01.05 文件销毁登记表 HH /QR01.0