采购部工作规程.docx

辽宁佳拓重型装备集团有限公司 采购部运作手册采购部运作手册采购部组织机构图JT-CG001总经理库管员采购主管采购员稽查总管稽查员采购部部门职能说明书JT-CG002行政关系：采购部是以总经理为首的公司领导班子行使采购工作向总经理、公司负责，与公司其它部门属平衡协作关系，同时有开销监察关系。 中心任务：根据总 规范采购作业,使公司有关采购事务均能遵循制度办理,便于最适当时间、在可能范围内以最低价格,向最适当的供应商,购买品质最佳、数量最恰当的原料、辅料、商品或服务。工作职责：1、 根据生产计划和安全库存，编制不同时期的物料采购计划，经批准后组织采购。2、 审查各类请购申请，核查采购的必要性以及请购申请与数量是否恰当。3、 供应商资料收集、整理、选择、保管及合格供应商的评估。4、 执行采购活动：询价、比价、议价、订购及交货的催促与协调。5、 做好物资进库、出库工作并记录；保证上级部门随时调阅库存情况。配合稽查员做好库存稽查工作。6、 做好市场供求信息及价格调查，保质、优质采购，确保生产及经营活动的需 要。7、 收集市场的价格信息，利用各种途径降低成本，完成采购成本控制指标。8、 做好物资消耗分析，在保证建设、生产经营需要的前提下降低资金占用，减少库存。9、 配合稽查人员对采购项目随时稽查。10、 采购结算。11、 配合财务做好与财务有关的工作。工作权限：1、 对公司的经营、运作方面发展向总经理有建议权。2、 对公司各类请购申请有监督检查权。3、 对公司各部门请购申请并采购造成的浪费有行政考核权。4、 对其他部门的开销及任何与采购部有关的开销行为有监察权。部门责任：1、 对因生产计划不清、库存掌握不当而产生的采购浪费或务工负责。2、 对因请购申请核查不当造成的采购浪费或返工反复造成成本增加负责。3、 因对供应商评估不当而产生的高价采购、低质采购负责。4、 对因未询价、比价、议价而产生高价、低质采购负责。5、 对除上级主管回复认可或特殊情况下，无请购申请的采购造成此采购无据可查负责。6、 对由于采购部原因造成库存与采购数量不符的情况负责。7、 对因采购部物资消耗分析不当而造成过量采购、积压采购资金负责。8、 对因一切有受贿行为产生的采购负法律责任。工作关系：1、 直接对总经理汇报工作或接受指示。2、 同公司各部门提供服务、协作的同时有开销监察关系。考评与奖赏：由总经理对本部门直接进行监控与奖罚。编制审核批准采购部运作手册索引JT-CG003编号任务页码JT-CG001采购部组织机构图JT-CG002采购部部门职能说明书JT-CG003采购部运作手册索引JT-CG004采购申请提出及审批权限规定表JT-CG005采购流程图JT-CG006采购计划审批程序JT-CG007采购主管岗位职责JT-CG008采购员岗位职责JT-CG009申购单JT-CG010采购单JT-CG011请款单JT-CG012电子版存档规程JT-CG013JT-CG014JT-CG015JT-CG016JT-CG017采购申请提出及审批权限规定表JT-CG004物品类别采购申请提出人填写申购单依据审核人审批人工程项目所需公司采购的材料、设备等项目负责人合同及设计任务书所做的预算表、工程进度表、材料及设备采购清单部门负责人总经理日常经营所需的材料、设备等各部门经营需求、加工要求项目负责副总工程师总经理工具及配件、器皿、劳保用品、量检具等使用部门月初提出采购申请部门负责人或授权人总经理经营、办公等需要的大件设备和工具（属于固定资产投资类）使用部门编制固定资产采购申请部门负责人或授权人总经理普通办公用品、劳保用品等综合办公室后勤保卫部根据使用部门需求统一提出年度或月度采购申请部门负责人或授权人总经理常备用料采购主管（由库房管理员配合）日常领料情况、库存情况采购主管总经理采购流程图 JT-CG005总经理工程项目所需材料、设备等采购员审核稽查主管稽查员审核日常经营所需的材料、设备等经营、办公等需要的大件设备和工具普通办公用品、劳保用品等常备用料食堂采买有效申购部门填写申购单询价诚信备案供应商无诚信备案供应商填写采购单比价议价采购部采购作业后勤部签收后勤部提月度计划完成采购作业比质总经理审核签字有合同公司律师审核签订合同物资入厂无合同物资单供应商签字保管员清点入库填写入库单各部门清点签收保存全套单据随时采购计划审批程序 JT-CG006目的：能适地、适时、适价、适质、适量供应生产所需的材料，特制定本程序。 范围：根 凡公司有关的采购行为。作业内容：权责部门作业流程作业说明相关文件各部门表单制定1、 记录表单由行政部门根据规程制定，表单编号依据采购管理规程执行、具有唯一性、统一性。采购管理规程申购部门采购需求1、 表单的填写需符合采购申请提出及审批权限规定表填写要求2、 表单记录需用钢笔或圆珠笔填写或计算机登录；要求真实、清晰、准确、规范性；表单填写不宜随便涂改,若有需修正的地方,需有本人的签章。采购申请提出及审批权限规定表采购部总经办采购需求审批1、 采购部门对各申购部门编制的申购计划及采购申请单参照实际需求及采购申请提出及审批权限规定表进行核查，认可后交总经办。2、 总经理审核同意后批准签字。采购部部门职能说明书采购申请体术及审批权限规定表采购部供应商选择1、 原物料供应商必须是符合国家标准或符合公司采购标准的合格供应商；2、 常用的原、辅料采购应有两家以上供应商选择；3、 办公物品、工程材料、后勤材料等采购应有三家以上供应商对比。4、 同一物料存在多个合格供应商时，原则上以采购单价最低的为准。（特殊情况视当时情形及质量经总经理批准）5、 统一规格、同质产品则以采购单价最低为准。供应商管理程序合格供应商一览表总经办审批请购单采购部门寻找供应商经询价、比价、比质后填写采购单与请购单一并交总经办审批选择合格供应商。申购单采购单采购部签订合同1、 按照采购单要求数量规格及技术部门交与技术要求撰写采购合同。2、 采购合同应已公平、公正、保质、保量为原则。3、 合同起草完毕后交与我厂律师审核。4、 律师审核通过后方可提用章申请，并用章申请与合同交与总经理审批。批准后方可签订合同。5、 对于临时采购公司建设、生产、办公用小额度物资无合同、发票情况下需说明情况并与总经理汇报，总经理同意后需在采购单上签字“可无合同或发票”后方可采买。采购部采购作业1、 采购根据核准的申购单与采购单。2、经总经理核准后的采购单，由采购部以传真等有效方式发给供应商；3、 采购单上应注明所采购物品名称、规格、数量、交期等。4、 随同采购单相关的技术协议装等要求，在下单采购或要求有变更时，也需一并发给供应商；5、 对于在任何供应商的采购应要求供应商对于所售物品签字。申购单采购单采购合同技术协议领料单入库单财务部采购部付款采购部物资入库1、 无需入库物资入厂后需申购部门与采购部确认物资规格、数量、质量情况，全部合格后由申请部门填写领料单标明未入库。若有不合格现象则提出问题，由采购部协商解决。2、 需入库物资需采购员、库管员、申购部门确认来货规格、数量质量情况，全部合格后由库管员清点入库，并填写入库单。若有不合格现象则提出问题，由采购部协商解决。领料单入库单采购部材料整理 设计采购部门的申购单采购单采购合同领料单入库单以申购单采购单编号整理归口交与稽查部门存档。申购单采购单采购合同领料单入库单物品申购表JT-CG009 申购单编号 申请部门申请时间申 请 人部门主管技术标准数 量预计价格要求到位时间序号 物资采购内容物资名称规格类别单位数量12345物资用途描述申请原因批准： 填写日期： 年 月 日材料请购单JT-CG010 申购单编号： 请购单编号： 请购日期： 年 月 日据批准申购单经询价、比价、议价过程出具此申请请购单询价记录供应商名称单价总价交货期及品质供应商选择联