公文管理标准.doc

保利协鑫电力燃料有限公司企业标准GCL/RL-RSXZ-02-2012公文管理标准2012年10月15日发布 2012年10月15日实施保利协鑫电力燃料有限公司 发布前 言本标准由人力资源与行政部负责提出。本标准由人力资源与行政部负责起草。本标准主要起草人：乐剑锋 审 核：乐剑锋 审 定：张 祥 批 准：张 祥本标准由人力资源与行政部负责解释。本标准于二一二年十月十五日正式发布。本标准于二一二年十月十五日正式实施。保利协鑫电力燃料有限公司企业标准公 文 管 理 标 准GCL/RL-RSXZ-02-2012为使保利协鑫电力燃料有限公司 (以下简称“公司”)各级公文处理工作规范化、制度化、科学化，做到有章可循，制订本标准。1.范围本标准规定了公司公文管理职责及规范，适用于公司各部门。2.引用标准国家行政单位公文处理办法、协鑫集团公文管理标准。3.总则3.1公文是公司内部管理过程形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻协鑫集团、公司董事会决策，发布行政规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。3.2公司全面应用电子公文，提高公文处理工作的效率和公文质量。行文要少而精，注重效用。4.管理职责4.1公司人力资源与行政部是公文处理的职能管理部门，所有正式文件都归口这一部门管理，其主要职责是：制订、落实公文处理业务规范，做好公司的公文处理工作；对各部门的公文处理工作进行指导，组织经验交流和业务培训；负责公文办理过程中的督查工作，推动公司决策部署的贯彻落实；做好公司办公自动化系统建设；负责公文处理中的安全保密工作，开展经常性的保密教育和保密检查，落实安全保密措施。4.2公司各部门要重视公文处理工作，应配备专职或兼职文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，公正廉洁，熟悉有关专业知识和操作技能。5.公文处理5.1公文由人力资源与行政部统一收发、传递、用印、归档和销毁。5.2公文处理工作必须做到及时、准确、安全，并严格执行保密法律、法规和有关保密规定，保守公司秘密。6.公文种类公司公文种类主要包括通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要，具体适用范围如下：“通知”适用于发布公司有关制度、规定、任免干部、传达上级单位的指示，转发上级单位的公文，发布要求下级单位办理的事项。“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。“报告”适用于向上级单位汇报、反映情况，提出意见和建议，答复上级单位的询问。“请示”适用于向上级单位请求指示、批准事项。“批复”适用于答复下级单位请示事项。“函”适用于平行单位、部门或不相隶属单位商洽工作、联系业务、询问和答复问题等。“会议纪要”适用于记载、传达会议主要精神和议定事项，要求有关单位按会议商定的内容和要求的时限办理。7.公文格式7.1公文一般由公文名称、秘密等级、紧急程度、份数序号、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。具体格式参见附录。7.2公文应当在每页下方外口用阿拉伯数码标注页数。7.3公文的文字从左至右横写、横排。公文用纸采用国际标准 A4型(长 297毫米、宽 210毫米)，一律左侧装订。7.4公司内部公文提交 EC审批流程前，要套好对应公文格式。8.行文规则8.1各部门的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。8.2公司及所属各部门在职权范围内，可以互相行文，可以向下一级有关业务部门行文；也可以根据本级领导授权和职权规定，向下一级行文。8.3向下级部门的重要行文，如实施办法、实施细则等规范性文件或涉及计划、预算、机构、人事、薪酬等内容的公文，应当同时抄送直接上级部门，但转发该部门的公文除外。各部门向下一级的重要行文，应当抄送本级部门领导。8.4行文请示要求做到：一文一事，具有可操作性。一般只主送一个部门(包括向有关主管部门请求批准的“函”)；如需同时送其他部门，可以用抄送形式，但不得同时抄送下级部门。除领导直接交办的事项应当写明原由，并通过行政管理部门转报外，不得直接送领导者个人。一般不得越级请示；因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级部门，并在文中写明越级的理由。按规定应由主管部门审批或先行审核的请示事项，应当报送主管部门处理，不得越过主管部门直接向公司或协鑫协鑫集团请示。受双重领导的部门向上级部门请示，应当写明主送部门和抄送部门，由主送部门负责答复。上级部门向受双重领导的下级部门行文，必要时应当抄送其另一上级部门。要求批转的请示，应当代拟批转部门的通知稿。“报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样。8.6凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的事务性问题，不必行文。对下级部门的请示事项，除按规定必须正式行文批复的外，可采取抄告领导同志批示等方式予以答复。8.7属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文或者由几个部门联合发文，不要报请公司批转、转发。一年一度需要重点布置的工作，无特殊情况，一般也应当由有关主管部门发文。须经公司审批的事项，经公司领导同意后，也可以由部门发文，文中可以注明已经公司领导同意。9.公文办理 9.1公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理一般包括传递、拟办、批办、承办、督查、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、用印、发送、归档、销毁等程序。9.2需要办理的公文，人力资源与行政部应当根据内容和性质，及时提出拟办意见经 EC由分管领导人审批；或者交有关部门办理，内容涉及几个部门的，应当确定一个主办单位。紧急公文，应当提出办理时限。9.3承办部门接文后，应当抓紧办理并及时答复办理结果，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的公文，应当迅速退回交办的部门并说明理由。9.4凡涉及其他部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商、会签，有关部门应当积极协作配合。上报的公文，经过反复协商，如有关部门意见仍不一致，应当向上级部门如实反映。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上级部门有权责令纠正或者撤销。9.5各级承办部门要有专人负责督查工作。要建立督查工作网络，健全督查工作制度，加大督查力度，提高督查质量。督查的重点是：重要文件的贯彻落实情况；重大决策、重要部署以及发展规划等的贯彻实施情况；重要会议议定事项的执行情况；领导同志重要批示的贯彻落实情况；领导关注以及员工关心的热点问题。对列入督查的事项，要按照职责分工确定承办单位，提出具体办理要求，并根据轻重缓急，做到紧急事项跟踪督查，重要事项重点督查，一般事项定期督查。承办部门对督查事项应按要求指定专人办理，并在规定时限反馈有关情况。对确有特殊原因不能按期办结的，要向交办的部门说明情况并提出进一步办理的意见。10.草拟公文10.1公文草拟要做到：符合法律、法规、规章，党和国家的方针、政策及协鑫集团的有关规定，所提措施和办法切实可行。如提出新的政策性措施或者超出现行规定范围的，应当加以说明。情况属实，观点明确，层次清楚，前后照应，文字精炼，篇幅力求简短。用字用词准确、规范，标点妥贴。使用简称应当前后一致，一般先用全称，加以说明后再使用简称。人名、地名、单位名称、数字、时间准确。除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，公文中的数字应当使用阿拉伯数码。引文准确无误，删节得当，必要时注明出处。引用公文应当列出标题，并在标题之后用括注标明发文字号。根据公文内容和行文规则，准确把握发文规格，正确使用文种。使用国家法定计量单位。 一些政策性强、涉及面广的重要公文在草拟过程中，要广泛征询各方面的意见，组织有关部门和专家进行论证。10.2公文送领导人签发之前，必须由人力资源与行政部进行审核。审核的重点是：有无必要行文，发文规格是否恰当。是否符合公文的审批程序和行文规则；需要与有关部门协商、会签的，是否经过协商、会签。公文内容是否符合法律、法规、规章，公司的发展战略及协鑫协鑫集团有关规定；与本部门过去发出且继续生效的公文有无矛盾；是否具有可操作性。文种使用是否准确，公文格式是否规范。 层次是否清楚，布局是否合理，文意是否周全，表述是否简洁，通顺、确切。10.3公文应当按签发权限送相关领导人签发。政策性强、涉及面广的重要公文，包括重要的 “请示”、“报告”，由正职领导人或者主持日常工作的副职领导人签发。内容属于副职领导人分管范围的公文，可由副职领导人签发；如同时涉及其他副职领导人分管范围的，应当先送其他副职领导人审核或者会签。属于履行手续的公文和内容已经会议决定的公文，经授权，可由行政管理部门负责人签发。10.4上报的公文如有下列情况，上级部门的主办部门可退回呈报部门并提出处理意见：请示内容不符合法律、法规、规章，协鑫集团发展战略，及公司的有关规定，又不作必要说明的。无特殊情况越级请示或者越过主管部门直接向公司请示的。涉及其他部门的事项，未与这些部门充分协商，或虽经协商但仍不一致，未能如实反映的。请示事项可以在来文部门职权范围内自行解决或者可以与其他部门协商解决的。一文多事、多头主送、不盖公章和其他明显违反公司公文管理标准有关规定的。10.5秘密公文必须由机要人员传递，其中绝密级公文一律由机要人员或者指定的专职人员负责签收和管理。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。10.6上级单位的秘密公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经下一级相关领导人或者行政管理部门负责人批准，可以在一定范围内分发。11.电子公文归档办理完毕的公文，由机要秘书在 EC上自动归档，被授权的部门可在 EC上的收文反馈中浏览。所有归档的