关于财务方面的培训2.doc

财务知识培训一、营业款的管理制度二、备用金的管理制度三、当班日志的运用四、发票的开具五、信用卡的使用规范六、预收账款及预付金单的填写要求七、客人结账单及附件八、前台上交财务报表九、物资的管理营业款的管理制度1 、投款时应由交款人和前厅经理一同清点现金，正确填写交款单，封入封包，在封包齐缝处盖章后投入投币箱。2、 同时在交款登记簿上记录投入日期、投入时间、交款金额，并由交款人和前厅经理签字。3、 取款时必须由前厅经理和驻店会计（出纳）一同开启保险箱，由前厅经理控制密码，驻店会计（出纳）保管钥匙。4、 取出的封包应和交款登记簿的投入包数一一核对，核对无误后，在交款登记簿上记录取出日期、取出时间，并由驻店会计（出纳）和前厅经理签字。备用金的管理制度 核准备用金需根据连锁店的房间数及出租率情况而定，由前厅填写备用金申领单到财务室申请。1、备用金应逐班移交，如只有1名夜班当班人员时，此人需将日班的各当班人员备用金全额接受。2、班次之间交接时，现金+当天负当班款项=备用金数额。备用金交接后，当班人员应把备用金金额输入PMS4.1系统本人的“当班日志”中，便于当班人员随时清点现金。3、 如果由于退款较多无法将全额备用金移交下一班，应将当班日志另行打印1份，在接班人员清点备用金后，交接双方签字，留于接班人员，作为财务为接待人员补足备用金的凭证。4、财务会在当天退回前一天（0点-24点）的负当班款项。5、 若临时发生备用金周转不够，则需办理借款手续后，向财务借支，并于当日17：00前还清。发票管理规范 正确开具发票（填开式）1、手填发票必填项：购货单位名称、日期、摘要、单价及合计金额、开票人、企业盖章2、正确填写数字:壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾3、数字结尾填写“整”字，分后无需填写整4、中文大写前应标注“人民币”字样5、小写前应“￥ ”标出6、开具发票的大小金额必须一致。阿拉伯数字与汉字金额要相等7、规范填写“开票人”栏目，开票必须填写其姓名或私章，姓名不能只填姓或工号，也不能用英文名。注意事项：1、发票将发票联与兑奖联撕下，存根联要保留完整，以旧换新。兑奖联不得刮开，违者将予以处罚。2、按顺序填开，不得跳号、漏号.3、如果客人丢失了发票联，不可重新开具发票，只能查对记帐联，确认无误后，按原实际情况出具书面证明。如果客人索取以前不要的发票，在查明日期、姓名后，至财务取回给客人，不可重新开具发票。 4、不允许多开发票给客人，如有特殊情况，不能轻易回绝客人，通过当班主管请示营业部经理。5、前台需要清楚的知道所保管的票据数量，存根联不能遗失，记帐联的要求与整个收款结帐金额相一致。6、发票以旧换新，始终保持一定的周转量。五、信用卡的使用规范1、中行-长城卡 农行-金穗卡 工行-牡丹卡 交行-太平洋卡 建行-龙卡2、要保留原预授权签购单、登记单、账单明细、消费发票，保存2年备查。3、对于预授权客人（长住客），至少在一星期之内要做一次预授权完成。4、做预授权操作时记下有效期（银行卡的有效期，非签购单的有效期），因为做手工解除预授权时需输入有效期。5、如果预授权为当日，客人需要撤销，则不要拉消费（除非经客人同意），最好直接进行撤销的操作。 每天24：00后打印信用卡结算报表。 信用卡必须本人使用。持卡人的性别注意是否与卡面凸印的MS或MR相符。注意核对签名，如果背面无签名，注意核对身份证的姓名是否与卡面拼音相符。 注意信用卡面上的有效截止日。 注意卡面是否有破损、剪角、VOID字样。 拒绝给客人试卡。预授权的注意事项1、预授权只是对持卡人授权额度进行冻结，并不进行实际扣账,交易成功后要妥善保存单据，供离店结算时查阅预授权号、预授权日期等信息，完成收款。 2、每笔预授权交易，只能进行一次预授权完成交易，如输入差错，可通过预授权完成撤销（具体方式见“预授权完成撤销”）对所作的预授权完成进行撤销，撤销成功后再次提交预授权完成交易。3、预授权完成交易必须在预授权交易日起30天内完成，否则发卡银行拒付，只能通过托收处理，产生的风险由商户承担。由于预授权完成（手工）交易需由受理行操作人员手工处理，建议商户在预授权交易日起天内（如临近长假，应在天内）提交，给收单银行预留一定处理时间。 六、预收账款和预付金单的填写要求 1、 预收标准 标准房价*(1+拟住天数） 以此类推 2、所有预收定金全部输入电脑，按当班日志全额交财务，以便查询。 3、用支票预付账款的，必须提前三天将支票交财务，若是直接拿支票来入住，,可先预收部分押金，等支票到帐后，退还现金。4、手工预付金单需注意事项 填写手工预付金凭证或收据必须写明：年、月、日、姓名、房价、房号、大小写金额、支付方式、退房时间、退款人姓名、经办人签名、客人签名 。 如果客人连续住房几天，随时要查询电脑，从而及时掌握客人的消费情况，如不足规定的押金，当即开出催帐单交客人，补收预付金 。5、客人结账后,交纳款项到财务,需填具缴款单4、凡收到的客人应退还尚未退的现金，或有多余的钱款 ，一律交到财务，如客人未退押金，退款时再填写领款单到财务办理相关手续， 不允许私自截留总台。 5、 财务退还的交款依据必须保管好,以备查对七、账单及附件应注意事项 1、一般客人账单 2、哑账账单 3、外客账单 4、内部用房单客人账单附件的排放顺序： 1、结账单 2、预付金单 3、住宿登记单 4、同意转账单 5、房价变更单 6、发票记账联 房价变更单 除会员卡、协议房价、公司和区域公司各类促销打折以外的其他房价打折均必须开具房间/房价变更单,并有客人、接待员、前厅经理、店经理签字。1、房间/房价变更单在客人登记入住时当场开具，请客人签名认可后由接待员、前厅经理、店经理签字确认。2、PMS系统能读出的会员卡，且会员卡号能在非标准房价一览表中体现,无需开具房间/房价变更单。3 、所有协议公司用房都由总台根据预订传真享受协议房价。4、总台根据协议公司预订传真(需有协议公司盖章)变更房价，并将预订传真交财务审核，无需开具房间/房价变更单。5、没有预订传真的协议公司用房，由前厅经理根据协议合同在房间/房价变更单上签字后交店经理签字确认。7、非标准房价当日进出房必须开具房间/房价变更单，请客人在登记入住时签名认可，接待员、前厅经理、店经理签字确认。8、换房必须经前厅经理同意，由前厅经理与换房客人沟通，了解换房原因后予以换房，请客人在房间/房价变更单上签名认可，接待员、前厅经理签字确认。哑账：1、对于离店未结帐的客人，除有合同约定转外客帐户外，一律转入哑帐帐户。2、转“哑帐应收未收”帐目，必须开具同意转帐单并由店经理签字确认 3、前厅经理应督促前台人员尽快联系客人结清未结款项，并在每月底打印出“客帐余额转哑帐分析表”，记录下每笔“应收未收”未结款项跟踪结果并签字确认交财务审核。驻店会计审核后，如发现帐龄超过30天应收未收款项，应及时上报店经理，并由店经理在“客帐余额转哑帐分析表”上签字确认。 3、当日进出及延时结账的审核 主管夜审签字后将当日进出客人明细表、当天延时结帐客人明细表、交财务审核，财务出纳审核加收房费为0的房间，结帐单上是否有相关权限人签字。若结账单上没有签名的交店经理处理。根据离店时间及延时结帐权限设置： 前厅接待员 12：00-12：30 18：00-18：30 前厅经理 12:3014:00 18:3020:00 店经理 14:00以后 20:00以后 注：客人入住15分钟以内提出退房的要求，由前厅经理亲自询问客人退房原因后，让客人退房，不收取任何费用，但必须打印出结帐单，由前厅经理和客人签字，财务出纳审核。冲账和平帐 冲账、平帐都必须在未结账前进行操作； 冲帐是发生一笔负的消费与原来的消费发生抵消，金额一致，可以对所有未结账的消费进行操作，可以在夜审之后进行操作； 平帐是直接修改数据，只能对当日发生的消费进行操作，可以对帐目项目进行平帐；九、物资管理申购顺序： 使用部门填写申购单 签字： 申购人-管理部（或前厅部）-店经理 采购的有效性： 规定数量内，合规的采购渠道 费用支付及报销： 申购单、送货单、发票、领料单具全，发票抬头的名称必须和营业执照一致，并以合规的手续进行支付(现金支付为1000元以下)物资分类1、A类物资：主要包括供应用品、调料、酒类、库存商品等；2、B类物资：主要包括食品原料（除调料、酒类）、燃料；3、C类物