奥桑和记录控制程序.doc

奥桑机械文件记录控制程序（草案）一 目的为确定本公司文件和记录的管理有统一的标准，以防止误用或混用，特制定本程序。二 适用范围本程序适用于本公司所有质量体系内相关文件、记录的控制三 程序文件控制程序1文件记录分类编号按“文件编码规则”执行2文件的制定、审核、修改1）本公司体系文件编制后，按职责进行审核、批准后交综合管理部部统一编码发布。2) 文件的修订（更改）由相关部门负责，填写文件更改申请表，经审核、批准后，交综合管理部统一修订或改版和发布，收回作废文页并作修订记录。3文件的标识及识别1)“受控文件”、“非受控文件”公司管理文件分为“受控”和“非受控”两大类，盖有“受控文件”的用于品质内部管理和外部认证，“非受控文件”的用于对外交流/发至上级领导或客户，或者是质量管理体系以外的文件（如行政制度、财务制度等）。2)公司管理体系的文件用“编号”、盖“受控文件”等进行标识。与管理体系相关的国家法令、法律法规、技术标准、行业标准等盖“外来文件”作标识等。3)受控文件、外来文件的印章盖在文件右上角。4)作废而必须留存的文件，在文件中盖红色“作废保存”印章。4文件发放与回收1）所有质量管理体系的文件，必须经审核、批准，统一交到综合管理部文控，由文控作相应的标识后发放到各个相关部门或车间，归档登记于文件控制清单。2）发放文件时，必须同时回收该文件的作废版本。在管理现场不可以有不同版本的两个或两个以上的同一文件。无受控状态印章、无文件分发编号的文件、资料视为无效文件，禁止在现场使用3）文件发放、回收必须填写文件发放与回收签收表进行签收。4）当需要使用文件的人员/部门未领到文件时，应填写文件领用申请单，经综合管理部同意，方可领用。5）当文件严重损坏或丢失时，需用部门/人员应填写文件领用申请单，经综合管理部同意后，以旧换新。必要时，对相关责任人作适当的处罚。7）公司内部人员需借阅管理体系文件，应到综合管理部填写文件借阅记录表，并按规定时间内归还。8）文件发放号按如下填写：总经理01；管理者代表02；业务部03；生产课 04；技术课05；质量部06；综合管理部07；人事财务部08 下料车间09 机加工车间 10 钣金折弯车间11 装配焊接车间12 表面处理车间135文件的更改1）任何部门/人，在使用文件时，不得随意在文件上更改、涂划。2）属修订重新改版发行的文件，填写文件更改申请表经审批后，文控负责更换修订，改版文件按文件发放与回收登记表上登记的单位逐一回收旧文件，更换新文件，并由受件人进行签收。3）文件版本变更。修改后文件版本的变更按“文件编码准则”重新编号4）经更改的文件按必须重新进行审批、发放，并回收废旧文件。6文件的复印1）公司的受控文件不得随意进行复印。2）公司的任何管理场所出现的复制文件都属于无效文件。如文件确需复印时，需用部门/车间或人应填写文件领用申请单经审批，由文控用原版文件复制，作相应标识，并按相关要求进行发放。7文件管理1）文件受控状态分为受控、非受控、作废。（1）受控文件：文控通过文件发放与回收登记表确保现场使用文件是最新有效版本。文控保留存档的文件原稿上盖“受控正本”印章，分发至现场使用的盖“受控副本”印章。（2）非受控文件：文件修订及改版后不需要回收，此类文件只能在文控保管，加盖“参考文件”印章，发给有此需要的部门。（3）作废文件：限在综合部统一保管。A 对修订、改版后的回收文件，除留下文控的原稿加盖“作废文件”印章，并注明作废签名及作废日期专门归档保管外，其余回收文件由文控统一销毁。B 因体系更改或工艺更改需作废的文件，由使用部门提出申请，填写文件更改申请表/文件申请表，核准后，方可由文控按上述办法执行。2)文件因损坏、遗失或其它原因须增领文件时，由申请人填写文件申请表，经文件编写原审核及批准人核准后由综合管理部文控中心按上述办法具体执行。3）外来文件的管理（1）外来文件接收后由综合部文控填写编号，并记录于外来文件登记表中。（2）外来文件发布时登记在文件发放与回收登记表上，由收件人签收。（3）改版发行的外来文件按文件发放与回收登记表上登记的单位逐一回收旧文件，更换新文件，并由受件人进行签收。（4）必要时由综合管理部文控负责定期（每年一次）向最近的标准化情报所等单位查询，以确保外来标准的最新版本。四 记录控制程序1记录的种类1）凡相关质量管理体系文件的制订者，应依据本程序的规定，描述有关作为日后质量改善、追溯及衡量质量管理体系有效运作之依据。如工作记录、设备设施记录、培训记录，会议记录等。2 记录的鉴别1）表格规划A 相关质量管理体系文件的制定者，应依据记录种类的要求，在文件中规划表格，以记录有关的质量资讯，尤其是有关产品识别与追溯的使用，例如品名、发货日期等，须在规划栏内予以记录。B 在规划表格时，应赋予表格适当的名称，让使用者能够掌握表格记录资讯的种类。2）表格编号及格式管制A 表格应根据文件编码规则，赋予表格唯一的表单号。B 在表格格式需要变更时，由使用部门填写文件更改申请表，经原审核人员审核后连同新表格交综合管理部文控中心统一控制，确保表格的最新有效性。3 记录的检索1）为了质量记录的日后查阅，质量记录应按分类号、流水号依照顺序排列，以便查阅，每个部门应建立质量记录一览表，以方便管理。4 记录的搜集与填写1）相关质量管理体系文件的制定者，应规划记录内容，填写权责及记录原稿的最终保管单位。2）记录填写时，应力求清晰，易于识别、检索。5记录的保存1）记录的保存单位，应根据记录的性质、时间分类归档保存，保存时依记录的检索编号依序存放。2)记录保存时，应考虑储存环境、记录的性质（磁片）与重要性，避免记录的损毁、变质与遗失。3)记录保存期限：管理评审记录年、内审记录年；计划类指令记录年；执行类记录年；记录的保存期限参见质量记录一览表。6记录的调阅1)若非职务需要，记录保管单位有权拒绝非相关人员调阅记录。2)当本公司外界人员需调阅记录时，