采购业务内控制度和采购人员行为准则.ppt

卓翼科技采购内控制度和采购人员行为准则 总经理办2005年6月 目录 一 采购控制的基本原则二 采购请求管理三 采购方式四 供应商关系管理五 采购合同管理六 物料接收和检验七 采购付款结算八 监控与保证措施九 采购业务人员行为准则 建立起计划 采购的内部管理和控制制度 使部门每一位员工均有工作 价值取向的准绳 使公司的价值投资达到最大值 建立采购内控制度的目的 以卓翼科技的整体最佳利益为唯一目标 选择并确定最佳供应商 使每一项采购活动和决策都能为公司带来最佳利益 决不为求得局部或部门的利益而牺牲整体利益 采购必须在公平 公正 公开的原则下进行 与供应商合作及所有的商业活动必须遵循诚信与商业道德准则 只有采购部才能代表公司对外承诺和执行所有涉及供应商的选择 采购等行为 所有用于产品与服务的采购款项的承诺 必须通过采购部来执行 在采购内部所有的采购行为 包括采购合同的签定 都必须得到采购部经理的授权 采购全流程由采购需求 供应商选择及执行三个独立的部分构成 任何个人都不能承担多于上述业务一项的责任 采购控制的基本原则 目录 一 采购控制的基本原则二 采购请求管理三 采购方式四 供应商关系管理五 采购合同管理六 物料接收和检验七 采购付款结算八 监控与保证措施九 采购业务人员行为准则 采购请求与执行分离 采购请求的提出和执行采购要明确分离 请购人只负责决定业务需求和采购资金的处理 采购员负责执行采购以及与供应商的直接联系 采购请求的监控 根据采购物料的类别和金额大小 公司实行分级授权监控管理制度 明确各级管理者 各有关部门的权限 所有的采购行为都应当按计划进行 采购计划由计划部门制定 自行采购 自行采购方式仅作为公司正常采购流程之外的一种例外补充方式 其目的是快速响应个别特殊需求 采购请求管理 1 公司对自行采购要有严格的限额规定 自行采购时 采购部主管对请购的必要性 是否必须自行采购 是否满足公司自行采购的规定等进行严格审批 请购经批准后 申购人应本着维护公司利益的原则 选择合适的供应商 自行采购到货物后 申购人要会同本部门其它员工对货物进行验收 并共同在发票背面签收 验收必须有两人以上签字方可报销 采购请求的撤消 采购请求的撤消必须经过相应的评审 计划人员 研发请购人和采购执行人员不允许随意的撤消采购请求 采购请求管理 2 目录 一 采购控制的基本原则二 采购请求管理三 采购方式四 供应商关系管理五 采购合同管理六 物料接收和检验七 采购付款结算八 监控与保证措施九 采购业务人员行为准则 招标 招标适用于技术成熟 使用量大 可以多家供应的生产物料 或者一次性采购但金额巨大的其他采购项目 招标活动由公司相关部门组成的团队来进行 招标事先要有计划 并获得资财部主管的批准 金额较大时必须取得公司总经理的批准 每次招标 必须有三个以上满足招标条件的供应商参加招标 如属于招标期满再次招标的项目 必须有一个以上的新供应商引入 招标过程必须是招标小组的集体行为 与供应人有利害关系的人员不得作为招评标小组成员 开标时采购部经理或委托监督人员在场 评标小组成员应当严格遵守评标规则 公平 公正地履行职责 采购方式 1 招标结果必须得到资财部总监的确认和批准后方可发布 招标时发生与方案估计较大偏差的异常情况时 招标小组应当拿出具体意见后 提交给资财部总监裁决和确定招标结果 评标过程应当制作笔录 详细记载评标的有关真实情况 并由记录人 评标小组成员签名 所有招标过程文档 包括电子件和纸件 交文控员归档 招标执行过程中 应注意防止以下行为的发生 1 应当招标采购而未招标的 2 擅自提高采购标准的 3 与供应商串通 虚假招标的 4 定标前泄露标底的 5 其他严重违反内控制度的行为 采购方式 2 比价 技术成熟 可以多家供应的采购项目 都可以进行比价采购 比价是卓翼科技最常用最普通的采购方式 与供应商的价格确定必须与数量相结合 运用数量杠杆 并充分利用供应商的阶梯价格政策 做到适量适价 新的采购项目 确定价格时要有相应的价格比较 采购员对价格的合理性负责 对于比价结果 如果最终不是选择最低价格者 要有相关说明 申请人对其合理性负责 采购订单审批过程中 各级审核责任人 负责对价格选择的合理性审核把关 对最终结果负连带责任 对于价格随行就市的采购项目 要及时刷新价格 以保证每次采购时的价格竞争优势 采购方式 3 竞争性评估 竞争性评估是基于一些非价格因素 如品种 成本趋势 货期 柔性 技术等方面 对供应商竞争实力的整体评估 评估结果是确定和调整该供应商合作策略的依据 竞争性评估方法 是两人以上的集体行为 通常用于招标之前确定招标供应商资格 或者用来审视与供应商的关系 调整合作策略 或者在与新供应商合作之前 审视其进入的资格 竞争性评估可能带来采购策略的更新变化 供应商的资料必须详实 具体 可靠 有书面评估报告 条件许可时 新供应商必须有采购部主管牵头现场考察 形成现场考察评估报告 只有评估结果表明该供应商满足该类别供应商符合卓翼科技合作的最低要求时 方可进入下一步的合作 重要供应商的竞争性评估 要考虑公司间的战略合作关系 采购方式 4 风险采购 由于时间性等条件限制 风险采购往往附带着供应商风险 质量风险 价格风险 交货风险 财务风险等 对于必须进行的风险采购 要控制风险采购的总量 包括总资金量和总数量 对用于风险采购的现货供应商要进行商务认证 确定报价规则与商务条件 确保供应商风险和财务风险降至最低 应尽量向已认证好的现货商询价购买 注意控制询价单发放数量 以免造成需求虚涨 人为的抬高价格 风险采购必须比价和议价 每次风险采购的数量 以解决供应缺口的最小数量为宜 特殊情况的数量突破 要有确定的理由 要定期提交风险采购数据统计和原因分析报告 确定产生风险采购的责任归属部门及原因 采购方式 5 目录 一 采购控制的基本原则二 采购请求管理三 采购方式四 供应商关系管理五 采购合同管理六 物料接收和检验七 采购付款结算八 监控与保证措施九 采购业务人员行为准则 供应商选择 在选择供应商时 应使用公正的 规范的评估手段与方法认证供应商的基本条件 无论采购量多少 都要秉持公正原则 供应商选择与管理程序 卓翼科技按供应商综合评审得分不同 对供应商进行分级管理 卓翼科技将重要供应商和核心供应商纳入供应链管理 深入了解供应商的供货信息 必须定期对重要供应商和核心供应商做TQRDC评审 优选供应商及不合格供应商 根据同供应商的合作情况 供应商在业界实力及供应商表现等 确定优选供应商 及时向公司有关部门发布 引导申购和采购活动 供应商关系管理 1 供应商在T Q R D C等五个方面的总体评价已经达不到卓翼科技的标准 经资材部总监审核批准后 供应商的供货资格将被取消 对于公司认定的不合格供应商 应根据其行为的恶劣程度 行为的性质以及卓翼科技造成的损失等情况 一定期间内不予考虑与其进行采购合作事宜 唯一供应商的选择 一般情况下每一采购项目 应选择多家供应商 只有在以下情况下才可以选择唯一供应商 只有一位已知的供应商 定价时应该采用价格比较分析和成本构成分析法 时间限制 事后应对物料的真实价值进行评估 由申购人选择的供应商 如果采购部不认同这个由申购人员指定的唯一供应商 可以不下单 直至申购人与采购部达成共识 供应商关系管理 2 目录 一 采购控制的基本原则二 采购请求管理三 采购方式四 供应商关系管理五 采购合同管理六 物料接收和检验七 采购付款结算八 监控与保证措施九 采购业务人员行为准则 合同签定 采购人员对外签定合同时 应根据不同的采购标的 尽量参照相应的合同范本和采购部拟订的合同范本 经过必要的补充 修改和调整之后 形成所需的合同文本 除采购订单及其补充协议外 采购部所有对外签定的合同 如果与示范合同文本有不一致的地方 采购人员均应提交采购部集体评审 采购部所有对外合同的签定 修改 必须符合国家有关法律规定 公司对外签定采购合同时 均应得到公司总经理的授权 不同采购金额的合同 应由相应不同授权级别的人员签署 签署时应与供应商保持对等原则 合同归档 经济合同签定后 合同正本应由文档管理员负责登记 存档 管理 采购业务人员不得私自保留合同 协议正本 采购合同管理 1 采购订单管理 任何订单均需采购授权经办人签字 并盖有公司采购合同章 对供应商签返的采购订单 境内供应商要求盖章并有经办人签名 境外供应商只要求经办人签名 采购经办人必须在规定的时间内 将PR转换成PO 在PR转换成PO的过程中 项目 数量 单位及需求时间必须严格与PR保持一致 除非需求数量在不满足最小订单或最小包装的情况下 采购数量才能按规定进行调整 采购员按照认证分配比例下单 如有偏差 则须说明理由 且偏差比例不能超过规定范围 对于采购分配比例小于或等于5 的供应商 可认为是一种采购策略 在该供应商的货期 价格 品质等无明显优势的情况下 可不向其下单 或少下单 采购合同管理 2 采购人员取消大额订单时须附有书面的说明和分析 对过期订单要及时处理 在下达无取消窗的长单时必须经过采购 计划集体讨论会签通过 采购订单跟踪 必须要求供应商定期对在途订单提供出货报告 如果因供应商推迟到货 或供应商不能确定交期 有可能影响我司正常生产 或危及重大项目的进度 必须逐级上报给主管和通报给计划部门 由主管向供应商交涉 或决定撤单 改向能按时供货的供应商采购 如供应商提出 不能提供合同中指定型号的物料 需以其他型号的物料替代 或采购人员下单时 由于各种原因 不能及时采购到需求部门指定的物料型号 这时采购员必须填写相关的替代申请 在得到技术部门的批准之后 再对替代型号的物料重新询价 如有必要 应更改采购订单 采购合同管理 3 采购订单更改 由于计划的要求 需对在途PO的交期 数量等进行更改时 应与供应商友好协商 斟情处理 如取消的项目涉及金额较大 或进货后可能成为呆死料 而供应商又不同意取消 需逐级上报给领导处理和通报给计划部门 由领导向供应商交涉 或决定折价向供应商赔偿 对要求提前到货的项目 如供应商不能满足要求 可能影响我司正常生产或危及重大项目的进度 必须逐级上报给主管和通报给计划 由领导向供应商交涉 或决定撤单 改向能按时供货的供应商采购 退换货协议 如果供应商的物料在生产过程中发现质量问题 必须与供应商签订退换货协议 RMA 并追究供应商因其物料的质量问题而给我司造成的损失 采购员需督促供应商在规定时间内办理完退货手续 采购人员必须关注因退货而可能造成的缺料 并要采取补救措施 避免影响正常生产 采购合同管理 4 目录 一 采购控制的基本原则二 采购请求管理三 采购方式四 供应商关系管理五 采购合同管理六 物料接收和检验七 采购付款结算八 监控与保证措施九 采购业务人员行为准则 接收 收货部门接收物料的数量和型号必须与采购订单相符 质量检验 除了按规定享受免检的物料和服务类无形物料之外 所有采购物料都必须经过质量检验才能够正式入库 每次检验 都必须按技术部门认可的检验标准操作 生产物料的质量检验要贯穿于来料检验 生产调测和使用的全过程 尤其要关注生产和使用过程中的表现 促使供应商建立有效的质量控制体系 供应商质量管理 对供应商来料质量方面的考评必须有规范的书面标准 并且确保在第一时间通知供应商 物料接收和质量检验 1 在对供应商质量表现分级时 必须有明确的质量数据指标的支撑 严禁主观臆断 来料质量检验的基础数据记录应力求准确 有效 及时 对采购技术标准不完整 不正确或突然更改等造成的质验不合格 相关人员在确认质量数据时需同责任采购工程师等共同确认最终结果 同时应积极协调相关部门落实技术标准问题 此类不合格一般不计入质量指标 采购应定期对供应商要进行质量等级评定 向供应商及时通报评定结果 物料接收和质量检验 2 目录 一 采购控制的基本原则二 采购请求管理三 采购方式四 供应商关系管理五 采购合同管理六 物料接收和检验七 采购付款结算八 监控与保证措施九 采购业务人员行为准则 付款规则 四重匹配或三重匹配规则 四重匹配是 已匹配发票数量 接受数量 接收数量 PO订购数量 如果PO的工艺路线是直接接收类型的 那么系统中就没有接受的信息 四重匹配即变为三重匹配 对帐制度 与主要供应商建立定期对账制度 确保双方往来帐目的准确和一致 供应商付款信息 供应商的收款帐号必须与其增值税发票上的帐号一致 如供应商要求更改其收款信息 名称 帐号等 必须向采购部提出申请 并提供有效证明 经采购部确认后更改供应商基本信息 财务部不受理供应商直接提出的更改要求 采购付款结算 1 出纳人员向供应商付款应以系统信息为准 付款计划的制定 采购部需向财务部申报预付款 暂缓付款或解冻付款计划 并附上相应的说明 如果财务部的付款方式与采购部同供应商签定的合同中规定的付款方式不同 则需要采购部和供应商沟通同意之后才能进行 预付款支付方式 所有预付款必须在双方预付款合同正式签定并生成采购订单后 方可提单申付 对过去有不良记录的供应商 禁止采用预付款方式支付 风险采购的预付款 必须是已认证的供应商和已认证的价格 对于尚未认证的供应商不得以预付款方式支付 特殊情况下的预付 必须得到公司资财部总监或公司总经理签字 采购付款结算 2 根据合同要求支付预付款时 由采购人员申请经资财部总监审批后交财务部处理 采购人员必须对预付款申请的真实性负责 在提交采购用款申请表时需附采购合同原件或复印件 财务部定期需对未核销的预付款进行清理 对长期不能核销的预付款 采购经办人必须作出合理的解释和说明 并报相关领导裁决 退货的财务处理 所有退货都必须由采购员同供应商签定退货协议 退货协议中应写明供应商是否补货或退货 采购核算人员核算退货业务并对供应商扣款 定期核对退货并对差异进行跟踪处理 采购付款结算 3 目录 一 采购控制的基本原则二 采购请求管理三 采购方式四 供应商关系管理五 采购合同管理六 物料接收和检验七 采购付款结算八 监控与保证措施九 采购业务人员行为准则 监控责任 各级管理者对自己审批的采购单据负有审查 监督责任 对下属从事的采购业务负有指导 监控责任 各采购环节业务人员对自己从事的采购业务负有直接责任 对上下游问题负有反馈责任 监控原则 共同参与原则 供应商考察 认证 商务谈判 供应商接待等重大活动 我方参与人员不能少于二人 监控方法 根据ISO9000系列的要求组织建立质量管理体系 实施定期内部质量审核 及时发现问题并采取纠正措施 使质量管理体系有效运行并得以保持 监控与保证措施 1 通过定期统计数据 监控岗位的工作及时性 正确性和工作效率 通过定期统计业务数据 监控采购原则 策略 的执行情况 对重大问题实行问题升级制度 所有采购人员在任何情况下发现采购重大问题或接到重大问题投诉后 有责任立即通报给相关的业务主管 并知会自己的直接主管 问题上报后 各相关责任人员必须全力以赴积极协调各方资源给予全程跟踪 解决 直到问题确认得到解决 对采购环节的重大问题 将本着 谁不上报谁负责 的原则 确认事故责任人 对于隐瞒不报的人员及处理不力者 将给予严厉的处罚 贯彻绩效导向方针 建立均衡 统一和公正的价值评价体系 监控与保证措施 2 供应商 公司内部相关人员有权对任何问题进行反馈和投诉 应明确公示采购问题反馈渠道 对收集到的任何问题 投诉 以及调查过程中的情况 都属于保密内容 不得向无关人员透露 如发现问题可能涉及到自身 当事人应主动回避 监控与保证措施 3 目录 一 采购控制的基本原则二 采购请求管理三 采购方式四 供应商关系管理五 采购合同管理六 物料接收和检验七 采购付款结算八 监控与保证措施九 采购业务人员行为准则 基本准则 提倡廉洁 自律 守法 诚信 敬业的职业道德 员工的一切职务行为都必须以维护公司利益 对社会负责为目的 有高度责任意识 卓翼科技的采购业务人员 必须遵守商业品行和职业道德 工作制度 不论是接待供应商或参加谈判 我方必须有两人以上参与 均须授权参与人 禁止与供应商单独接触 严格遵守公司接待供应商的规定 个人行为 员工个人行为必须遵守法律法规和社会公德的要求 维护卓翼科技信誉 工作内外 个人行为不能妨碍自己和同事的工作 或公司合法权益 否则将受到处罚 采购业务人员行为准则 1 明确沟通 禁止向任何供应商做错误的或不实的说明 禁止与他人谈论关于本公司的小道消息 禁止与供应商谈论与工作无关的事宜 特别是公司内个人事宜 更不能泄露 有意或无意 公司的商业和技术机密 若被误解或认为被误解 请立即更正 明确的沟通是诚信的基础 当发现不合法或不道德的情况时 必须立刻上报公司 采购项目管理 采购业务人员应努力使公司在任何一次采购项目中获得尽可能优惠的商务条件和服务 在采购项目有关责任人可以控制的范畴内 获得当时最好的产品 价格和服务 并不得以采购部门已经存在的供应渠道 采购价格和服务标准为了理由而降低工作标准 采购业务人员行为准则 2 供应商选择 在选择供应商时 应不带偏见地考虑所有主要因素 无论采购量的多少 即使是签定一份数额极小的合同 都应秉持公正原则 对供应商的选择是一个集体决策的过程 不允许运用个人的影响力 使得待选供应商得到 特殊待遇 即使仅表露此意 也会破坏公司既定程序的公正 以公正的方