No.3 档案文件管理.doc

Huachang Group公司档案管理制度一、档案材料的收集: (1) 建立,健全立卷归档制度,确立归档范围,归档时间,保管期限. 档案管理的重要性: 为日后处理同类工作时节约时间和精力.文件档案材料是为日后查找,核对及处理相关事务提供确凿证据的重要凭证,也是为日后是记录公司成长历程的缩影,其重要性十分显著. 档案材料收集范围:收录公司各项工作的资料性文件,花人力物力财力整理出来的用于给客户或各类机构的文件,从各个工厂收录的产品报告,检测方法,联系人资料.总之,以后有可能还要用到的文件资料(如果从新收集又要花精力的东西),出差的照片,会议的照片可用于信息发布的.及外贸操作完成后,记录各综外贸业务的合同,形式发票,海运单据,包括提单,保险单,发票,装箱单,产地证等,及其它以我公司抬头出具的证明,保函,或者是其它公司出具给我公司的证明或者承诺等. 各种合同,协议按客户类型分门别类保管.归档时间及保管期限:文件保存期限除政府有关法令法规或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:.永久保存:1.公司章程2.组织规程及办理细则3.财务报表4.政府机关核准文件5.不动产所有权及其他债权凭证6.其他经核定须永久保存的文件. 10年保存:1.预算,决算书类3.事业计划资料4.其他经核定须保存10年的文件.5.公司员工出差所记录的影音资料及总结6.外贸操作中的合同,海运单据,出具的保函等重要资料. 5年保存:1.期满或解除之合约2.其他经审核须保存5年的文件 1年保存: 已经完成无长期保存必要的文件 规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存. (2) 对遗缺不完整的档案材料,采取不同措施,积极收集使之齐全,留存电脑记录的同时,也要扫描复印存入档案. (3) 及时催促将已经完在和办理完毕的文件上交回收存档,并及时编号. 文件完成后,:检查文件及其附件是否完整,如有短少,应即追查归入, 收存,入档. 二、档案的归档、立卷与管理。 1. 区分档案文件，并确定其归属类别。 为方便以后再次使用,而收集整理的资料.进出口业务相关的海运单据及由我公司开具，或其它公司开出的承诺或者保函，要以业务类统一进行管理。公司起草的管理文件，规章，章程等制度性文件应具体保管。2. 分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。 依据档案来源，以其国家或者地区统一区域性管理，依其时间的先后名次排序。按首写字母的排序对其公司名称进行排序。3. 归档前将资料分类，分组放置在待存放档案类别中。对已经建立档案的文件，要妥善的保管。4. 档案排列。存档文件按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。 5. 文件整理 点收文件后，应依下列方式整理：1。中文书写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则心左方装订为原则。2。右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3。文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整理，裁切折叠，使期整齐划一。 使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；每一页应端正书写.6. 对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。 7. 每年对档案进行一次清理： 清除不必要保存的材料； 对破损和褪色的材料进行修补和复制。 三、档案的保管： 1. 防止档案的损坏,防止档案丢失,维护档案的完整性.2. 能用移动硬盘保存的尽量用移动硬盘,或者尽量考备成光碟.常用的可以在共享文件里共用.四、档案的销毁： 1. 对已失效的档案，认真审核，编制销毁名单，该名单长期保存； 2. 办理销毁手续，须经总经理批准，方能销毁； 3. 销毁时要有二人以上监督，并同时在名单上签字.五、档案借阅、利用工作 1. 凡需使用档案者，均须填写文件借阅单，依据权限和档案保密等级，各级领导签批后方能借阅 2. 档案一般仅供在公司场所范围内查阅，外借的须办理登记手续。 3. 借阅期限不得超过三星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。 4. 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。 5. 不得协带档案离开公司,其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。 6. 公司内档案利用的方式有： .提供档案原件； .提供档案复印件； .