用友ERP需求调研-化工行业ERP调研提纲.doc

行业工具体系EBU/化工行业ERP业务调研提纲用友软件股份有限公司2009年12月咨询实施总部：杨业学1. 概述本调研提纲之整体调研部分用于对企业高层调研时参考，调研的结论和内容请填写在XX项目需求整体概述中；本调研提纲之详细调研部分用于项目调研开始前打印下发至各相应业务部门提前熟悉和准备，对于事后调研内容和结论请填写在XX项目XX业务分析报告中。本调研提纲的主要目的是引导和帮助化工行业顾问专业化调研和企业真实行业需求的有效获取，以指导实施方案的快速设计和实现。2. 整体调研了解企业高层对于ERP的期望、战略构想，以便把握ERP的总体要求满足企业的最高战略需求。2.1. 调研对象企业总经理、各业务分管副总；信息化主管领导或用户方ERP项目负责人2.2. 简要提纲l 听取企业总体情况介绍。l 参观企业，详细了解企业生产、经营、管理活动的主要流程。l 企业的构成：了解企业的组成、组织结构、财务核算单位和两者之间的关系，分厂或车间之间的业务、财务关系如何、对外报表是如何处理等等。l 企业规模：年产值（计划/实际）、年销售额（计划/实际）、年回款额、资金周转率、年压货额、发展前景规划。2.3. 详细提纲2.3.1. 企业背景1) 成立时间2) 企业性质: 国有企业；私营企业；股份制公司；其它；3) 主要产品4) 销售情况：区域、客户分布、销售额5) 现有人数和学历和比例6) 企业规模：年产值（计划/实际）、年销售额（计划/实际）、年回款额、资金周转率、年压货额。7) 企业发展战略2.3.2. 项目背景1) 企业上ERP的目的和初衷；2) 企业上ERP项目所面临的内部和外部环境；3) 由企业提供一份完整的组织结构图；2.3.3. 企业主要经营流程1) 大的经营流程2) 各流程之间的主要衔接3) 生产工艺特点、行业特点2.3.4. 企业办公地理位置分布1) 各部门的办公地点；2) 是否有远程应用2.3.5. ERP涉及部门1) 哪些部门将在此次使用ERP系统；2) 大约使用的人数2.3.6. 企业管理特点1) 该企业所在的行业、市场环境、行业的生产工艺技术方式、生产方式、生产调度、上游供应商、销售模式、销售区域、销售用户群、检验方式、结算方式、与其它行业有明显的不同之处。2) 特有的内部管理方式，与其它行业有明显的不同之处。最明显的例子比如：纸业有“检尺”；氯碱有“亏吨”）2.3.7. 信息化发展战略1) 信息化准备分几步实现；2) 已经做了哪一些，还未实现哪一些；3) 短中长期的目标是什么。2.3.8. 企业面临的全局性管理问题1) 存在于企业各个环节的共性问题；2) 表现在影响多个环节/跨环节的问题；3) ERP系统期望解决的问题。2.3.9. 高层沟通1) 由项目经理简单阐明ERP项目的风险，表达需要其支持的意向；2) 请领导阐述对ERP项目的整体要求；3) 请领导阐述对ERP项目目标和期望，及其关注的ERP需解决的主要问题。3. 详细调研搜集整理相关业务单据、账页和报表（带有数据）并在调研时携带。l 由部门负责人介绍部门情况、人员情况、职责划分的标准（重点）l 被调研人员对自己负责的业务分别叙述处理流程。（画出每项业务流程图）（重点）l 每个业务流程的控制点和勾稽关系（在流程图上标注）（重点）l 业务流程中部门内部、和其他部门的数据流转内容，介绍数据流转的原因、用途、主要内容、数据的来源、数据加工方法（注意分析数据流转的必要性，非必要建议客户探讨优化方法。在需求分析报告中提方案）l 存在报表统计的业务，介绍每张报表的原因、用途、主要内容、数据的来源、数据加工方法。（注意分析报表存在的必要性，优化方法。）l 被调研人员业务处理的过程中工作量比较大的业务内容，工作中的难点，工作中的有待解决的管理问题，对流程优化的建议。（重点）l 最希望时时掌握哪些数据、图表；应如何改进。（重点）l 关心的数据（内部、外部、上级），本部门的管理重点、难点、希望系统解决那些问题。l 本部门与其他业务部门的关系：l 有机会，注意演示一下产品。结果：岗位职责、具体业务活动流程图、活动的处理过程。3.1. 财务/供应链3.1.1. 采购管理3.1.1.1. 调研对象采购部门主管、信息中心主管、采购部门的关键用户；3.1.1.2. 调研提纲1) 与生产计划管理部门的关系，主要是需求计划和采购计划之间的关系。2) 与仓储部门的关系，主要是到货和入库之间的关系，月末对账。3) 与计量部门的管理，主要是到货和过磅计量之间的关系。4) 与财务部门的关系，主要是不同物资采购发票结算问题以及应付款项的核算范围；月末对账。5) 与质量管理部门的关系，主要是到货和检验之间的关系。3.1.1.3. 调研重点1) 部门职责、部门目标、组织机构图、部门业务总体流程图。2) 采购计划的编制及与生产计划和销售计划的关系。3) 物料需求计划同采购的关联。4) 供应商管理及评估的各个指标同生产、质量等关联。5) 采购人员的评价考核。6) 采购合同（或订单）执行业务。7) 采购收料与质量、仓库的业务关联。8) 采购发票与应付系统业务关联。9) 采购付款业务与应付系统业务关联。10) 财务和仓库如何对账。3.1.2. 库存管理3.1.2.1. 调研对象仓储部门主管、信息中心主管、仓储部门的关键用户、材料会计、保管员；3.1.2.2. 调研提纲1) 与采购部门的关系：主要是采购物资到货（退货）和办理入库（出库）之间的关系。2) 与计量部门的关系：主要是大宗原料采购入库和非定量包装产品出库与过磅称重之间的关系。3) 与销售部门的关系：主要是销售发货（销售退货）与产品出库（入库）之间的关系。4) 与财务部门的关系：主要是采购发票和采购入库单的结算、材料暂估，原料、产品入库出库成本的计算。仓库的存货分类与财务的分类的差异、财务的供应商编码、分类与采购的差异，财务的客户编码、分类的与销售差异。既是供应商又是客户的编号、业务关联。5) 与生产部门的关系：对原料而言主要是需求部门请料和仓库发料之间的关系；对产成品而言主要是车间申报产量和产品入库之间的关系。6) 与质量部门的关系：主要是原料检验、产品检验和入库之间的关系。3.1.2.3. 调研重点1) 仓库与采购之间的业务关联；2) 入库业务与采购、质量的关联；3) 库存与存货的关系；4) 成品与半成品入库与采购、生产之间的关联5) 发货出库业务与销售、质量的关联；6) 领料出库与生产的关联；7) 生产退料和销售退库。8) 其它出库业务与存货关系。3.1.3. 销售管理3.1.3.1. 调研对象销售部门领导、信息中心主管、销售关键用户。3.1.3.2. 调研提纲1) 与生产计划管理部门的关系，主要是销售计划和产量计划之间的关系。2) 与仓储部门的关系，主要是销售发货和销售出库之间的关系。3) 与计量部门的管理，主要是发货和过磅计量之间的关系。4) 与财务部门的关系，主要是不同类型销售发票与应收账款确认的关系。5) 客户价值、分类管理。3.1.3.3. 调研重点1) 销售预测与企业预算关系。2) 销售计划和生产计划的关联。是以销定产，还是以产定销。3) 销售退货与仓库、生产、质量之间的关联，销售产品是否到等级或批次管理；有没有产成品已出库质检单后出来情况。4) 销售合同（或订单）执行情况考核由哪个部门进行。5) 销售发货与仓库、地磅间关联。是否天天对账，日清月结。6) 销售开票、发货与财务、仓库之间的关联。7) 销售收款与财务的关联，销售运费的处理或统计要求。8) 售后服务，亏吨、调价，折百折标、补差销售，返利销售（计算基础是数量还是金额或两者都有）。9) 销售目前结账日期、特殊的考核或统计报表。10) 销售开票与客户的特殊要求（如计量单位、先票后货、品名、单位与企业不一致等）。3.1.4. 质量管理3.1.4.1. 调研对象质检环保部主管领导、信息中心主管领导、质检环保部的关键用户。3.1.4.2. 调研提纲1) 与采购部门的关系。主要是采购原料到货和质量检验之间的关系。2) 与生产部门的关系。主要是固体产品或液体产品报检和质量检验之间的关系。3) 与仓储部门的关系。主要是液体产品（包括液氨、硫酸等）报检和质量检验之间的关系。3.1.4.3. 调研重点1) 质量标准体系，检验标准和时机；2) 质量管理方法；3) 质量管理目标；4) 进货检验与采购、仓库的关联；5) 过程检验与生产的关联；6) 成品、半成品检验与生产、仓库的关联；7) 超期检验；8) 出库检验与销售、仓库的关联；9) 检验记录与各部门的关联；10) 采购质量问题、销售退货问题处理；11) 与其他业务关联的质量报表。3.1.5. 计量管理3.1.5.1. 调研对象业务主管或业务关键用户、计量管理员3.1.5.2. 调研提纲1) 计量方式(动态或静态)、计量设备，计量的单位，是否手工记录原始数据；2) 计量管理和过磅物料、采购部门、销售部门的关系；3) 计量的基本情况，是否有扣吨折百，相关算法；4) 一次过磅超过磅秤极限时如何处理。5) 过磅数据不正确的修改方法，如何认定数据的不正确？6) 计量的业务类型有哪几种（采购入库、生产入库、销售出库、其它过磅、内部调拨）？各种类型的业务流程；7) 需要登记那些帐簿，帐簿的数据情况；8) 需要那些统计、分析报表；如何处理；3.1.5.3. 调研重点1) 计量管理和过磅物料、采购部门、销售部门的关系。2) 扣吨或折百的算法，如何对账和进行计量流程控制。3.1.6. 运输管理3.1.6.1. 调研对象财务部、销售部以及储运部相关人员3.1.6.2. 调研提纲1) 采购自提的运输计划2) 销售发送货与运输的关系； 3) 发运部门与仓库之间的关系；4) 企业运输部门与铁路、第三方运输单位的关系；3.1.6.3. 调研重点1) 汽运计划、费用的管理和结算。2) 铁运计划、费用的管理和结算。3) 是否存在派车、车辆在线等管理。4) 一票制、两票制的费用统计和计算要求。3.1.7. 应收应付3.1.7.1. 调研对象财务部门主管、信息中心主管、销售部门、供应部门的相关用户3.1.7.2. 调研提纲1) 应收帐款科目核算内容，是否核算预收帐款科目的内容。2) 是否有应收票据、频率。3) 应收与销售的客户名称是否为同一个，有没有一家客户挂两家帐情况。4) 应收与销售业务关联，如发票、收款、对帐等。5) 财务与销售确认现销及赊销标准是否统一。6) 是否存在应收冲应付业务，频率。7) 现销业务是否进入应收系统处理。8) 是否使用软件管理应收帐款，如果使用了，说明主要的功能、优缺点。9) 应付帐款科目核算内容，是否核算预付帐款科目的内容。企业工程发票是否走应付帐款科目。10) 是否有应付票据。频率。11) 采购、应付的供应商是否共用或为同一个（货、票是否一致）。12) 应付与采购业务关联，如发票、付款、对帐等。13) 财务与采购确认现付及非现付标准是否统一。14) 是否存在应付冲应收业务，频率。15) 现付业务是否进入应付系统处理。16) 是否使用软件管理应付帐款，如果使用了，说明主要的功能、优缺点。17) 企业对付款的控制，如是否通过合同来控制。3.1.7.3. 调研重点1) 应收账款的控制方式或方法、要求；2) 应付账款的控制方式、要求及付款流程控制要求。3.1.8. 存货管理3.1.8.1. 调研对象财务部门主管、信息中心主管、财务部门、仓管部门的关键用户3.1.8.2. 调研提纲1) 与采购部门的关系：主要是采购发票的签收、审批和结算问题。2) 与仓储部门的关系：主要是原辅材料的出入库核算问题，外资企业注意非常规的核算方法。3) 与销售部门的关系：主要是销售产品的出库成本核算问题。4) 与生产部门的关系：主要是生产分厂产成品的生产成本和入库成本的核算问题。3.1.8.3. 调研重点1) 各种存货的计价方法及变更。2) 存货与采购、生产、库存的关联。3) 存货与财务总账、成本的关联。4) 产成品的核算；销售出库成本计算依据。3.1.9. 固定资产3.1.9.1. 调研重点1) 固定资产的分类和划分标准，固定资产折旧的范围。2) 主要折旧方法，在第一次折旧时有何特殊处。3) 特殊的报表统计要求和格式。4) 用过哪些财务管理软件，包括哪些财务功能，存在哪些优点，哪些缺点，希望改进的是什么。目前财务人员素质。3.1.10. 财务总账3.1.10.1. 调研对象财务部门主管、关键用户、总账会计3.1.10.2. 调研提纲1) 总帐结帐日期，现有其他系统结帐日期。2) 企业是否有或将有工程项目核算，主要包括哪些工程项目，哪些科目。哪些项目发生的支出费用化，哪些项目发生的支出资本化。3) 企业现在是否或将进行部门核算，部门核算到哪一级，哪些科目。4) 企业现在是否或将进行客户往来核算，供应商往来核算，个人往来核算，哪些科目。5) 企业现在是否或将进行专项核算，哪些科目。6) 现销销售发票是否进入到应收系统中做应收帐款处理。7) 现付采购或工程发票是否进入到应付系统中做应付帐款处理。8) 企业是否设置应用预付帐款及预收帐款科目。9) 财务业务一体化的要求，科目辅助核算的程度。10) 用过哪些财务管理软件，包括哪些财务功能，存在哪些优点，哪些缺点，希望改进的是什么。目前财务人员素质。3.1.10.3. 调研重点1) 科目是否要优化，主要的优化点在什么地方？；2) 科目设置是否达到目前的管理要求，是否符合企业的业务和核算规程？3.1.11. 成本管理3.1.11.1. 调研对象财务部门主管、信息中心主管、财务部门的关键用户、车间统计、核算员3.1.11.2. 调研提纲1) 企业成本核算方法。参考1：品种法；分步法；批次法。对于化工企业来说分步法常见。但是分步法一般和品种法结合使用。参考2：分步法中还要清楚是采取逐步结转还是平行结转。逐步结转还要了解分项结转法还是综合结转法。是否进行成本还原。一般结合使用。2) 成本目前采取几级核算。上系统后希望采取几级核算。参考1：二级核算：是由各个分厂先计算各个分厂成本再报送财务检查确认或者再计算需求分配的成本；一级核算：财务计算。参考2：二级核算利于分厂调整成本。一级核算利于财务掌握成本真实数据。3) 是否有在产品、副产品、连产品。4) 计算成本费用数据从哪里获取，是全部来自于总帐系统，还是来自于各个系统（例如材料数据来自存货核算系统，工资数据来自工资系统，折旧数据来自固定资产系统，其它数据来自总帐系统等）。 参考1：成本数据全部来自总帐系统，要求总帐系统增加相应核算内容，例如生产成本中的制造费用科目、材料科目、工资科目可能要增加部门核算，材料科目可能要增加数量核算。从总帐系统获取数据便于数据来源唯一，成本和总帐保持一致，便于调整成本数据。参考2：数据来自于多个系统，要求财务对各个系统的数据信任。调整成本时需要考虑各个系统的数据的调整情况。5) 原材料核算采用计划价还是实际价。计划价的方式下，材料差异如何进入产品成本。参考：材料差异是在月末分摊计入生产成本，还是其它方式；计入生产成本的材料差异是分摊计入产品还是其它方式。分摊计入时采取产品产量比还是其它方式。6) 生产成本结转凭证。时间、频率。7) 统计分析要求。3.1.11.3. 调研重点1) 成本构成要素如何分类，包括哪些类。例如，原材料、人工费、固定制造费用、变动制造费用、外协费、其他（请说明）；或直接材料、直接人工、制造费用、辅助生产费用、差异。2) 有无成本结构，成本结构怎样，成本结构对于计算成本的用处。收集表样。3) 成本构成要素有无固定、变动的区分。如果有区分目的如何，在何处使用，怎样使用。4) 辅助生产成本怎样归集分配，问清楚计算过程。5) 分步法注意是否存在循环使用的情况。例如A产品成本计算完毕，B产品使用A产品的计算结果。分清产品和步骤，如果某步骤只有一种产品，那么步骤和产品成本一致。本步骤发生数额+上步转入的数额本步骤产品成本数额+转下步数额（不存在冲减、自用的情况），本步骤发生数额+上步转入的数额-冲减或自用产品的数额本步骤产品成本数额+转下步数额（存在冲减、自用的情况）。3.1.12. 预算管理3.1.12.1. 调研对象财务部负责人、高管、预算部门关键用户等。3.1.12.2. 调研提纲1) 全面预算体系的构成、目的。2) 各种预算的周期，负责部门。3) 目前预算与实际发生之间的数据怎样传递。4) 预算执行考核标准、奖惩规定、考核部门。5) 预算执行效果。有何改进要求。6) 目前预算管理工作是否应用软件系统，如果应用效果如何，有哪些希望改进的地方。7) 哪些预算需要调整，调整频率，调整审核控制，对调整后预算是否还需要保留未调整前内容。8) 各种预算有何浏览、审核权限控制。3.1.12.3. 调研重点1) 预算执行有何控制要求。（例如金额限制、部门限制等）；2) 是否存在现有的预算体系，关键控制点是什么。3.2. HR/生产/设备3.2.1. HR管理3.2.1.1. 调研对象人力资源部部长（经理）、信息中心主管、关键用户3.2.1.2. 调研提纲3.2.1.3. 调研重点1) 人员工资和财务之间的关联；2) 薪酬计算的过程、标准、例外等；3) 绩效考核的标准及模型；4) 工资预提、实际发放与财务账务是否同步及其他特殊性。3.2.2. 生产制造3.2.2.1. 调研对象生产管理部主管领导、信息中心主管领导、生产管理部门的关键用户，车间负责人等3.2.2.2. 调研提纲1) 与物资采购部门的关系，主要是需求计划和采购计划之间的关系。2) 与仓储部门的关系。主要表现如下几个方面：1. 采购计划员、生产计划员会同仓储部门汇总需求计划，平衡物资库存，确定净需求数量和计划采购量的过程。2.产品检验合格后，生产部门指定人员和仓储成品保管员确定产品交接量，办理产品入库交接手续的关系。3.液体产品生产完毕生产部门指定人员和仓储成品保管员确定产品报检体