EFLOW使用流程简介.doc

Page 1 of 18 工作流程管理软件工作流程管理软件 EFLOW 5 0 简简 介介 Page 2 of 18 目目 录录 一 背景一 背景 3 3 二 为什么要实施工作流程自动化二 为什么要实施工作流程自动化 3 3 三 工作流软件主要应用于哪一些方面三 工作流软件主要应用于哪一些方面 5 5 四 为什么选择龙网软件工作流软件四 为什么选择龙网软件工作流软件 EFLOWEFLOW 6 6 1谁选择了EFLOW 6 2为什么选择EFLOW 6 1 功能分析 6 2 技术和结构分析 15 3 性能评估 16 4 二次开发和维护 16 5 丰富的实施经验 16 五 系统架构及运行环境五 系统架构及运行环境 1717 1 软件架构 17 2 运行环境 18 Page 3 of 18 一 背景一 背景 随着计算机与通讯技术的快速进步 国际互联网 Internet 和内部局域 网 Intranet 在企业信息化建设中发挥着巨大的作用 市场经济使得各企业 越来越重视效率的提高和成本的减少 传统纸张表单 手工传递式的流程已不 能满足事务流程在时间上的及时性和空间上跨地域性的信息化办公需求 政府 或企业必须建立一套稳定方便安全的基于网络环境的电子化文件传输平台 在 此基础上 开发电子表单 通过网络传递讯息 跟踪和督办流程 提高办公效 率 实现无纸化办公 推动企业 e 化进程 提升企业的竞争力 二 为什么要实施工作流程自动化二 为什么要实施工作流程自动化 涉及到公司内部各种表单 不管是行政 人事 财务 客服 业务方面的 目前大部分都是纸张填写 手工传递 或者是 word excel 文档填写 邮件发送 手工处理工作流程 特别是对于那些需要参与人员审批修改或填写数据的 流程 每一步都是环环相扣的 当一个处理者完成了他对应的部分后另外的处 理者才能接着处理 而所有这些都需要手工或邮件或传真到对应的下一个处理 者手中 之前 之前 每一个参与者都必须进行业务流程的培训 其间 其间 为了了解任 务的状态 必须挨个询问 不仅不方便而且还可能出现丢失资料或时间延误等 情况 事后 事后 处理结果是以文档方式归档的 不利于查询 报表及知识的再利 用 同时 同时 所有的处理过程都没有记录 导致流程处理的效率 价值链的评估 无法度量 问题的具体表现如下 1 很多时间和精力浪费在事务的传递和内部的协调上 2 处理过程效率低下 容易导致市场和客户反应滞后 3 对于没有规范业务流程的某些业务 责任不明确 容易造成管理上的真 空 Page 4 of 18 4 对于有规范业务流程的业务 因缺乏处理过程的纪录和跟踪 实际操作 过程中 人为干扰的因素还大量存在 导致有了标准但无法按标准办事 的情况存在 5 企业数据和知识得不到充分利用 6 处理时间 费用 效率无法控制和度量 7 关键业务流转常常因各种因素造成时间黑洞和延误 8 过度依赖于纸张 不仅浪费而且拖慢了企业的发展步伐 9 无法实现表单的查询 检索 统计等 10 内部信息化设备 服务器 PC 专线等 得不到充分的利用 而采用工作流软件 实现工作流程自动化 所带来的好处是非常明显的 这包括提高企业运营效率 改善企业资源利用 提高企业运作的灵活性和适应 性 提高工作效率 集中精力处理核心业务 跟踪业务处理过程 量化考核业 务处理的效率 减少浪费 增加利润 充分发挥现有计算机网络资源的作用 实施工作流将达到缩短企业运营周期 改善企业内 外 部流程 优化并合理 利用资源 减少人为差错和延误 提高劳动生产率等目的 具体表现为 1 将最适当的事务在适当的时候传递给适当的人 2 员工可将精力集中到自己的关键业务上 3 无需进行流程的培训 平滑实现流程变更 4 管理层可随时掌握业务情况和业务流程处理效率 实现实时的管理监控 5 随时得到历史数据和报表 6 减少纸张浪费 节约管理成本 7 内部矛盾 客户报怨 以及人为差错和延误将大为减少 8 工作效率提高 9 资源利用率提高 10 流程规范性增强 11 沟通和信任度提升 12 透明度增强 Page 5 of 18 13 服务质量提高 14 轻松实现远程和移动办公 实现事务处理 0 响应 15 后台数据库应用 提供报表 查询 统计 检索 分析等功能 辅助企 业决策 16 发现并重视企业核心业务流程 同时不断改善 重组 优化流程 提升 核心竞争力 17 协同工作 知识共享 真正实现向 知识管理型企业 过渡 通过工作流系统的实施 将会进一步规范公司业务流程 提高工作效率 实时监控公司流程情况 使企业的信息化达到一个新的高度 三 三 工作流软件主要应用于哪一些方面工作流软件主要应用于哪一些方面 应该说 工作流软件应用的范围还是非常广泛 凡是各种通过表单逐级手 工流转完成的任务均可应用工作流软件自动实现 针对公司的实际情况 可以 考虑在以下一些方面推行工作流程自动化 行政管理类 出差申请 加班申请 请假申请 用车申请 各种办公工具申请 购买申请 日报周报 信息公告等凡是原来手工流转处理的行政 性表单 人事管理类 员工培训安排 绩效考评 新员工安排 职位变动处理 员工档 案信息管理等 财务相关类 付款请求 应收款处理 日常 差旅 娱乐报销 预算和计划申 请等 客户服务类 客户信息管理 客户投诉 请求处理 售后服务管理 其他业务流程 订单 报价处理 采购处理 合同审核 客户电话处理等等 具体举例 如 Purchase Request Purchase Order Delivery Note Payment Request Reimbursement Annual Leave Application Medical Claim Overtime Request Going Abroad Request Training Request Leave Request Air Ticket Request Contract Pre Approval Workflow Page 6 of 18 Management Voucher Expense Request Renting Car Request Meeting Room Reservation Request Moving Renting Cubicle Room Request Visitor Request Form Travel Request Form Stationery Checklist For New Hire Company Property Checklist Exit Checklist Employee Absence Report Leave Application OT Expenses Reimbursement Form Nursery Expense Reimbursement Form Temporary Help Request Form Professional Affairs Request Form Temporary Help Expenses Reimbursement Form 公文 会签表 名片申请单 用章申请单 付款 结算凭证 印刷品申请表等等 四 为什么选择龙网软件工作流软件四 为什么选择龙网软件工作流软件 EFLOWEFLOW 1谁选择了谁选择了 EFLOW 1993 年国际工作流管理联盟 WfMC 的成立标志着工作流自动化管理软 件的发展步入了快车道 作为国内第一批国际工作流管理联盟 WfMC 的会 员 龙网软件紧紧跟随 WfMC 的开放标准 至今已经帮助多家世界 500 强 企业 和一些其他知名国内企业及政府机关成功实施了基于 EFLOW 的工作流 程自动化管理系统 2为什么选择为什么选择 EFLOW 1 功能分析功能分析 1 能满足复杂的实际应用 确保业务不断扩展之需要能满足复杂的实际应用 确保业务不断扩展之需要 可以完全模拟现实情况下企业的各种复杂流程 如 EFLOW 的各种条件 流转策略 表单数据接口 缺席处理策略等将能很好地满足这些需求 只有选 择高品质的软件平台 业务发展时才能够轻松面对 参考 公文处理流程举例 图一 Page 7 of 18 图一 公文处理流程 2 可视化 图形化流程设计引擎可视化 图形化流程设计引擎 可视化 拖拉画图式流程设计引擎可以大大降低流程设计的难度 简单易 用 该流程设计引擎可以满足各种复杂的工作流程 并行流程 串行流程 条 件流程 回退流程等 每个节点的入口参数和出口参数可以灵活设置 可以完 全满足企业目前的流程要求 对于流程的控制手段较多 条件流转 按条件暂停流程 流程挂起 周期 启动流程 滞后通知 EFLOW 中监控流程的手段也比较多 每一步开销分析 每个流程开销分析 每一步滞后时间分析 对于流程 具有导入 导出等实用的功能 Page 8 of 18 图二 查询 检索 跟踪等功能 3 组织结构级指定功能组织结构级指定功能 传统的工作流管理软件 一般能实现用户级及角色级处理者指定功能 用 Page 9 of 18 户级处理者指定是指定一个具体的用户名 角色级处理者指定是指定一个角色 名 再在角色管理中对应一个用户 但都缺少人员的归属关系 龙网的工作流 软件通过组织结构树的定义 实现了组织结构级用户指定 不仅能实现用户级 及角色级处理者功能 而且可按与处理者的关系来指定 在用户指定上可按与处理者的关系 如 提交者的项目经理 部门经理 与提交者属于同一 Team 的所有员工 与提交者属于同一 Group 的所有员工 及 指定一个集体 如 开发部所有员工 财务部所有员工 当然也可指定单一用 户 参考 图三 组织结构定义及组织结构级处理者制定功能 图三 组织结构定义及组织结构级处理者制定功能 4 4 灵活的超时 外出管理策略灵活的超时 外出管理策略 通常在工作流管理系统中通过 Timeout 来处理人员外出的情况 由于 Timeout 都要经过一定的时间 这并不能很好地反映实际处理情况 EFLOW 的 外出管理策略由 Timeout 与外出设置两部分构成 当用户设置自己为外出时 Page 10 of 18 依据流程中外出时允许转发的属性 发给该用户的任务会自动转发给指定的处 理者 一些工作流软件 在外出管理策略上功能并不够完善 通常在企事业中 比如经理外出 或超过多少时间没有处理 将会有许多处理方式 等本人回 来处理 指定或授权给不同的人处理 多长时间默认为什么样的处理方式 发邮件催办 督办 紧急情况跳过该处理者 提交下一处理者或级别更 高的处理者处理等等 这一些实际情况在龙网的工作流软件中都能够实现 图四 灵活的超时 外出管理策略功能 5 5 强大的安全性特色强大的安全性特色 龙网工作流软件具有比较强大的安全性特色 其安全性主要体现在以下几 方面 认证的安全性 系统支持 NT EFLOW 或 NT 和 EFLOW 双认证 重大事件再 认证 传输的安全性 支持 SSL 协议 Page 11 of 18 访问控制的安全性 基于纪录的安全性保证了每一个节点均可设置启动 读 跟踪 删除等权限 参考 图五 流程节点权限控制功能 图五 流程节点对表单信息项 文档阅读等权限均有详细的控制 6 6 丰富的统计 查询 报表功能丰富的统计 查询 报表功能 EFLOW 提供丰富的报表统计功能 包括总报表和分类报表 比如步骤滞后 时间统计 流程滞后时间统计 效率报表分析 籍此统计流程整体任务处理时 间和滞后时间 分析企业流程的瓶颈 对改进和提高流程整体工作效率提供了 量化的依据 7 7 具备日历管理功能具备日历管理功能 龙网工作流软件具有日历管理功能 可以灵活设置 这样对于员工工时管 理 员工工作量管理 工作效率评估 超时处理都非常方便 参考 图六 工作日历管理 Page 12 of 18 8 8 用户管理模块集成了用户管理模块集成了 NT 用户管理用户管理 这一特点符合目前大部分企业的管理模式 用户通过 NT 的帐号来登录系统 无需再建一套帐号和密码 图六 工作日历管理设置工作日和非工作日 9 9 强大的消息机制强大的消息机制 对于任务通知 可采用 Emial 短消息 和桌面消息等方式来及时通知 相关人员 达到任务处理的及时高效的目的 10 10 多语言支持多语言支持 龙网 EFLOW 工作流软件具有多语言版本 提供对多语言的完好支持 如可 同时输入和显示中 英 日等语言 龙网龙网 EFLOW 工作流功能特色一览表工作流功能特色一览表 EFLOW 软件有该功能 工作流软件功能要求 是否有该 Page 13 of 18 功能 流程管理 可视化流程自定义 可视化流程跟踪 流程参与者用 可视化流程监控 管理者用 可同时基于用户 角色 工作关系和特定条件流转 基于记录的安全性控制 按条件暂停流程 任务退回 可退回到以前的任何一步 自动代理 外出代理人设置 纸质办公 处理流程特殊节点纸质办公的问题 中间处理结果保存 同一流程中 可以限制不同处理者能够查看和输入的内容 到期 E mail 提醒 超时任务处理 流程启动方式 手工启动 其他程序启动 如 E mail 启动 排除非工作日 按条件重复步骤 特送 特殊情况下越过某些步骤 经办 每一流程经办人只有一个 协办 出现在辅流中 无权修改表单 只有阅读权限 催办 为有权限的参与者提供的功能 复杂流程 直流 分流 条件流转 支持多种可能流向的选择 辅流 主办 协办相互协作的活动 会流 指会签 并流 并发任务的处理及汇总 子流 阅示 在任一阶段用户皆可选择的功能 报表管理 流程统计 Page 14 of 18 任务平均办结周期分析 任务参与者办理时间分析 超期任务情况分析 人员的任务办理数量分析 人员的任务办理质量分析 报表分析功能 报表定制功能 通用表单数据接口 用户管理 自定义用户属性 组织结构图 虚拟部门 一个人可同时属于多个部门 可从 NT 系统中导入用户 与 AD 集成 系统管理 表单可视化定义 权限分配 流程可视化设置 工作日历设置 数据字典设置 流程报表可视化设置 用户管理和密码维护 与其他应用系统的接口 2 技术和结构分析技术和结构分析 从技术和结构上看 龙网 EFLOW 工作流软件具有以下的优点 1 Browse Server 结构 降低使用成本结构 降低使用成本 龙网工作流软件的办公桌面为纯浏览器应用 没有使用任何 ActiveX Control 不但大大降低了使用成本 更使企事业移动办公变为可能 用户界面 采用 HTML 和 DHTML 技术 用户通过 IE 浏览器以 WEB 形式进行操作 管理员流 程定义工具采用 Windows 应用程序通过 IP 连接到服务端 在部署和维护成本上 都有比较大的优势 另外从使用的方便和灵活性上都有优势 Page 15 of 18 2 外挂表单 功能强大 便于扩展外挂表单 功能强大 便于扩展 当有新的业务要用工作流自动化系统来管理时 需要定义与该业务相应的 表单 EFLOW 工作流自动化系统通过提供自强大的专用表单定义工具来完成 EFLOW 的表单还可以采取外挂表单 即活动网页技术 采用活动网页有诸多 好处 首先 其功能强大 并会随 HTML 标准的扩展而功能不断强化 其次 再开发价格低廉 另外 再开发可由自己或第三方软件开发商完成 可不依赖 工作流产品的提供商 表单的开发方式要求设计人员只要懂得基本数据库知识 即可 ASP JSP 文件在功能 灵活性和性能上都有优势 3 对关系型数据库的支持较好对关系型数据库的支持较好 龙网工作流软件设计的出发点就是利用关系型数据库来实现工作流的流程 和节点功能 在结果的查询和统计以及数据的再利用上都有很大的优势 4 接口开发方便接口开发方便 龙网的工作流软件按照三层结构技术设计 其中核心的工作流引擎以组件 形式封装 用户可以调用其中的接口 自行开发用户界面或内嵌到其他软件系 统 工作流引擎又由接口和内部核心处理两部分组成 同时提供非常完善的接 口 使系统便于与其他信息系统 ERP HR 软件 Word Excel 等 进行方便的互 联 龙网 EFLOW 工作流产品跟用友 金蝶等 ERP 系统 都有着成功的接口实施 经验 3 性能评估性能评估 在龙网的工作流引擎内部 采用了缓存和多线程等技术来提高系统性能 从测试报告以及在其客户的运行效果来看 在容量 稳定性 可靠性和安全性 上具有较高的性能 Page 16 of 18 4 二次开发和维护二次开发和维护 龙网软件可视化的流程设计引擎具有很强的灵活性和可扩展性 可以较大 地降低二次开发的难度 同时 ASP JSP 表单的二次开发的方式 为以后的二次 开发提供了很大的空间和灵活性 5 丰富的实施经验丰富的实施经验 EFLOW 作为一个成熟的工作流软件产品 已经得到了许多知名客户 尤其 是世界 500 强大公司的检验 同时龙网软件也积累了丰富的咨询及实施经验 五 系统架构及运行环境五 系统架构及运行环境 1 软件架构 软件架构 EFLOW 工作流系统是参照 WFMC 国际标准化工作流组织 所提供的工作流 Page 17 of 18 模型 按照多层结构技术 由龙网科技自主设计开发的一套基于数据库和 WEB 的工作流系统 其中核心的工作流引擎以组件形式封装 用户可以调用其中的 接口 自行开发用户界面或内嵌到其他软件系统 在工作流引擎内部 采用了 缓存和多线程等技术来提高系统性能 EFLOW 有 Windows 平台和基于 Java 的跨平台两种版本 这两种版本的结构 都大体分以下三层 1 用户界面 采用 HTML 和 DHTML 技术 用户通过 IE 浏览器以 WEB 形式进行操作 管理员流程定义工具采用 Windows 应用程序通过 TCP IP 连接到服务端 2 商业逻辑层 包括工作