《秘书学概论(第二版)》素养训练提示.doc

秘书学概论（第二版）素养训练提示说明：本书中的素养训练在设计上改变了传统的简单问答形式，更多地强调学生自主性学习、悟性厉练和职业素养的习得，哪怕学生暂时对某些问题的认识还不全面、不完全正确，但要引导学生积极思考。所以绝大部分训练题都没必要给出传统意义上的“死”答案，而是要引导学生通过训练加深对秘书职业、秘书工作的体认，在此基础上获得相应的职业素养，这是编者在编写中的立足点，希望教师在教学中予以充分注意。编者不希望教师对训练题给学生以非常“标准”的答案。下面只是简单的提示，并非答案，关键是训练过程及过程带来的启发意义，如果给出所谓的“标准”答案就失去了训练的意义。第1章 秘书职业概说项目一 认知秘书的涵义训练1这些说法或描述是对秘书职业的不正确的认识，甚至歪曲了秘书的职业形象。训练2请进行自我测试。项目二 认知秘书职业化训练1请大家畅所欲言吧。不要给出死记硬背的所谓答案，即使暂时理解的不全面也没关系。训练2今天的秘书工作较之传统意义上的秘书工作已经发生了很大的变化，而这种变化会随着社会的发展而同步进行。比如，秘书专业的同学毕业后主要是进入企业而不是政府机关，而中小企业又是其中的主要阵地；比如，在国外秘书的称呼更多地被行政管理者这样的称呼所取代，反映了秘书职能的变化与拓展；比如，今日的秘书工作在本质上其实都是沟通，沟通素养是今日秘书的必备资质；等等。训练3比如，给客人倒水，有人可能拿纸杯，有人可能倒得满满的，但经过职业化训练的秘书就不会用纸杯，而且倒水只倒七分满。其实这就是标准。训练4略。不求全面深刻，但求有自己的理解。第2章 秘书职业角色项目一 认知秘书的角色定位训练1每个人都有多种角色，而且要在不同的情境下扮演好相应的角色，否则就不能进行良好的沟通。训练2请大家畅所欲言吧。不要给出死记硬背的所谓答案，即使暂时理解的不全面也没关系。项目二 认知秘书的角色条件训练1一些招聘单位在招聘秘书中存在误区，如“低龄化”要求，往往是多少岁以下，同时又要求工作经验，往往自相矛盾；还有学历要求，往往是全日制本科以上。这些问题其实是没有正确理解秘书工作的特殊性所致，而着眼于表面化的东西甚至存在某些误解。当然，这也给年轻秘书提出了新的思考，如何提高自身的素养是最关键的。训练2如随着现代社会生活节奏的加快，秘书的工作强度越来越大，压力也越来越大，应该说对女性秘书提出了新的挑战。不要追求统一答案。项目三 认知秘书的角色意识训练1许多文学影视作品出于商业目的，往往歪曲其中的秘书形象，而由于大众传媒的传播面为广、传播速度快等因素，所以对于大众认知秘书形象有着不可忽视的副作用。当然，从另外的角度，也可以提醒我们应该怎样做和不应该怎样做。训练2角色定位很关键，秘书做为一个人，也有很多角色要扮演，但在工作情境下一定是“秘书角色”。另外，要有良好的沟通意识和能力。第3章 秘书职业资质项目一 认知秘书的知识和能力训练1实践，略。训练2实践，略。训练3实践，略。略。不求全面深刻，但求有自己的理解。项目二 认知秘书的职业道德和价值观念训练1参考：C训练2参考：B训练3参考：A上述三个训练都没有绝对的答案，因为在实际情境下每个人的做法是不一样的，也不可能强求一致。关键是引导学生向着某种角度思考，而不是传统的灌疏。项目三 认知秘书的职业性格和沟通素养训练1简单的批评肯定达不到目的，引导、指导、帮助、肯定、激励，有效的沟通不是简单的非此即彼。训练2实践，略。训练3依次：敌意；怀疑；生气；无聊；紧张。项目四 认知秘书的情商和智商训练1实践，略。训练2实践，略。第4章 秘书职业关系项目一 认知秘书的人际关系训练1请自我分析，略。训练2要善于抓住机会，如利用节假日、领导升迁等，都可以借以增进彼此感情。项目二 认知秘书与领导的关系训练1参考：对老板的话表示“认同”，但有一个度的问题，不能失去原则。主要是在工作中如何处理老板交待的“事情”才是关键，如何化“消极”为“积极”就是一门艺术了。训练2盛气凌人的上司：先礼后兵。当他大发雷霆时，让他把话讲完，然后再“反击”。不要用语言伤其自尊。独断专行的上司：理解上司的难处，同时认识上司这样做的局限性和后果。另外，独断专行有偶尔和一贯的两种，对前者可看作上司的一种必要的领导手段，在执行中进行技术处理，避免独断造成失误；对于后者要替上司补漏洞，在独断专行前尽可能提醒，在之后帮助协调执行。反复无常的上司：不要和他争论是非曲直，以免他恼羞成怒。亲力亲为的上司：一种办法是任由他的性子，做他的下手，在他忙不过来时，恰到好处地出现。另一种办法是检讨上司的做法，让他明白现代企业的重要特点就是各司其职，如果上司亲力亲为，势必会搞乱内部分工和工作秩序。训练3参见教材P83之女秘书与男上司的关系。不追求固定答案，注意引导学生思考。训练4主要是要注意把握好尺度，一方面不能“夸大”事情，同时可以采取有效的办法给这样的上司以提示；另一方面又不能丧失人格，合则留，不合则去。项目三 认知秘书其他人际关系训练1从根本上讲，秘书小邢还是对同事缺少应有的尊重与融合，没有认识到同事关系的重要性及如何在日常工作生活的“小事”上来增进同事间的关系。训练2过于傲慢的同事：一是尽量减少与他相处的时间，不给他表现傲慢的机会。二则交谈言简意赅，给他一个干脆利落的印象。过于死板的同事：不必在意他的冷面孔，用热情来化解他的冷漠，寻找他感兴趣的问题交流。另外，不要急于求成，你与他交流要有耐心。争强好胜的同事：可以在适当的时机挫其锐气，让他知道山外有山，人外有人。城府很深的同事：和这种人打交道，一定要有所防范，不要让他完全掌握你的全部秘密和底细，更不要为他所利用。训练3提示：平易近人；协调矛盾；协作支持。训练4与政府关系：熟悉国家政策法规；熟悉政府机构设置；主动请示汇报工作；邀请政府领导指导工作；积极响应政府号召；积极提出合理建议。与媒体关系：积极主动；以礼相待；以诚相待；平等相待；迅速及时。第5章 秘书职业方法项目一 认知秘书工作的方法训练1参考：简秘书在传递三位副总经理的授意时，应该在不违背原则的前提下适当采取一些变通，而不是“如此照办”，使三位副总经理的矛盾不激化，也就是我们说过的秘书工作要在被动中求主动。激化矛盾的结果是三位副总经理最后又把“不是”推给了秘书。训练2急事要事先办，如下午的会议很急很重要，所以复印相关资料和布置会议室就应该提早做；合并同类项，如复印下午会议资料、给客户的答复信、报销规定等就应该放在一起完成；每天按时处理邮件的工作不能耽搁，以免有重要邮件延误；而像写申请休假报告、订周末的车票等则可以稍缓一缓。项目二 认知秘书工作的艺术训练1（1）前者完全否定了对方，不易被接受；后者则在表面肯定中寓含着否定。（2）前者用婉曲的方式表达；后者用直接的方式表达，不易被接受。（3）前者先肯定，然后巧妙指出不足；后者则是一种强烈的反问批评，不易被接受。（4）前者以建议的方式切入，着眼于双方利益；后者则带有嘲讽之味了，不易被接受。训练2（1）王莹尽管没能参加公司活动，但把自己应做的工作都提前安排得井井有条，保障了活动的有序开展。（2）提前细心做好工作上的安排；做好与领导和同事的沟通。第6章 秘书职业谋求项目一 认知秘书求职准备训练1实践，略。训练2实践，略。项目二 认知秘书求职技巧训练1实践，略。训练2实践，略。训练3实践，略。训练4实践，略。训练5不要消极地等待，机会往往蕴藏在积极主动之中。可以根据情况打一个面试致谢电话或写一份面试感谢信。训练6不妨打个电话巧妙地咨询一下，提醒对方一下。第7章 秘书职业规划项目一 认知职业生涯基础知识训练1实践，略。训练2这个故事其实反映了我们好多人人生的几个阶段的状况：20岁以前，20岁到40岁，40岁到60岁，为什么很多人到了生命的尽头才想起自己好像有什么事情没有完成？是什么？其实职业生涯规划的重要性也就在此。项目二 认知秘书职业生涯规划训练1实践，略。训练2实践，略。训练3无论从事什么样的工作，都应该结合个人实际、客观环境等因素，规划一个切实可行的未来发展路径，以应对职业生涯中可能出现的问题，而不是等到有问题了才想起来。训练4（1）缺少由校园人向社会人转变的心理准备和条件准备。（2）参考：可以，但要对社会、职场有新的体认，让自己快速融入其中，并脚踏实地地做好本职工作。有时，心态决定一切。不追求固定答案。第8章 秘书职业认证项目一 认知秘书国家职业资格证书考试训练1实践，略。训练2单选：1.B；2.A；3.A；多选：1.BCD；2.ACD；3.AD。训练3参考：桌面不整洁，错；电话铃响三次内接电话，对；接电话问候对方并自报家门，对；名片未整理，用时找不到，错；文件夹没标签，错；来客人不正确招呼，错；电脑未关屏，合同在桌面，错；双手接名片并看读，对；把上司电话随便告诉客人，错；主动送客，对；从复印机中扯卡住的纸，错