时间管理

请回顾上一个工作日你一天的时间安排 上午 下午 晚上 让我们再来看销售部张经理和 陈经理的故事 销售部张经理的一天 1、 部门例会 2、看促销资料 3、接听和打电话 4、下属来请示工作 5、与财务经理讨论费用问题 6、替上属营销总监去开会 7、给外地办事处打电话 8、与行政部经理聊天 9、替下属修改销售报告 7、吃饭 8、接待一个客户 9、准备向营销总监汇报的资料 10、下属来谈其工作中的困难、抱怨11、与人事经理谈某下属的奖金问 12、接到顾客投诉电话、很恼火 13、打电话询问投诉之事 14、总经理找 15、下属请示工作调动 16、撰写招聘计划 17、与人事经理协商 时间不够用 时间能倒转该多好 该死的时间 时间不等人 要是多点时间该多好呀 可时间是任何人都无法改变的、绝对公平的 是时间出了问题吗 部门例会 看促销资料 找下属谈心 晚上陪女朋友看电影 销售部陈经理的一天 角色分析 主动者 & 被动者 主 人 & 奴 仆 陈经理 张经理 可我们问题出在哪里呢 关键是我们不会管理自己的时间 为什么我们如此忙乱 时间管理 和狮子赛跑，与时间竞速。 你后悔过什么？ 时间对您来说够用吗？ 你把时间做怎样的诠释。 你是怎样利用这 24小时的？ 好好想一想，还有多少时间？ 60岁退休？ 时间是什么 逝者如斯夫 ， 不舍昼夜 。 孔子 时间的无声脚步是不会因为我们有许多事情处理而稍停片刻的 。 莎士比亚 洗手的时候 ， 日子从水盆里过去 ， 吃饭的时候 ，日子从饭碗里过去 ， 默默时便从茫然的双眼前过去 ， 我觉察它去的匆匆了 ， 伸出手遮掩时 ， 他又遮掩着从手边过去 ， 天黑时 ， 我躺在床上 ， 它便伶伶俐俐地从我身上跨过 ， 从我的脚边飞过去了 ，等我睁开眼睛和太阳再见 ， 这又算溜走了一日 。我掩面叹息 ， 但是新来的日子因而又开始叹息地散过去了 。 朱自清 时间是什么 时间是什么？ 时间是稀缺的资源 时间具有不可逆转性 时间 金钱 时间不可以缺少， 时间不可以替代， 时间不可以存储， 时间不可以增减， 但时间可以管理 。 学习时间管理就是学习管理自己 人生的目标 你的人生目标是什么？ 在有限的人生中要达到这些目标，就必须学会如何管理时间 一个 72岁的人一生的时间 学习时间管理的好处 控制时间 ，而不是被时间所控制。 能够 减轻 工作 压力 。 可以 节约时间 。 利用相同的时间，更加 专注 于做重要的 事情 。 可以 提高 工作 效率 ， 改善 工作的 质量 。 平衡时间 ，掌握好利弊，进行有效工作。 实现时间管理的三个途径 时间管理的三个途径 第一个途径是 优先计划管理 ，就是把事情按照目标来进行优先设定，优先计划管理可以使事情井井有条，不忙不乱。 时间管理的三个途径 第二个途经是 自我组织管理 ，主要是通过调整自身的工作方式和方法来实现工作效率。因为人是社会组成的一部分，难以避免不同其他人打交道。而工作方式、方法很重要，调整好自己的工作方式就能够解决时间管理中的一些问题。 时间管理的三个途径 第三个途径是 沟通管理 ，强调的是与人沟通过程中控制时间的能力。 优先计划管理 如何最大限度装满桶 优先计划管理 1、 把每天要做的事列一份清单 小案例： 60年代一个价值 25000美元的建议 伯利恒钢铁公司总裁查尔斯 史瓦 管理顾问李爱菲 2、 确定优先顺序 ， 从最重要的事情做起 3、 每天都这么做 优先计划管理 什么样的事情是你优先选择做的 喜欢做的事情 熟悉的事情 花费时间少的事情 已经排定时间的事情 经过筹划的事情 上级临时交代的事情 有趣的事情 紧急的事情 容易做的事情 资料齐全的事情 别人的事情 优先计划管理 -优先矩阵 M1重要 紧急 M2 重要 不紧急 M4不重要 不紧急 M3不重要 紧急 尽量避免扩大M1类的事情 尽量少做 M3类的事情 尽量不做 M4类的事情 多花时间在M2类的事情 优先计划管理 -优先矩阵 划分事情的紧急程度，遵循的原则： 首先应该是 轻重 ，再就是 缓急 艾森豪 时间管理 表格 由最緊急重要的做立刻開始及親自做 本日內 日內 本月內 優先 暫 緩 再說了 優先 暫 緩 再說了 優先 暫 緩 再說了 很重要 很緊急 由最緊急重要的做立刻開始及親自做 艾森豪 时间管理 表格 不重要 很緊急 不重要但緊急授權給人吧 ! 集中解決 ( 聯絡傳訊 ) 傳訊 ( 時 / 人 / 事 ) 授權 ( 做 中 終 事 / 人 / 期限 / 督導 ) 本日 本週結案 一週內 本月結案 不重要但緊急授權給人吧 ! 集中解決 (聯絡傳訊 ) 艾森豪 时间管理 表格 很重要 不緊急 策略性計畫，定下執行時間已開始的要追蹤執行狀況 本 季 本 月 本 年 未 排 定 策略性計畫，定下執行時間已開始的要追蹤執行狀況 优先计划管理 帕雷托原则 帕雷托原则 （ 二八原则 ） 80的财富，聚集在 20的人手里 80的业务，由 20的客户提供 成功法则：用你 80 的时间，处理你工作中 20 的最重要事情。 80的业绩，由 20的销售员完成 制定目标的好处： 1、通过制定目标，可以节省不少时间。 2、通过制定目标，可以筛选应该做的事情。 3、目标可以是个动力和压力，推动你发挥 潜能，实现价值。 优先计划管理 目标管理 制定目标的 smart原则 1. 目标必须是具体的（ Specific）； 2. 目标必须是可以衡量的（ Measurable）； 3. 目标必须是可以达到的（ Attainable）； 4. 目标必须和其他目标具有相关性 (Relevant)； 5. 目标必须具有明确的截止期限 (Time-based)； 目标的运用 1、目标金字塔 每周（日）时间计划表 记录内容： （）时间已具体确定的会谈、会议 （）时间没有具体确定的待处理事项 （）电话、记录等信息 具体操作步骤： （）把已确定的会谈、会议安排到日程中； （）把待做的事项列表，标明所需时间和、（不可授权，可授权）； （）把待做的事项安排到日程表中，注明所需文 件出处； （）做完的事项勾掉 自我组织管理 1、授权； 2、文件管理； 3、自我习惯改变； 自我组织管理的几个方法 自我组织管理 授权 授权是什么？ 上级给下属一定的权力，使下属在一定的监督之下，有相当的自主权和行动权的过程。 授权的分类 用人之权 做事之权 花钱之权 高效授权的简单原则 1、授权的目的要明确； 2、因事授权，视能授权； 3、不能重复授权； 4、权与责相对应； 5、逐级授权； 6、单一授权； 7、适度授权； 8、良好的沟通； 9、充分地信任； 10、有效的控制； 授权的误区 1、 授权不是参与； 2、授权不是弃权； 3、授权不是授责； 4、授权不是代理职务； 5、授权不是工作分工 ； 自我组织管理 文件管理 1、敢于扔掉废旧文件； 2、分门别类管理文件； 3、不要积压文件； 4、下班时收拾办公桌； 自我组织管理习惯改变 1、利用等候、乘车等零星时间； 2、拒绝拖拉，养成专心做事，按时完成的习惯； 3、创造时间区； 时间管理的误区 面面俱到 都想做好 完全主义 都想做完 平均分配时间和精力 沟 通 管 理 沟通管理 1、拒绝“干扰”的技巧； 2、电话中节省时间； 3、会议中节省时间； 沟通管理 懂得说 “ 不 ” ，拒绝干扰 拒绝干扰可以增加管理者自由支配的时间 拒绝干扰可以使管理者集中精力做好份内的工作 拒绝干扰有助于树立起权威的管理者形象 拒绝干扰有助于在组织内部形成规范管理的习惯 一、拒绝干扰的必要性 沟通管理 拒绝干扰的 10条技巧 用制度拒绝干扰 拒绝时不要使用挡箭牌 拒绝时保持和颜悦色或夹带欣赏 拒绝的态度要坚决 拒绝中要争取主动 拒绝时要避免争吵 拒绝时要对事不对人 拒绝时要提出建设性的意见 沟通管理 怎样拒绝上司的干扰 哪种上司会干扰下属？ 2、在下属面前演讲欲过强的领导：青蛙 1、朝令夕改的领导：百变雄狮 沟通管理 怎样拒绝上司的干扰 对付 百变雄狮 ： 1、当面询问清楚 2、把皮球踢回去 3、接近工作期限时再着手工作 对付 青蛙 ： 1、别给他发表演讲的机会； 2、只是用 “ 是 ” 或 “ 不是 ” 回答他； 3、心不在焉地与他说话； 4、与他谈话时频繁看表； 沟通管理 电话管理 要避免开头的题外话 善用结束谈话的技巧 尽量集中回复电话 拿起电话前先想一想 打出电话的技巧 1、把常用电话号码集中记录； 2、养成打腹稿的习惯； 3、说好电话的开头语； 4、结束交谈前最好简单概述一下； 5、体态放松可以加速思考； 6、时刻保持节约时间的意识； 7、挂下电话时确保人家话已说完； 8、时刻保持节约时间的意识； 接听电话的技巧 1、接听电话要快，响两声接电话； 2、听清来电者的自我介绍； 3、接长途要立即作出反应； 4、接电话时放下你手头的事； 5、与第三人讲话时要捂住话筒； 6、接听电话不要说长句，不作展开性说明； 7、不要让人家等得不耐烦； 8、准备一个记录本和笔； 9、对电话内容要不断小结重复； 沟通管理 会议技巧 制定清晰的目标 尽量减少与会人数 选择适当的开会时间和地点 提前准备议程，资料分发给与会者 避免长时间的会议 会议的时间管理 会议中容易出现的问题： 1、跑题 会议方向失去控制 2、迟到 会议参加人数未到齐 1、如何确定会议是必要开的： 涉及多个部门、多个人的决策； 需要整合各种不同的意见； 涉及多个部门，多个人员的工作安排； 2、确定会议目标： 与会者形成一个观点、一个对策等共识； 对一个或多个问题的解决方案的的确定； 会议的时间管理 准备阶段 会议的时间管理 准备阶段 3、确定会议议题： 根据会议的目标，罗列本次会议所有议题； 按照议题与会议目标的关系，按重要排序； 根据议题的顺序，确定各议题的讨论时间。 会议的时间管理 准备阶段 4、确定会议参加者：无关人不参加 5、确定举行会议时间： 不超过 2小时 日常性、事务性的工作会议，在上午 理解性、拜访性会议，可在任何时间 需要创造性思维的会议，安排在下午 需要做重大决策的会议，安排在下午 会议的时间管理 准备阶段 6、选择会议地点： 7、准备必要的会议设备： 基本的工具 直观的教具 外部的设备 会议的时间管理 进行中 1、宣布会议开始： 与与会者打招呼，保证都有座位； 介绍开会的目的； 介绍陌生人； 说明会议的议程安排及时间表； 会议的时间管理 进行中 2、会议进行中的主持技巧 让每个人觉得被尊重； 迅速地引入会议主题并控制会议进度； 鼓励每位参会者发表自己的见解； 善于处理会议中的不同意见； 对发言进行适当的鼓励或小结； 及时澄清发言中提出的问题。 会议的时间管理 进行中 3、会议进行中的技巧 消极情绪 打断并转移话题； 有人打岔 用语言或手势制止； 两派意见对立 果断结束会议； 全体保持沉默 打破关键人物； 反对一切意见的人 支走且下次不邀请； 下面有人讲话 突然停止或提问他； 有人打瞌睡或开小差 叫醒他并提问他。 21项时间管理策略 21项时间管理策略 1确定明确的目标 2这些目标你要去分割，量化 3方向大于效率 4目标要与价值观吻合 5明确详细的计划 Plan Do Check Action 6每天的目标必须完成 21项时间管理策略 7辅助方案 8固定的时间做计划 9每一件事情都要设定期限 10马上行动 11辨清事情的轻、重、