外接物品的管理办法.doc

外接物品的管理办法为加强金海物业资产和物品的管理，防止财产的浪费和流失，提高资产利用率，根据金海物业的有关规定，并结合实际情况，制定本管理规定以及外借办法。一、金海物业建立专门的资产管理帐目，及时登记新购进设备、物品和报废的设备、物品，并进行帐目登记，由办公室行政具体负责。二、金海物业的资产由办公室行政统一登记后，根据工作实际需要分配给各部门保管使用，各部门对资产的管理、使用和维护负直接责任，并接受办公室行政监督检查。三、借用金海物业物品的具体办法：1、向金海物业借用物品时，必须出具部门领导签字的借条，详细写明物品名称、规格、数量、归还日期以及经办人员签字和联系方式，经公司霍总同意并签批后方可由公司行政借出。2、向金海物业借用钥匙（一把）时，领取人必须本人填写金海物业公司钥匙借出登记表后，向物业行政领取钥匙；个人领取钥匙钥匙后，借出钥匙不得任意复制或借予他人使用，否则负连带赔偿责任；若钥匙遗失，需立即向物业行政负责人报备，并在一周时间内复制遗失钥匙一套，交给行政负责人，或缴纳相应价值的罚款。3、物业行政负责物品的收回和验收,并负责追还借条到期后仍未归还的物品。4、所借物品必须按物品的价值交纳一定的押金，物品毫无损坏并按时归还后退还全部押金。5、所借物品如有损坏或遗失，则负责修复或等价赔偿，并扣除全部押金。6、如借条到期时仍未归还所借物品，则扣除全部押金，并责令归还。四、本规定最终解释权归金海物业所有。（三）、有关注意事项： 1、借用单位须保证外借物品在使用时不被损坏、丢失，如发生如上情况，按规定赔偿。 2、外借单位所借物品必须严格按照登记时所写的归还期限如期归还。校学生会劳生部将会在每单周的周五晚上对物品借用情况进行统计，如发现违反规定不按时归还，按相关规定扣除所在单位的考核分数。（性质恶劣者以后不予借用。）10目的有效的对钥匙进行规范管理20适用范围适用于本公司内部钥匙管理3.0相关说明4.0职责4.1工程主任/主任：负责与施工单位钥匙移交的确认，并与住户中心做好移交手续。4.2住户中心主任/主管：负责与工程部钥匙移交的确认，并对钥匙的保管进行定期检查。4.3工程人员：负责对钥匙的单位、数量、编号及适用性进行逐一确认。4.4物业助理：负责对移交的钥匙单位、数量、编号及适用性进行逐一确认，并做好钥匙的标识与借用登记。5.0内容5.1移交钥匙5.1.1分包单位施工完工后与工程部人员进行钥匙移交手续，工程人员需对分包单位移交的钥匙进行逐一核对，对移交钥匙的单位编号、数量及适用性进行确认。5.1.2工程部“验收小组”组长/工程员在门锁验收工作完毕后，按钥匙验收记录表要求记录合格的单位编号和数量，并要求施工队交匙人签名确认，然后将钥匙联同对应表格移交给住户中心。5.1.3物业助理根据钥匙验收记录表核对工程部“验收小组”交来的钥匙，当实际接收钥匙数目与钥匙验收记录表“数量”项相符时，应在“签收确认”项标“”。否则，应将实际情况在“备注”栏注明。核对完毕，应在钥匙验收记录表签名确认。5.2钥匙整理与保管5.2.1物业助理应标清钥匙单位编码并整齐有序地放置在钥匙柜中，并在钥匙柜贴上示签，加以注明。5.2.2业主/住户委托保管钥匙时，物业助理应在业主托存/移交钥匙登记表和上作相应记录，并将钥匙按单位编号整齐有序地放置在钥匙柜中，业主/住户前来领取钥匙时，物业助理凭“雅居乐花园住户证”和“业主身份证”移交钥匙给业主。同时，应在业主托存/移交钥匙登记表中标注移交日期，请业主签名确认。并在托存钥匙日期登记表中取消该单位钥匙托存日期。在无任何证件证明索匙者为钥匙所属单位的业主或合法住户时，物业助理不得将钥匙转交。5.2.3住户中心主任/主管应安排专人定期对钥匙柜内的标签和钥匙单位编号进行检查，如发现标签、编号脱落或模糊不清时，应及时更新改进。5.3钥匙借用与归还当公司员工或其他施工单位因公事要求外借钥匙时，物业助理应检查借匙人的工作证，并由借匙人签名确认。5.3.1花园管理区、工程部、绿化部、经营部、售楼部借匙情况分别按部门借钥匙登记表要求填写日期、钥匙编号、数量、借匙人；5.3.2对于其他施工单位借钥匙情况应由工程人员代借，并在其他部门长期借钥匙登记表中签字确认。5.3.3对于未入住单位的业主的借匙情况应由售楼人员代借，并在业主借匙睇楼登记表中签字确认。5.3.4办理钥匙退还手续时，物业助理应在核对钥匙楼量后，在对应的登记表中标注钥匙退还日期，并在“接收人”一栏签名确认，然后，按钥匙单位编码整齐有序地放置在钥匙柜内。5.3.5住户中心主任/主管应安排物业助理根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况，发现借期超过一星期不还钥匙者，应填写钥匙催还单发送到借钥匙部门催还。5.4钥匙的损坏或丢失5.4.1当接到丢失或损坏钥匙报告时，物业助理应按钥匙管理备忘录要求记录事件经过，并报告住户中心