进销存软件操作说明书.doc

炜邦（中国）企业 字20120619001 广州市炜邦软件科技有限公司炜邦进销存管理系统操作说明书WEBURN SOFTWARE 炜邦软件2012 年6月目 录第一章 概述51、基本资料52、采购管理53、销售管理54、仓库管理55、POS前台56、应收应付67、现金银行68、系统维护6第二章 客户资料7一、功能简介7二、操作路径7第三章 商品资料14第四章 仓库资料17一、功能简介17二、操作路径17第五章 员工资料19一、功能简介19二、操作路径19第六章 数据初始化22一、功能简介22二、操作路径22第七章 采购系统291.采购订单29一、 功能简介29二、 操作路径302.采购入库32一、 功能简介32二、 操作路径323.采购退货37一、 功能简介37二、 操作路径37第八章 销售系统401.销售订单41一、 功能简介41二、 操作路径412.销售开单42一、 功能简介42二、 操作路径423.销售退货43一、 功能简介43二、 操作路径43第九章 库存系统451.出入库单45一、 功能简介45二、 操作路径452.领料单47一、 功能简介47二、 操作路径473.调拨单49一、 功能简介49二、 操作路径494.组装单50一、 功能简介50二、 操作路径505.折卸单52一、 功能简介52二、 操作路径526.盘点单53一、 功能简介53二、 操作路径537.报损单55一、 功能简介55二、 操作路径55第十章 POS系统581.POS销售58一、 功能简介58二、 操作路径58第十一章 应收应付601.应收帐款60一、 功能简介60二、 操作路径602.应付帐款61一、 功能简介61二、 操作路径61第十二章 现金银行631.费用支出63一、 功能简介63二、 操作路径632.其它收入64一、 功能简介64二、 操作路径643.银行存取款65一、 功能简介65二、 操作路径65第十三章 系统维护661.权限设置66一、 功能简介66二、 操作路径662.修改密码67一、 功能简介67二、 操作路径67软件付费方式汇款账号68后记：68第一章 概述炜邦简易进销存软件主要包括：基本资料、采购系统、销售系统、仓库系统、POS系统、应收应付、现金银行、系统维护等八大模块，实现了对企业物流、资金流、信息流的过程管理与控制，其图形化操作、导航式界面的传统特色，为众多用户提供了直观而快捷的操作模式。 1、基本资料客户资料、供应商资料、仓库资料、商品资料、商品单位、科目资料、币种资料、结算方式、出入库类型、员工资料、会员卡分类、会员卡资料、购物卡资料、收银台资料、区域资料2、采购管理 采购订单、采购入库、采购退货、采购订单汇总表、采购订单明细表、采购入库汇总表、采购入库明细表、采购退货汇总表、采购退货明细表3、销售管理 销售订单、销售入库、销售退货、销售订单汇总表、销售订单明细表、销售入库汇总表、销售入库明细表、销售退货汇总表、销售退货明细表、按客户销售利润表、按业务员销售利润表、按商品销售利润表4、仓库管理 出入库单、领料单、调拨单、组装单、拆卸单、盘点单、报损单、即时库存、仓库开单汇总表、仓库开单明细表、库存日报表、库存月报表5、POS前台 POS销售、POS日结、POS日结单、POS销售汇总表、POS销售明细表、POS收银汇总表、POS收银明细表、POS结算汇总表、POS结算明细表支持多种会员折扣方式，如最低商品折扣，会员折扣按等级折扣等方式。设置包括柜台信息、收银员信息、前台销售监控、商品价格信息、交班、钱箱、前台销售日结处理、前台POS机设置等。 商品特价信息对零售商品进行特价管理。前台销售日结处理用当天前台POS销售的数量冲减后台的商品库存数量，一天可以执行多次日结。前台销售监控对前台POS操作进行实时控制，以直观的图形方式确切反映收银员业绩，了解商品销售数量和销售金额等销售信息。前台POS机设置对小票的式样进行设置，选择在POS机小票中需要打印的输出项。6、应收应付 应收款单、应付款单、应收帐款汇总表、应付帐款汇总表、采购付款一览表、销售收款一览表7、现金银行 银行存取款、费用支出、其它收入、费用项目、费用支出汇总表、费用支出明细表、费用收入汇总表、费用收入明细表8、系统维护 数据备份、数据恢复、系统设置、权限设置、修改密码、系统日记、清空数据、编号设置。第二章 客户资料一、功能简介客户资料主要用来记录各个企业单位或个人的基础信息，是系统开单的基本资料之一。资料中详细记载了客户资料开账时的初始数据及一些相关资料，在编制业务单据时，系统将这些资料自动添加到单据中，便于用户观看及查找，同时也加快了单据录入速度。二、 操作路径单击基本资料客户资料，如下图示。 1. 单击【编辑区域资料】来增加地域信息，如下图示。同级新增例如:若要新增一个跟广东等省市同个级别的地域的时候，首先选择【广东】，然后点击【同级新增】来增加一个跟广东等省市同个级别的地域，然后点击确定，如下图示。下级新增例如:若要新增广西下面的城市的时候，首先选择【广西】，然后点击【下级新增】，如下图示。最后效果如下图所示:选择【类别】选项来新增来往单位类型，如下图示。【同级新增】与【下级新增】可参考上面区域资料的新增2. 在【区域资料】和【类别资料】都完成后，单击【新增】按钮，打开编辑窗口，如下图示：输入编号，单位简称（即客户名称），选择所属区域，选择类别等等其他信息单击【确定】按钮保存当前的客户资料，并回到当前客户资料；如果需要连续增加，则先把连续增加打即可；单击【取消】按钮，放弃对当前客户资料的编辑操作。供应商资料的新增可以参考客户资料的新增过程需要注意的是供应商的【区域资料】与【类别】是与客户【区域资料】与【类别】共用的第三章 商品资料1. 点击【编辑】来给商品分类，如下图示。【同级新增】选择节点，点击【同级新增】来新增所选节点同级别的类别，如下图示。【下级新增】选择节点，点击【下级新增】来新增所选节点下的类别，如下图示。2. 类别编辑好后，单击【新增】选项，打开商品资料编辑窗口（如图）： 录入商品编号【编号不能重复，若商品拥有唯一的型号识别，可以按需要在此处填写商品的型号】商品名称，规格，单位，商品类别等信息，然后单击【确定】按钮保存当前的商品资料，并回到当前商品资料；如果需要连续增加，则先把连续增加打即可；单击【取消】按钮，放弃对当前商品资料的编辑操作。第四章 仓库资料一、 功能简介仓库资料用来记录仓库的名称和位置等。二、 操作路径单击基本资料仓库资料，如下图示。 1. 单击【新增】选项，打开仓库资料编辑窗口，如下图示：录入仓库编号【编号不能重复】，仓库名称等信息单击【确定】按钮保存当前的仓库资料，并回到当前仓库资料；如果需要连续增加，则先把连续增加打即可；单击【取消】按钮，放弃对当前仓库资料的编辑操作。第五章 员工资料一、 功能简介员工资料主要记录员工编号、姓名、性别、出生日期、登录帐号、住址、所属部门等有关资料，便于在以后员工进行管理。二、 操作路径单击基本资料人员资料，如下图示。1. 首先可以给每个员工进行部门划分，点击【部门资料】，如下图示。【同级新增】选择节点，点击【同级新增】来新增同级别的部门，如下图示。【下级新增】选择节点，点击【下级新增】来新增该节点下的部门，如下图示。2. 部门资料新增好后，单击【新增】选项，打开人员资料编辑窗口，如下图示：依次填写员工编号，姓名，登录账号，密码，选择所属部门等信息，然后单击【确定】按钮保存当前的人员资料，并回到当前人员资料；如果需要连续增加，则先把连续增加打即可；单击【取消】按钮，放弃对当前人员资料的编辑操作。第六章 数据初始化一、功能简介数据初始化主要是把盘点好的仓库商品品数量初始化到管理系统中作为期初库存二、操作路径单击基本资料数据初始化，如下图示。 1. 选择仓库，点击商品编号最右边的按钮，弹出商品查询窗口，然后选择要初始化到该仓库的商品，如下图示。然后输入数量，点击【保存】，然后在桌面的右下方会弹出一个保存成功的提示窗口，这时候就代表输入的商品数量已经初始化到所选仓库里面了，如下图示。最后点击【操作】选择【审核】，然后点击确定完成审核，审核后就代表该单据是不允许修改的了，如下图示。2. 初始化完一个仓库后，若有多个仓库需要初始化的时候，可以点击【新增】来新建另外一张数据初始化单据来初始化另外个仓库，然后步骤也是选择仓库选择产品输入数量保存审核，如下图示。所有仓库都初始化完成后，可以到【库存系统】【即时库存】查看商品数量情况，如下图示。注意:每次选择仓库查看库存时，需要点击【刷新】按钮来刷新该仓库以便更新商品库存最新情况【基本资料】上的其他选项概述：【商品单位】商品的单位录入，一般有个，台，盒等单位名称。【科目资料】支出费用的类型录入，一般有运费，水电费，员工工资支出等费用类型。【币种资料】币种的汇率及符号录入，一般有人民币，港币，美金等币种。【结算方式】交易结算方式的录入，一般有现金结算，支票结算，代收结算等结算方式。【出入库类型】出仓方式和入仓方式，一般有借样出仓，报损出仓，样品归还，生产入库等以下选项主要用于零售或超市【会员卡分类】录入会员卡的名称及相对的会员折扣【会员卡资料】录入会员卡号及对应的客户信息【购物卡资料】录入购物卡编号，购物卡面值及有效期【收银台资料】略注意：【进销存】模块中【采购订单】与【销售订单】的保存与审核是不影响库存的，而其他单据点击【保存】后库存会自动并即时增加或减少相应的商品数量，而点击【审核】后则不能对单据进行修改第七章 采购系统采购系统是企业生产经营过程不可缺少的环节，主要核算企业采购货品的业务过程，您首先可以根据企业的经营规划制定相应的采购计划，然后与供应商签订采购协议，在收到货品时根据订单来编制收货单，并将货品办理入库手续，如果收到货品时未收到发货方的发票等单据，则可以在月末结账前将货品办理暂估入库，待下月收到发票账单时再将原暂估入库数冲回重新办理入库手续。采购货款则可以通过应收应付系统进行处理。1.采购订单一、 功能简介采购订单是企业进行采购业务时，预先向供应商发出的用来列明采购货品名称、规格、数量、价格、交货日期、地点等信息的业务单据，表明企业与供应商间的购销契约关系，因而也可以视同企业的订货合同书。企业应根据生产、销售、资金、库存等情况，合理制定采购数量、安排交货日期。二、 操作路径单击业务采购业务采购订单，或者单击采购系统导航图中的【采购订单】图标。 【查询】查询已做单据【行删】删除一个商品【删除】删除该单据1. 选择供应商，选择交货日期，填写交货地址，然后选择商品，最后点保存，如下图示。采购订单保存不影响库存【保存】保存单据，订单的保存不影响库存【新增】新建一张单据【打印】打印单据，打印模板可以进行编辑【操作】审核与反审核，审核后不能修改单据，只有反审核后才能修改单据2. 若需要查询之前下的订单，可以点击【查询】按钮来查询已做的订单，如下图示。注意:只进行保存操作的单据可以修改，保存并审核后的单据不能进行修改，审核过的单据需要通过反审核后才能进行修改2.采购入库一、 功能简介采购进货单是企业确认采购收货的依据，用户可实现现款采购、赊购及采购退货业务（采购退货从采购收货单中进行退货），在实际处理时您可以将其视同采购发票，该单据将跟踪整个采购业务过程，比如采购结算情况、采购退货情况、采购入仓情况及应付账款重组情况等。二、 操作路径单击业务采购业务采购入库，或者单击采购系统导航图中的【采购入库】图标，如下图示1. 选择供应商，选择收货仓库，选择结算方式，选择付款账号，填写付款期限和送货地址等等，然后再选择要采购的商品，如下图示2. 另外也可以从采购订单导入，首先选择供应商，然后点击【操作】，再点击【选择订单】，如下图示选择订单后，采购订单处就会显示所选择的订单号，然后再选择仓库，结算方式等，如下图示3. 根据“合计金额”的显示，在【本次现付】处填写付款金额，若没有付款则不填，点保存后，该单据的产生的欠款自动合计到【供应商欠款】并显示，若以后需要为这张单结算的时候，则到【应收应付】中的【应付款单】处结算单击业务应收应付应收款单，或者单击应收应付导航图中的【应收款单】图标，如下图示选择【供应商名称】就会自动把未付款的单据自动罗列出来，如下图示然后在【本次结算】处为未结算的单据输入结算金额，然后再在【本次现付】处填上这次需要结算的总金额，然后根据需要选择结算方式，支付账号等信息再点击保存，如下图示然后再回到【采购入库】，选择刚进行付款结算的供应商，可以发现【供应商欠款】处欠款信息会自动根据所作的【应付款单】减少相应的金额，以达到随时准确知道供应商的欠款情况3.采购退货一、 功能简介在日常的采购业务中，有时由于销售或质量原因，我们需要将商品退还给供货商，此时，我们就可以直接使用进货退货单。采购退货单可以直接录入商品，也可以调原进货单进行退货。二、 操作路径单击业务采购业务采购退货，或者单击采购系统导航图中的【采购退货】图标。1. 选择供应商，选择退货仓库，然后再根据退货情况选择需要退货的产品，点击保存，就会自动从库存减少相应的退货数量，如下图示 2. 另外也可以从【采购入库】导入，首先选择【供应商名称】，点击【操作】按钮，单击【选择收货单】，如下图示然后再根据需要填写退货单号，选择退货仓，最后点保存，保存后就会库存自动减少相应的退货数量3. 【采购退货】产生的款项退还的金额结算必须到【应收应付】中的【应付款单】处进行结算，如下图示注意:当合计【本次结算】为负数的时候，系统会自动把金额生成到【预付账款】即定金里面第八章 销售系统注：采购系统与销售系统的单据操作过程与需要注意地方是一模一样的，只是操作角色由供应商变成客户而已，所以可以直接参考采购系统的的操作流程，这里不再详细说明.销售系统主要用来处理与企业的销售活动相关的业务，系统提供了从销售计划、销售订单、销售发货、货品出库到销售退货等完整的销售管理功能。从业务类型的角度来讲，可以处理诸如赊销、现销、分期收款销售、委托销售等类型的销售业务。通过销售系统与其他系统的结合使用，您还可以动态掌握每一客户的发货、结算及拖欠款情况，从而帮助企业及时调整生产计划、销售计划、发货计划，加快资金的回笼，此外，还可以跟踪销售业务员发货、销售及回款情况，从而全面考核业务员的销售业绩，销售指标完成情况，协助企业制定销售考核目标，扩大销售成果。1.销售订单一、 功能简介销售订单是企业在发生销售业务时，预先与客户签订的一种契约式的业务单据，通过该业务可以全面跟踪客户或货品的订货、发货、收款等情况。用户还可以对有订货合同的客户进行集中管理，对采购、生产、发货等业务实现有效的管理。二、 操作路径单击业务销售业务销售订单，或者单击销售系统导航图中的【销售订单】图标。2.销售开单一、 功能简介销售开单是企业确认销售实现的依据，您可以实现现款销售、赊销、委托代销及销售退货业务，在实际业务处理当中您可以将其视同销售发票来处理，该单据将跟踪整个销售业务过程，比如商品出库情况、销售收款情况及应收账款重组情况。二、 操作路径单击业务销售业务销售开单，或者单击销售系统导航图中的【销售开单】图标。3.销售退货一、 功能简介在日常的采购业务中，有时由于销售或质量原因，我们需要将商品退还给供货商，此时，我们就可以直接使用进货退货单。进货退货单可以直接录入商品，也可以调原进货单进行退货。二、 操作路径单击业务销售业务销售退货，或者单击销售系统导航图中的【销售退货】图标。第九章 库存系统仓库管理系统主要用来处理有关存货采购入库、销售出库以及其他存货出入库等业务，是协助仓库保管员正确及时地记载存货进、出、存动态的主要系统，也是企业物资存储环节的重要系统，通过系统提供的盘点、调拨等业务，企业可以严格贯彻存货清点制度，保证账账、账实相符。1.出入库单一、 功能简介出入库单主要是在采购或销售商品，以及其他库存货品出入库时，由仓库管理人员开具的记录货品信息和货位信息的单据，它是登记商品收发存账、库存商品账等账册的依据。二、 操作路径单击业务库存业务出入库单，或者单击仓库系统导航图中的【出入库单】图标。1. 首先选择【单据类型】，若是做进仓单，则选择入库单，若是出仓单，则选择出库单，然后选择【开单类型】，开单类型从【基本资料】中的【出入库类型】录入，最后保存，审核，如下图示2.领料单一、 功能简介领料单是部门领用材料物资准备进行生产时编制的原始单据，当部门已办理了领料时，仓库则由此功能登记发出物料；而需要将所有材料退回仓库，这时也需要编制领料单，填入退料数量即可。二、 操作路径单击业务库存业务领料单，或者单击仓库系统导航图中的【领料单】图标。1. 选择【仓库】，就是从哪个仓库领料出来，然后选择【出库类型】，然后保存，审核，如下图示2.3.调拨单一、 功能简介对于存在多个仓库或分支机构的企业来说，将货品在不同仓库之间进行划拨，是一种较为常见的业务。当发生这类业务时，使用本模块来记录与调拨业务相关的各项数据：调入、调出仓库名称，调拨货品的编号、名称、规格和数量，以及用于财务结算的调拨价格。在经财务结算后，形成调拨单，分别作为调入、调出仓库的入库、出库依据。调拨货品时，既可以在不同仓库之间调拨，也可以在总部与分支机构间调拨，或者在分支机构之间调拨，此外通过仓库调拨单还可以简化业务流程，如：通过调拨可以实现将不合格商品调入废品仓库等。二、 操作路径单击业务库存业务调拨单，或者单击仓库系统导航图中的【调拨单】图标。1. 首先选择【转出仓】产品调出仓库，再选择【转入仓】产品调入的仓库，然后保存，审核，如下图示4.组装单一、 功能简介组装是指将散件组装成商品，或单个商品组成一个套装商品的业务。本系统通过组装单进行相关业务处理，记录企业对商品进行组装的相关信息，同时形成组装类的出入库业务。二、 操作路径单击业务库存业务组装单，或者单击仓库系统导航图中的【组装单】图标。1. 首先选择需要组装产品所在的【仓库】，然后点击【商品编号】后的按钮，【品名规格】及【单位】会根据商品资料自动关联进来，再填写该商品需要组装的数量，然后保存审核，组装的产品库存数量相应增加，组装部分库存数量相应减少，如下图示注意:组装的产品与组装部分必须是同个仓库中才能进行组装操作5.折卸单一、 功能简介拆卸是指将一个成套的配件拆卸成为散件的过程。本系统通过拆卸单进行相关业务处理，记录企业对商品进行拆卸的相关信息，可以记录此类商品外在形态变化的情况，同时形成拆卸类的出入库业务，它也是上述组装业务的反方向处理。二、 操作路径单击业务库存业务折卸单，或者单击仓库系统导航图中的【折卸单】图标。1.【拆卸单】与【组装单】相反，拆卸单就是把一个可拆分的商品拆分成几个部分，可拆分的商品库存数量相应减少，拆分成的部分库存数量相应增加注意:拆分的产品与拆分部分必须是位于同个仓库中才能进行拆分操作6.盘点单一、 功能简介存货因为数量较多、收发频繁、计量误差、管理不善、自然损耗等原因，有可能导致库存数量与账面数量不符。为了避免账实不符的现象出现，就要定期进行存货清查，从而查明原因并调整账面数量，使账实相符。用户可以使用盘点单来完成仓库存货的清查、调整工作，通过该单据您可以了解到每项存货的盈亏数量及盈亏金额，及时掌握盈亏情况。二、 操作路径单击业务库存业务盘点单，或者单击仓库系统导航图中的【盘点单】图标。1. 首先选择【盘点仓库】，系统会自动把该仓库所有的产品都列出来，然后根据实际盘点出来的数量在【本次盘点】的数量中填写，然后保存，审核，该盘点仓库中的商品数量就会根据所填写的【本次盘点】中的数量来修改，如下图示7.报损单一、 功能简介当商品损坏或者商品保质期已过，而无法销售时，可以通过报损单进行处理，报损的金额经过批准后将作为企业的亏损。二、 操作路径单击业务库存业务报损单，或者单击仓库系统导航图中的【报损单】图标。1.选择【仓库】，选择【出库类型】，【出库类型】在基本资料中的出入库类型新增，一般为报损出仓，然后选择报损的产品，再保存，审核。如下图示注意:保存后库存就会自动减少数量，审核后就不能再修改单据第十章 POS系统POS系统主要用来处理与企业的销售活动相关的业务，系统提供了前台销售等完整的销售管理功能。从业务类型的角度来讲，可以处理诸如前台结算(包括现金、会员卡、银联、购物卡)、交班等功能。1.POS销售一、 功能简介POS销售是企业确认销售实现的依据，您可以实现现金销售、会员卡结算、购物卡结算、银联结算及销售退货业务，在实际业务处理当中您可以将其视同销售发票来处理，该单据将跟踪整个POS业务的开始过程。二、 操作路径单击业务POS业务POS销售，或者单击POS系统导航图中的【POS销售】图标。1. 首先点击【输入数量】按钮或者按【F2】键进行输入数量2. 再在商品输入处输入商品编号，然后按【Enter】回车键确认3. 结算则点击【现金收银】按钮或者按【End】键进行结算，输入实收款，最后按【Enter】回车键确认收款，再按一下【Enter】键确认打印，如下图所示4. 若需要用到购物卡或者银联卡或者会员充值卡结算，在录入完商品的时候选择其他结账按钮或者按【Home】键选择购物卡或者银联卡或者会员充值卡进行结算，最后点击【现金收银】或按【End】键作确认结算，如下图所示5.若会员结算，首先点击按钮或者按【F2】键，然后输入会员卡号，或者点击【查询】按钮查询输入会员卡号，最后点击确定，然后开始录入会员购买的商品和数量，并且点击【现金收银】或按【End】键结算，如下图所示5. 若需要挂单，则点击【挂单】按钮或者按【F5】键来挂起未结算单6. 若需要重新打开挂单，则点击【取单】按钮或者按【F6】键来打开挂单，如下图所示7. 若需要查询商品价格，则点击【商品价格】按钮或者按【F9】键，如下图所示第十一章 应收应付企业与往来单位之间由于采购、销售等业务会产生相应的往来款，那么可以通过应收应付系统对往来款进行处理或核销。1. 应收帐款在采购系统处已作说明，详细略一、 功能简介收款单是向往来单位收取商品赊销货款或预收货款的业务行为，此模块可处理企业销售应收款、销售预收款等收款业务，收款单还可以处理一张销售单分次收款，或一张收款单同时处理几张销售单的业务。二、 操作路径单击业务应收应付应收款单，或者单击应收应付导航图中的【应收款单】图标。2.应付帐款一、 功能简介付款单是向供应商支付赊购货款或预付货款的业务行为，此模块可处理企业采购单付款、采购预付款等付款业务，此外，付款单还可以处理一张采购单分次付款，或一张付款单同时处理几张采购单的业务。二、 操作路径单击业务应收应付应付款单，或者单击应收应付导航图中的【应付款单】图标。第十二章 现金银行如果您日常的现金（银行存款）收付业务发生的比较频繁，可以使用系统的现金银行功能来进行处理，比如日常费用的开支，其他业务收入款项，银行存款不同账户间的转账等等业务。1.费用支出一、 功能简介企业的期间费用当中除了采购费用、销售费用以外还有其他的一些费用，比如管理费用、营业费用等，当发生此类费用时可以通过费用支出单进行处理。二、 操作路径单击业务现金银行费用支出，或者单击现金银行导航图中的【费用支出】图标。2.其它收入一、 功能简介企业除了正常的经营业务收入外还可能会取得主营业务以外的其他收入，如租赁收入、各种咨询收入、技术服务收入、培训收入等，为了对这些收入进行管理核算，系统提供了其他收入模块对此类收入情况进行处理。二、 操作路径单击业务现金银行其他收入，或者单击现金银行导航图中的【其他收入】图标。3.银行存取款一、 功能简介企业的资金大多以银行存款的形式存放在银行，或以库存现金的形式存放于企业内部，不同资金之间往往需要相互转换，当用户缴存现金、提取现金或在不同银行账户间转款时就可以使用银行存取款单来进行记录和处理。二、 操作路径单击业务现金银行银行存取款，或者单击现金银行导航图中的【银行