内外部交流管理程序.doc

内、外部交流管理程序版 次C/0页 码第5页 共5 页修订日期2006-11-20文件编号QP/SYM-55-P01生效日期2006-12-01宁波舜宇模具有限公司NINGBO SUNNY MOULD CO.，LTD 程 序 文 件发放范围：总经理、管理者代表、财务部、注塑市场部、产品研发中心、注塑生产部、 采购部、 质保部、管理部编制审核会签批准管理部财务部注塑市场部产品研发中心总经理注塑生产部采购部质保部修订次数版本修订日期生效日期更 改 内 容修订1B/006-1-1006-1-10从ISO9001转换到ISO/TS16949.韦毓2B/106-8-1506-8-20流程图格式的更改和发放范围的重新确定。但相应的表单没有变更，版本不变，与B/0一致。韦毓3B/206-9-1506-9-20组织机构调整，原注塑事业部业务项目科更名为注塑市场部；原注塑事业部生产科更名为注塑生产部；原注塑事业部品管科更名为注塑质量控制科。韦毓4C/006-11-2006-12-1由于组织机构的调整，工作流程发生较大变动王广亚1.0目的通过有效的沟通方法，以加强公司内部及外部的联络，以利于公司的管理及运转。2.0 范围适用于本公司内部、外部信息的沟通与传递。3.0 职责各信息的收集人或制定人按规定的程序和范围进行传递与交流。4.0 定义 无5.0 工作程序5.1 内外部信息沟通内容包括：l 各项质量记录；l 公司下达的政策及决议和会议精神；l 部门上传的请示报告；部门间横向信息；l 顾客要求、信息的处理；l 外来文件的传阅、传递等。5.2 内部沟通的方式。5.2.1质量方针、质量目标的宣传、贯彻5.2.1.1公司的质量方针和质量目标确定后，由管理部以会议、公告、网络（公司局域网、黑板报、标语）等形式进行宣传，使全体员工充分理解其内涵，努力为实现质量方针和质量目标作出努力；5.2.2各部门以专门培训的方式，将公司及部门质量目标宣传到个人。5.2.2 关于质量状况的信息沟通：5.2.2.1 质量记录表单由各权责部门按相应程序执行，需要传递的质量记录按文件控制程序QP/SYM-42-P01执行；5.2.2.2质量记录的分发范围按记录控制程序QS/SYM-62-P01执行； 5.2.2.3各部门重要信息传递应以工作联络单QP/SYM-55-P01-01书面的型式通知相关部门；5.2.2.5通过各种内部审核，使各部门之间互相监督质量管理体系的运行情况；5.2.2.6总经理定期召开公司管理评审会议，就质量状况、质量方针、质量目标达成情况进行评审，确保质量管理体系持续的适宜性、充分性和有效性，并将评审结果通报各部门。5.2.3 公司高层的指示：口头通知、必要时召开会议，形成会议记录，或由公司办发出文件通知。5.2.4 公文传阅5.2.4.1 公文传阅由管理部负责人签署拟办意见，并分送有关负责人阅批。在批示传阅过程中，应符合保密规定，不得直接横传；5.2.4.2 有关负责人在批阅公文时应认真负责，阅后签署意见和姓名、日期。如一份文件涉及两个以上部门时，应注明某部门主办，某部门会签。如需要复制，按文件控制程序QP/SYM-42-P01进行管理。5.2.4 部门上传的请示、报告由文件的制定人或部门主管按规定的审批程序审批后返还相关责任部门执行。5.2.5 部门间的横向信息沟通和处理5.2.5.1上、下级、部门之间应主动加强联络与沟通；当某项工作需其他部门配合或支援，或下达某项指示时，可使用内部局域网、工作联络单QP/SYM-55-P01-01开会等的形式进行信息传递；5.2.5.2收到信息的各部门应积极相互配合，主动反馈所承办或配合的事项的进展情况。5.2.6 问题的解决 本公司积极采用会议这一多方论证的方法，有效地处理各种信息和存在问题，确保各种问题及时得到解决和质量管理体系有效运行。5.3 外部沟通的方式5.3.1 顾客的要求 由注塑市场部确定顾客对产品的要求（图纸等）并传送相关部门，具体按客户服务管理程序QP/SYM-75-C03执行 。5.3.2 顾客的问询由业务注塑市场部及时用电话或传真、电子邮件答复。5.3.3 顾客合同、订单处理及其更改按合同评审管理程序QP/SYM-72-C02执行。5.3.4 顾客信息反馈、投诉按照客户服务管理程序QP/SYM-75-C03 ，由注塑市场部填写用户质量信息反馈单，传递到质保部等相关部门，各部门及时处理信息，并将处理结果反馈到注塑市场部，以便注塑市场部及时回复顾客。对于顾客投诉，质保部按不合格品控制程序QP/SYM-83-P01执行，还应按纠正和预防措施控制程序QP/SYM-85-P01采取纠正预防措施。5.3.5 就顾客财产出现的问题，信息沟通和处理按以下程序执行 5.3.5.1 对顾客图纸、规范（知识产权），由业务注塑市场部按文件控制程序QP/SYM-42-P01对其进行评审、维护和保护，如发现丢失、损坏或不适用等问题，做好相应的记录，并通知顾客，获得处理办法；5.3.5.2 对顾客提供的使用的零件，由质保部按监视和测量控制程序QP/SYM-76-P01进行验收，负责保护和维护，如发现顾客财产丢失、损坏、或不适用等情况时，由质保部出具工作联络单QP/SYM-55-P01-01，通知注塑市场部，由注塑市场部联系顾客，获得处理办法。5.3.6 顾客提出的产品更改按工程更改作业指导书执行。5.3.7 如顾客有规定的格式和语言，本公司按其规定的方法与顾客进行联络和沟通。6.0 相关程序6.1 QS/SYM-62-P01 记录控制程序 6.2 QP/SYM-72-C02 合同评审管理程序6.3 QP/SYM-75-C03 客户服务管理程序6.4 QP/SYM-83-P01 不合格品控制程序6.5 QP/SYM-8