Excel在工资管理中的应用-会计毕业论文.doc

高等教育自学考试毕业论文 摘 要Excel电子表格是Office系列办公软件的一种，其强大的数据处理功能，可以实现对日常生活、工作中表格的数据处理。Office系列目前较为流行的版本是Office2007，Office2010。如果是Office2003需要安装Office2007兼容包才能包才能打开最新的Office格式，论文使用的图表均为Excel2010制作。Excel2010不仅具有全面的表格处理功能，而且还有丰富的数据处理函数以及强大的绘制图表功能。本文首先列举了Excel2010电子数据表在表格处理、函数运用和图表制作三方面的特点，然后通过实例，具体介绍了Excel函数在生成部门名称、类别名称、基本工资和核算个人所得税中的函数设置，最后概述了Excel图表在工资管理中的应用。关键词：Excel；工资管理；应用 - I -高等教育自学考试毕业设计（论文）Abstract Excel is a Office series of office software, its powerful data processing function, can be achieved on daily life, work in the form of data processing. Office series of popular version is Office2007, Office2010. If Office2003 need to install the Office2007 compatibility pack to pack to open the new Office format, the charts are made for Excel2010. Excel2010 not only has the form processing function overall, but also the data processing function of rich and powerful drawing function. This paper lists the Excel2010 spreadsheet in characteristic form processing, function application and charting three aspects, and then through the example, introduced the function name, Excel function in the generation sector category name, basic wages and accounting in the personal income tax is set up, and the application of Excel chart in wages management.Keywords: Excel; payroll control;apply- III -目 录摘 要IAbstractII绪 论11 Excel在工资管理中应用概述22 用Excel建立工资表基本信息22.1 职工基本情况表. .22.1.1 序号、工号、姓名22.1.2 部门、职务、职称32.1.3 入职时间、工作年限.32.1.4 身份证号、性别、出生日期32.1.5 家庭地址、联系电话、邮箱、银行帐号.32.2 工资调整表42.3 员工考勤表43 用Excel建立工资表53.1 序号、工号、姓名53.2 部门、出勤53.3 基本工资、岗位工资、工龄工资63.4 住房补贴、伙食补贴、交通补贴、医疗补助63.5 扣款、应发工资63.6 住房公积金、养老保险、医疗保险、失业保险73.7 个人所得税、实发工资、银行帐号74 工资表的打印和统计图表84.1 打印工资表84.2 打印工资条84.3 工资统计图表95 工资的保密设置9结 论10参考文献11致 谢12高等教育自学考试毕业论文绪论Excel电子表格是Office系列办公软件的一种，是Office重要的组件。Excel一经问世，就被认为是当前功能强大、使用方便的电子表格软件。Excel通过友好的人机交互界面，方便易学的智能化操作方式，使用户轻松拥有实用美观、个性十足的实时表格，是工作、生活中的得力助手。它可完成表格输入、统计、分析等多项工作，可生成精美直观的表格、图表。为我们日常生活中处理各式各样的数据表格提供了良好的工具。它不仅具有全面的表格处理功能，几乎可以用来处理各种数据，而且还有丰富的数据处理函数及强大的绘制图表功能，并且能自动创建各种统计图表。企业工资管理是一项琐碎、复杂而又十分细致的工作，工资计算、发放的工作量很大，一般不允许出错，如果实行手工操作，每月发放工资须手工填制大量的表格，这就会耗费工作人员大量的时间和精力，同时无法做到实时监控，难以保证数据的准确性和及时性。目前市面上流行的工资管理软件不少。但是，对于企、事业单位的工资管理来说，不需要太大型的数据库系统，Excel成为绝大多数企事业单位工资管理的首选。在实际工资管理中，利用Excel函数引用功能，直接引用原始数据，可以省略输入数据，防止二次数据输入发生错误。利用Excel函数自动计算功能，可以减少人工计算个人所得税、保险、工资额的工作量，自动计算生成工资表。Excel完美打印功能可以打印出任何想要的工资表、工资条。通过密码设置可以防止工资管理数据的泄漏，给公司造成意外的损失。 正 文1 Excel在工资管理中应用概述当前，企事业单位办公应用最多的软件是office系列。Excel作为office系列的一种，在日常办公应用上广泛，功能强大，特别是强大的数据处理能力。在工资核算过程中，需要处理大量的数据，如果借助Excel，可让您自动完成工资管理中大量的包括数据处理、统计及打印报表等工作，效率将大大提高，工资管理工作非常轻松。2 用Excel建立工资表基本信息运用Excel进行工资管理,主要是运用Excel函数的数据引用、自动计算功能，实现工资表数据的自动生成。基本信息包括职工基本情况表、工资调整表、员工考勤表。2.1 职工基本情况表职工基本情况表是工资管理的基础信息，数据信息相对比较稳定的部分。主要记录员工的工号、姓名、部门、职位、职称、入职时间、身份信息、联系电话等信息。Excel进行工资核算可以通过Excel函数直接引用职工基本信息表数据，使工作简单准确。同时如果有人事变动仅需要变更变动人员的数据信息就可以，避免重复工作，防止出现错漏。在新建的Excel的sheet1工作表中第一行，A-N列输入文件标题“*公司职工基本情况”。设置字体宋体，字号16。第二行输入序号、姓名、部门、职务、入职时间、工作年限、身份证号、性别、出生日期、家庭住址、联系电话、邮箱、银行帐号信息。设置字体为宋体，字号12。并将工作表重命名“职工基本情况”。2.1.1 序号、工号、姓名序号便于统计员工人数，序号可以用Excel函数自动生成，人员变动增减数据时，拖拉公式自动生成新的序号。在序号下A3单元格输入= IF(B3=,N(A2)+1)，选中A3, 鼠标指针变黑十字向下拖拉自动生成相应数据。工号一般由人事部根据编码规则编制工号，大多根据入职顺序排列，工号固定不变。为了防止工号出现重复数据，可以可以通过“数据有效性”来防止重复输入。选择B列，选“数据-有效性”，在“数据有效性”对话框中，在“效性条件”，允许处选择“自定义”，公式处输入=COUNTIF(B:B,B1)=1。姓名栏也可以同上设置。根据人事部提供资料，录入工号、姓名。序号自动生成。2.1.2 部门、职务 部门、职务在公司公司一般相对固定，为了防止输入错误，可以设置单元格，通过下拉菜单，选择部门、职务，便于后面的统计工作。选择列，点击菜单栏-数据-有效性。设置有效性条件将允许设为序列，选中提供下拉箭头。然后在下面的来源中输入生产部，销售部，办公室，经理室，财务部，采购部等。注意之间的“，”，必须在英文输入法下输入。同理，可以设置职务列。根据实际情况完成输入相关数据。2.1.3 入职时间、工作年限入职时间根据人事部数据直接填列，工作年限列数据根据Excel函数自动生成。在工作年限下G3单元格输入=IF(F3=,CONCATENATE(DATEDIF(F3,TODAY(),y),年,DATEDIF(F3,TODAY(),ym),个月)，选中G3, 鼠标指针变黑十字向下拖拉自动生成相应数据。2.1.4 身份证号、性别、出生日期身份证号根据人事部数据直接填列，性别、出生日期根据Excel函数自动生成。在性别下I3单元格输入= IF(H3=,IF(MOD(MID(H3,17,1),2),男,女)，在出生日期下J3单元格输入=IF(H3=,MID(H3,7,4)&/&MID(H3,11,2)&/&MID(H3,13,2)。选中I3、J3，鼠标指针变黑十字向下拖拉自动生成相应数据。2.1.5 家庭地址、联系电话、邮箱、银行帐号家庭住址、联系电话、邮箱、银行帐号这些数据都需要根据资料认真手工填入。输入完基础数据的职工基本情况表（如图2.1）。图2.12.2 工资调整表 工资调整表是工资管理中工资表数据基础部分，主要数据资料包括序号、工号、姓名、基本工资、岗位工资、工龄工资、住房补贴、伙食补贴、交通补贴、医疗补助、备注。序号用于比较职工基本情况同工资表正表人员数量是否一致，序号利用Excel函数直接生成，在序号下C3单元格输入= IF(B3=,N(A2)+1)，选中A3, 鼠标指针变黑十字向下拖拉自动生成相应数据。工号、姓名从职工基本情况表直接拷贝。工资及补助需要根据岗位情况手工填写，确保准确无误。检查序号人数是否同职工基本情况表一致。同职工基本情况表一样格式化完毕，并将工作表重命名“工资调整表”。填完数据的工资调整表（如图2.2）。图2.22.3 员工考勤表员工考勤表是工资管理的基础工作，工资表根据员工实际出勤情况，计算工资扣款金额。工资表中各项工资、补贴，都是全勤情况下应发金额，实际出勤天数少于应出勤天数，少出勤天数应扣除各项工资、补贴。出勤表根据人事部提供报表，直接拷贝。出勤表包括的项目包括序号、工号、姓名、部门、出勤情况、实际出勤统计。一般添加序号列，在序号下C3单元格输入= IF(B3=,N(A2)+1)，选中A3,鼠标指针变黑十字向下拖拉就可以了。确认序号（人数）跟职工基本情况表、工资调整表一致。统计实际出勤天数用Excel函数，在实际出勤下AJ3单元格输入=COUNTIF(E3:AI3,),鼠标指针变黑十字向下拖拉自动生成相应数据。同职工基本情况表一样格式化完毕，并将工作表重命名“员工考勤表”。输入完数据的员工考勤表（如图2.3）。图2.33 用Excel建立工资表工资表是工资管理的核心部分，利用前面已经建立的职工基本情况表、工资调整表、员工考勤表的基础信息，运用Excel函数处理数据的强大功能，实现工资表的自动生成。在新建的Excel的sheet1工作表中第一行，A-Y列选定并合并居中，输入文件标题“*公司*月工资表”。设置字体宋体，字号16。第二行输入序号、姓名、部门、出勤、基本工资、岗位工资、工龄工资、住房补贴、伙食补贴、交通补贴、医疗补助、扣款、应发工资、住房公积金、养老保险、医疗保险、失业保险、个人所得税、实发工资、银行帐号、签字。设置字体为宋体，字号12。并将工作表重命名“工资表”。3.1 序号、工号、姓名 序号利用Excel函数自动生成，不要输入数据，在序号下C3单元格输入= IF(B3=,N(A2)+1)，选中A3,鼠标指针变黑十字向下拖拉就可以了。工号、姓名可以根据人事部的考勤表直接复制过来。为了校验人事部提供员工考勤表中工号、姓名跟职工基本情况表、工资调整表是否一致，可以预先在姓名后插入2列，输入姓名校验1、姓名校验2，姓名校验1列D3单元格输入= IF(B3=,VLOOKUP(B3,职工基本情况!$B:$C,2,0)，姓名校验2下E3单元格输入= IF(B3=,VLOOKUP(B3,工资调整表!$B:$C,2,0),选择D3、E3, 鼠标指针变黑十字向下拖拉自动生成相应数据。校验准确可以把这两列删掉。3.2 部门、出勤 部门、出勤都利用Excel函数自动生成。部门、出勤数据，根据员工工号，利用VLOOKUP函数，从职工基本情况表、员工考勤表直接引用。在部门下D3单元格输入=IF(B3=,VLOOKUP(B3,职工基本情况!$B:$D,3,0)；在出勤下E3单元格输入= IF(B3=,VLOOKUP(B3,员工考勤表!B:AJ,35,0)。选定D3、E3，鼠标指针变黑十字向下拖拉自动生成相应数据。3.3 基本工资、岗位工资、工龄工资基本工资、岗位工资、工龄工资都利用Excel函数自动生成。根据员工工号，利用VLOOKUP函数，从工资调整表直接引用。在基本工资下F3单元格输入= IF(B3=,VLOOKUP(B3,工资调整表!$B:$J,3,0)；在岗位工资下G3单元格输入= IF(B3=,VLOOKUP(B3,工资调整表!$B:$J,4,0)；在工龄工资下H3单元格输入= IF(B3=,VLOOKUP(B3,工资调整表!$B:$J,5,0)。选定F3、G3、H3, 鼠标指针变黑十字向下拖拉就可以了。3.4 住房补贴、伙食补贴、交通补贴、医疗补助住房补贴、伙食补贴、交通补贴、医疗补助都利用Excel函数自动生成。根据员工工号，利用VLOOKUP函数，从工资调整表直接引用。在住房补贴下I3单元格输入= IF(B3=,VLOOKUP(B3,工资调整表!$B:$J,6,0)；在伙食补助下J3单元格输入= IF(B3=,VLOOKUP(B3,工资调整表!$B:$J,7,0)；在交通补贴下K3单元格输入= IF(B3=,VLOOKUP(B3,工资调整表!$B:$J,8,0)；在医疗补助下L3单元格输入= IF(B3=,VLOOKUP(B3,工资调整表!$B:$J,9,0)。选定I3、J3、K3、L3，鼠标指针变黑十字向下拖拉自动生成相应数据。3.5 扣款、应发工资扣款根据员工请假天数每天应发工资。请假天数=应出勤天数-实际出勤天数；每天应发工资=当月应发工资当月应出勤天数。假设本月应出勤26天，在扣款下M3单元格输入=IF(E3=,SUM(F3:L3)/26*(26-E3)。应发工资=基本工资+岗位工资+工龄工资+住房补贴+伙食补贴+交通补贴+医疗补助-扣款，在应发工资下N3单元格输入= IF(B3=,SUM(F3:L3)-M3)。选定M3、N3，鼠标指针变黑十字向下拖拉自动生成相应数据。3.6 住房公积金、养老保险、医疗保险、失业保险住房公积金、养老保险、医疗保险、失业保险都利用Excel函数自动生成。假设住房公积金根据应发工资的10%计提；养老保险根据工资部分（基本工资+岗位工资+工龄工资）的8%计提；医疗保险根据工资部分的2%计提；失业保险根据工资部分的1%计提。在住房公积金下O3单元格输入= IF(B3=,N3*10%)，在养老保险下P3单元格输入= IF(B3=,SUM(F3:H3)*8%)，在医疗保险下Q3单元格输入= IF(B3=,SUM(F3:H3)*2%)，在失业保险下R3单元格输入= IF(B3=,SUM(F3:H3)*1%)。选定O3、P3、Q3、R3，鼠标指针变黑十字向下拖拉自动生成相应数据。3.7 个人所得税、实发工资、银行帐号个人所得税、实发工资、银行帐号都利用Excel函数自动生成。计算个人所得税，用应发工资-五险一金。实际工作中可以添加一列扣除社保工资，作为辅助列，计算完个人所得税后隐藏。个人所得税函数可以网上搜到，本文不用辅助列。实发工资=应发工资-住房公积金-养老保险-医疗保险-失业保险-个人所得税。银行帐号便于银行代扣工资，用VLOOKUP函数直接从职工基本情况表引用。在个人所得税下S3单元格输入=ROUND(MAX(N3-O3-P3-Q3-R3-3500)*0.03,0.1,0.2,0.25,0.3,0.35,0.45-5*0,21,111,201,551,1101,2701,0),2)。在实发工资下T3单元格输入=IF(B3=,N3-SUM(O3:S3)，在银行帐号下U3单元格输入=VLOOKUP(B3,职工基本情况!B:N,13,0)。选定S3、T3、U3，鼠标指针变黑十字向下拖拉自动生成相应数据。在工资表最后一行添加一行合计，计算工资明细项目金额合计。格式化后,输入完数据的工资表（如图3.1）。图3.14 工资表的打印和统计图表工资表的打印包括工资表打印和工资条的打印。整个工资表打印出来作记帐凭证或档案备查。工资条主要给每个发放工资员工，核对自己工资跟实际发放工资是否一致，防止出现纰漏。同时做统计图表，让领导直观的知道各部门发放工资情况。4.1 打印工资表 打印整个工资表，需要设置顶端标题行、页脚、页边距。在工资表中，选择菜单“页面布局”，选择菜单“打印标题”，弹出“页面设置”对话框。“工作表-打印标题-顶端标题行”，设置为$1:$2,可以使打印的每张工资表顶端都有1-2行（工资表标题、工资标题项目）；“页眉/页脚-页脚”，页脚设置为第1页，共？页，可以使每张工资表都有页码，便于排序；页边距可以手工设置；“页面-方向”，选择横向，可以打印多列数据的工资表。单击确定，设置完毕。点击打印预览，根据工资表实际情况，手动修改页边距，工资表行列宽度。4.2 打印工资条 工资条就是按工资标题项目、工资明细项目交替排列，打印并剪切分发，便于每个领取工资人员阅读。这里用简单易用的打印工资条方法，先根据员工人数复制相同数量的工资标题项目在工资表下面。在工资表最后列添加一列工资条，员工工资明细项目按照2，4升序拖拉填充，工资标题项目按照1，3升序拖拉填充。选定刚填充完序号的员工工资明细及工资标题项目，选择“数据-排序”，在“排序”对话框中，主要关键字选工资条，单击确定，可以得到打印工资条的工资表。4.3 工资统计图表 为了直观显示各部门工资情况，需要做统计图表。一般选定需要统计的工资标题项目和工资明细项目，选择“插入-图表”，选择柱形图或者饼图，即可得到想要的统计图表。5 工资的保密设置 工资保密制度是现代企业管理的一项重要制度，可以避免暴露员工个人隐私，防止员工之间的相互攀比。Excel制作的工资表作为重要资料，需要进行保密设置。一般进行简单的设置密码就可以了。选择“文件-另存为”，在“另存为”对话框中，选择“工具-常规选项”，在“常规选项”对话框，输入打开权限密码，单击确定即可。结 论通过上述Excel在工资管理中应用实例可