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采购方式的选择 技能点1 如何选择订货点采购方式 如何实施订货点采购呢？在实际运作过程中关键是要解决三个问题：“When、How、How many”，即什么时候（When）订货，确定订货点；如何（How）订货，确定订货的方法；每次订货订多少（How many），确定订货数量。要解决这些问题，具体步骤如下： 1.订货点采购的原理 订货点法,又称订购点法，是一种使库存量不低于安全库存的一种库存补充方法。当库存量降低到某一预先设定的点时，即开始发出采购单（订货单）来补充库存，直至库存量降低到安全库存时，发出的订单所订购的物料刚好到达仓库，补充了前一时期的消耗。2.订货点的确定 订货提前期是从订货单发出到所订货物收到的这一段时间。 设物料的订货提前期为tp，平均日耗量为cm，则订货点pq的计算公式为： 订货点（pq）=订货提前期（tp）平均日耗量（cm）+ 安全库存量 其中tp在一般情况下是一个常量，可以用两种方法来确定tp的值。 （1）查定法。即精确地查定订货提前期各个构成环节所需要的时间，并加总求和。即tp=派员外出办理订货手续时间+供方备货办理托运时间+运方装运时间+转运检验入库时间。 （2）统计法。即使用tp的历史资料，并消除订货提前期中由于偶然因素造成的波动（即剔除历史数据中少数偏离平均值较大的数据），进行算术平均，得出tp。 3.订货点采购方法 （1）定期订货法 定期订货法的原理 定期订货法以固定的订货间隔时间和最高库存量为基础，以每次实际盘存的库存量与预定的最高库存量之差为订货量。其特点是订货间隔期不变，订购物资量不定。计算公式 用定期订货法订货，关键是需要确定订货间隔期、最高安全库存和每次订货量。 最优订货间隔期=经济订货批量/年需求量 最高安全库存=平均每天耗用量（供货周期+订购间隔时间）+安全库存量 订货量=最高库存量-现有库存量-订货未到量+顾客延迟购买量应用范围 定期订货方式适用于零售，销售量不稳定或品种数量多的商品。比如食品店就经常使用这种方法，有些食品每天进货，有些每周进一次，另一些可能每月才进货一次。 （2）定量订货法 定量订货法是指当库存货物下降到预定的最低库存量（订货点）时，按规定数量进行订货补充的一种库存控制方法。 定量订货法的原理 当库存量达到订购点时即为该货物的采购时机，而采购批量为经济采购批量。定量订货法是通过“订货点”和“经济订货量”两个量来控制库存量大小的。其特点是订货点不变，订购批量不变，而订货间隔期不定。 计算公式 订购点=平均每天耗用量（日需求率）供货周期 当企业每天货物耗用量为均匀或固定不变，并且到货间隔期可预知时，上述公式成立。但企业经济活动经常会出现一些不可预测性，如每天耗用货物量和到货间预防临时用量增大或到货间隔期延长而多储备库存量。所以，其计算公式如下： 订购点=平均每天耗用量（日需求率）供货周期+安全库存 安全库存=（每天最大耗用量-平均每天正常耗用量）供货周期 应用范围 定量订货法事先确定了经济订货批量和订货点，一般适用于单价比较便宜，不便于少量订货的产品，如螺栓、螺母等；需求预测比较困难的维修材料；品种数量繁多、库房管理事务量大的物品；消费量计算复杂、通用性强、需求量比较稳定的产品。 4.对订货点技术的评价 （1）定量订货法订货点所满足的需求是提前期内用户的需求量，定期订货法是满足检查间隔周期再加上提前期内的用户需求量为目的。由于在预测未来的需求时，若预测的时间越长则所预测的量的准确性就越低，从这方面看，定量订货法比定期订货法更为准确。 （2）定量订货法在每次订货之前都要详细检查和盘点库存，能及时了解和掌握库存动态，每次按经济批量数量，具有优势的节约性能。但它需要进行详细和持续的检查，在管理费用方面要求较高，所以它比较适用于品种少、需求变动比较大的商品。定期订货法间隔期确定，因而可以在到期时对多种商品进行检查和采购，不需要经常性的检查和盘点，减少订货频率和管理成本，适合需求比较稳定需要定期生产的商品。但是这种方法不能及时了解货物的动态，对一些突发事件灵敏度较低，经常会因此而带来损失。 （3）定量订货法由于采用经济订购批量采购，使产品的库存降到最低，加速了企业资金的周转，降低库存资金的占有。定期订货法采用最大库存水平算法，这种方法有助于批量订购成本的降低，比较适用于价格便宜、库存存储成本较低的多品种商品。 技能点2 如何进行MRP采购 MRP即物资需求计划，其管理思想和方法是在全面分析制造企业生产库存的特点以后建立和发展起来的，是一种将企业采购物流、生产物流、销售物流集成在一起的“一体化”物流管理系统。自1061年在美国一家拖拉机制造厂建立第一个MRP系统起，MRP已得到广泛应用，取得了明显的经济效果。 1.MRP采购的目标和注意事项 （1）MRP实现的目标 及时取得生产所需的原材料及零部件，保证按时供应用户所需产品； 保证尽可能低的库存水平； 计划企业的生产活动与采购活动，使各部门生产的零部件、采购的外构件与装配的要求在时间和数量上精确衔接。 （2）MRP采购的注意事项 实施MRP采购必须有一定的基础条件，最为重要的基础条件有两点：一是企业实施了MRP管理系统；二是企业有良好的供应商管理。 2.MRP采购的原理 20世纪60年代，IBM公司的约瑟夫奥利弗博士提出了把对物料的需求分为独立需求与相关需求的概念。在此基础上，人们形成了“在需求的时候提供需要的数量”的重要认识。 基本MRP的依据是：（1）主生产计划(MPS)；（2）物料清单(BOM)；（3）库存信息。 3.MRP采购的特点 （1）需求的相关性 （2）需求的确定性 MRP采购计划是根据生产进度计划、主产品的结构文件、库存文件和各种零部件的生产时间或订货进货时间精确计算出来的，其需要的时间、数量都是确切规定好了的，而且不能够改变。 （3）计划的精确性 MRP采购计划要有充分的根据，从主产品到零部件，从需求数量到需求时间，从出产先后到装配关系都作了明确的规定，无一遗漏或偏差。不折不扣地按照这个计划进行，能够保证主产品出产计划的如期实现。 （4）计算的复杂性 MRP采购计划要根据主产品出产计划、主产品结构文件、库存文件、生产时间和采购时间把主产品的所有零部件的需要数量、需要时问、先后关系等准确计算出来，其计算量是非常庞大的。特别是当主产品复杂、零部件数量特别多时，如果用人工计算，简直望尘莫及。借助计算机，使得这个工作才有了可以进行的可能性。 4.MRP采购的实施 （1）订购单的接收（2）物源调查和供应商评审（3）联系洽谈和获取进一步的资料（4）选择供应商（5）报价和议价（6）办理采购手续（7）采购订单的跟踪（8）发（送）货或提货（9）验收（10）结清 技能点3 如何利用JIT采购降低采购成本 1.JIT的产生与发展 JIT（Just in Time，准时化生产）的产生源于1973年爆发的全球石油危机及由此所引起的日益严重的自然资源短缺。最初，JIT只是作为一种减少库存水平的方法，而今，它已成为一种管理哲理。这种管理哲理的精髓，就在于它的“非常准时化”、“最大地消费浪费”的思想。现在除了JIT生产之外，又逐渐出现了JIT采购、JIT运输、JIT储存以及JIT预测等新的应用领域。实际上，现在JIT应用已形成了一个庞大的应用体系。 JIT采购是从准时化生产发展而来的，也和准时化生产一样，是为了消除库存和不必要的消费而进行持续性改进，不但能够最好地满足用户的需要，而且可以最大地消除库存、最大限度消除消费。 2.JIT采购的原理 JIT基本原理是以需定供，供方根据需方的要求，按照需方需求的品种、规格、质量、数量、时间、地点等要求，将物品配送到指定的地点。不多送，也不少送，不早送，也不完送，所送品种要个个保证质量，不能有任何废品。3.JIT采购的特点 表6-3 JIT采购与传统采购的区别 项目 JIT采购传统采购采购批量小批量、送货频率高大批量、送货频率低供应商选择长期合作、单源供应短期合作、多源供应供应商评价质量、交货期、价格质量、价格、交货期检查工作逐渐减少、最后消除收货、点货、质量验收协商内容长期合作关系、质量和合理价格获得最低价格运输准时送货、买方负责安排 降低成本、卖方安排文书工作文书工作少，需要的是有能力改变交货时间和质量文书量大、改变交货期和质量的采购产品说明供应商革新、强调性能宽松要求买方关心设计、供应商没有创新包装小、标准化容器包装普通包装、无特别说明信息交流快速、可靠一般要求（1）较少的供应商，甚至单源供应 传统的采购模式一般是多头采购，供应商的数目相对较多。从理论上讲，采取单源供应比多头供应好。JIT认为最理想的供应商数目是：对每一种原材料和外购件只有一个供应商。因此，单源供应是JIT采购的基本特征之一 （2）采取小批量采购的策略（3）对供应商选择的标准发生变化（4）对交货准时性的要求更加严格（5）从根源上保障采购质量（6）对信息交流的需求加强（7）可靠的送货和特定的包装要求 4.JIT采购的实施 （1）创建JIT采购班组（2）制定计划，确保JIT采购策略有计划、有步骤地实施 （3）精选少数供应商建立伙伴关系（4）进行试点工作 （5）搞好供应商的培训，确定共同目标（6）给供应商颁发产品免检证书 （7）实现配合节拍进度的交货方式（8）继续改进，扩大成果 实施JIT采购模式，必须注意以下四点：一是看板管理，这是JIT采购最有效的手段；二是企业要选择最佳的供应商，并对供应商进行有效管理，这是JIT采购成功的基石；三是供应商与用户紧密合作，这是JIT采购成功的钥匙；四是卓越成效的采购过程，严格的质量控制，这是JIT采购成功的保证。技能点4 如何成功开展招标采购什么是招标采购所谓招标采购，是指采购方作为招标方，事先提出采购的条件和要求，邀请众多企业参加投标，然后由采购方按照规定的程序和标准一次性的从中择优选择交易对象，并提出最有利条件的投标方签订协议等过程。整个过程要求公开、公正和择优。1、 招标采购的方式目前，企业常用的招标采购方式有公开招标采购、邀请招标采购和议标三种方式。 （1）公开招标 公开招标又叫竞争性招标，是由招标单位通过报刊、互联网等宣传工具发布招标公告，凡对该招标项目感兴趣又符合投标条件的法人，都可以在规定的时间内向招标单位提交规定的证明文件由招标单位进行资格审查，核准后购买招标文件，进行投标。 公开招标的优点。一是公平。二是价格合理。三是改进品质。四是减少徇私舞弊。五是了解来源。透过公开招标方式可获得更多投标者的报价，扩大供应来源。 公开招标可能带来的问题。一是采购费用较高。二是手续烦琐。三是可能产生串通投标。四是可能造成枪标。五是衍生其他问题。事先无法了解投标企业或预先做有效的信用调查，可能会衍生意想不到的问题，如企业倒闭、转包等。 （2）邀请招标 邀请招标也称有限竞争性招标或选择性招标,是由招标单位根据自己积累的资料，或由权威的咨询机构提供的信息，选择一些合格的单位发出邀请，应邀单位（必须有三家以上）在规定时间内向招标单位提交投标意向，购买投标文件进行投标。 邀请招标的优点。包括四个方面：一是节省时间和费用。因无需登报或公告，时间和费用比较节省。已知供应厂商，所以可以节省资料搜集及规范设计等时间和费用，工作量可大幅度降低。二是比较公平。因为是基于同一条件邀请单位投标竞价，所以机会均等。虽然不像公开招标那样不限制投标单位数量，但公平竞争的本质相同，只是竞争程度较低而已。三是减少徇私舞弊。邀请招标虽然可以事先了解可能参加报价的单位，但因仍需竞争才能决定，所以可以减少徇私舞弊。 邀请招标可能带来的问题。一是可能串通投标。二是可能造成抢标。三是规格不一。 （3）议标 议标也称竞争性谈判采购。议标采购是指直接邀请三家以上合格供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。当采购方公开招标后，没有供应商投标或没有合格标的情况下，或者是不可预见的急需采购，而无法按公开招标方式得到而采用议标采购方式。另外，当投标文件的准备和制作需要较长时间才能完成或需要高额费用时，也往往采用议标采购方式。它的主要方式有以下几种： 接邀请议标方式 在这种方式下，选择中标单位是由招标人或其代理人直接邀请某一企业进行单独协商，达成协议后签订采购合同。如果与一家协商不成，可以邀请另一家，直到协议达成为止。比价议标方式。“比价”是兼有邀请招标和协商特点的一种招标方式，一般应用于规模不大、内容简单的工程承包和货物采购。通常的做法是由招标人将采购的有关要求送交选定的几家企业，要求他们在约定的时间提出报价。招标单位经过分析比较，选择报价合理的企业，就工期、造价、质量付款条件等细节进行协商，从而达成协议，签订合同。 方案竞赛议标方式。 2.招标采购的准备 （1）资格预审通告的发布 对于大型或复杂的土建工程或成套设备，在正式组织招标以前，需要对供应商的资格和能力进行预先审查，即资格预审。通过资格预审，可以缩小供应商的范围，避免不合格的供应商做无效劳动，减少他们不必要的支出，也减轻采购单位的工作量，节省时间，提高办事效率。 资格预审的内容。即基本资格预审和专业资格预审。基本资格是指供应商的合法地位和信誉，包括是否注册，是否破产，是否存在违法违纪行为等。专业资格是指已具备基本资格的供应商履行拟采购项目的能力，具体包括：过去的经验和以往承担类似合同的业绩和信誉；为履行合同所配备的人员情况；为履行合同任务而配备的机械、设备以及施工方案等情况；供应商或承包商的财务情况；售后维修服务的网点分布、人员结构等。 资格预审程序。一是编制资格预审文件。二是邀请潜在的供应商参加资格预审。三是发售资格预审文件和提交资格预审申请。四是资格评定。 （2）招标文件的准备 招标文件是指招标人向投标人提供的文件。招标文件是整个招标活动的核心文件，是招标方全部活动的依据，也是招标方的智慧与知识的载体。因此，形成一个高水平的招标文件，是搞好招标采购的关键。招标采购企业首先应该认真形成一个高水平的招标文件。 招标邀请书。招标邀清书，简称为招标书，其核心内容就是向未定的投标方说明招标的项目名称和简要内容，发出投标邀请，并且说明招标书编号、投标截止时间、投标地点、联系电话、传真、电子邮件地址等。 标目标任务说明。这一部分应当详细说明招标的目标任务： 如果目标任务是单纯的物资采购，那么就应当备有采购物资一览表，以及供应商所应当承担的服务项目要求，以及所提供的物资要求等。投标须知。 赊销合同。有的招标文件把这一部分叫做商务条款。基本内容就是赊销合同、任务内容明细组成、描述方式、货币价格条款、支付方式、运输方式、运费、税费处理等商务内容的约定和说明。 投标文件格式。有的招标文件把这一部分叫做“附件”，这一部分很重要，就是要告诉投标者，他们将来的投标文件应该包括一些什么文件，每种文件的格式应当如何。例如有一份招标文件，把这一部分作为附件。其中： 附件一，规定了投标书的格式； 附件二，规定了资格文件的内容，投标方公司全称；公司历史简介及现状；公司运营执照(商业登记证书)复印件；外户银行名称和开户银行出具的资格证明书；有关授权代理人的资料和制造商的授权书(若投标方为代理商)；质量保证能力；提供2-3个能代表投标方业绩水平，与本项目类似的项目简介，包括项目名称、单位联系方式、实施时间、内容等，出具工程验收证明。 附件三，是完成项目的详细方案和技术说明要求。 3.招标采购的运作程序 一个完整的招标采购一般应包括策划、招标、投标、开标、评标、定标、签订合同等部分组成，如图6-7所示。策划制作招标文件、刊登公告并开始发售招标文件招标投标人按照招标文件的规定编制投标文件投标按照招标文件规定的时间、地点和程序以公开形式进行开标组建评标委员会，评标委员会负责评标，确定一至三名候选人，招标人从中标候选人中确定中标人评标定标按照招标规定，办理合约签订工作签约（1）策划 招标前的策划工作是进行招标工作的第一步，也是招标能否成功的关键一步。一般招标策划阶段的招标工作过程主要包括风险分析、合同策略制订、中标原则的确定、合同价格的确定方式、招标文件编制等。充分做好这些工作过程的规划、计划、组织、控制的研究分析，并采取有针对性的预防措施，减少招标工作实施过程中的失误和被动局面，招标工作质量才能得到保证。 （2）招标 在招标方案得到公司的同意和支持以后，就要进入实际操作阶段招标。 发布招标公告。采购实体在正式招标之前，应在官方指定的媒体上刊登招标通告。从刊登通告到参加投标要留有充足的时间，让投标供应商有足够的时间准备投标文件。如世界银行规定，国际性招标通告从刊登广告到投标截止之间的时间不得少于45天；工程项目一般为60天-90天；大型工程或复杂设备为90天，特殊情况可延长为180天。当然，投标准备期可根据具体的采购方式、采购时间及时间要求区别对待，既不能过短，也不能过长。 资格审查。招标人可以对有兴趣投标的供应商进行资格审查。资格审查的办法和程序可以在招标公告中载明，或者通过制定报刊、媒体发布资格预审公告，由潜在的投标人向招标人提交资格证明文件，招标人根据资格预审文件规定对潜在的投标进行资格审查。 发售招标文件。 招标文件的澄清、修改。 （3）投标 投标准备。 投标文件的提交。 （4）开标 开标程序。开标应按招标通告中规定的时间、地点公开进行，井邀请投标商或其委派的代表参加。开标前，应以公开的方式检查投标文件的密封情况，当众宣读供应商名称，有无撤标情况，提交投标保证金的方式是否符合要求，投标项目的主要内容，投标价格以及其他有价值的内容。开标时，对于投标文件中含义不明确的地方，允许投标商作简要解释，但作的解释不能超过投标文件记载的范围，或实质性地改变投标文件的内容。以电传、电报方式投标的，不予开标。下面我们来看一下开标仪式的基本程序： 第一，主持人宣布开标（需简要介绍招标项目的基本情况，即项目内容、准备情况等）。 第二，介绍参加开标仪式的领导和来宾同志（来自单位、职务、身份等）。第三，介绍参加投标的投标人单位名称及投标人代表 第四，宣布监督方代表名单（监督方代表所在单位、职务、身份）。 第五，宣布工作人员名单（工作人员所在单位及在开标时担负的职责，主要是开标人、唱标人、监标人、记标人） 第七，宣读有关注意事项（包括开标仪式会场纪律、工作人员注意事项、投标人注意事项等）。 第八，检查评标标准及评标办法的密封情况。由监督方代表、投标人代表检查招标方提交的评标标准及评标方法的密封情况，并公开宣布检查结果。 第九，宣布评标标准及评标方法。由工作人员开启评标标准及评标办法（须在确认密封完好无损的情况下），并公开宣读。 第十，检查投标文件的密封和标记情况。由监督方代表、投标人代表检查投标人递交的投标文件的密封和标记情况，并公开宣布检查结果。 第十一，开标。由工作人员开启投标人递交的投标文件（须在确认密封完好无损且标记规范的情况下）。开标应按递交投标文件的逆顺序进行。 第十二，唱标。由工作人员按照开标顺序唱标，唱标内容须符合招标文件的规定（招标文件对应宣读的内容已经载明）。 第十三，监督方代表讲话。由监督方代表或公证机关代表公开报告监督情况或公证情况。 第十四，领导和来宾讲话。按照开标仪式的程序安排，参加开标仪式的领导和来宾可就开标以及本次采购过程中的有关情况发表意见、看法，提出建议。也可以安排采购人代表发言，由采购人代表向有关方面作出承诺。 第十五，开标仪式结束。主持人应告知投标人评标的时间安排和询标的时间、地点（询标的顺序由工作人员用抽签方式决定），并对整个招标活动向有关各方提出具体要求。 开标记录。开标时应做好开标记录，其内容包括：项目名称、招标号、刊登招标通告的日期、发售招标文件的日期、购买招标文件单位的名称、投标商的名称及报价、截标后收到标书的处理情况等。 （5）评标。（6）定标。（7）签约合同。 4.评标的程序与方法 （1）评标的步骤 评标步骤可以分为初步评标和详细评标两个阶段： 初步评标。初步评标工作比较简单，但却是非常重要的一步。其程序为：第一，评标预备会议。由采购单位向专家进行采购目的、项目背景、特殊要求交底，便于专家了解项目总体情况。 第二，招标机构进行符合性检查。供应商资格是否符合要求，投标文件是否完整，是否按规定方式提交投标保证金，投标文件是否基本上符合招标文件的要求，技本文件是否完整，有无计算上的错误等。 详细评标。 一是商务评议，投标人的合格性；投标人的有效性；