行政部管理制度

长沙广圣大酒店 组织架构 编号： GS- XZ 1001 一、行政 部机构设置图 共计： 1 人 部门经理（ 1 人） 长沙广圣大酒店 岗位职责 编号： GS XZ2001 二、行 政 部岗位职责说明 职 位：部门经理 部 门： 行政 部 直接上司：总经理 主要职责： 1、 根据酒店营销情况和接待服务工作实际，按照总经理的要求，负责起草综合性规划、计划、报告、总结、通知等公文函件，并审核签发前的文稿。 2、 负责安排酒店行政会议和经理办公会议，及时将信息反馈给总经理。 3、根据总经理的指示编排好重要活动日程表，做好有关单位 客访预约和安排，做好来访客人、重要会议、活动预报，安排好各项接待活动。 4、 协助总经理协调、平衡各部门间的关系，会同有关部门检查各项工作的完 成情况，做好综合统计汇报工作。 5、 认真配合有关部门落实 VIP 的接待安排，接待来访、参观的重要客人，介绍 酒店 概况并陪同参观展示酒店社会形象。 6、 负责加强与 兄弟酒店 的密切联系。 7、 负责做好来信来访的有关工作和处理客人向总经理室的投诉。 8、 负责做好公文收发、打印、通讯以及文书档案的管理和印章工作的使用。 9、 切实有效地管理好车队（服务质量、创收任务、安全管理、费用 长沙广圣大酒店 岗位职责 控制、维修保养）。 10、 根据档案管理和保密制度，及时将使用完毕的材料、文件回收、整理、分类、登记、装订、归档。 11、 负责 酒店 内部刊物的定稿、审稿和发行工作。 12、 加强本部门的自身建设，提高工作效率。 13、 完成总经理和上级业务部门交办的其他工作。 素质要求 ： 1、五官端正，身体健康； 具有大专以上或同等学历 ； 从事酒店 主管工作三年以上 ； 具有英语听、说、读、写能力，有较强的笔译能力 ； 具有艰苦奋斗、牺牲奉献精神。 2、 具有良好的职业道德和敬业精神，遵章守纪，保守秘密，工作细致、冷静、严谨、周 密； 3、 了解心理学、旅游知识、哲学等相关知识； 4、 掌握酒店管理、逻辑、秘书、档案、应用文、公文写作等 专业知识；熟悉党和国家有关改革的方针、政策、企业法、 经济法及涉外法规知识等； 5、 有较强的组织能力、协调能力、解决问题和业务实施能力； 6、 团结同事，善于处理人际关系，有较强的社会活动能力； 7、 较强的文字处理能力和语言表达能力。 长沙广圣大酒店 工作程序和标准 编号： GS- XZ 3001 三、行政 部 工作程序和标准 店外有关会议 程 序 标 准 1准备 1、 接受 总经理 指示； 2、 了解会议内容、时间、地点、参加会议者等要求； 3、 根据行政领导指示和会议要求，做好准备。 2出席 1、 按要求准时参加会议； 2、 准确、全面地做好会议录； 3、 未经 总经理 授权，不能在重大问题上代表 酒店 表态。 3汇报 1、 回 酒店 后，及时向领导约定汇报时间及方式； 2、 重点汇报要 酒店 落实的工作项目及要求； 3、 不汇报时，对会议布置的工作不得私自取 舍。 长沙广圣大酒店 工作程序和标准 编号： GS- XZ 3002 行政 部 工作程序和标准 盖公章与开介绍信 程 序 标 准 1审批 1、 部门或个人提出申请； 2、 写明时间、地点、姓名、联系单位和事由；部门经理审阅签字；以 酒店 名义对外行文，要交总经理审批。 2登记 1、 经办人持批文，到办公室进行登记； 2、 登记时要注明经办人、联系单位 、事由、时间等。 3盖章 1、 按申请批示内容，清楚、准确地开具介绍信； 2、 一般不得开具空白介绍信，如确有特殊情况，须经总经理批准后，方可开具； 3、 将公章盖在发出单位名称与日期处，保证印章字迹清晰。 长沙广圣大酒店 工作程序和标准 编号： GS- XZ 3003 行政 部 工作程序和标准 收文与传阅 程 序 标 准 1登记 1、 接到文件后，要于当 日在收文本上进行登记，注明收文序号、日期、份数、密级、内容摘要、来文单位及文件编号； 2、 每份文件的右角上写明收文日期及文件编号； 3、 填写文件传阅单，每份文件一张，并订在文件封面。 2传阅 1、 文件登记后放入文件阅夹，交有关部门经理（急件放在上面，并标上记号）传阅； 2、 部门经理传阅后要在文件传阅单上写明建议或“请行政领导传阅”以及传阅日期； 3、 将文件送 总经理 传阅；遇有保密文件时，将文 件亲手交给领导，并做传阅记录。 3存档 1、 文件传阅后，要翻阅每份传阅单，检查是否 总经理批示； 2、 有批示的按 照批示办理，并在传阅单上注明处理结果及日期； 3、 无批示的文件暂放办公室存档； 4、 上级要求定期收回的文件，要在指定时间交回，并办理相应手续。 长沙广圣大酒店 工作程序和标准 编号： GS- XZ 3004 行政 部 工作程序和标准 向外发文 程 序 标 准 1审批 1、 各部受行政领导委托或遵照上级有关部门指示以酒店名义写的报告、请示、简报等，要先到 行政部 填写发 文表，并由 行政部 连同原稿一起交 总经理 审批； 2、 发文稿被批准后，办公室再填写发文号，并作登记。 2打印 1、 发文部门 将 原稿和批件打印； 2、 校对要求认真仔细； 3、 上报文件份数一般根据需要确定。 3发文 1、 在打印好的文件 在行政部 加盖酒店公章； 2、 将文件装入信封，并在信封上写明收文单位、姓名； 3、 将封好的文件交有关人员，并说明发送时间及有关事 宜；文件原稿、批件及一份正式文件交 行政部 存档。 4备注 酒店对外签定的经济合同必须经总经理签字后加盖 酒店公章，正本由财务部存档。 长沙广圣大酒店 工作程序和标准 编号： GS- XZ 3005 行政 部 工作程序和标准 电话通知处理 程 序 标 准 1.接听 1、 电话铃响 3 声以内接听电话； 2、 拿起话筒后先向客人问好，再通报所在的部门和姓名，同时主动询问客人要求； 3、 用热情、礼貌的语气同客人讲话，并要亲切、明了。 2.记录 1、 所述内容要记录完整、准确； 2、 字迹清晰。 3.道别 1、 语气要礼貌 ； 2、 等客人挂断电话后方可挂断电话。 4.汇报 1、 及时向 总经理 汇报通知的内容； 2、 及时向有关部门传达行政领导的指示精神； 3、 所汇报、传达的人、日期等均要详细记录。 5.督查 要督促和检查有关部门落实的情况，以免延误。 长沙广圣大酒店 工作程序和标准 编号： GS XZ 3006 行政 部 工作程序和标准 项目： 会议工作程序 1、 了解会议的性质与目的； 2、 确定会议日期， 出席者和主持人； 3、 开会前一天（紧急会议会前 1 小时）以适当的形式向有关人员通知会期； 4、 准备会议所需的材料及物品；会前 1 小时安排布置好会 场； 5、 会前接待、签到和分发会议材料； 6、 会议记录要发送到有关部门。 长沙广圣大酒店 工作程序和标准 编号： GS XZ 3007 行政 部 工作程序和标准 项目： 接待拜访总经理的客人的工作程序和要求 （一） 客人到前厅通过服务员 （或迎宾）要求会见总经理。 1、 服务人员（或行李生）先将客人介绍给大堂副理或前厅接待 经理 ； 2、 大堂副理或前厅接待 经理 应有礼貌地请客人就坐，询问客人所在单位及找总经理有何事宜，使客人感到对其关心并愿意提供帮助。证实客人身份后，大堂副理在权限范围内代表总经理处理有关事宜； 3、 如客人执意要见总经理，应请客人稍候，电话与总经理办公室联系； 4、 总经理办公室根据情况决定是否可以让该客人会见总经理，并通知大堂副理； 5、 对于总经理预定接待的重要客人，由大堂副理或指派服务人员引领至总经理室。 6、 对于总经理暂不能接待 的客人，由大堂副理或前厅经理婉转地告知客人，然后根据客人情况，必要时将其介绍到相应部门，之后由该部门经理接待并将情况反馈给总经理办公室。 （二） 客人直接到总经理室要求拜见总经理时： 1、 如客人系政府或有关部门的重要客人或总经理非常熟悉的客人，总经理办公室主任、秘书应先请其在总经理接待室等候，然后通报总经理。 长沙广圣大酒店 工作程序和标准 2、 对于执意要会见总经理的客人，应先请客人在接待室稍 候（茶水服务），问明情况后报总经理。如总经理同意接待，即将客人介绍给总经理（一般在接待室或会议室）；总经理不同意接待时，可安排部门经理出面接待。 3、 一般公务性客人要求会见总经理，在问明客人来由后，由办公室人员直接处理或介绍相应的部门接待（在总经理接待室或部门办公室），然后将有关情况反馈给总经理。 总经理接待准则： 1、 策划安排接待客人； 2、 临时性重大的接待（如政府有关部门、特殊事项）。 3、 其他客人由有关部门经理负责接待（如需总经理接待，可另行安排时间）。 长沙广圣大酒店 相关制度 编号： GS XZ 4001 四、行政 部 相关制度 项目： 行政部规章制度 行政部员工必须做到： 1、 按时上下班，自觉遵守劳动纪律，严格执行先请假后休假制度。 2、遵守 酒店的加班倒休规章制度。合理安排工作，严格控制加班，所有休假（含倒休假）应尽量安排在月中和年中，即工作淡季。 3、 每年举办至少一次员工联欢活动。所有会议和联欢活动务必有计划、有组织、有准备、有落实，努力做好管理当局与普通员 工的信息交流与感情交流工作。 4、 根据各自工作需要制订每日、每月、每年的工作计划，并坚持每月底、每年度上交书面工作汇报。所有活动务必在举办前一天再次跟踪落实，所有日常性工作务必列入工作计划，所有突发性工作务必写入工作总结，逐渐使工作程序化、制度化、标准化。 5、 高效有序地工作。上班时间不说与工作无关的话，不干与工作无关的事，不打与工作无关的电话，不看与工作无关的书刊。务必做到听电话不超过 3 声，占用电话不超过 3 分钟（除紧急或个别情况）。 6、 热情关心广大员工的工作与生活，与员工同甘苦，共患难；虚心听取广大员工 的意见与要求，为员工办实事，办真事；积极开展各种健康的文体活动，丰富业余生活，增强凝聚力；努力促进雇主与雇员之间的沟通，确保上情下达，下情上呈。 长沙广圣大酒店 相关制度 编号： GS XZ 4002 行政 部 相关制度 项目： 关于建立四个例会制度的规定 为了进一步加强酒店管理，全面提高企业素质，提高效率，达到高质量、高效率、高收入、降低成本费用“三高一低”的目的，酒店要建立经营计划、销 售报告例会、财务经济活动分析报告例会、人力资源开发与管理分析报告例会以及安全例会。四个例会召开的时间安排和要求如下： 1、 经营销售计划报告例会：在每月的第一周周五召开（参加部门：总经理办公室、 销售 部、财务部、咖啡厅、 前厅 部 、客房部 ）。 2、 经济活动分析报告例会：在每月第二周周五召开。（参加部门：财务部、总经理办公室） 3、 人力资源开发与管理分析报告例会；在每月第三周周五召开。（参加部门：总经理办公室 、人力资源部 ） 4、 安全例会：在每月的第四周周五召开（参加部门：保安部、总经理办公室） 附：成本控制分析报告会 ：每月第一周周三召开（参加部门：所有部门） 要求 ： 1、 四个例会的文字报告分别由主管部门（ 销售 部、财务部、总办、保安部认真准备，在召开例会的前一天中午 12:00 以前报总经理）。 2、 报告内容包括上期计划执行情况，总结经验分析不足，找出差距，提出整改措施。报告力求简明扼要，言之有物，用事实和数据说话。 3、 四个例会中提出的重要事项将列入酒店的工作计划及总结中去，各部门应针对例会中所提出的问题认真分析，限期改进。 长沙广圣大酒店 相关制度 编号： GS XZ 4003 行政 部 相关制度 项目： 行文管理规定 根据有利工作、有利保密、有利归档的文秘工作原则，对酒店内外行文作如下统一规定： 基本原则 1、 行文一般不得越级，如需越级行文时应抄报越过的主管领导或部门。 2、 呈报的公文应一文一事。 格式要求 1、 酒店对外统一行文名称：广圣大酒店。 2、 对外行文，要使用“发文稿纸”；酒店内部行文，要使用“报批稿纸”。 3、 标题要简练明确，要注明文件种类（请示、报告、批复、函件等）。 4、 抬头要写（部门、 称呼、职务）。 5、 要有行文编号，以便存放、查找、 归档。 6、 要注明保密等级（绝密、机密、秘密、内部文件等）。 7、 文字内容要简练准确，禁用不准确数字，使用标点符号要力求正确。 8、 落款要注明“年、月、日”，“附件”、“抄报”、“抄送”等。 9、 书写要字迹工整，书面要干净；不用铅笔、圆珠笔书写，有涂改 长沙广圣大酒店 相关制度 的文稿不能呈报上级；字体大小、行距要适当。 办理方法 1、 对外行文 （ 1）以酒店名义对外发文，拟稿人按发文格式撰文后，交部门经理核稿签字。 （ 2）将部门经理签字的文稿，送 行政部 登记编号。 （ 3）由 行政部 转呈总经理或有关领导签发。 （ 4）领导签发后，经打印、拟稿人核对，加盖酒店公章发出。 （ 5）以部门名义对外发文，由分管领导核稿后总经理签发，部门档案管理人员登记、办理和存档。 2、 内部行文 （ 1）部门向董事会 、 酒店总经理或其它领导的书面请示、报告，由承办人以部门名义拟文，经部门经理签字同意后，交 行政部 进行登记 和转送。 （ 2）部门以酒店的名义内发的文件、规定、制度等由 承办部门拟定，经部门经理签字同意后交 行政部 审核并送总经理签发。 （ 3）经酒店总经理、副总经理审批（审阅）后的函电，一般应退回办公室，由办公室按领导的批示意见，交有关部门承办。 （ 4）各部门呈报的公文应适时询问审批情况，以防止延时和误事。 长沙广圣大酒店 相关制度 编号： GS XZ 4004 行政 部 相关制度 项目： 请示报告规定 为了认真贯彻执行酒店的各项方针，全面掌握工作情况 ，加强经营管理，正确指导工作，对请示报告做如下规定。 凡属下列事宜各部门必须向总经理或董事会写出书面请示报告： 1、 部门的年度、月度工作计划和总结。 2、 改变酒店对本部门的经营方针和工作任务。 3、 与国内外单位进行合作，签订意向书、协议书、合同书等。 4、 应国内外团体、商社聘请担任各种职务等。 5、 邀请国内外团体或个人来访或参加酒店各项活动等。 6、 举办各种大型演出、招待会、展览、庆祝会、重要的工作会议等。 7、 接待国内外大型团、组和重要宾客等。 8、 重要的信息、资料、情况等。 凡属下列情况各部门工作人员 必须向本部门领导请示报告： 1、 应邀参加外事活动（业务洽谈、宴请、酒会等），应事先请示，事后报告。 2、 外国人临时来访来电，接洽之后要作记录，并作汇报。 3、 接受礼品，按规定上报并上缴。 长沙广圣大酒店 相关制度 编号： GS XZ 4005 行政 部 相关制度 项目： 印章管理规定 1、 酒店的印章由 行政部 专人保管，各部门印章和业务专用章由部门指定专人妥善保管。 2、 酒 店更换印章时，由总经理办公室统一办理。确属工作需要增刻印章时，须经总经理办公室和有关部门准许。 3、 凡需行使酒店法人资格的合同、协议和其它文件加盖公章，承办人须报总经理签字批准后向董事会申报。 4、 营业部、财务部管理的合同专用章在总经理授权范围使用。 5、 印章使用要求： （ 1）因公需要加盖部门印章，须经部门经理同意。 （ 2）对外非行文文件、证明等需加盖酒店印章，要经部门经理签字按规定报分管领导同意后， 行政部 方可办理。 （ 3）各部门因公出差需带部门印章和空白介绍信，要 经部门经理准许后，方可携带。 （ 4）因特殊任务出差带加盖酒店公章的空白介绍信，必须总经理签字同意， 行政部 方可办理；出差人员返回酒店后，如有剩余介绍信要及时交回 行政部 注销。 长沙广圣大酒店 相关制度 编号： GS XZ 4006 行政 部 相关制度 项目： 档案管理规定与制度 第一条 为加强酒店档案工作建设，促进酒店档案的标准化、规范化，更好地为酒店经营管理服务，根据上级有关规定，特制定本规定。 第二条 酒店档案是酒店在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育培训等方面的档案。 第三条 酒店档案工作是酒店工作的重要组成部分，是酒店信息管理的一项重要内容，是维护酒店历史真实面貌的一项工作。 第四条 酒店档案工作要坚持集中统一管理的原则，积极提供利用，为酒店各项工作服务。 第五条 酒店的档案工作由 行政部 负责，其职责是： 1、 经管酒店各单 位秘密以上文件、资料、信息的运转和其它文件材料的处理工作。 2、 负责酒店定期档案的整理、保管，提供利用和永久归档材料的上送工作。 3、 承办酒店文件保密检查工作。 4、 积极向行政领导请示、汇报工作，认真完成领导交办的有关事项。 第六条 文件材料的运转要遵循计划、生产、技术、经营管理等项工作（以下简称生产活动）和文书处理的程序。 长沙广圣大酒店 相关制度 第七条 酒店文件材料的形成 、积累、整理和归档工作要列入生产经营管理程序和工作计划；列入有关单位的职责范围和有关人员岗位责任制。 第八条 酒店生产经营活动中形成的科技文件材料（含照片、录音、录像等），由具体承办人负责积累、整理后归档。 第九条 酒店文件材料归档的基本要求 1、 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰，符合文件格式；不得使用圆珠笔、铅笔不耐久书写材料起草和批改文件。 2、 归档的文件材料必须完整、准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等活动的真实内容和历史过程。 3、 照片、底片、影片、磁带等材料，应注明拍摄时 间、地点、内容和拍摄人姓名，及时编写说明词，以利日后整理、查证。 4、 所有酒店工作人员应增强档案意识，树立整体观念，维护本酒店归档材料的齐全完整。任何人均不得以任何理由私自保存和销毁归档的文件材料。 第十条 文件材料的归档范围 行政管理方面：包括酒店行政管理、文秘工作、安全保卫、质检督导、审计、人事管理、员工教育、福利、外事、法律事务、医疗卫生等方面形成的文件材料。 第十一条 文件材料的归档时间 1、 各项管理工作中形成的文件材料，将应归档的文件材料交各职部门负责人审定后，交酒店 行政部 归档。 2、 酒店重大会议和文件材料及各类案件材料，应在会议结束后及时 长沙广圣大酒店 相关制度 整理归档，交酒店 行政部 。 3、 酒店工作人员因公外出参加学习、考察和参加各种会议带回的文件材料应在回来后 1 个月内交酒店 行政部 归档。 第十二条 电脑资料归档原则为一年一次或可能丢失前复制所有资料归档。 第十三条 酒店各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当 增加归档份数。 第十四条 酒店档案部门要对酒店文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。 第十五条 档案管理 建立健全管理制度，把档案工作纳入酒店的发展规划和目标管理；负责解决酒店档案工作的重大问题且制订工作计划，组织检查落实并负责日常业务工作。 第十六条 档案分类 1、 档案分类原则。酒店档案分类要体现集中统一管理原则，以酒店全部档案为对象，依据企业职能，结合酒店档案的内容、特点及其形成规律，保持档案信息之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。 2、 酒店档案应首 先区分不同保管期限，及分类。 文书档案采取按年度（时期）分类；类下根据文件材料的多少，采取按组织机构设属类或不设属类。 科技档案一般按产品生产、设备仪器、技术管理、科学研究、基本建设等进行二级分类；类下可视不同情况，分别采用按型号、课题、项目或专业性质、时间、组成机构、文件名称等设属类。 长沙广圣大酒店 相关制度 专门档案按经营销售、财务管理、劳动工资、保卫案件等进行二级分类；分别按时 间、机构、问题分设属类或不设属类。 3、 录音、录像、照片等声像档案和实物（奖状、奖杯、锦旗、赠品等）一般不单独分类，但应单独保管。具体可在全宗介绍或文件目录中注明其存放位置，以保持其文字材料的联系，个别与卷内文件联系密切而又整理在一起照片，可随文件保管，不必抽出单独存放。 第十七条 酒店档案要编制档案总目录、分类目录、底图、目录和保管单位目录及其它必要的检索工具。 第十八条 档案保管 1、 酒店档案部门要建立保密、安全、保管、借阅等制度，并严格执行。 2、 档案部门接收档案时必须认真验收，并 办理交接手续。 3、 存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找，一般应由左至右，从上至下排列。 4、 底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图主库，要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。 5、 照片、 碟 等要用特制的密封盒和影集等存放，按编号顺序排列。 6、 要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交、作废、遗失等注 销账 卡时，查明原因，保存依据。 7、 保存档案应具备良好的卫生环境和防盗、防火、防虫、防潮、 防高温、防紫外光的设施和能力。 第十九条 档案鉴定 长沙广圣大酒店 相关制度 1、 根据国家和有关部门的规定，编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是： （ 1） 对酒店有长远利用价值的档案应永久保存； （ 2） 对酒店在一定时间内有利用价值的档案分别为长期或短期保存； 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。 1、 鉴定工作要 由领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，小组负责人签名，并且注明鉴定日期。 2、 鉴定工作应定期进行，具体由酒店根据实际需要确定。 3、 鉴定中发现档案不准确、不完整时，应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。 第二十条 经鉴定确认已失去保存价值的档案，要编造档案销毁清册，报请主管档案工作的负责人批准后销毁。销毁档案时要注意以下几点： 1、 档案销毁清册未批准前，应将待销毁的档案妥善地单独保存起来，以备审查。 2、 销毁档案 时，要有两人监销。档案销毁后，监销人应在清册上注明“已销”字样和销毁日期并签名盖章。 3、 在鉴定工作经验不足的情况下，为防止错销，也可将已批准销毁的档案暂存一个时期，待确认已无保存价值时再销毁。 第二十一条 档案统计 1、 档案统计的基本原则是：实事求是，数据准确可靠。 2、 档案部门应建立登记统计制度，对档案的收集、整理、保管、利 长沙广圣大酒店 相关制度 用、鉴定、销毁、移交 等情况进行定期统计。 要建立档案收进、移出登记薄和调借档案登记簿，及时登记、统计、做到心中有数。 档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及其效果统计等。 第二十二条 酒店档案开发与提供，必须严格执行保密制度。凡利用档案的部门与个人，不能泄露机密档案内容。必须爱护档案，不得遗失、涂改、勾划、批注、剪裁、拆散、损坏或转借。 第二十三条 凡借阅档案的部门和个人，都必须履行借阅手续。因工作需要复制一般性档案，由部门领导批准；机密、绝密的档案材 料，原则上不准复制，并在档案室 内查阅，不予外借，如需外借，应经总经理 批准，借出的档案要规定期限，一般不得超过 10 天。外单位查阅档案，须持该单位的正式介绍信，并经部门领导批准。 长沙广圣大酒店 相关制度 编号： GS XZ 4007 行政 部 相关制度 项目： 保密工作制度 1、 档案工作必须自觉遵守保密工作制度，严格做到“十不准”，以确保档案资料的绝对安全。 2、 复印档案资料和秘密文件 材料，必须经过请示，履行审批、登记手续，并将复印件按原件要求管理。 3、 档案管理人员工作调动和离、退休时，必须把自己经管的秘密文件、档案资料全部移交清楚，移交时，要造册清点、核对，并办理签字手续。 4、 秘密文件应制订清查、清退制度，在清查、清退中发现丢失的，要及时追查处理。 5、 秘密文件和核心档案，必须存放在有保密保障的地方，并经常检查保管情况，对不时工作使用的秘密文件，在用后随时入柜加锁。 6、 销毁秘密文件和档案材料，必须经领导批准登记造册，并派两人以上专人护送到指定地点监督销毁。 长沙广圣大酒店 相关制度 编号： GS XZ 4007 行政 部 相关制度 项目： 档案、资料借阅规定 1、 本室档案、资料，主供本行政领导和有关人员使用。 2、 查阅档案、资料须首先填写档案借阅登记表（未履行登记手续者，保密室拒绝提供档案、资料）。 3、 档案原件一般不借出保密室，因特殊情况需代理出时，须经有关领导批准办理好借阅手续。资料的借出时间不得超过半个月 ，确需继续借阅的，要办理续借手续。 4、 查阅时，要爱护档案、资料，严禁在文件和材料上划线、打勾、作记号、折角，更不允许涂改和拆散档案、资料；保密室内禁止吸烟，违者视情节轻重追究责任。 5、 外单位人员来本室查阅档案，必须持有单位介绍信（注明查阅内容和用途），并经 总经理 批准，方可查阅。每张介绍信只能查阅一次档案，阅完后，介绍信留本室备查。 6、 查阅档案、资料者 有将义务利用效果反馈保密室，有利于探索和总结档案利用工作规律。 更好地为各部门利用档案服务。 7、 凡借阅秘密档案者，必须经