通讯工具管理办法（标准格式版）.doc

武武汉汉凯凯迪迪电电力力股股份份有有限限公公司司 Wuhan Kaidi Electric Power Co Ltd 通讯管理规定通讯管理规定 2003 年 6 月 16 日总经理办公会讨论通过 内部文件 切勿外传 目录目录 1 目目 的的 1 2 范范 围围 1 3 职职 责责 1 4 程程 序序 1 4 1 公司总机管理 1 4 2 办公室电话管理 2 4 3 电话记录管理 3 4 4 传真机管理 3 4 5 传呼机管理 4 4 6 移动电话管理 4 通讯管理规定 版次 A 0 页次 1 6 本文件为武汉凯迪电力股份有限公司版权所有 未经许可不得影印 通讯管理规定 1 目目 的的 为了适应生产经营工作的需要 规范公司通讯工具管理 控制通讯费用 节 约开支 制定本办法 2 范范 围围 本办法中通讯工具指公司总机 办公电话 不包括驻外机构 传真和员工 手机 传呼机等 3 职职 责责 a 总经理工作部负责制定通讯费补贴标准 控制公司通讯费用支出 b 公司所有员工有责任和义务遵照本管理规定执行 4 4 程程 序序 4 1 公司总机管理公司总机管理 4 1 1 公司总机管理遵循迅捷 礼貌 准确的原则 4 1 2 在工作时间或特殊时间 总机应人工接转电话 非工作时间由电脑自动 接转电话 4 1 3 总机工作人员应坚守岗位 做到 a 电话铃声不超过三声接线 接 转时间不超过 10 秒 b 接话用语简炼 清晰 礼貌 耐心 c 认真做好原始记录和数据统计工作 d 精心操作 爱护设备 每天上班前 下班后做好前台 桌面清洁工作 通讯管理规定 版次 A 0 页次 2 6 本文件为武汉凯迪电力股份有限公司版权所有 未经许可不得影印 e 严格遵守保密守则 不窃听电话 不泄漏机密 4 1 4 总机接外线电话至分机时 一般电话铃声响五次无人接听 即挂线 4 1 5 公司总机 办公电话接话时均应用普通话 4 1 6 总机工作人员接听电话使用标准用语 内容见附表 4 1 7 总机工作人员应经常检查总机完好状态 发现故障及时排除或报告部门 主管 4 1 8 在非工作时间 总机工作人员应调试好电脑接转 4 2 办公室电话管理办公室电话管理 4 2 1 公司根据工作需要为员工均配备一部外线可直拨入的办公电话 4 2 2 公司根据工作需要 设置电话拨打权限 由总经理工作部统一负责管理 分配 4 2 3 公司办公电话以满足生产经营工作的需要为原则 严格控制私人电话 4 2 4 公司办公电话费由银行托收 按人核定 按部门支出 按月结算 工程 项目部驻外地办公电话费划入项目成本 另行核算 具体标准为 序号职 务 数 额 元 月 1总经理 副总经理 三总师300 2物资部 脱硫事业部 国际合作部2000 3市场部 洁净燃烧事业部 公共专业部 项目管理部1500 4总经理工作部 财务部 经营计划部 各项目经理部600 5 审计法规部 投资融资部 技术安监部 研发中心 人 力资源部 企业发展部 400 6工会200 4 2 5 办公电话费由财务部每月到银行打印话费清单 总经理工作部汇总 4 2 6 办公电话费用在核定范围内实报实销 年终进行结算 由财务部负责 核对 总经理工作部进行统计 超出部分部门负责人付 30 其余由部门员工均 摊 人力资源部从个人工资中扣除 通讯管理规定 版次 A 0 页次 3 6 本文件为武汉凯迪电力股份有限公司版权所有 未经许可不得影印 4 3 电话记录管理电话记录管理 4 3 1 信息传递准确及时 要听清 记清 需要及时传递 办理的紧急电话 接到后 随接随传 随接随办 并及时向有关领导汇报 4 3 2 记录要准确 清楚 字迹清晰 端正 4 3 3 严格执行保密制度 不得泄密 4 3 4 重要的电话应做好相关记录 待全部处理结束后 备案保存 重要电话记录单 来话单位来话人来话时间接话人 内容 部门负责人意见 公司领导批示 处理结果 4 4 传真机管理传真机管理 4 4 1 公司传真机由专设的机要室专人管理 部门内不配备传真机 4 4 2 每次收到的传真件依下表由机要室专管人员交收件人登记姓名 电话 号码或发件单位 内容摘要 页数并存档备案 如收件人出差在外 能取得联系 的立即电话联系 告之传真内容以便及时处理 联系不上的 将传真件及时交给 相关领导 接收传真登记表 序号部门姓名电话号码或发件单位内容摘要页数备注 4 4 3 每次发放的传真件由发件人依下表登记姓名 电话号码及地点 内容 摘要 页数 通讯管理规定 版次 A 0 页次 4 6 本文件为武汉凯迪电力股份有限公司版权所有 未经许可不得影印 传真登记表 序号部门姓名电话号码地点内容摘要页数备注 4 4 4 一般联系工作性质传真件由部门领导批准后传真 代表公司的传真件 需由分管副总经理以上批准后对外传真 涉及公司的重大传真应经总经理办公会 批准或得到授权方可对外传真 发国际传真办理有关手续后在指定的传真机上完 成 4 4 5 原则上不接受外单位 私人的传真资料 如确需要 由部门领导批准 后办理登记收费手续 4 4 6 专管人员应爱护设备 节约用纸 降低消耗费用 下班时检查传真机 状态 确保传真机能够自动接收传真 对设备按规范要求操作 保养 发现故障 应及时报请维修 以免影响工作 4 4 7 未经批准严禁使用传真电话 违犯者除补交通讯费用外 并视情节轻 重给予罚款处理 4 5 传呼机管理传呼机管理 4 5 1 员工自行配备和管理传呼机 4 5 2 传呼机的通讯费用由员工自行缴付 从公司通讯费补贴中实报实销 4 6 移动电话管理移动电话管理 4 6 1 公司所有员工移动电话由个人自行配备 原公司所配移动电话由使用 人一次性买断 4 6 2 公司员工年报销移动电话费在 1000 元以上的必须配备手机 其他员工 至少应配备传呼机 4 6 3 总经理工作部选择最优通讯服务商 降低公司通讯费用 提高服务质 量 4 6 4 总经理工作部根据 公司移动电话费按年核定 按月报销 公司员工移动电话费核定额度如下表 通讯管理规定 版次 A 0 页次 5 6 本文件为武汉凯迪电力股份有限公司版权所有 未经许可不得影印 序 号 职 务 数额 元 年 数额 元 月 备 注 1 总经理 分管市场副总经理 分管工 程副总经理 市场部长 11400950 2 副总经理 三总师 已任职的项目经 理 地区市场经理 9000750 项目经理按月报销 3 总经理助理 总经部部长 物资部部 长 项目管理部部长 6600550 4 其它部门负责人 工程现场工程师 市场销售工程师 5400450 由分管副总根据驻 现场情况酌情处理 5 高级职称人员 部长助理 3000250 6 国际合作部商务经理 后勤管理人员 司机 客户服务工程师 信息主管 3000250 7 一般管理人员 中级职称人员 2400150 8 其他员工 1200100 4 6 5 员工月报销话费不得超过月额度的 120 年终或达到年通讯话限额 时汇总 同时 报停当年话费 按实际发生额的 90 报销 4 6 6 高层管理人员的话费采取银行划拨付款方式 由财务部负责每月核对 总经理工作部进行统计 超出部分由人力资源部从个人工资中扣除 4 6 7 其他员工持话费单每月按核定的额度报销 超出额度部分不予报销 4 6 8 移动电话报销以部门为单位 每月集中报销 报销程序如下 a 部门文员或指定人员收集话费单 b 部门文员或指定人员粘贴话费单并附清单 如下 武汉凯迪电力股份有限公司员工移动电话话费清单 部门名称 制单人 签字 负责人 签字 序号姓名号码 年额度 元 月报销限额 元 本月发生额 元 实际发生额 元 累计发生额 元 备注 1 2 d 部门负责审签 e 总经理工作部审查 通讯管理规定 版次 A 0 页次 6 6 本文件为武汉凯迪电力股份有限公司版权所有 未经许可不得影印 f 财务 计划部门审核 g 分管领导签批 h 报销领款或冲帐 4 6 9 通讯工具话费支出由总经理工作部统一申报费用计划 4 6 10 公司所有员工通讯工具一律由使用人维护 4 6 11 公司高级管理人员及工程现场人员的手机必须全天处于开机状态 4 6 12 公司报销话费的持机人每天 7 30 23 00 处于开机状态 对因公来 电 留言必须及时予以处