Office2007 OneNote 使用入门.doc

1. OneNote 基本功能OneNote 页的不同之处本页是一个普通笔记页的示例。您可以在任何地方键入 - 单击后键入即可。例如，在此处键入您的姓名。然后，请尝试将笔记四处移动一下。各个选项卡都有什么用?利用 OneNote，您可以收集、组织、搜索和共享笔记、剪辑、想法、参考资料和其他信息。您可以在该程序中管理所有笔记，可以按笔记本、分区和页来组织笔记。若要创建笔记本、分区或页，请单击“文件”“新建”。笔记本:使用一两个笔记本开始学习。当前笔记本中的分区:利用分区，您可以按实际的活动、主题或人员来组织笔记。请试着在每个笔记本中创建一些分区。当前分区中的页:在每个分区内创建所需数目的笔记页。特殊的“未归档笔记”分区 - 用于放置那些仓促之中创建的笔记页。以后可将这些笔记页拖拽到其他位置。工具栏上没有“保存”按钮，因为 OneNote 自动保存所有的笔记!OneNote 的用选花一点时间更深入地学习 OneNote 及其最重要的一些功能。请浏览一遍此分区中的各个页选项卡(在右侧):想要从 OneNote 2003 升级? 请在浏览其他页后查看第 11 页。2. OneNote 的用途大众化的工具OneNote 是一个创意处理器，一个笔记本，一个信息组织程序，有些人甚至将其称为“大脑插件包”。许多人使用了 OneNote 后，都觉得它是不可或缺的工具。我们希望您也有这种感觉! 如果您有以下需求，OneNote 可为您提供帮助: 确保不会丢失任何您认为重要的信息 对不太适合放到电子邮件、日历或正式文档中的零散信息进行组织 收集会议或讲座笔记供以后参考 收集来自网站或其他来源的调查内容，并为自己或他人添加批注 跟踪下一步要做的事项，以免遗漏任何事情 通过项目共享笔记和文件，与其他人紧密协作通过多种集成功能，OneNote 可以在 Microsoft Office Outlook、Word 及其他 Microsoft Office 系统程序中将您的活动处理得更加完善。捕获创意，收集信息在 OneNote 中使用键盘、笔或录音功能，您可以快速捕获会议笔记、灵感触发笔记、创意和想法、讨论会录音、访谈录像、图示等等。通过与 Web 浏览器以及 Office 系统的方便集成，您还可以收集来自网站的剪辑，收集电子邮件，与项目、客户、课程相关的各种材料，以及文件和图片等等。帮您将事务打理得井井有条使用 OneNote，所有信息都放在一个地方，这不仅便于组织和集中，也便于搜索和查找 - 您甚至可以搜索图片和录音录像中的词语! 由于 OneNote 使用了我们熟悉的笔记本概念，将笔记本划分为包含页面的多个分区，因此很容易上手使用。有备无患让所有信息唾手可得，使您永远有备无患，比如: 准备下一次会议、撰写最终文档或电子邮件、执行某项任务、与客户商谈、出差旅行等等。您可将笔记本中的项目标记为“重要”或“待办事项”，然后快速收集汇总以此方式标记的信息。OneNote 是可完全自定义的应用程序，因此您可对其进行调整以适应您的工作风格。团队协作您还可与您的整个小组协作 - 在共享笔记本中，即使未与网络连接，所有人也可同时进行编辑和查看。每次有人更新笔记本时，OneNote 都可无缝合并发生的更改。共享笔记本是一种极好的协作方式，可以查看小组收集了哪些信息、哪些文件和笔记可用作源，甚至还可以查看小组未完成的拟办事项。请继续阅读本指南的下一页，以便对您应当知道的基本功能有一个总体了解。3. 记录多种类型的笔记将鼠标移到各个笔记上您可以像在文字处理程序中一样，一直从上到下记笔记；也可以对整个页面进行安排，使之符合您的意图。在页面上记笔记时，最终得到的笔记单独放在一个可移动的笔记容器中。请使用每个容器顶部的控点，尝试拖拽笔记容器。如果要合并容器，请在拖拽容器时按 Shift。可以在表格中存储信息。携带的食物数量苹果5橙子4饮品8您可将图片(包括剪贴画和数字照片)粘贴到笔记中轻松创建列表: 记录随机想法的项目符号列表 采用多种不同样式 偶数嵌套大纲 创建编号列表 将其用于分步笔记若要了解 Tablet PC 上的墨迹提示，请在学习完本部分内容后查看“更多出色功能”分区。您可以使用“视图”菜单中的绘图工具栏绘制简单的图示。您可以复制并粘贴网站上的信息，也可以复制并粘贴计算机上其他程序中的信息。产品运动用球100% 真皮￥49.99运动包轻巧防水型价格: ￥49.99转帖自 4. 收集屏幕剪辑捕获在网站或所用程序中看到的内容的屏幕快照。对于网站搜索、差旅计划、在线购物以及产品比较，屏幕剪辑的作用尤为重要。立即尝试插入来自网站的屏幕剪辑:1.在任意程序或浏览器中按下 Windows 徽标键 + S2. 在屏幕上选择一个区域。这时，一个单独的 OneNote 窗口将打开，显示插入屏幕剪辑的“未归档笔记”分区:如果要将屏幕剪辑插入到当前页而不是“未归档笔记”分区，请切换到 OneNote 窗口，将光标放到要插入剪辑的位置，然后单击“插入”“屏幕剪辑”，或者单击工具栏上的“剪辑”按钮:通过右键单击 Windows 任务栏中的 OneNote 图标，可以自定义屏幕剪辑的选项:5. 如何组织笔记使用一两个笔记本开始学习您可以使用已在 OneNote 中创建的“工作”笔记本和“个人”笔记本，并根据需要进行修改，也可以关闭这些笔记本，然后新建一个。单击“文件”“新建”“笔记本”可打开“新建笔记本向导”。请尝试使用该向导中列出的某个笔记本模板。按项目或主题创建分区 如果您的活动以某个项目、主题或课程为中心，请在您的笔记本中为每个项目(主题或课程)创建一个分区。按人员或客户创建分区如果您经常与顾客、病人、客户或直接下属打交道，请为他们每人创建一个分区。如果不确定，就使用“未归档笔记”分区。如果无暇考虑应将笔记放于何处，则只要按 Windows 徽标键 + N 即可快速启动 OneNote，并在“未归档笔记”分区中新建一个页面(以后单击导航栏底部的相应按钮即可转到该分区)。即使该分区变得相当庞大，您也不必担心。以后您可以将其中的页面拖拽到其他分区，或者使用搜索功能在该分区中查找页。随时间改变组织方式随着您使用 OneNote 日益熟练，且所创建的笔记越来越多，您可能希望使用其他方式来组织笔记: 如果发现所创建的许多页都属于某个主题，则可尝试将它们拖拽到一个新分区中。 如果您在一个笔记本中创建了大量分区，可尝试将其中的部分分区放置到单独的笔记本中。 在顶层创建多个笔记本，不要在一个笔记本中包罗万象，这样更便于在各个笔记间导航。如果需要重新组织笔记，则展开导航栏可能会比较方便:注意，在 Windows 资源管理器中: 笔记本是普通文件夹 分区是普通文件如果您累积了大量的笔记本，并且每个笔记本中都有大量的分区，则可使用分区组(“文件”“新建”“分区组”)在一个笔记本中嵌套多层结构分区。6. 搜索您的笔记OneNote 可以快速查找键入文本和手写笔记(如果是在 Tablet PC 中写入的)，甚至还可以查找图片中的文本!立即尝试! 搜索单词“Contoso”使用 OneNote 窗口右上方的搜索框，键入要查找的文本，然后按 Enter 或者单击“搜索”按钮。您还可以按 Ctrl+F 转到搜索框。出现搜索结果时，您可以单独查看每个搜索结果；也可以单击“查看列表”，查看包含搜索项的页面的完整列表。提示: 若要清除黄色突出显示，请单击红色 X 按钮。OneNote 是否在以下名片的图片中找到了该单词?Contoso 主要联系人: 施晓春Contoso7. 与 Outlook 一起使用在 Outlook 中:在 Outlook 2007 中打开某个项目时，此按钮还会出现在该项目的右键菜单上或功能区中:需要安装 Microsoft Office Outlook 2003 或 2007。在 OneNote 中创建 Outlook 任务在 OneNote 中，将会议或灵感触发笔记中的后续项目标记为 Outlook 任务。使用任务工具栏按钮并展开下拉列表，或者选择“插入”“Outlook 任务”。单击下拉箭头可控制任务的截止日期。Outlook 和 OneNote 中的更改被同步:为 Outlook 会议和联系人创建链接笔记。在 Outlook 中，选择 Outlook 中您要为其创建笔记的会议或联系人。单击带有链节的 OneNote 按钮可创建链接笔记。以后再次单击该按钮将打开已在 OneNote 中创建的笔记。将电子邮件发送到 OneNote在 Outlook 中，选择一封电子邮件并将其发送到 OneNote。默认情况下，邮件会放置到“未归档笔记”分区中，但您可以在“工具”“选项”“Outlook 集成”中更改该设置。直接从 OneNote 中用电子邮件发送笔记请阅读本指南的下一页，查看有关此功能的内容。13 任务将出现在 Outlook 中 2451 单击可创建3 再单击可打开28. 将笔记发送给他人通过电子邮件发送笔记(即使收件人没有 OneNote)您可以直接从 OneNote 用电子邮件发送笔记页。例如，将会议笔记发送给其他与会者。因为笔记以 HTML 格式放在邮件正文内或添加为 HTML 附件，所以收件人不必安装 OneNote 即可查看笔记。单击电子邮件工具栏按钮，或者单击“文件”“电子邮件”来撰写一封邮件。(如果要取消撰写邮件，请再次单击电子邮件按钮)注意: 此功能最适合与 Outlook 2007 协同工作。如果基于 Windows 的电子邮件程序正确支持 MAPI 界面，则此功能还可与大多数这类程序协同工作。以 PDF 格式发布笔记笔记: 只有安装加载项后才可以保存为 PDF 或 XPS 文件。有关详细信息，请参阅安装和使用 PDF 或 XPS 加载项。您可以将笔记保存为 PDF、XPS 等格式，以将其分发给没有 OneNote 的用户，或将其发布到网页上。您可以发布所选页或整个分区。单击“文件”“发布为 PDF 或 XPS”。9. 标记重要的笔记使用“标记”可以轻松地找到淹没在笔记项目堆中的重要项目。若要查看所有笔记本中的标记，请单击“视图”“所有带标记的笔记”。标记会议决策、创意、定义、要点、计酬时数、问题、人员姓名、要阅读的书籍等。如果不使用 Outlook 进行任务管理，则可使用复选框标记来跟踪任务。立即尝试:1. 将光标放到下行上:会议中的重要决策2.找到“标记”工具栏按钮并单击下拉箭头；或者单击“插入”“标记”。单击下拉菜单中的“重要”:3. 在同一个下拉菜单中，单击“显示所有带标记的笔记”。您将在列表中看到该带标记的笔记，以及其他笔记本中的标记。单击列表中的任一标记，可跳转到相应的笔记。提示: 如果要将标记摘要限制到部分笔记，或者只查看最近标记的笔记，请在“标记摘要”窗格底部选择其他“搜索”设置:自定义标记使用下拉菜单底部的“自定义我的标记”，可以按自己的想法自定义标记。如果您是在工作中使用 OneNote，可创建与您的职业相匹配的标记。同样地，学生可使用与特定的学术任务相匹配的标记。供学生使用的标记示例集:10. 使用共享笔记本优于文件共享或共享驱动器中的文档使用共享笔记本，可以完成以下任务: 可多人同时编辑笔记本 自动合并更改 每个人都可脱机使用笔记本使小组步调一致您可以使用共享笔记本记录有关小组项目的笔记，以便所有人都可同时对其进行操作，就像是编辑维基(Wiki)项目 - 但更好。共享笔记本对存储以下内容十分有用: 会议笔记 项目展望和灵感触发创意 小组成员收集的所有支持资料 可为其添加标记的小组工作项列表。(如果您使用 Microsoft Office Project 管理工作项，则可将项目文件作为附件拖到 OneNote 页面上) 可为其添加批注的项目报表草稿。以后，可将该草稿发送到 Microsoft Office Word (“文件”“发送至”)若要共享笔记本，只需将其存储在共享位置，如自己计算机上的共享文件夹、服务器上的文件共享或 SharePoint 网站(Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 或 3.0)。如果您使用“共享”菜单或在“新建笔记本向导”中使用共享笔记本选项，则 OneNote 会指导您设置正确的位置。用于共享笔记本的最佳方法若要寻求一组人员共享笔记本的最佳方式，在通过“新建笔记本向导”创建共享笔记本时，请尝试使用共享笔记本模板。11. 从 OneNote 2003 升级需要了解的有关新文件格式的信息启动 OneNote 2007 后，笔记已升级到新的文件格式。升级后的副本被放置到新的 OneNote 笔记本文件夹中。“我的笔记本”文件夹将保持原样。是否可以以后再升级?可以通过单击页面顶端的信息栏升级单个笔记:如果不升级，那么: 早期版本的笔记将是只读的 此类笔记不完全支持某些功能(例如搜索)不升级共享笔记如果与没有 OneNote 2007 的其他人共享 OneNote 2003 文件，则不要升级这些文件。OneNote 2003 无法读取新的 OneNote 2007 格式。笔记本和文件夹请注意，如果您进行了批量升级，则所有的顶级文件夹都被转换为笔记本。笔记本是一种新功能，允许您保留各自独立的分区。有关详细信息，请参阅本指南的首页。如果您还有更多的文件夹(现称为“分区组”)，建议您新建笔记本，并将这些文件夹中的分区拖到笔记本中。这种笔记结构使得笔记间的导航更加方便。提示: 重新组织笔记结构时展开笔记本导航栏。OneNote 2007 的新功能 多个笔记本 支持多台计算机 共享笔记本 笔记本同步和合并 Outlook 集成o Outlook 任务同步o 链接到 Outlook 项目的笔记o 将 Outlook 电子邮件发送到 OneNote 将网页发送至 OneNote 笔记之间的超链接 插入打印样式的文件 笔记本模板 页上的文