公司会议管理制度.doc

有限公司会议管理制度政策与程序部门：人事行政管理中心文件编号：版 号：第一版起草人：人事行政管理中心生效日期：文件名：会议管理制度修改日期：批准人：页 数：8目 录第一章 总则.3第一条、目的.3第二条、适用范围.3第三条、归口管理部门及职责.3第四条、会议原则.3第二章 会议的组织与实施.4第五条、会议组织筹备程序.4第六条、会议类别.4第三章 会议纪律.8第四章 附则.8第一章 总 则第一条、目 的为规范会议管理，使会议精简高效，更好地为企业经营管理服务，特制定本制度。第二条、适用范围适用于集团及各控股公司。第三条、归口管理部门及职责1.集团企业管理部与各控股公司、项目部人力行政部为会议统筹安排的归口管理及会议决议落实和跟踪催办部门。2.集团企业管理部负责集团公司及各职能部门召集的全局性会议的统筹安排与协调，各职能部门在召开有关会议之前，必须先报集团企业管理部。3.各控股公司、项目部人力行政部门负责本公司全局性会议的统筹安排与协调。 4.各职能部门自行负责本部门内部或非全局性会议的统筹安排与协调。第四条、会议原则1.精简高效原则即公司无论召开什么会议，都要坚持少而精的原则。可开可不开的会议坚决不开，必须召开的会议，要精而简，讲究效率，尽量缩短会议时间，减少拖拉现象。2.周密准备原则即无论会议大小，都应充分准备，会前围绕会议的议题和目的进行研究调查，掌握情况，准备好相关文件和材料。3.厉行节约原则即公司会议特别是大中型会议要厉行节约，不讲排场、不追求形式。4.严肃认真原则即企业会议的与会人员要树立认真的态度和严谨的作风，一是要有纪律观念，不迟到不早退、不开小会、不干杂事。二是尊重同志，发生争论时要心平气和、以理服人，严禁不文明举止。三是谦虚谨慎，虚心接受他人意见，有错就改。第二章 会议的组织与实施第五条、会议组织筹备程序1.拟定会议方案。包括会议目的、内容、议题、文件、时间、地点及参加人员等，并下发通知。2.会议议程安排。包括会场的布置、支持人和发言人的顺序、分组讨论、分会场安排等。3.会议会务安排。明确食宿标准，安排交通、食宿时间和地点。准确会议横幅、标语、音响设备、录音摄像设备、摄影幻灯设备、签到表和记录笔纸以及会议须知、保密要求、出席证、茶水饮料、水果、花木等。4.会议决议、纪要及催办。会议行政的决议、纪要包括会议基本事项、重要结论，要采取的措施即落实举措的单位和人员。催办部门会后需跟踪检查、督察办理部门的具体落实措施与结果。第六条、会议类别会议包括股东大会、董事会会议、总经理办公会、生产经营例会、员工代表大会、专业会议以及部门例会等。1.股东大会（1）股东大会由思创厚德集团股东组成，是思创厚德的最高权力机构。（2）股东大会应每年召开一次，有下列情形之一的，应当在二个月之内召开临时股东大会：l 董事人数不足公司章程所定人数的三分之二l 公司经营业绩出现巨大亏损l 二分之一以上股东请求召开l 董事会认为必要召开（3）股东大会由董事会按照公司章程进行召集，由董事长主持。董事长因特殊原因不能履行职务时，由董事长指定副董事长或其他董事主持。（4）召开股东大会，应当将会议审议的事项于会议召开三十日内通知各股东。临时股东大会会议不得对通知中未列明的事项作出决议。（5）股东大会研究和决策的主要问题：l 集团的经营方针和投资计划l 选举和更换董事，决定有关董事的薪酬等事项l 审议批准董事会报告l 修改公司章程l 其他重要事项2.董事会会议（1）董事长负责召集、主持董事会会议，董事长因故不能主持会议时，由董事长指定的副董事长或董事代为主持。（2）董事会会议每年至少召开一次，每次会议应当于会议召开十五日前通知全体董事。董事会召开临时会议，可另定召集董事会的通知方式和通知时限。（3）董事会会议应由二分之一以上的董事出席方可进行。董事会会议作出决定，必须经全体董事的过半数通过。（4）董事会会议应由董事本人出席。董事因故不能出席，可以书面委托其他董事代为出席董事会会议，委托书中应载明授权范围。董事会应对会议所议事项的决定作成会议记录，出席会议的董事和记录员在会议记录上签名。 （5）董事会会议研究和决策的主要问题l 股东大会决议的执行l 集团公司经营计划和投资方案的决定l 集团公司年度财务预决算方案的制订 l 集团公司利润分配方案和弥补亏损方案的制订l 集团公司增加或减少注册资本的方案的制订l 集团公司合并、分立、解散方案的拟订l 集团公司内部管理机构设置的决定l 其它重大事项 3.总经理办公会（1）总经理办公会议分为例行会议（月度会议、季度会议、年度会议）和专项工作会议两种。（2）月度会议定于每月第一周的星期五召开，季度会议可与所在月份月度会议合并进行，年度会议原则上每年一月份召开，具体时间由控股公司总经理确定。（3）专项工作会议由总经理根据需要临时召集。（4）参会人员l 总经理办公会由控股公司总经理、各副总经理(含副总经理级高级管理人员)、各部门负责人、技术骨干等组成l 集团董事长、总裁，控股公司董事长、监事有权参加会议l 集团相关部门（财务管理部、企业管理部、人力资源部、行政管理部等）有权派人员列席控股公司总经理办公会议(5) 月度/季度会议l 总结上月度/季度董事会决议执行情况l 总结上月度/季度生产经营计划完成情况、重点工作完成情况l 集团董事会下一月度/季度董事会决议分解、实施l 控股公司下一月度/季度生产经营管理计划研讨、制定、分解、下达l 控股公司制度、流程发布、学习，集团公司制度宣读、培训l 审议控股公司各级人员的奖惩l 公布集团中高层管理及核心岗位人员任免，决定控股公司中层及以下岗位设置、人员聘用、解聘等重要事情l 讨论控股公司投资方案，月度预算方案；产值、利润完成情况，成本费用使用情况并向集团领导汇报。(6 ) 年度会议l 进行上年度经营管理工作总结，审议公司中长期战略规划、年度经营管理计划、投资计划和融资计划，编制各计划分解、落实方案l 批准各职能部门中长期发展规划，年度工作计划l 根据规定的权限审议或批准投资或垫资项目l 审议年度财务预决算、利润分配及亏损弥补等方案l 讨论控股公司章程、组织架构、议事规则等管理规定并向董事会汇报、报批l 审议公司的基本管理制度，批准公司其他管理制度l 董事会其他重大事项(7 ) 专项会议由控股公司人事行政部（或设总经理秘书）汇总中高层人员提交的议题，根据事项的紧急、重要程度，由总经理决定专项会议议程、议题，决定是否应召开专项会议。（8）总经理办公会由总经理负责召集，总经理因故不能履行召集职责的，可以委托其他管理人员负责召集总经理办公会议。（9）与会人员应当在会议召开前3天向控股公司人事行政部提交书面工作汇报和相关资料，由总经理确定会议议程、议题；（10）控股公司人事行政部负责在会议召开前2天下达会议通知（召开时间、地点、与会人员、会议议程议题等），通知全体与会人员和董事长；（11）控股公司人事行政人事部人员（或总经理秘书）负责会议记录和会议精神的传达，有必要的则以公司办公室文件的形式下发；（12）与会人员应当本着事实求是、畅所欲言的原则，根据公司的经营计划和各项指标，总结工作并针对所存在的问题提出相关建议和措施。4.生产经营例会（1）生产经营例会是相关业务公司通报生产经营情况和安排生产经营工作的会议。（2）生产经营例会的参加人员为公司领导、各部门与各单位负责人及有关人员。（3）生产经营例会每月召开一次，具体时间为每月的上旬。（4）生产经营例会由总经理主持，总经理外出或由于其他原因不能主持会议时，由总经理指定一位副总经理主持。（5） 生产经营例会的主要内容：l 听取各部门或项目部上月的生产经营情况汇报。l 安排本月度的生产经营工作，明确任务、进度和职责。l 协调解决生产经营有关问题。l 生产经营例会由各公司经营管理部门负责记录和整理纪要，并对会议决定事项进行督办、检查并及时反馈有关信息。5.员工大会（1）员工大会是企业领导与员工广泛沟通的民主大会。（2）员工大会原则上一年召开一次，即每年年初召开“总结暨动员”大会，年中可根据实际情况临时动议召开。（3）员工大会由各公司总经理提议召开，人事行政部具体组织实施，公司总经理主持，总经理因公出差或由于其它原因不能主持会议时，由总经理委派其他副总经理主持，由办公室指定专人负责记录并整理会议纪要。（4）员工大会的主要议题是：l 总结上一年度的全面工作，包括责任目标的完成情况、成就与问题、 经验与教训等l 宣布下一年度的经营管理目标与工作计划、实现目标和完成计划的途径与举措、优劣势分析和资源的优化配置要求等l 宣讲公司的奖金分配方案、福利措施和其他事关员工切身利益的重大事项l 宣布表彰和任免决定l 员工大会召开之后，人事行政部组织应针对其主要内容，采取个别采访、座谈、调查表等方式听取广大员工对大会议题的意见，反馈给公司领导6.专业会议（1）由集团公司各职能部门、各控股公司在本系统内召开的业务会议称为专业会议。（2）专业会议为不定期会议，由各职能部门、各控股企业根据业务实际需要召开。（3）专业会议由专业主管部门召集，并由专业主管领导主持，参加人员为不同层次的领导和专业人员。（4）专业会议的主要内容：l 商讨、解决本业务领域内存在的问题。l 业务工作安排和指导。l 学习、交流工作经验。l 介绍、学习新知识、新技术、新方法等。（5）专业会议本着改进工作方法，提高工作效率的原则，对相关业务活动的重大问题作出决议，议决事项由会议的召集部门负责检查、落实。7.部门例会（1） 由各职能部门在本部门内召开的周总结与计划会议称为部门例会。（2） 部门例会为周例会，由各职能部门自行组织需要召开。（3） 部门例会由部门召集，并由部门领导主持，参加人员为本部门员工（4） 部门例会的主要内容：l 商讨、解决本部门内存在的问题。l 总结上周工作完成情况以及问题分析。l 分析下周工作计划以及问题评估。l 介绍、学习新知识、新技术、新方法等。（5）部门例会本着改进工作方法，提高工作效率的原则，对相关业务的重大问题作出决议，议决事项由会议的召集部门负责检查、落实。第三章 会议纪律第七条、因事无法参加会议的人员，请假必须在开会前一天书面申请