文控管理规定.doc

厦门市东林电子有限公司文件标题文控管理规定建立日期版次文件编号修订日期密级担当部门文件封面部 门 会 签会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期总经办质量管理部技术中心整灯厂采购部物流部行政部人力资源部财务部国内市场部国际市场部品牌部计划物控部制 修 订 记 录文件版本制修日期建立及修订摘要批准人/日期审核人/日期制作人/日期1 目的为规范集团内部文件控制流程管理，系统、规范、高效的完成文控管理工作，保障各部门人员及时、正确的使用有效文件，特制订此管理规定。2 适用范围集团日常运营过程中产生或需要的文件、证书等的使用与归档均按此规定执行。3 定义本规定中指的文件证书包括公司日常生产经营过程中所需的文件资料、公司业务往来公文、产品报告、证书、专利、产品商标证书及牌匾等。4 权责由集团总经办负责资料、证书的收集与保管，文控人员专职负责各类文件统一编号、收发、存档、调用、作废等管理事宜。5 作业内容5.1 公司内部文件归档5.1.1 公司各部门产生或申请的各类文件，填写文件归档交接表后，同意归之=至总经办文控人员签收；5.1.2 文控专员在接收各部门提交的文件证书后，根据文件性质予以编号、归档，并同时更新电子档案目录，以便公司人员查询；5.2 公司内部文件借阅5.2.1 公司各部门人员因事需借阅文件、证书复印件的，须填写档案借阅复制归档申请表，经部门主管签字后，方可至文控专员处借用；5.2.2 公司各部门人员因事需借阅公司文件、证书原件的，须填写档案借阅复制归档申请表，并明确归还期限，由部门主管及总经理助理签字确认后，方可至文控专员处借出，并按时归还；5.3 公司内部文件管理 5.3.1 文控专员定期核查公司内部文件证书的期限，对于到期文件通知相关部门进行更新或年检；5.4 文件分类及编号明细如下：序号类别分类代号分类名称一CP-A产品报告类1CPALVDLVD测试报告2CPAEMCEMC测试报告3CPAROSHROSH测试报告4CPASASO沙特报告5CPAGSGS测试报告6CPAULUL测试报告7CPAFCCFCC测试报告8CPAES能源之星测试报告9CPA3C3C强制认证测试报告10CPANC不合格抽检11CPAGC国家抽检报告12CPASC省级抽检报告13CPASHC市级抽检报告14CPASAASAA测试报告二CP-B产品认证证书15CPBEMCEMC证书16CPBLVDLVD证书17CPBSAS沙特证书18CPBCQC节能产品认证证书19CPBSAASAA证书20CPBQT其它证书三CP-C产品专利证书21CPCWZL外观专利证书22CPCSZL新型实用专利证书23CPCFZL发明专利证书24CPCBA海关备案25CPCUZL美国设计专利四CP-D产品商标证书26CPDTM商标注册证书五SW实物类27SW-C荣誉证书28SW-B荣誉牌匾六JM机密类29JM-C普通机密证书七DL东林类30DL-A东林集团制度31DL-D东林对外往来资料八XZ行政类32XZ-A行政部制度33XZ-G政府通知报告类九CW财务类34CW-A财务部制度35CW-C财务内部沟通文件36CW-Z财务报告类十NX内销类37NX-A内销制度十一GJ国际类38GJ-A国际市场部制度十二WK文控类39WK-A文控制度十三HR人事类40HR-A人事制度41HR-Z人事通知类十四CT合同类42C