对批量代扣付业务中风险隐患的控制.doc

对批量代扣付业务中风险隐患的控制(金山石化支行顾宏亮)批量代扣付业务是指按照建行和委托单位签订的协议，由我行代委托单位向其员工（或客户）在建行的信用卡、储蓄卡、活期存折帐户中代发或代扣资金的业务。作为一项代理类业务，批量代扣付业务是我行个人银行业务中的一项重要产品。目前在我行主要办理一些企、事业单位的代发工资业务和为有关企业代扣水、电、煤、物业管理费以及代理学校扣收学生学杂费等业务。仅以2005年1月-8月为例，我们建行金山石化支行就办理了302个企事业单位的代发、代扣业务，累计笔数达25万多人次，累计金额共34450多万元，在我行的代理业务中占到了较大的比重。随着这一业务的不断推广，一方面可以为我行获取中间业务的收入，同时还可以拓展建行储蓄卡、龙卡的应用功能，并可使客户的资金沉淀在建行的银行卡中，从而派生出一定的利息收入。随着多元化服务的不断推进，还将有利于促进协作单位企业存款存入建行，同时，由于个人客户会频繁到建行办理业务，将有利于增进客户对建行的亲切感。目前这一业务已取得了许多客户的认可，但是，由于其涉及的客户面较广，如在操作中出现差错，不仅会对我行资金造成损失，同时还会影响我行的声誉。因此，在今后的工作中，我们应加强管理，进一步优化这一业务的操作流程，充分发挥我行电脑系统的控制能力，确保这一业务不断健康地发展。一、批量代扣付业务操作现状在目前的业务办理中，批量代扣付业务主要通过委托单位提供需批量代扣付的纸质清单或软盘文件，再由我行柜面在收妥资金的同时，通过批量代扣付交易流程予以办理，整个交易流程如下：1、开立客户批量代扣付代理编号授 权柜 员客 户客户（委托单位）提出申请启8701交易新增批量代扣付代理编号审核通过后与客户签订协议2、批量开立职工代发工资（代扣款）储蓄帐户单位提供职工汇总开户清单审核资料无误后进行批量开户储蓄（卡）存折交委托单位 职工身份由 需客户签收委托单位审核 3、日常批量代扣付交易操作流程代 扣 付文件（软 盘 ）9007文件拷入双人核对、签章0051报表下载9989连线报表预约申请盘片拷入代扣付清单（纸质清单）8712代理文件清单打印8734批量代扣付信息制盘人工制单8742代扣付文件读入B级主管授权8724批量代扣付提交连线/上传 上传 大机跑批后连 线 8731批量代扣付联机检查 中途 断线 联 动 自动8731批量代扣付联机 重启 8731 8733批量代扣付后续处理 代扣付结果清单8746批量代扣付报表打印8711批量代扣付结果联 动 联 动代扣付结果文件（软盘）批量代扣付结果文件拷盘二、目前存在的风险隐患在这一交易流程中，当企业代发、代扣人数较少，企业未自己制作软盘，而直接提供纸质清单要求办理时，我行一般以手工输入方式予以办理，在执行8712代理文件清单打印后，要求柜员必须采取换人复核，故一般不存在明显风险；但当企业代发、代扣人数较多，企业直接制作代扣付文件软盘交我行代发（代扣）时，我行在进行批量代扣付交易时，除执行8724批量代扣付提交交易时需B级主管授权外，其他环节无须进行复核，故存在较大风险隐患。首先，代发的软盘文件交到我行后，一般需等到资金收妥后方能办理 ，由于电子文档无修改限制，在此期间如软盘管理不善，会存在被人恶意篡改帐号数据的风险，只要其代发总金额不变，在其后的代扣付交易流程中操作柜员一般无法发现问题。即使要求柜员在批量代扣付成功后以企业批量代扣付纸质清单与结果清单进行手工勾对，由于代扣付帐户数量较多（一次交易均有几百甚至几千条明细记录），且帐号较长，人工核对需花费大量工作时间，同时也容易出现疏漏。如等到企业员工发现工资未进帐，要求查询时才发现错误，这一过程往往会拖延较长时间，容易造成资金损失。其次，如企业提供的软盘格式存在错误或企业提供EXCEL格式文件委托我行进行格式转换时（目前代扣付交易使用专用格式的文本文件，包含序号、姓名、帐号、金额等信息），均由网点综合柜员进行操作，通常难以进行复核。如柜员转换文件时操作不当，有可能会误修改代发工资（或代扣款）帐号，出现代发、代扣错误。第三，如企业提供的批量代扣付盘片中帐号本身输入有误，致使资金误发入他人帐号，将会给企业带来损失。虽然按批量代扣付协议规定，其责任由委托单位自行承担，但如果我行不能为客户进行任何复核，且事后无法提供相应的补救措施，则容易造成客户对我行的意见。从而不利于业务的进一步拓展。第四，由于批量代扣付交易的进帐日期由柜员在执行8734交易时手工输入，且系统允许将实际进帐日期预约为以后的任一营业日。如果柜员输入有误，又未能及时发现时，可能会引起资金实际到帐不及时，从而引起客户不满。第五、在批量代扣交易中，由于我行按每个企业开立了对应的批量代扣付代理编号。按建立批量代扣付代理编号时的系统设定，如委托扣款单位的收款帐号是在本行开立的结算帐户时，其扣款成功资金将自动转入企业结算帐户中。故在交易执行过程中，如制盘时误使用其他单位批量代扣付代理编号，有可能会导致将扣款成功资金误转入其他单位的结算帐户，而操作柜员仅根据软盘资料无法发现这一错误。 三、防范建议：由于批量代扣付交易中存在的上述不足，在我行以往工作中曾发生过一些差错，分行也多次通报过其他支行在批量代扣付交易中曾出现的一些类似问题。分析其中原因，我认为我行在平时工作中可通过增加系统控制和加强人工复核等措施进行防范，但由于批量代扣付业务每笔交易往往业务笔数较多（一次批量代扣付交易均有几百甚至几千条明细记录），且帐号、金额等数据较为接近，如单纯依靠人工复核不但业务量繁重，而且容易出现疏漏，故关键是要改进操作环节的系统控制，同时加强业务授权要求并完善人工复核，才能确保业务办理过程中不再出现类似差错。具体建议如下：1、可增加系统对批量代扣付交易转入或扣款帐号的控制。可以参照对公结算帐户对结算凭证控号管理的模式，在完成代扣付代理编号建立和批量开卡交易后，将同一委托单位的全部存折帐号（或卡号）录入到对应的代扣付代理编号下进行控号管理。在此后的批量代扣付交易中，在8742批量代扣付提交后，由系统进行帐号校验。要求实际交易帐号必须包含在控号范围之内，超出控号范围，系统将作交易失败处理。这样，可以避免人为篡改帐号数据或制盘时帐号的误输入而引起的误入帐风险。即使出现疏漏，由于其交易帐号必定包含于同一委托单位的全部帐号范围之内，也有利于事后的补救。2、增加对8734交易的B级主管授权环节，要求加强对每笔业务的批量代扣付代理编号、业务类别（代发或代扣）、款项种类以及进帐日期等内容的复核，防止资金转帐错误及进帐日期的错误。3、加强对内部帐户（代发工资户）的管理，建议分别开立代发工资待处理户、代发工资户、和代发工资未成功户，要求将尚未进行批量代扣付交易的到帐资金改由在代发工资待处理户核算，在每笔批量代扣付交易执行前，经人工核对代扣付盘片（或清单）汇总金额与实际到帐资金一致后,以纸质清单作附件，将资金从代发工资待处理户转入代发工资户，并及时进行批量代扣付交易，平时及日终要求代发工资帐户余额与当日实际已执行而系统尚未进行跑批处理的批量代扣付交易合计金额相一致，从而避免代发工资重复进帐或资金及实际盘片（清单）不一致而占用其他单位资金的现象。而将代发工资未成功资金转入代发工资未成功户作挂帐处理，待查明原因后按实际情况原路退回委托单位或从新办理代发。对于代扣成功的资金，应按资金性质转入相应的内部帐户作挂帐处理，而不应将代发工资户作为扣款成功资金的临时挂帐户。4、如企业提供磁盘文件办理批量代扣付业务时，要求柜员办理批量代扣付业务时，必须对企业提供的纸质清单与代扣付成功明细进行仔细核对，如果明细帐号能按上述建议所提，由系统进行核对，则柜员只需核对总金额、明细笔数，业务类别（代发或代扣）、代理编号等内容，并做到