IT项目招投标管理办法 - Midea e-Learning.doc

附件2：美的集团IT采购流程指引第一章 总则第一条 为规范IT采购管理，明确IT采购操作流程，参照美的集团招投标管理办法、美的集团IT采购管理办法，特制定本指引。第二条 本指引适用于美的集团IT目录产品的采购。第二章 招标采购流程第三条 项目招标需成立招标小组，对整个招标项目负责，招标小组由技术组和商务组组成，并需确定招标组长。第四条 技术组成员由技术人员、业务部门人员等组成， 技术小组不参加商务评分和商务谈判，招标申请技术准备资料：供应商筛选报告、工作量评估、终版RFP及技术评标规则。第五条 商务组成员由集团投资、财务和IT采购组成，商务组不参加技术评分。招标申请商务准备资料：招标邀请书、评标规则。第六条 项目立项完成后，由项目经理提交招标采购申请流程，审批通过后一周内开展招标工作，招标完成后，IT采购提交采购结果，并签订项目合同。项目管理流程：立项（项目经理）-招标采购申请（项目经理）-采购结果申报（采购）-合同（采购）-验收（项目经理）-付款（项目经理）第七条 招标申请审批通过后，IT采购发放招标邀请书。招投标周期（招标采购申请流程完成至确定中标供应商）最低要求如下：硬件及系统集成项目：50万元以下-2周，50-200万元-3周，200万元以上4周。软件开发及咨询项目：50万元以下2周，50-200万元3周，200万元以上-4周以上。服务及保修类项目：4周。如项目RFP在招标过程中尚需进一步清晰，则招投标周期将适当延长。第八条 标书要求：1、收标时间：标书自发放到开标间隔原则上不得少于一周。2、标书包装：投标商需分开包装技术标书和商务标书，并在封口处加盖投标专用章或公司公章密封。第九条 评标规则总分为100分，由技术分、价格分和商务分组成并规定权重比例，综合评分择优选择中标供应商。1、硬件类项目价格分权重按项目复杂度可定为60100，常规硬件类产品采购，不得低于70，集成类硬件采购最低不得低于60。2、软件类项目价格权重原则上不得低于60。3、价格分采取最低价评价法。最低价评价法是指以最低分为参照评分，计算公式如下：S=1-（P-Pmin）/Pmin*商务权重分S：当前投标商价格得分 P：当前投标商价格 Pmin：最低投标价格。4、商务分是指供应商基本资质评分，包括公司规模、财务状况、整体技术力量等，由商务组综合评定，商务分所占权重不高于10分。5、招标中如设置拦标价，一般以项目预算额为基准上下浮一定比例，在开标前由招标小组确定。可设置最低价格拦标价或最高价格拦标价，超出拦标价的投标商在开商务标后直接淘汰。6、技术评分指标设计应科学客观，指标各细分项都应量化。7、技术分采取最高分评价法。最高分评价法是指以最高分为参照评分，计算公式如下：S=1-（Pmax -P）/Pmax*技术权重分S：当前投标商技术得分 P：当前投标商技术 Pmax：最高技术得分。第十条 供应商须在指定开标时间前递交投标方案书。软件咨询开发项目和系统集成项目的技术标书电子版需在开标前1-2天收集并发给招标小组成员评阅。第十一条 开标顺序一般先开技术标和商务标，进行技术和商务评分；后开价格标，进行唱标或议价。第十二条 各评委评完技术分后，由商务人员加上商务分和价格分汇总，原则上选择总分最高的为中标供应商。如最高分和次高分相差在2分之内且技术评分差异较大，则由招标小组会议讨论决定中标供应商。第十三条 评标过程中，各评委须遵守招标纪律，各自独立完成评分并签名，不允许互相商量后再评分。技术评标表格在每家供应商答辩结束、评委评分完毕后由商务人员回收。第十四条 招标小组申报评标结果，经审批通过后向投标供应商发放中标通知书。第十五条 招标采购项目出现以下情况，作废标处理：一、仅有一家供应商应标。二、如项目设置拦标价，第一轮报价超过拦标价的投标商直接淘汰，仅剩余一家投标商。三、所有投标商最终报价超过项目预算。 第三章 非招标采购流程第十六条 非招标采购需成立采购小组，按商务小组和技术小组的分工进行采购。技术小组由IT技术人员组成，商务小组由IT采购、集团投资及集团财务组成。第十七条 技术小组负责提供应商选型报告、指定采购报告、终版RFP和评估人天工作量，并配合商务商谈项目价格；商务小组负责组织价格商谈，并确认最终价格。第十八条 指定采购流程：项目立项完成后，由项目经理提交非招标指定采购申请流程，审批通过后，由IT采购负责组织价格商谈，商谈完成后，由IT采购提交采购结果申报，并签订项目合同。项目管理流程：立项（项目经理）-非招标采购申请（项目经理）-采购结果申报（采购）-合同（采购）-验收（项目经理）-付款（项目经理）非招标采购申请需提交以下资料：终版RFP、指定采购报告、供应商选型报告、技术选型报告和工作量评估（具体以流程模板备注要求为准）。第十九条 金额小于10万元（含）的非招标采购项目（未签订年度框架协议,已签年度框架协议供应商须提交框架协议采购申请），直接提交非招标采购申请流程，由IT采购提供二家或以上报价，择低价进行采购，并签订采购合同。第二十条 金额大于10万元的非招标采购项目（未签订年度框架协议,已签年度框架协议供应商须提交框架协议采购申请），采购申请审批通过后，由IT采购组织项目组与供应商进行商务谈判，确定合同价格，IT采购负责价格结果申报及合同签订。第二十一条 议标采购：由项目经理提交非招标采购申请，选择议标采购，审批通过后，由IT采购发出商务谈判邀请函（模板见附件五，具体以项目组确定为准）并组织供应商进行方案讲解及价格谈判，IT项目经理提交技术选型报告，最终根据技术方案及价格综合评估确定中标供应商。项目管理流程：立项（项目经理）-非招标采购申请（选择议标采购）-采购结果申报（采购）-合同（采购）-验收（项目经理）-付款（项目经理）议标项目采购申请项目经理需提交以下资料（具体要求见流程模板备注）：终版RFP、技术选型报告、供应商筛选报告、工作量评估（软件类项目）等。第四章 框架采购流程第二十二条 采购项目的供应商已签订框架协议（详细清单见第二十八条），项目经理在PMS提交框架协议采购申请流程，IT采购在流程中审核框架协议单价，工作量以项目组评估为准，不再另行组织商务谈判。第二十三条 金额小于10万元(含)的项目，提交框架协议采购申请时，零散软件实施开发类项目需附服务工作单（附件三），硬件类项目需附订货确认函（附件四），审批通过后方可进行采购，付款直接按框架协议约定进行结算，不需另外签订合同。项目管理流程：立项（项目经理）-框架协议采购申请（项目经理）-付款（项目经理）第二十四条 金额大于10万元的项目，提交采购申请时，软件实施开发类项目需附上终版RFP、指定采购报告、供应商选型报告、技术选型报告和双方认可的最终工作量等资料，硬件类项目需附上需求明细及设备清单。 项目管理流程：立项（项目经理）-框架协议采购申请（项目经理）采购结果申报（项目经理）-合同（项目经理）-付款（项目经理）第二十五条 PC、外设、耗材由采购管理中心组织招标确定供应商，并签订框架协议，各单位直接提交采购申请，审批通过后，按协议约定进行结算。第二十六条 框架协议采购具体指引及流程如下表：框架协议类别适用范围立项金额定价方式项目采购流程付款采购申请流程起草人硬件类PC、外设、耗材签订年度或半年度框架合同采购申请-配送-付款 月结用户 终端接入层/汇聚层交换机、接入层防火墙、加速设备、网络行为管理、视频终端设备、手持条码采集设备等10万立项-框架协议采购申请-合同-付款按合同约定结算软件实施开发类零散软件实施开发10万立项-框架协议采购申请-合同-付款按合同约定结算项目经理基础服务外包类基础服务人员外包签订年度框架合同立项-框架协议采购申请-付款季度结算项目经理第二十七条 框架协议类项目付款所需资料框架协议类别金额 付款提交资料硬件类10万元系统打印的付款申请单/发票/达到付款条件所需资料（如报告等）/合同(第一笔需要原件）软件类基础服务外包类第二十八条 已签订年度框架协议供应商清单见下表流程与IT部框架协议供应商清单类别供应商简称领域软件广州赛意ERP/OMS/IMS/BI/EMS等广州协商PDM广州奥杰PCM广州同望CCS东软集团MDP/售后/E-HR等上海汉得ERP/Sieble、运维等深圳蓝凌MIP南京麦伦思BCS上海华腾资金系统/ESB浪潮资金系统软通动力资金系统武汉库得克QMS北京拓尔思官网恒拓开源工人自助深圳青铜器RDM用友股份专卖店广州碧软补录上海管易电商上海纤科ISE硬件华生科仪datalogic手持条码采集设备广州雄冠motorola手持条码采集设备广州康利达honeywell手持条码采集设备江苏群立polycom视频设备深圳披克一卡通深圳市西耐科技中国联通小型、零星网络工程阳光雨露北京裕翔高威电信riverbed加速设备基础服务北明软件数据中心运维上海汉得应用系统运维蓝色快车终端运维外包第二十九条 注意事项1、框架协议采购遵循“先申请，再使用”的原则，即结算金额不得超出采购申请金额，如有超出，需重新提交采购申请。2、各业务单位需严格执行框架协议合同约定的供应商、品牌、型号、价格等条款，不允许使用非合同供应商供货，如有违规，将对项目经理或IT经理进行通报。3、指纹考勤记录作为软件实施开发类项目框架协议付款的必要附件，IT项目经理必须对供应商驻场人员要求进行指纹考勤。4、IT项目经理必须对供应商投入人员资质进行审查，严禁人员重用（指同一顾问同时参与不同项目并重复计算考勤）或人员混用（指用低级别顾问充当高级别顾问使用）。第五章 附则第三十条 对违反本办法和集团相关制度的招投标行为，将根据集团相关规定进行通报批评和处罚。第三十一条 本指引由集团流程与IT部负责制订、修订并解释，自发布之日起试行。附件一：投标会议签到表 附件二：美的集团IT项目开评标记录表附件三：软件服务工作单附件四：订货函附件五：商务谈判邀请函15附件一: *项目投标会议签到表供应商签到记录序号投标商名称投标人姓名职务联系电话123456现场招标小组成员签到记录序号所在部门姓名岗位联系电话123456注：不允许交于供应商传阅填写，需放在经办人处由供应商统一签到 附件二： 美的集团IT项目开评标纪录表项目名称项目负责人拦标价项目实施范围详见系统需求建议书项目实施单位负责人项目招标小组组长招标小组成员评标原则依据招标小组拟定的评标标准对投标单位进行加权评分，评标标准必须包含项目报价，且项目报价权值不低于30%，其他各项评标标准和权值根据项目实际情况而定，某投标商各项评分与权重的乘积相加，便得到该投标商的综合评分。总得分最高者为中标单位，中标单位报价为中标价格。投标单位名称价格得分（70）技术得分（30）总得分该项目经开标综合评定后，中标单位是： 以 万 元中标招标小组成员（签名）：项目负责人意见：集团流程与IT部意见： 年 月 日记录人： 年 月 日各评价项目的权重分由招标小组组长根据该项目的重要程度决定，取值范围是0100。价格权重分不得低于40，如果某项目无意义，权重分取值为0。所有权重的总和必须为100。(本表所列评价内容和分数只作为参考，具体项目要根据实际情况而调整。)附件三：软件服务工作单服务工作单编号： 月份：需求提出阶段需求描述预计开始时间预计结束时间 甲方项目经理： 年 月 日资源与需求确认阶段人力资源投入预估人员姓名人员级别预计开始时间预计结束时间预计投入人天项目内容资源与需求确认 甲方项目经理： 乙方项目经理： 年 月 日 年 月 日需求完成阶段实际完成情况人员姓名人员级别本月实际投入人天备注服务确认 甲方项目经理： 乙方项目经理： 年 月 日 年 月 日填表说明1、本服务工作单按月进行确认。对于跨月度的需求，在月底时进行分单，双方对本月已发生的工作人天进行确认，下月还未发生的人天另起一张服务工作单；2、编号规则：例如0902001,0906分别代表09年2月，001为流水号；3、”需求提出阶段“一栏由甲方IT需求提出者填写并签字确认；“资源与需求确认阶段”一栏由乙方人员填写，甲乙双方签字确认；“需求完成阶段”一栏由乙方填写，甲乙双方签字确认；4、本表所需填写的内容可以以附件的形式填写。附件四：关于*公司*采购项目订货函*公司：我方同意贵公司*项目采购设备清单，因需求紧急，请贵司尽快下单备货，于2013年*月*日前交付。一、采购清单：见报价书。二、付款条件：设备到货验收合格后，甲方凭乙方开具的全额发票，一次性支付货款。 或 甲乙双方合同签订后十个工作日内，甲方支付乙方合同总金额30预付款；设备到货验收合格后十个工作日内，甲方支付乙方合同总金额70尾款。三、收货方式交货时间： 2013年*月*日前 收货地点： 项目负责人或收货人联系方式： 以上内容为双方交流达成的共识，作为双方以后开展工作的依据，其它未尽事宜，另协商解决。需求单位落款盖章二一三年*月*日附件五：XXX建设项目方案讲解及商务谈判邀请函（模板）美的集团流程与IT部受广东美的制冷设备有限公司委托，现邀请贵单位参加此项目方案讲解及商务谈判，请仔细阅读本邀请函及附件，做好项目方案和商务文件准备。一、项目名称：二、方案讲解及商务谈判邀请函、项目建议书发放 年 月 日下午通过E-mail方式发放，请有意参加谈判的供应商于 年 月 日 之前通过E-mail或者传真回复，逾期则视为自动放弃。三、项目答疑 关于项目疑问请于 年 月 日下午 前按以下联系方式咨询： 联系人： 魏晓芳 电 话：传 真：4821 E-mail： 4、 会议时间、地点 时间：2013年 12 月 30 日 13:30 18:30 地点：广东省佛山市顺德区北滘镇美的总部大楼 会议室 五、方案讲解及商务谈判内容 就贵单位针对本项目需求提供的项目方案、项目资源、项目报价、付款方式等方面内容进行商谈。六、商务谈判文件要求第一部分 商谈承诺书、法人证明书、法人委托书、营业执照复