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市场部流程白皮书目录1. Agency Pool Management Procedure 32. Program, Budget Application Procedure73. Payment Procedure114. MDF Management Procedure 145. POP Management Procedure176. SH9002 Management Procedure 207. SPIFF Management Guideline 23Agency Pool管理流程 （发布日期：2006年12月01日）1. 适用范围本流程适用于整个市场部。2. 建立目的综合管理部门所有供应商，统一考核，为部门提供合格丰富的供应商数据库。部门共享供应商的资源和信息，全面提高工作效率并最大可能节省资源，控制费用。3. 职责和任务与本流程各相关人员的职责，任务描述如下：l 市场部人员 收集市场供应商信息，并积极向中央管理库推荐。 使用且只能使用供应商库认证的供应商。 在与供应商合作后，向中央管理库提交反馈意见。 配合管理员每季度组织的供应商考核，及时提交评估报告。l 管理人员 接受内，外部的供应商推荐，并主动搜寻合适的供应商信息。 建立并维护Agency Pool数据库，及时更新合作记录。 对所有推荐供应商进行初步筛选，资料审查。邀请初审合格的供应商面谈，并签署NDA。 组织相关人员，市场经理对供应商进行评估。将报告整理并提交。 将市场经理最终批准/否决的供应商放入/剔出管理库。 收集各使用部门的反馈意见，并定期向市场经理汇报。 每季度组织供应商考核工作。综合评估其服务和价格。并将进一步采取积极措施来加强管理，价格谈判和置换等。l 市场部经理 参与评估并最终决定供应商能否加入中央管理库。 审阅中央管理库定期提交的供应商使用状况和评估。 对考核不合格的供应商最终决定是否剔除出中央管理库。4. 条款和定义l Agency Pool：由中央管理员统一管理，维护所有供应商信息的数据库。Agency Pool共有三个供应商清单，第一个：“使用供应商”，所列清单为各个Team可以且只能从中选取使用的供应商,第二个:“推荐供应商” ,所列清单为新推荐的，有待于面试认证的供应商,第三个：“禁用供应商”，所列清单为因提供服务不符合要求，取消合作资格的供应商，各个Team将不得再使用.l 管理员：由市场经理指派，负责供应商数据库的管理和维护及相关工作。 5. 工作程序 (流程) / 工作步骤 (制度)1) 供应商推荐审批流程 由内部推荐及外部寻找等方法向管理员提供供应商信息。填写“新供应商推荐信息填写表”。 管理员进行文档资料比对，基本信息录入“推荐供应商”清单，并进行初步筛选。 管理员挑选需要合作使用的供应商，组织相关人员进行面试，并由市场部经理参与对其评估。 市场部经理最终根据评估报告决定是否将该供应商放入“使用供应商”清单，未通过的供应商将放回“推荐供应商”清单，以备将来可能的需要。 进入“使用供应商”清单的，将有3个月试用期，在此期间必须有使用者对其进行评估报告。如3个月内没有合作，则自动延长试用期直到有合作发生。 试用期满，根据使用评估报告，管理员再次评判，对评估满意的供应商进行转正，并推荐为所有人员使用。评估不满意的供应商将提交市场经理，最终评判继续试用还是放入“禁用供应商”清单。 管理员据此更新数据库。2) 供应商数据库维护管理流程 所有人员使用供应商必须在“使用供应商”清单中选择，在每次使用后，应积极向管理员反馈相关使用信息。 相关人员应在每次发生供应商交易后，向管理员提交交易金额，时间等基本内容。 管理员收集各类信息后，及时在数据库上更新及添加。为使用人员在选择时提供更多的参考意见。 管理员在2.3的基础上，每季度定期组织所有市场部门人员，进行供应商评估会议。对每一位在用的供应商打分并准备相关评估报告。具体评估标准参见附件3 管理员将评估结果提交市场部经理，并由市场经理最终评判是否将评估不合格的供应商放入“禁用供应商”清单。 管理员据此更新数据库。 针对评估结果，管理员组织相关人员进行供应商改进工作（增加服务，改善价格，其他支持等）。6. 基本原则l 各个team选择供应商必须从“使用供应商”中选择，或者得到市场经理的特别批准，否则将不作付款。l 各个team应积极提供对供应商表现的反馈意见，新供应商和季度审核时须出具评估意见，并对每个使用的供应商打分。对供应商主动提供额外资源的行为，将在评分中给予加分。l 由市场经理最终决定“使用供应商”和“禁用供应商”清单。l 供应商的相关信息以及合作财务记录都将登记备案，作为今后供应商审核的依据。7. 相关文档 附表1 新供应商推荐信息填写表附表2evaluation criteria附表3NDA8. 流程图ABProgram, Budget Application Procedure（发布日期：2006年12月01日）1. 适用范围本流程适用于整个市场部。2. 建立目的有效进行市场活动管理和费用预算控制。 3. 职责和任务与本流程各相关人员的职责，任务描述如下：l 产品线市场部(Program Owner) 在对市场进行合理分析后，制定详细市场活动计划并提交Program/Budget申请 负责整个流程中签字的获得，文档的复印，保管，相关部门间的提交等。 在申请成功后确保实施 在计划执行中进行监控并对执行效果进行总结和评估l 市场部档案管理人 接受Program/Budget申请复印件，按归档分类原则归档。 在收到经过市场部经理签字确认后的Budget Application 后给予Job Code NO.， 将获批准后的Program, Budget录入“关于MDF”表格，以便总体市场活动费用预算控制。l 市场部经理 审核Program Application,并最终决定是否批准。 审核Budget Application,并最终决定是否批准。l 财务部 在收到批准的Program申请表后，给出Program No.并保留原件4. 条款和定义l 市场部档案管理人：由市场经理指派，负责市场部Program Application, Budget Application, Payment Application等文档整理，维护的人员。5. 工作程序 (流程) / 工作步骤 (制度)l Program 申请流程 申请人充分准备和沟通后，制定市场活动计划 申请人提交Program申请表a.如预算来源为MDF，提交市场经理审批b.如预算来源为Back-end，需由PM和Brenda签字或Email批准后，再提交市场经理审批 市场经理最终决定是否批准申请 申请人将批准的申请表，提交财务部 财务部审核并给出Program No.且保留原件。 申请人从财务部获得复印件，并同时提供档案管理人一份备案 Program申请成功，档案管理员同时更新管理数据库。l Budget 申请流程 申请人充分准备和沟通后，制定详细计划和方案 申请人提交Budget申请表给市场经理审批 市场经理最终决定是否批准申请 申请人将批准的申请表，交给档案管理员，获得JOB Code 申请人保留原件，并提交一份复印件给档案管理员，一份给财务 Budget申请成功，档案管理员同时更新管理数据库。6. 基本原则l Program Owner必须在活动开始前至少两个星期，提交Program application 与市场经理签字。l 同一个Program下可以有几个Budget，但Budget总额不得超过Program 金额。l Program Application 和Budget Application必须在活动之前获得市场经理批准，除非特殊案例，否则一律拒绝事后申请。7.相关文档 附表4 Program Application Form 附表5 Budget Application Form8. 流程图A流程图BPayment Application Procedure （发布日期：2006年12月01日）1. 适用范围本流程适用于整个市场部。2. 建立目的确保每项付款都准确，及时，符合公司制度要求。确保各个小组成员能为付款申请提供清晰必要的文件和材料。提高工作效率和准确度。3. 职责和任务与本流程各相关人员的职责，任务描述如下：3.1 产品线市场部 准备相关的支持文档（如会议签到单，活动照片，海报复印件等），按时填写并提交付款申请书 对付款管理员，主管，财务在审核付款过程中发现的疑问，及时说明解决。3.2 付款管理人员 收集整理付款申请，跟踪签字，更新数据库和归档 按照附件二的要求对付款申请表和相关支持文档进行检查 制作付款清单并获取各个PMK manager,市场部经理和销售总监的签字确认。 协调各个部门在付款流程中的合作与沟通。以及信息的反馈。3.3 市场部经理 审核Payment并且最终确认是否同意付款。 审阅Payment list并且签字确认。3.4 财务人员 接受付款申请，检查并付款，填写payment list4. 条款和定义l 付款管理员：由市场经理指派，负责Payment收集和初次审核，并将Payment 交由市场部经理审核确认，以及与财务沟通付款，并负责在Payment 审核过程出现任何问题的沟通。l Team Owner:各个产品线市场部的负责人，PMK的汇报对象。5. 工作程序 (流程) / 工作步骤 (制度)5.1 付款管理员定期通知各相关人员提交付款申请，（每月的第二个，第四个星期三）5.2 PMK申请人准备相关报销材料并填写付款申请书（需注明Program No.和Job Code）。5.3 PMK申请人获得PMK manager批准5.4 PMK申请人将1份付款申请书和2份报销材料提交付款管理员5.5 付款管理员接受付款申请书，并根据附件二进行初步检查。5.6 付款管理员将符合要求的付款申请提交市场经理5.7 市场经理最终决定是否同意付款5.8 付款管理员将市场经理批准的付款登记进入付款清单，并复印2份，1份归档，1份等财务付款确认后归还申请人5.9 付款管理员将付款清单提交各个PMK manager，市场经理，销售总监签字确认5.10 付款管理员向财务提交付款清单及相应的付款申请书，材料。5.11 财务检查并在付款申请书上签字5.12 财务付款并在付款清单上标注5.13 在财务所有付款完成后，付款管理员取得付款清单复印件5.14 付款管理员将1份市场经理批准的付款申请书复印件及相关支持材料和电子版的付款清单一起发回申请人5.15 付款完成，申请人归档，6. 基本原则1) 每月会付两次款，每次付款流程时间控制在三周内。2) 付款申请提交时需准备相应的文档和材料，具体要求参见附件二3) 付款清单需要各个PMK manager，市场经理，销售总监签字确认4) 财务部付款并标注付款清单，作为正式付款证明7. 相关文档附表6 Payment Application Form附表7 付款申请所需基本文件清单附表8 Payment List8. 流程图 MDF管理流程 （发布日期：2006年11月01日）1. 适用范围本流程适用于整个市场部。2. 建立目的建立规范统一的市场部活动费用数据库，使帐目清晰，便于预算，费用控制。3. 相关文档 附表一 MDF Report4. 职责和任务与本流程各相关人员的职责，任务描述如下：l 产品线市场部 根据项目，预算，费用变化，及时更新MDF Report,并将更新后的 MDF Report 在每个月的13号交给市场部MDF管理人。l MDF管理人员 收集各个产品线的MDF Report,并将各个产品线的MDF Report与财务的MDF Report 相校对，若发现有不同之处，则或通过财务部，或通过各个PMK，找出问题所在，更新不符点，使之一致力 在对好帐好，与市场部门经理（财务）开会，解决关于MDF中的一些问题。l 市场部经理 审核MDF Report，并决定MDF 事项，比如关闭项目等等。5. 条款和定义l MDF Report:是由市场部统一指定，记载市场活动资金流动，费用发生情况，以便于预算，费用控制的表格。l MDF管理员：由市场经理指派，负责MDF Report的收集，以及对帐，和市场部经理财务决定的记录传达以及执行跟踪。 6. 工作程序 (流程) / 工作步骤 (制度)6.1. 如果Program, Budget, Expense任一项里产生变化，各个PMK应该及时登记在MDF Report上。6.2. 每个月的第一周，各个PMK将MDF Report交给MDF 管理人。6.3. 每个月的第一周，财务将Aging report/MKT Breakdown/Expense Detail 发给市场部门MDF管理人。6.4. 每个月的第二周内，MDF管理人将PMK所提交的MDF Report和财务部门的相关财务报表进行校对，若发现不符点，则与PMK或财务沟通，查明原因，修正不符点，使市场部和财务部的MDF Report一致。6.5. 每个月的第三周，市场部经理，财务部相关人员和MDF管理人开会，讨论解决MDF的有关事情。6.6. 每个月的第四周，MDF管理人整理会议决议，并请市场部经理再次确认后，发给财务部，同时根据会议决议更新市场部MDF Report。6.7. 财务部根据会议决议更新财务部MDF Report6.8. MDF管理人将更新后的MDF Report按产品线发给各相应的PMK。7. 基本原则l 若有有新的Program, Budget产生或新的费用发生，各个产品线必须及时更新MDF Report。l MDF Report的相关财务决定或者关于MDF新的分配方法由市场部经理决定。8. 流程图APOP管理流程 （发布日期：2006年12月01日）1. 适用范围本流程适用于整个市场部。2. 建立目的通过对出入库及库存的综合管理，有效利用POP，满足销售推广需要，最大程度发挥其在终端市场的作用；并能有效控制POP运输费用，使各个BU承担合理的POP运输费用。3. 职责和任务与本流程各相关人员的职责，任务描述如下：l POP管理人 根据申请安排出库，入库事项。 定期将库存情况传递给相关人员，并定期盘点库存。l 各个产品线 对于本产品线POP的制作，派发，POP的运输费用分配统筹规划。l 仓库 根据由POP管理人所下的出（入）库单，安排货物派发。 合理管理摆放POP4. 条款和定义l POP：是指商业销售中的一种促销工具，主要通过海报，彩页，吊牌，小册子等表现形式，是可以将公司信息，产品信息传递给相关人员的载体。POP根据来源不同，一般分为3类：（1）：Company POP:是由公司制作，一般指公司宣传彩页，公司宣传册，渠道快讯等。（2）：Vendor POP:一般是指我们合作的厂商制作并配发给我们的产品宣传彩页，产品小册子，海报等。（3）：Program POP:即市场部产品线因为配合某个市场活动特别需要而制作的海报，彩页等。l POP管理员：由市场经理指派，负责POP出库，入库事项安排，库存报表整理发送，POP运输费用分析的人员。 5. 工作程序 (流程) / 工作步骤 (制度)1.入库流程 各个产品线或者市场部根据需要制作了POP或者向厂商申请POP支持，填写入库申请表，通过邮件形式发给POP管理人员 如果申请入库的是新物资，则由POP管理人员给新物资编号，编号后打印入库申请表，同时编写入库编号，请各个产品线签字确认后，传给仓库 仓库在收到入库单后，接收货物，并合理安置物资，同时送两份样本到市场部给POP管理人员。（若物资为有价值礼品，则先由POP管理人员发给出样申请后再送样） POP管理员收到样本后，将一份转给相关产品线，另一份归档案入案 POP管理员根据入库，出库情况，每日更新库存报表，并定期发给相关人员，以便相关人员随时掌握物资库存以及发放情况。2.出库流程 各PMK或相关销售人员填写出库申请表，申请POP，以邮件形式发给POP管理人员。 POP管理人员在收到出库申请后，给每张出库申请单编写出库编号，同时与库存报表确认，是否有物资可供申请，确认后打印出库申请表，请PMK签字确认 若申请物资为有价值礼品或者需要使用空运，则在PMK签字确认后，请市场部经理签字确认， 将出库申请表传给仓库，请仓库安排出库。 仓库在安排出库后，将情况反馈给POP管理人员。 POP管理员据此与申请人沟通，同时更新库存报表，将更新后的库存报表发给相关人员。6. 基本原则l 配合活动需要的Program POP,在综合测评成本和时间后，一般建议由我们的Agency 进行有计划的派发，避免仓库因出货忙季，延误POP的派发等。l 一般的宣传物资，如海报，单页等经过PMK的确认即可，若有高价值的礼品类的出库，需要经过市场部经理的签字确认。l 所有空运需求必须得到市场经理的批准l 各个PMK对于新物资必须进行第一次主动派发，可以依据客户分布情况，或者销售分布情况等等。l 仓库定期提供POP运输费用明细给POP管理人员，POP管理人根据每个BU的情况分析，发送相关人员，便于费用控制。并建立考核机制。7. 相关文档 附表9 POP出（入）库单 附表10 市场物资库存表 8. 流程图ABSH9002管理流程（发布日期：2006年12月01日）1. 适用范围本流程适用于市场部内部购买活动。2. 建立目的规范市场活动内部购买行为，确保购买，付款过程的衔接与顺畅3. 职责和任务与本流程各相关人员的职责，任务描述如下：l PMK 根据市场活动需要，确定需要内部购买的货物，并按要求请销售下单，提供市场活动费用确认单。l 财务部 根据市场活动费用确认单，请信控部放单，并根据市场活动费用单上所确认的费用直接扣除费用。l 市场部经理 审批市场活动费用确认单。4. 条款和定义l SH9002：是市场部专用的，在公司各产品线间进行内部购买时使用的Account5. 工作程序 (流程) / 工作步骤 (制度)SH9002内部购买流程5.1. PMK确认program和budget已经得到批准5.2. PMK根据市场活动需要，确认所需要内部采购的货物名称和数量，请销售下单。5.3. 销售下单后，各个产品线填写市场活动费用确认单，在费用单上注明市场活动编号，预算编号，以及销售单号，同时请市场部经理签字确认。5.4. 市场部经理在费用确认单上签字确认后，各个产品线将费用确认单转给财务部，请财务部签字确认。5.5. 财务部确认费用确认单后，请信控部放单，并直接记入费用科目。5.6. 各个