3档案管理制度＊.doc

档案管理制度第一条为了使本所档案管理工作规范化、制度化、科学化，提高卫生行政管理工作的效率和质量，结合本所实际制订本制度。第二条行政办公室负责本所档案管理工作。配备专用档案室及档案管理人员，做好各类档案的整理归档及日常管理。第三条归档范围1、综合类档案归档（1）所党、政、工、团在管理工作中形成的有保存、利用价值的文件材料，主要有：各种会议记录、机构变动、工资福利、干部任免、各类奖惩、职工名册、工作计划、总结、请示、报告、简报、信息等；（2）有关部门关于工作的指示、规定、有关通知；（3）监督、采样，检测动态情况报表；（4）设备仪器档案：设备仪器的图纸和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性凭证性文件材料，设备仪器的运行维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料，设备仪器论证申请报告，上级或领导的批复，验收报告、订购文件合同、订货卡。（5）会计档案：财务部门根据财政部、国家档案局联合颁布发的会计档案管理办法收集、整理在经济管理和会计核算一系列活动中产生的会计凭证、帐簿和报表等。2、业务档案食品、化妆品卫生监督业务档案包括：经常性卫生监督档案、现场监督检测采样档案、卫生监督行政处罚档案、卫生许可审核档案。3、声像实物档案（1）在卫生监督活动中形成的有保存价值的各种重要会议活动（含外事活动）声像材料；（2）监督执法、重大事件、事故处理的声像材料；（3）获得上级部门颁发的锦旗、奖状、证书；（4）在与有关单位进行交流、协作等活动中收到的礼品、纪念品；（5）已废止的印章、印鉴。第四条档案的整理与归档1、综合类档案的整理与归档综合类档案的文件材料必须完整、齐全，一个问题一件事情交代清楚，有始有终，有请示、有批复。跨年度的文件材料等办理完毕后归档。文书处理程序必须完备，符合要求，有签署、有印章，按时向档案室移交。2、业务档案的整理与归档（1） 档案案卷采用一户一档、一事一档、一案一档的方法整理；（2） 案卷内资料可按时间顺序、先综合后分类等方法排列，并可按页或件标号用档案袋的保管形式；（3） 依据案卷内资料的规格和形状选择统一的档案袋或盒，每个档案袋或档案盒内应填写卷内目录和备考表，进行登记编号，袋装档案可不装订；（4） 各类归档文件材料应做到纸质优良，书写用纸规范，签署完备，装订整齐美观。整理成卷的档案应当移交档案室归档，做好交接登记。3、声像实物档案的归档声像实物档案必须图像清晰、声音清楚、实物完整，并加以必要的文字说明。归档的材料必须是原版、原件，按时向档案室移交。第五条档案的保管和利用1、档案保管（1）档案室必须配有专用档案库房，档案库房应具备防火、防光、防盗、防潮、防高温、防尘、防虫、防有害气体等安全防护措施。各业务科室应当有专人专柜保管档案。（2）对破损档案要及时修补、复制，应定期做好档案的鉴定、销毁工作。各类卫生监督档案的鉴定销毁需经党政领导审核，统一编制销毁清册，存档案室备案。2、档案保管期限（1）综合类档案和声像实物档案根据其保存和利用的价值，保管期限为永久、长期、短期三类；（2）卫生监督行政处罚档案和建筑设计卫生审核档案的保管期限为五年；（3）卫生许可审核档案的保存期限为定期，以申请单位的有效期为准，一般在申请单位歇业满两年后，即可销毁；（4）经常性卫生监督档案、现场监督检测、采样档案的期限为2年。3、档案借阅管理（1）建立档案查阅登记制度。外单位查阅档案须持有单位介绍信经所领导批准后查阅。本单位职工查阅重要档案须经所领导批准。查阅档案过程中严格执行登记、签收、点校、注销制度，如发现退还的文件有缺少时要及时查找，问清去向，防止遗失。（2）档案内容未经所领导或档案管理人员的允许不得擅自翻印、复制，密级材料一律不得复印。第六条卫生监督档案归档前期材料质量要求1、收文（1） 每件收文均须有收文单，收文号；（2） 收文单上的字迹必须用钢笔书写；（3） 正文提及的附件必须同时归档；（4） 来文要求上报的材料，应加盖公章后与来文一并归档；（5） 凡要求传阅的文件，传阅者必须签署全名并注明签署日期。2、发文（1）原稿及文稿中拟稿、核稿、会稿、签发、校对、打印等用钢笔书写；（2）原稿及文稿中拟稿、核稿、会稿、签发、