记录控制程序.doc

广 州 市 亚 强 电 子 科 技 有 限 公 司YAQIANG（GUANGZHOU）ELECTRONICS TECHNOLOGY CO.,LTD文件编号QA-QP-001版 本程 序 文 件修订码生效日期文件记录控制程序页 码10 / 10广州市亚强电子科技有限公司 YAQIANG（GUANGZHOU）ELECTRONICS TECHNOLOGY CO.,LTD 文 件 名 称： 文件记录控制程序 制定人（签名）/日期： 审核人（签名）/日期： 核准人（签名）/日期： 机密等级：普通文件 机密文件 文件编号： 版本/版次： 生效日期： 本文件盖红色“受控文件”印章，随时保持最新版本；未经总经理批准，不得外借、复印或用于其他目的。 文件发行印章: 修订页修订码修订内容修订确认修订日期本文件盖红色“受控文件”印章，随时保持最新版本；未经总经理批准，不得外借、复印或用于其他目的。文件发行印章分发编号：1.0 目的对与质量管理体系有关的文件和记录进行规定和控制，确保公司相关场所使用的文件和记录为有效版本,以提供对质量管理体系有效运行和产品符合要求的证据。2.0 适用范围适用于与管理体系有关的文件和记录控制,证明产品符合要求和质量管理体系有效运行及顾客规定的记录的控制。3.0 定义3.1 受控文件：受更改和分发控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有红色“文件发行（受控文件）”识别印章。3.2 非受控文件：不受更改控制，分发时是最新版本，修订后不再另行分发，盖红色“仅供参考”印章。3.3 外来文件：来自公司外部的与质量管理有关的文件，如客户的产品规格、生产设备附带的说明书及技术资料、国际/国家标准、法令、法规等。3.4 临时文件：正式受控文件确定前需试用的文件，盖有红色“文件发行（临时文件）章”。文件分发至有效期后各部门自行作废处理。文件分发做文件分发记录不必做文件回收记录。4.0 职责4.1 总经理负责【质量手册】、【程序文件】、三介文件的批准实施。4.2 管理者代表负责【质量手册】的审核，组织制订【程序文件】及其审核。4.3 各部门负责本部门工作管理规范、产品作业指导书等工作及技术文件的制订与审核，指定本部门相关人员编制及保管相关文件与记录。4.4 综合部负责一阶、二阶、三阶文件的分发、回收及销毁，文件正本及电子档的保存。外来文件文件记录编制5.0 流程图文件确认审批NG登录分发修订回收作废文件处理6.0 作业程序6.1 文件编制6.1.1 文件编制要求文件需制订时，由制定部门进行文件制订作业。经原制定部门负责人审核，并组织相关部门负责人会签确认填写文件申请单，经核准由综合部发行、存档。6.1.2 文件格式6.1.2.1 手册、程序、工作文件等按本【程序文件】格式；设备操作规范按本【程序文件】格式，但需在每页最下方增加“制订”、“审核”及“批准”的签字栏；6.1.2.1.1 产品作业指导书、工艺流程图、QC工程图等技术文件按实际需要确定格式。6.1.3 文件编号规则：6.1.3.1 质量手册编号规则：6.1.3.2 QM-（表示相同文件类别的序列号从001开始）如下图：6.1.3.3 程序文件编号规则，如下图：文件版次用AZ表示，在文件“版次”栏注明；6.1.3.4 工作文件的文件编号规则:如下图：三阶工作文件（如检验规范、检验标准、作业指导书）；部门流水号表示部门相同文件类别或产品类别的序列号；文件版次用AZ表示，在文件“版次”栏注明；6.1.3.5 外来文件的文件编号规则:6.1.3.6 表单编号规则:6.1.4 部门代码：部门名称部门代码英文全称部门名称部门代码英文全称品质部QAQuality Assurance仓库STSTORE采购部PDPurchasingDept工程部EDEngineeringDepartment行政部ADAdmin.Department生产部MDManufacturing Department销售部SDSalesDeparment财务部FDFinancialDepartment综合部CDComprehensive Department6.1.5 文件类别代码：文件类别：文件的类别分为三阶，分别表示如下：一阶文件：品质手册QM(QualityManual)；二阶文件：程序书QP(Quality Procedure)三阶文件：作业指导WI(WorkInstruction)三阶文件：检验标准TM（TestMethod）质量记录：QR (Quality Records)6.2 文件审批6.2.1 【质量手册】由管理者代表编制，总经理批准实施。6.2.2 【程序文件】由管理者代表组织各部门拟定、文件会审，并将结果记录予文件会审表中，管理者代表审核，总经理批准实施。6.2.3 工作管理规范、产品作业指导书、设备操作规范、工艺流程图等工作文件及技术文件由相关部门人员拟定，部门负责人审批，部门最高主管批准实施。6.2.4 外来文件的确认与审批：6.2.4.1 客户提供的外来文件由销售部接收，相关部门确认，销售主管审批；6.2.4.2 产品相关的国际/国家标准、法令法规、技术规范由品质部收集，生产设备、检测设备的说明书由工程部收集，部门负责人审核，管理者代表批准；6.2.4.3 其他外来文件由与其相关对口的部门接收，部门负责人确认批准。6.2.5 记录填写与审核6.2.5.1 确保每一作业活动完成后，按要求填写记录，记录内容应清楚、真实、易读。6.2.5.2 质量记录更改时，更改人员应在更改处划（双斜线）并签名及注明修改日期。6.2.5.3 质量记录填写后，应由相应人员审核并正式签名。6.3 文件登录、分发6.3.1 综合部接收文件后，检查文件格式、文件编号及内容是否正确规范。无误则记录于文件总览表中，在备注栏注明与接收文件一致的文件电子档在文控中心电脑中的保存位置。6.3.2 受控文件分发时，二阶文件可发行电子档给相关部门，三阶文件必须发行纸档，且复印件需在每页文件的右上角加盖红色“文件发行（受控文件）”印章，原件在文件后面加盖红色“文件发行（受控文件）”印章，各部门接收文件（包括电子档及纸档）时应于文件分发/回收记录表中签收。6.3.3 产品相关的国家/国际标准、法令法规、技术规范及生产设备、检测设备说明书等外来文件，经确认审批后，原件由文控中心登记保存。需要分发时，在复印件封面加盖红色“外来文件”印章进行分发。6.3.4 客户提供产品规格图纸、产品要求等外来文件，经确认审批后转综合部登记保存。6.3.5 受控文件或资料需发放到公司外部时，由相关部门填写文件申请单，经管理代表批准后，由综合部复印副本并加盖蓝色“仅供参考”印章发放。6.3.6 文件因破损、缺页等不能使用或丢失时，各部门不得自行复印文件，必须填写文件申请单，经部门负责人审核，由管理者代表批准后，由综合部补发或换取新文件（文件以旧换新时必须将旧版文件收回）。6.3.7 对于需分发的记录，各部门接收时应于文件分发/回收记录表中签名6.4 文件修订、废止6.4.1 如文件不符合实际或不适用时，相关人员必须在文件首页写明修订内容（对重要的技术文件更改时，必须写明详细的修改内容），并且填写文件修改申请单，更改后的文件须按6.2进行再审批。6.4.2 修订后的电子文档需传回综合部保存，修改的内容必须用下划线进行标识，综合部保存文件更改记录，并将更改后的文件按规定重新发放。废止文件由综合部全部收回并销毁，原稿文件盖作废章，并在文件总览表删除此份文件目录。6.4.3 手动修改文件必须在文件上签名并注明修改日期，手动修改文件后必须填写文件更改申请单并在3天内重新发行。6.4.4 外来受控文件更改或换版时，对应职能部门追踪并识别其修订内容。但公司不负责文件修订，仅作版本状态的登录及新版本取得后之更新。6.5 文件回收6.5.1 受控文件如更改或换版时，综合部必须回收各部门的旧版文件，并且以旧版更换新版的方式进行回收，回收文件时必须要求各部门负责人进行签收字确认。6.5.2 回收后的旧版文件由文控中心统一销毁，如需保留部分作废文件供参考时，应于作废文件每页加盖“作废”印章予以识别，并将作废文件正本封面加盖“作废”印后分类保存。文件正本由综合部识别后继续保存。6.6 记录保存6.6.1 质量记录保存于适宜场所，避免损坏、变质、丢失。6.6.2 传真式记录为热敏纸时应及时复印保存，以免时间长后不易识别。6.6.3 质量记录保存期限为两年，客户有要求时以客户要求。 6.6.4 内/外部体系评审、管理评审报告及有害物质管理质量记录保存三年。6.6.5 外协供应商提供的质量记录及客户质量投诉由品质部保存。6.6.6 所有记录超出保存期时，由保存部门进行销毁6.7 文件管理6.7.1 各部门应指定专人管理各类文件，确保文件处于可随时调阅状态。6.7.2 文件使用者不得在受控文件上乱涂画，拆页使用，确保文件清晰完整。6.7.3 相关人员须借阅文件时，应填写文件借阅申请单，经原文件所在部门负责人同意填文件借阅登记表后方可借阅（技术资料由各部门拉长以上人员方可借阅），并于限定日期内归还借阅文件。6.8 质量记录控制6.8.1 对于公司【程序文件】及第三级文件要求的记录表单，由文件编制人员制订相应表单。6.8.2 质量记录表单连同所属文件送审，并到综合部统一编号才可生效，如需修改时，由编