合同档案管理制度.doc

合同档案管理制度第一章 目 的第一条 为更好地管理公司各类档案资料，明确档案管理部门的职责和工作流程，理清档案流转过程中的工作手续，规定档案管理中的人员权限和调档权限；同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行为，协调档案管理中的问题和矛盾；进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识，特订立本管理制度。第二章 适用范围第二条 适用公司所有档案管理与员工。第三章 档案管理基本规定第三条 档案分类和内容：（一）技术档案：包括 以 为代码。（二）销售部档案：包括 以 为代码。（三）行政人事档案包括：包括 以 为代码。（四）财务档案包括：包括 以 为代码。（五）公司电子档案：包括 以 为代码。（六）机密档案: 包括 以 为代码（七）其它档案: 包括 以 为代码 注： 类 别 日期 识别码 密级第四条 档案的编制和要求（一）档案编制方式：档案要素包括档案的类别、年限、属性、密级和正文（如无法确认属性要素的，由管理人员列入其他类档案区别管理，），档案转入时，管理员有权要求成档人员确认档案现状。档案入库，管理员应进行识别并列入目录。（二）如编制机密档案，应识别密级和机要部分的属性，以确定妥善的保管方式；机密档案在取得的同时应注明相关作者和涉密人员的姓名，以及有权使用人员的名单、岗位和权限。（四）档案目录是档案查找的索引和工具，目录由标题、编码、页码、密级和保存年限组成，置于档案首页，以便查找。（五）如需调阅相关档案，必须事先联系并取得授权。第五条 档案的密级：（一）公司机密档案分成三级：秘密、机密和绝密，编码分别由1、2、3代表，不加密为0，解密后在原密级后加0。经授权的员工可使用秘密级档案；经总经理授权后的员工可调用机密级档案；绝密级档案由总经理亲自使用或与授权人员一起使用，总经理不在场时须报总经理同意并进行实时监控。（二）经公司解密后的档案，纳入一般档案管理。第六条 档案存放管理交接原则 （一）档案按照年度建立，每年度为一卷，统一的年度编码在卷首标明，并在档案封面上注明。 （二）凡交接档案，要求：先交验档案目录；再抽样验收档案总量的50%，各类比例相当，查验有否短缺、伪造、标注不明等；再抽取30%的档案作为流动样本，验收是否符合工作流程（查流转记录或模拟流转）。档案接转时，双方应约定最后签字交接的时间，一般为五个工作日（供接收方查对和交接方介绍的时间）。第七条 档案的存、撤、销、并、分规定和流程（一）档案封存，由管理员接收时确定封存档案的价值和属性，进而编码、编目，纳入档案库；（二）档案撤销，由管理员向相关部门联系并取得撤档批示，在目录上标注撤档时间，记入撤档子目，封存六个月后自动销毁；（三）档案销毁，由管理员备案后，按时销毁，销毁时有两人以上在场实时监控；（四）档案合并，由管理员根据档案的相关性和同类性进行合并，合并后在原目录和档案库里注明合并后的档案编码、类别、子目及案卷；（五）档案分立，根据档案的不同属性和互异性分立，分立后在原目录和档案库里注明分立后的档案编码、类别、子目及案卷。（六） 档案被其他人员借用或调阅后，管理员应及时索取并按原途径归档，除按规定记录使用情况外，还应对档案的完整性、真实性作检查，并按事实记录。（七） 如档案不符合封存要求或借用前后有异，管理员应陈述理由并查明原因，及时提出要求或采取工作措施，以确保档案完整、安全。（八） 档案调阅，由要求调阅人将相关人员授权证明或本岗位工作需要的证明交给管理员，由管理员要根据所需调阅的档案的密级程度配合调阅。调阅不同于借用，如需借用，借用人需按规定填写档案资料借用单，同时对所借用的资料的安全性和完整性负责。调阅必须于当天交还，借用可约定日期，超过约定日期需重新检验档案的真实完整性。（九） 档案使用后回收，是档案管理的一个重要环节。管理员要及时验证档案的使用后状态，并对此作好记录。如发现异常情况，向使用人询问并作好相关的措施，以保护档案的安全。（十）如加密的档案使用后未及时交还，使用人要给出书面的说明，如有共同使用人，应给出证明。如有泄露，权限审批人负同等责任。（十一） 档案限密原则：由档案制作部门和人员根据档案的属性来进行限密，也可由公司领导对档案进行临时限密，管理员也可根据档案的性质进行限密，所有已限密的档案都必须有相关密级的标识，同时采取相应的保密措施。（十二） 档案保存失去其价值，由管理员根据销毁档案的程序，报批后销毁。销毁时要有两人以上在场，互相做出证明并在档案卡上签名，未解密的档案一般不销毁，如有必要，则由相关权限的人员自行销毁。第四章 公司机密档案管理的要则和流程第一条机密档案的定义和内容按有关规定执行。管理要求特别严格，有明确的涉密规定、权限和手续，严格执行机密档案管理规定。第二条档案编制要求定期存盘，定期检验，定期汇总并移交封存。交接时要求有两人以上监交。对有限密规定和技术含量的必须有一人以上具有相关技术能力的员工或专家进行技术鉴定。第三条档案管理中，定期进行汇总和会审。会审时严格执行限密规定，无权限人员不能全部阅读资料，局部阅读人员要求在解职后履行两年以上的保密和不竞争义务。第四条机密档案和卷宗在封存保管理期间由管理员负责保密和管理，其他无关或无相关权限的人员不能对其实行任何意义上的阅借档案要求。第五条档案解密和销毁时必须有两人以上在场，并互相给出证明。第六条流程：机密档案成形封存档案加密并规定相关权限和限密规定定期检查封存档案的安全如需使用，验看相关手续和人员的权限规定机密档案限制使用并确保两人以上在场，公司内使用必须在档案管理员的要求地点使用，同时在规定时间内归还，最迟不超过下班时间借用并外出使用，具备相关权限方可行使借用权，同时