出差管理规定(B2).doc

九 牧 集 团 有 限 公 司管 理 规 定文件名称： 出差管理规定 文件编号： GD0500080000 版 次： B/2 发行日期： 受控状态： 分发号： 核准： 审查： 确认： 编制： 九牧集团有限公司标题：出差管理规定文件编号GD0500080000页 次1/10修订记录修订日期版次页次修订内容修订者201010222011.04.272011.07.15B/0B/1B/21-91-94页6页7页8-9页9-10页换版1、根据集团发展的需要，内容及报销标准进行修订2、销差工作的改变，明确出差性质的都需填写出差工作报告。3、因集团文件格式统一，本规定格式全面变更1、 公出流程修改2、 “6.1.9出差人员应按考勤管理规定进行考勤的异常处理”后面增加“（或部门、中心考勤负责人员协助提单，进行考勤异常处理）”3、“6.1.12.1.1 给定标准、据实报销、超标自负，在出差回到公司七个工作日内报销(节假日顺延)，”增加“如有通信费报销的可以在回公司次月7日之前报销。”4、“6.1.12.2差旅费费用报销标准：”中的D点，（1）点“集团9职等（含）以上人员出差，”修改为“集团9职等（不含）以上人员出差”；（6）点“20元以内的可以不特别提供发票”删除5、“6.2 公出管理：”的内容进行调整，公出申请报告单调整为公出申请单。6、出差费用报销标准 “以上伙食补贴可直接记入出差费用，不需要特别提供用餐发票；在出差乘坐长途工具途中的餐费，依照始发站的餐补标准支给”修改为“以上报销除乘车夜间补贴外都必须提供发票报销” 。王海明林丁福黄秋英会 签 记 录会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期营销中心财务中心经营管理部表单编号：FM GD04000101 Rev.01九牧集团有限公司标题：出差管理规定文件编号GD0500080000页 次11/101 目的：为确保公司各级员工公务性出差、公出有据可依，规范出差、公出人员各项手续办理与费用报销事宜，特制定本规定。2 范围：本规定适用于集团各部门（事业部）、各子公司。3 定义：3.1 出差：指因公司业务需要，需要离开公司一天以上（需外宿）的。3.1.1 按工作性质分为辅导协作出差（到协作单位进行辅导）、专案性出差（即需解决某项问题或参访、培训等）。3.1.2 驻外人员在驻地正常工作时，视为正常出勤。离开驻地1日以上(含回公司述职、培训)视为出差。离开办公地点，出外办公当日可往返者视为公出。3.2 公出：指因公司业务需要，离开公司工作，当日可返回的。 3.3 作业项目费：指在进行作业时，必须支付的针对本项作业所支出的，如购货款、交际费等，须特别进行说明。4 权责：4.1出差权责：4.1.1 出差人员：负责出差申请、工作交接（职务授权代理）、提交相关报告单到文员处保管、出差、销差。4.1.2 权责主管：负责相关报告单的审批及相关特殊情况的处理。4.1.3 财务部门：负责预借款及相关费用报销。4.1.4 人力资源单位：负责考勤管理。4.2 公出权责： 4.2.1 公出人员：负责公出申请、公出、延时申请及销单。 4.2.2 权责主管：负责相关单据的审批及相关特殊情况的处理 4.2.3 保安门岗：负责公出人员出厂、回厂的确认。 4.2.4人力资源部门：负责考勤管理。 4.2.5 财务部门：负责相关费用的报销。5 流程：5.1 出差流程出差人员 权责主管 财务部门 人力资源作业说明NYNNYY1.出差申请2.审批6.文员保管出差申请报告单7.出差4.预借款8-1.同意10.填写报告单11.审批5.工作交接9.考勤管理3.是否需要借款8.中途行程改变？12.费用报销1.出差人员提交出差申请报告单，同时在系统上提交出差申请，紧急出差的先口头汇报分管领导。2.权责主管审批，通过后出差，不通过则不能出差。3.审批通过，出差人员判断是否需要预借款。4.需借款的，按财务付款及报销管理规定进行预借款5.出差申请被批准后，事先确认其职务代理人，做好书面工作交接，并知会职务代理人签认，方可出差。副经理级（含）以上主管出差，还应填写授权书。6.申请人把已经签准的出差申请报告单存放于文员处，以便核查考勤。7.申请人依计划出差，执行出差任务与工作。8.出差中途临时若有原因需改变出差行程计划的，需向权责主管口头申请。8-1.出差行程的改变申请由权责主管同意后，方可按变更的行程执行出差任务。若不同意，则按原计划执行。9.出差完成后，对于有异常的考勤，应进行异常考勤处理。10.出差结束，出差人员需填写出差效益总结表和完成出差申请报告单的实际行程部分。11.出差报告呈权责主管审批。副总监（含）级以上的出差效益总结表存放经营管理部.其它人员的报告交分管领导安排存查或追踪。12填写费用报销明细表，依照相关的会计核算管理要求办理报销。 5.2 公出流程公出人员 权责主管 保安门岗 人力资源单位 财务作业说明YN2.核准3.门岗放行4.公出6.同意7.回厂1.系统提申请8.考勤管理9.费用报销5.延时回厂？1.人员公出时需在系统上提交公出申请单。若紧急公出的应先口头向权责主管领导申请。2.权责主管核准，通过则公出，不通过则不充许公出。3.公出人员出公司时，需把九牧集团人员放行条交给当班保安确认。4.公出人员公出，执行公出任务。5.判断下班前是否能回厂。6下班前不能回厂的需经权责主管同意。7.公出任务处理后回厂。8.若有变化导致的考勤异常，依考勤相关要求进行处理。9.若有公出费用报销，系统打印公出申请单，权责主管签字，按费用报销的相关要求办理。6. 内容：6.1 出差管理6.1.1 出差申请：6.1.1.1 出差申请手续的办理：出差人员应依实际情况填写【附件一】出差申请报告单，同时在系统上提交出差申请以便考勤管理。填写人应详细填写表单中列明的事项，依核决权限表呈报审批，7职等及以上人员出差总裁核准后方可出差。多人同时到同一地点出差且报销的费用归属同一部门，可以只填写一张【附件一】出差申请报告单，填上同行人即可。若多人同时到同一地点出差，但是费用归属不同部门，需要依据不同的部门各自填写。6.1.1.2因事务紧急，属紧急出差的，可先口头报备分管领导同意，但在出差返厂后2 个工作日内应立即补办相关手续。6.1.1.3出差人员需在OA上提交机票预定信息，并注明出差来回的航班预定信息，依权限核决表审批后抄送给集团机票预订员统一预定，再分摊费用至申请部门。6.1.1.4集团副总裁（含）以上人员的出差申请、行程安排、派车安排、机票预定、住宿安排（省内出差期间）、费用报销等事务性工作由总裁办负责办理，其差旅费用由出差事项性质归属到相应部门。6.1.1.5出差人员应参照费用报销标准事先做好费用预算。超出日常费用补贴范围的，应在费用申请单中注明原因。费用预算应尽量合理、准确，最终报销总金额一般不得超过预算金额的20%（特殊情况除外）。6.1.2出差审批：填写的【附件一】出差申请报告单需呈权责主管审批，具体依九牧集团管理权限分配表执行， 7职等及以上人员出差由总裁核准。审批通过，则进行出差，审批不通过，则不允许私自出差。6.1.3预借款的判断：出差审批通过后，出差人对于需预借款的，按付款及报销管理规定向财务中心申请借款，借款金额不得超过费用预算金额。对于不需预借款的，则直接进行工作交接。6.1.4预借款：财务单位接收到出差人的预借款申请后，按付款及报销管理规定进行预借款处理。6.1.5工作交接：所有人员在出差申请被批准后，应事先根据职务代理人管理规定确认其职务代理人，并做好工作交接后方可出差。副经理级（含）以上主管出差，应按职务代理人管理规定规定填写授权书，以保证日常事务处理及文件的正常签核。6.1.6出差申请单的保管：出差时间视为正常出勤。申请人把已经签准的【附件一】出差申请报告单存放于中心（或部门）文员处，由文员统一保管以便核查考勤。6.1.7出差：6.1.7.1出差人员依出差申请的计划时间与工作内容进行出差，处理出差的相关工作及任务。出差中，出差人不应随意改变出差的行程计划。6.1.7.2员工出差，个人形象代表公司形象，对于个人之服装仪容，言行举止及其它待人、处事、接物相关事项，应遵礼仪规范，妥为注意，以塑造公司良好形象。6.1.8出差中途行程的改变：6.1.8.1出差中途，若有临时或特殊原因，需变更出差行程或计划的，出差人应向权责主管进行口头申请，得到同意后，方可按变更后的行程与计划进行出差。若不同意，则按原出差计划执行出差。6.1.8.2出差人员私自更改行程的差旅费不予报销，考勤不予核算，且给予相应处罚。6.1.9出差考勤管理：人资负责出差人员的考勤制管理。对于中途行程或计划时间有改变的，出差人员应按考勤管理规定进行考勤的异常处理（或部门、中心考勤负责人员协助提单，进行考勤异常处理），未及时补卡而导致统计中无记录的人员，薪资核算出错由本人负责。若出差计划或行程无变化，考勤则依正常处理流程处理。6.1.10 销差6.1.10.1 出差结束后三个工作日内填写表单【附件一】出差申请报告单交所在部门申请销差，逐级审核后，呈分管领导确认；副总（监）级（含）以上的【附件一】出差申请报告单要呈总裁确认。6.1.10.2出差人员出差结束后，需于五个工作日内填写【附件二】出差效益总结表，如果报告内容较多，可以另行以附件形式提交。呈签流程和【附件一】出差申请报告单一致。6.1.10.3 【附件一】出差申请报告单、【附件二】出差效益总结表确认完毕，副总（监）级（含）以上的报告，审批完由各副总裁文秘交经营管理部存查并追踪相关遗留或改善事项，其它人员的报告交分管领导安排存查或追踪。6.1.10.4 【附件一】出差申请报告单、【附件二】出差效益总结表同时签核完毕后，复印【附件一】出差申请报告单，填写【附件三】费用报销明细表，附上相关票据，依照相关的会计核算管理办法办理报销。6.1.10.5 节假日期间出差，销差后可按考勤管理规定进行调休申请，上级主管可根据工作任务情况进行批示，经上级主管签准后才能补休。6.1.11销差审批：权责主管对出差人员填写的【附件二】出差效益总结表进行审批。出差人员应清楚报告出差的起始时间、工作事项、取得效果或请示、建议、追踪等事项。权责主管应根据出差工作报告，做相应的回应或工作指示。6.1.12费用报销：6.1.12.1差旅费报销原则：6.1.12.1.1 给定标准、据实报销、超标自负，在出差回到公司七个工作日内报销(节假日顺延)，如有通信费报销的可以在回公司次月7日之前报销。6.1.12.1.2 出差：报销时必须附上【附件一】出差申请报告单作为附件，审核人员必须审核【附件一】出差申请报告单中权责主管的审核、核准意见，未见核准的不予报销。6.1.12.2 差旅费费用报销标准：报销标准参阅【附件四】出差费用报销标准，费用包括：交通费、住宿费、通信费、交际费、礼品费、其它杂费等。副总裁（含）以上级别人员的费用由总裁办统一处理，一般是据实报销，其他人员的费用标准具体规定如下：A、交通费： （1） 集团9职等（含）以上人员出差，可根据行程自行选择最佳的交通工具和路线，但飞机应控制在经济舱标准，所有与工作相关的交通费用实报实销。省内出差，应尽可能的由公司派车或自行乘车。（2） 9职等（不含）以下人员出差，跨省行程1000KM以上，可以乘坐飞机；500KM以上、1000KM以下（或连续乘车时间8小时以上），可以乘坐火车（空调硬卧标准），有动车的可以乘坐动车；500KM以下考虑时间与通讯方式，灵活安排。省内出差，视情况由公司派车或自行乘车。（3） 按上述规定不能乘坐飞机的人员，若遇特殊或者紧急情况，经分管副总裁特批，可以乘坐飞机。 （4） 出差时，因搭乘长途交通工具，且在车上过夜者（23：00-5：00），给予50元/人/天的夜间补贴，补贴不需发票。（5） 出差期间市内交通费，应在公司规定的标准内，超额部分不予报销。因实际需要而超出规定标准时，应事前请示相关主管（经理级以上），但报销总金额不得超过标准的50%，同时应在【附件一】出差申请报告单中说明超标原因并经签准。 （6） 不按出差指定路线出行，无关票据及费用不予报销。所有交通费用以微机售票为主，若为定额票据，应在票据背面注明起始地、经手人及实际金额。 （7） 与高管（副总监级（含）以上）同行，经高管同意，可比照高管的交通费用标准乘交通工具，应在【附件一】出差申请报告单中说明超标原因并经签准。 B、住宿费：（1）10-12职等人员，住宿费用实报实销，但最高标准一般不突破900元/晚（四星级标准）。（2）在规定范围内，取得合法凭证，按票据实数支给。未取得合法凭证或凭证丢失者，需有支付证明呈报权责主管核准后方可报销。（3）出差地点有公司（含子公司或驻外办事机构）签约酒店/宾馆或备有宿舍者，以优先住宿签约酒店/宾馆或宿舍为原则。（4）出差住宿有接受免费招待者，不得报支住宿费。（5）业务人员在派驻地由公司提供住宿者，不得报支住宿费。（6）陪同贵宾住宿者，若超过规定时，须事先提出说明，经出差核准主管同意。报销时，应在【附件一】出差申请报告单中说明超标原因并经签准后，照实报销。（7）因消费水平或特殊情况确需超标准住宿者，须事前经权责主管同意，报销时应在【附件一】出差申请报告单中说明超标原因并经签准，方可照实报销。（8）与高管同行，经高管同意，可比照高管标准同住，报销时应在【附件一】出差申请报告单中说明超标原因并经签准后予以报销。（9） 9职等（含）以下同性两人同行时，以同住一个标准间为宜，报销标准可上浮30%，计算公式：单人标准*130%。 C、通信费：配备移动电话人员出差，期间因公话费、长途漫游费可给予报销，应提供话费清单。 D、伙食补贴：（1）集团9职等（不含）以上人员出差，餐费实报实销，但非交际用餐的最高标准一般不超过200元/天；其它人员按照【附件四】出差费用报销标准报销。 （2）出差时接受招待或宴客者，不得另外报销接受招待当餐的餐费。 （3）在出差乘座长途交通工具途中的餐费，依据始发站城市的餐补标准支给。 （4）餐费报支参照【附件四】出差费用报销标准报销，超出部分由个人自行负担。（5）公出餐费标准为：9职等（不含）以下20元/餐，9职等（含）以上30元/餐（早餐不予补贴），超出部分自行负担，公出员工在下午18：15之前回到公司的，不给予晚餐补贴。 （6）以上相关的餐费报销，都需要提供发票报销。E、交际费：（1）出差发生招待费用，每月按部门预估的交际费金额上限执行，每次使用交际费时，按照签准的【附件一】出差申请报告单预算的金额报销。若超过预算，需事另附申请提报权限主管核决后，作为报销单据的附件办理报销。（2）所有招待、宴请及实物赠送，需有请示报告及相关正式票据，同时在请示报告中注明业务发生时间、地点、参与人员及实际开销。 F、其它杂费：（1）凡出差、辅导协作单位时，按法规支付的杂费（不含保险费），如：过路费、过桥费、汽油费，保险费合法凭证实报实销，过路费、汽油费、过桥费只能由司机报销。（2）其它如邮寄费、托运公司物品等费用，可根据相关凭证申请报销。6.1.13其它说明事项：6.1.13.1驻外人员补贴说明：驻外人员（含辅导协作驻外）指被外派在同一城市连续30天（含）以上（如驻外品保人员等），因整体的后勤福利与在公司期间有差异，公司特给予驻外人员一定的驻外补贴，具体补贴标准可以按照相关办事处管理规定或另行方案执行。驻外人员享受该补贴不能再同时享受相应的出差伙食补贴。6.1.13.2 多人同行说明：多人一同出差时，由借款的人员办理报销，尽量避免各报各的。跨部门人员一同出差时，应在出差前，由出差提出的部门事前明确出差费用的归属以及报销问题。6.1.13.3 若为国外出差，任何人员均需经总裁核准，此外还需注意以下事项：