企业标准化信息化需求分析.doc

1 企业标准化信息化需求分析 作为承担军工产品研制的研究所来讲，其标准化工作的内容与民用产品的研制企业存在很多差别，有许多自身的特点。在最大限度的满足军用产品标准化要求，与“在一定范围内获得最佳秩序”、“促进最佳的共同效益”的标准化目标之间，前者显得比后者更为重要。因此军工企业的标准化的信息化需求，必须结合本单位的实际情况进行分析，以保证建成的信息化系统符合使用的需要。 1.1 标准化工作现状分析 在标准化信息化系统建设之前，我所标准化工作的手段和工具非常简陋和落后，在一定程度上影响了标准化工作的开展。主要体现在以下几个方面： a) 设计文件编号仍然采用卡片登记，人工管理，管理效果很差； b) 标准资料仍然采用纸质文本借阅、纸质目录查询，很不方便； c) 标准体系表的编制、标准化知识的宣传缺少工具和手段，难以发挥效果。等等。 这些陈旧的管理手段与今天迅速发展的信息技术极不相称，并且限制了标准化工作发挥对科研生产的促进和服务作用，严重的影响了标准化工作的声誉和自身的发展。 1.2 信息化需求定位 针对标准化工作的现状，对我所标准化信息化的需求进行了综合分析。分析的原则是：在现有的人力物力的基础上，充分发挥标准化信息化的作用。从最需要的做起、从最容易实现的做起；信息化建设的原则是：低起点启动，高目标建设、逐步完善系统功能。 所谓“低起点启动”就是首先解决有无的问题。这主要从两个方面考虑：一是，标准化工作对于一个研究所来讲，相对处于不被重视的地位。在人力资源、物质环境资源的配备、开发经费的投入等等，都不具备一下子建设完善的信息化系统的条件；二是，由于标准化是一门学科，从事标准化活动需要掌握这门学科的知识、理论和方法，要做好标准化信息化建设的需求分析更需要这些知识、理论和方法，因此需要标准化人员亲自进行分析。同时，标准化又涉及到一个单位方方面面工作，这又需要多方相互协调，而这些协调的结果就是制定一系列的企业标准，并以此作为信息化建设的基础，而这些标准又是一个企业在科研生产中不断规范、优化的经验总结。完善这些标准不可能是一蹴而就的。 所谓“高目标建设”就是要以全方位实现企业标准化信息化建设为目标。全方位就是说，不仅仅要实现标准资料查阅、标准化知识宣传的信息化，还要实现产品的标准化管理、企业标准体系建设和获得科研生产过程最佳秩序的信息化。这是标准化管理的高境界，也是标准化信息化建设的高目标。这个高目标的实现是以一系列企业标准为基础的，是与企业标准体系的建立和完善密切相关的。因此要想达到这样的建设目标，必须在“建设使用优化再建设”的过程中，逐步完善系统功能。 1.3 需求分析结果 经过充分的需求调研，对标准化信息化建设的需求进行了分类，以便确定在建设过程中首先实现哪些功能。其中： 最需要的需求包括：标准资料网上查阅、设计文件编号网上申请、制修订企业标准网上征求意见、企业标准体系建立等； 最容易实现的需求有：网上提供标准化法规文件、提供文档编写模板、宣传标准化知识、介绍标准化信息等等。这些需求实现起来很简单，但是对于普及标准化知识和理念、促进企业开展标准化工作，提高标准化工作的效果，有着非常重要的意义，能够起到事半功倍的效果。 高目标建设的功能需求有：产品标准化管理的全面信息化，即逐步实现从设计文件的网上标审、标准件/通用件数据库管理，到生产工艺过程信息化的“无纸化”的设计-生产过程；企业标准体系信息化，建立包括管理标准、工作标准和多种类产品技术标准的，便于体系表维护和使用的企业标准体系的信息化系统。 通过深入的需求分析总结出，标准化的信息化在企业信息化中的位置不是由谁规定好的，而是要看标准化工作在企业中开展的范围和作用，看需求分析深入的程度。如果将标准化的信息化仅局限于网上标准资料查阅、提供法规文件、文档模板、宣传标准化知识等，它仅仅是一般网站，在企业信息化中的作用是非常有限的。如果将产品设计生产过程中的所有标准化环节都实现信息化，将建立和维护企业标准体系实现信息化，那么标准化的信息化将在企业信息化中占很大的比例，并在企业信息化中发挥重要作用。2 标准化信息化系统建设实施方案 2.1 应用系统功能 标准化信息化系统的使用界面采用通常的IE网络用户界面，但是系统的设计功能不仅仅是提供信息查询一类的功能，系统建设的核心是管理功能和过程控制功能，因此标准化信息系统不仅仅是一个网站，而应当是一个实现标准化管理乃至设计生产过程管理的应用信息系统。 标准化信息化系统的应用功能设计化分为：综合信息服务功能、标准资料查阅功能、企业标准体系建立和维护功能、产品标准化管理功能。 2.1.1 综合信息服务 信息服务功能主要包括： a) 提供标准化法规文件； b) 提供技术文件模板； c) 企业标准征求意见； d) 宣传标准化知识； e) 介绍标准化信息。 2.1.2 标准资料查阅 依托标准全文数据库实现标准资料的网上查询。纸质的标准文本是必不可少的，它是洽谈合同和产品质量仲裁的依据。但是对于一个需要使用上千种标准的单位来讲，由于标准的集中管理，且每种标准的馆藏有限，给标准的使用造成了许多不便。网上的标准全文数据库将能够较好的解决这个问题。数据库提供较方便的标准查询功能，标准文本采用PDF格式文件显示。 2.1.3 建立和维护企业标准体系 目前多数单位已经建立了标准体系，编制标准体系表是一件非常费时费力的事情。编制一个企业涉及到管理标准、工作标准和多种类型产品的技术标准的标准体系，其工作量是非常大的。特别是对于不断增加和变换的产品种类，需要执行的相关技术标准非常多，如果分类建立不同种类产品的标准体系，提供给类似的项目使用，将非常有利于项目标准化工作的开展。 当然在建立和完善标准系统的过程中，对于企业中的各项标准在内容上相互联系、且在各自水平上相互一致，这些分析工作是需要人的劳动完成的。企业标准体系的信息化，是与体系本身的不断维护而日趋完善的。软件的功能仅是帮助更方便地记录和修改这些劳动成果，并将这些成果方便地提供给更多的人使用。向上软件将与标准数据库链接，可方便的将标准选入体系表；向下软件将于产品管理功能链接，可以向项目提供类似产品的标准体系表，提高项目的工作效率。 2.1.4 产品标准化管理 产品标准化管理是一个企业标准化工作的核心。一切标准化活动的目的，都是围绕着提高产品质量、增加经济效益、降低劳动消耗为核心展开的，技术标准、管理标准和工作标准的作用最终体现在企业生产经营的这三个最主要的方面。 产品标准化管理软件就是将管理标准作为软件的运行流程，将工作标准作为软件的运行参数和数据。产品标准化管理的信息化就是将企业标准化管理、企业标准体系建设和信息化有机的结合起来。 产品标准化管理软件本身可以作为一个独立的应用系统，系统设计由以下几个功能构成： a) 设计文件编号管理； b) 网上使用标准件/通用件库； c) 网上设计文件标审 d) “无纸化”设计-生产； e) 技术文件自动生成。3 标准是企业信息化建设的灵魂 通过对企业标准化信息化需求的分析和初步的信息化建设的实施，以及对标准化信息化的深入研究，我们可以可观的回答文章开头的问题。对于一个企业来讲，标准化不但示信息化的对象，更是信息化的基础。 曾有所领导向我们提问，“搞信息化建设不是网络连起来、有了网站，就是信息化了，是否考虑好了网上应该运行些什么？”的确，网上应该运行些什么？这是许多单位信息化建设中遇到的共性问题，也是直接反映信息化建设水平和效果的关键。 再聪明的机器或系统也不可能象人一样灵活地处理各种变化的事物，信息化也是如此，它给人们提供的是方便、快捷和超大的信息量。信息化的对象首先应该是针对那些有固定处理流程的任务，也就是要多次重复做的事物。从标准和标准化的定义中可知，凡是人类的“活动或其结果”以及“现实的或潜在的问题”，只要具有“共同使用和重复使用的”特征，均可以作为标准化的对象。信息系统实现的处理功能首先是那些经过重复使用、经优化后固定下来的任务流程，这个固定的过程就是制定标准的过程。管理标准将作为信息化系统的运行流程；工作标准将作为系统的运行参数和数据；技术标准将作为产品设计和验证的依据。企业信息化应用系统，就是将原来由人的活动执行的各项标准，通过机器和软件提醒和帮助人们执行。因此企业信息化建设的基础是标准化，标准是企业信息化建设的灵魂。4 企业信息化标准需求浅析 既然说标准是企业信息化建设的灵魂，那么像本所这样的单位，其信息化建设需要那些标准支持呢？总结我所信息化建设的体会。信息化对标准的需求是与标准化工作的深入程度密切相关的。 例如，我所实施GJB 5000，制定了一系列企业标准GJB5000二级过程文件，在信息化系统中依据这些标准开发了“软件项目管理系统”，用于软件项目的过程管理和监控，构成了信息化系统中的重要组成部分。 又如，依据项目采购报销制度和项目计划管理规定开发了“项目成本管理软件”，用与管理和分析项目的预算、采购、人员和进度等于项目成本有关的活动。 再如，针对我所研制产品的种类制定了设计文件的编号标准，在信息化系统中依据该标准开发了“设计文件编号管理软件”，该软件用于各种产品设计文件编号的申请和管理，它是产品标准化管理信息化的基础。 另外，针对军用产品技术文件的编制要求，文件编制标准技术文件模板，虽然目前技术文件的编制和管理还没有真正形成信息化，但它也是产品标准化管理信息化的重要基础。 上述的例子仅仅是一种提示，在企业中哪些活动的标准建立起来了，其信息化的条件也就成熟了。反之，信息化就难以收到好的效果。 那么，企业信息化到底需要那些标准呢？不同的企业应该根据自己的实际情况，下功夫建立和完善企业标准体系，认真分析企业中那些事物已经具备了成熟的标准；哪些事物需要信息化，而缺少标准。特别是针对管理标准和工作标准。只有在比较完善的标准体系基础上开发的信息化系统，才不会头重脚轻、顾此失彼，才能够保证运行协调、效果显著。5 体会 标准化的信息化从企业信息化建设的一个对象，一个无关紧要的配角，转变成为企业信息化建设的主角，即信息化建设要依靠标准化，标准成为企业信息化的灵魂。这个转变是需要时间、尝试和付出代价的。 在我们已经建成的这部分信息化系统中，也存在着某些不协调，其原因正是在信息化建设之初，没有认识到它与企业标准体系建设的关系，或是我们现有的标准体系还不够完善，乃至在将一些标准转化为软件的思路、开发成为信息化系统时，还有某些技术问题需要解决等。 信息化建设使整个企业的工作环境得到了改善，更重要的是在信息化建设过程中，许多过程和活动经过了进一步