妙笔财务日常借款、报销管理制度(20080522).doc

北京爱国者妙笔数码科技有限责任公司 财务部日常借款、报销管理制度 目 的 为加强公司财务管理，合理运用资金，完善财务规章制度，控制费用开支，通过规范费用报销、支出、借款的作业办法，加强对公司现金支出的控制。职 责 员工按规定填写相应单据； 部门经理负责对单据的第一次审核； 相关审核人、财务负责人对单据进行财务部的第二次审核； 主管副总审批或总经理审批相关借款、费用支出； 出纳人员负责对单据的最后一次审核及付款，每月最后一个工作日至下月的前三个工作日因财务部需月底结帐故不做日常报销。审批权限 主管副总负责审批500元以内（含500元）单笔款项借款、费用等支出； 总经理负责审批500元以上借款、费用支出。具体内容财务报销时间为每周二、四上午9：30-下午4：30，每月最后一个工作日至下月的前三个工作日因财务部需月底结帐故不做日常报销。借款报销不受上述时间限制。注：1、除业务招待费及差旅费外，所有费用单项支出超过人民币1000元（不含）的，采用支票或银行转帐方式支付。 2、部门经理或总经理出差期间，必须签字授权相关审批事项。一、借款流程 员工公务借款金额超过人民币1000元的，必须提前一个工作日将填制审批完毕的借款单交出纳备款。由于未做准备而导致不能付款，后果由借款人自行承担。 填写借款单：借款部门、借款日期、借款事由、还款日期、金额大小写正确。 借款所带附件有：出差申请单、采购申请单等并经部门经理审核 借款单经财务部、总经理审核签字后，所借款项由出纳打入员工帐户或者通知员工领取现金。借款管理 每周一将逾期未还借款的名单按部门列出，由出纳以形式下发，及时催促借款人还款。 1对于到期未还借款，借款人不能再办理借款业务。 2.对于超过到期日一个月仍未还的款项，借款人交纳100元滞纳金，若超期二个月时仍未还款，需再交纳滞纳金100元，以此每月交纳100元，直至还款为止。以上逾期滞纳金均在每月工资中扣除（注：每月发工资前四天统计扣款明细），计入公司非常规福利，还回借款时滞纳金将不再退回。二、 费用报销细则： 员工报销费用必须提供真实、完整、合法的发票及机关事业单位出具的具有与发票同等效力的收据。 票据要求(1)、与此票据对应的业务必须真实发生； (2)、发票或收据本身是真实的，非虚假发票； (3)、票据金额与对应支出金额相符； (4)、票据本身完整，不得污损，票面字迹清晰，无涂改痕迹。 现金报销需填制报销凭证，按凭证内容要求在“摘要”处填写报销内容及金额，将相应票据粘贴在费用报销单后面，由部门经理、审核人员审核签字后交财务核报。 报销内容的审核 交通费、业务招待费、办公费、通讯费、固定资产采购、广告费、运杂费等款项均填费用报销单，差旅费报销(要求房费要打印明细单)填制差旅费报销单、劳务费支出填写支出凭单。 1、交通费报销：报销时要单独填写相关明细单，写明起止地点、办公事由，由部门经理签字审核，在发生后一个月内报销。 员工17：30前填写加班申请单，加班允许打车时间为21：00后，报销交通费需同时提供加班申请表。 注：有车补的公司不再给报销交通费。 2、业务费报销： （1）、业务招待餐费：确因公司业务需要发生的餐费，不包括员工出差及加班产生的餐费补贴及公司统一举行的活动（如年会等）。A、公司员工宴请客户，需要提前一天提交招待费申请单，填写具体信息及预计费用跟总经理进行申请，并就餐费的标准达成一致。招待费报销标准为总经理人均120元，副总及各项目经理人均60元，普通员工人均30元。若实际费用超出申请标准，超出部分不予报销。B、填写招待费报销，需写明宴请的客户单位、客户职务及客户姓名及事由；公司陪同人数不超过宴请人数1倍。C、招待餐费在费用发生后3日内进行报销。 （2）、业务公关费报销：确因公司业务需要发生的礼品费。 票据要求： A、礼品费用报销均须取得真实有效票据，并在报销单据上注明费用发生事由及礼品明细项目（票面信息已显示可不注明） 。 B、由部门经理签字、总经理审核，在发生后一个月内报销。 3、通讯费用报销 凡因工作需要保持沟通及信息交流的岗位，由申请人提交经部门经理审批的话费申请表报总经理审批，人力资源部按相关岗位确定话费报销标准，报财务部备案。对超过报销标准的部分从下月工资中扣除。 凡公司报销话费的手机，必须保持24小时开机状态（含周六、周日），特殊情况必须关机时，应开通全球呼服务业务（或移动小秘书），在2小时内回复信息。 4、差旅费报销 出差人员报销出差期间发生的费用（车费、住宿费、餐费）要填制差旅费报销单。已报销的招待费将扣除相应的出差补助。 （1）、交通工具 A、部门经理以上人员出差可乘坐飞机经济舱。其他员工出差单程距离在1200（含）公里以上，经部门经理审批后，可乘坐飞机经济舱。其他人员因特殊情况出差需乘坐飞机时，经部门经理审核后，报总经理批准；乘坐飞机的，保险费标准为20元。机票订购由行政部统一办理。 B、其他人员一般情况可乘火车硬卧等。 C、乘坐火车硬座，连续乘坐超过6小时者，给予硬座与硬卧票价的差价补贴。（需行政部专卖订票人员确认签字） （2）、住宿标准 部门经理：220元/天/房间、 280元/天/房间（发达地区） 普通员工：180元/天/房间、 240元/天/房间（发达地区） （3）、餐补：40元/天、 60元/天（发达地区）。因发生招待餐费或会议、培训提供用餐的，当日餐补扣除1/3。 注：发达地区指上海、广东、海南、北京、深圳地区。 境外出差报销标准参照华旗资讯相关制度执行。 （3）、交通标准 出差期间的交通费用实报实销，发票背后需注明起止地点，由部门经理审批。财务部门认真审核。 （4）、出差补助 电话费和交通费实报实销，餐费不报销。电话费实报实报实销是指36元/天/人标准以内的固定电话实报实销。 （5）、出差补贴计算方法：由财务部依据出差日期按日核算（以离京和返京时间为核算依据），即24小时为1日，超过8小时不到24小时为半日，出差不超过8小时不计算天数。 （6）、托运费、订票费、寄存费、证件费、路桥费等凭发票实报实销。 （7）、出差回来超过五个工作日未报销的，要扣除全部补助的20。例：出差4天，补助240，超期未还，则扣补助48元。 （8）、住宿、外埠市内交通等费用超标须说明并经部门经理和总经理审批。 5、劳务费的报销 报销劳务费需附劳务费支付明细单，支付单需注明相关人员身份证号码，联系电话。本人领取时需持相应证件来领取，支付明细单需注明支付金额、代扣个税税额以及实付金额。二、日常采购流程1、办公用品及低值易耗品采购报销 行政部根据各部门需求计划采购、验收、保存和发放办公用品，填写费用报销单。低于000元的采购，由公司自行采购附：此处注明采购的内容是指除产品、媒体、咨询服务采购外的所有物资与服务的采购。 超过000元的采购，需要总经理签字，转交北京华旗资讯数码科技有限公司采购部进行比价、法务部审核相关合同或在华旗合格供应商名册内选择供应商采购。 各部门急需或特殊的办公用品，经主管副总、总经理批准，可自行购买；购买后，由经办人提交发票、实物，经行政部查验、签发给部门并入帐报销。 2、固定资产采购报销 固定资产：单位价值在2000元（含）以上，且使用年限在一年以上的有形资产（包括外购、领用库存商品） （1）、申请 A、经办人填写采购申请单，并由部门经理审核签字。 B、由行政部审核是否确需进行采购，核查是否已有同种资产、是否可以内部调剂等并签字确认。（电子产品配置需有技术人员核定配置）。 C、总经理审批。 （2）、采购 A、采购申请单审批手续办理完毕后，由行政部门组织采购。 B、行政部门必须填写采购比价单，选择至少三家供货商，建议从华旗采购部