论商务秘书的能力结构.doc

平煤集团公司二OO六年度优秀论文申报表单位： 平顶山工业职业技术学院 2006年 12月 5 日作 者李国英合作者何楠文章题目论商务秘书的能力结构杂志名称或学术会议名称科技信息发表或交流的期次、时间2006年第8期论文内容要点商务活动的特点和工作的重要性决定了商务秘书履行职责必备的基本能力和专业能力:心理素质、智力能力、表达能力、组织管理能力、沟通协调能力、调研和创新能力、收集和处理信息的能力和继续学习能力。面对经济全球化和一体化进程的加快，面对日益加剧的市场竞争，只有准确把握新形势下商务秘书工作的特点与发展趋势，才能不断提高商务秘书人才的专业水平和职业素质，满足市场对商务秘书人才日益增长的需要。单位意见年 月 日专业评审组意见年 月 日附件：论文内容（必须和发表刊登的文章内容完全一致）：论商务秘书的能力结构李国英1 何楠2（1华中科技大学管理学院研究生，湖北 武汉 4300002平顶山工业职业技术学院，河南 平顶山 467001）摘要：商务活动的特点和工作的重要性决定了商务秘书履行职责必备的基本能力和专业能力:心理素质、智力能力、表达能力、组织管理能力、沟通协调能力、调研和创新能力、收集和处理信息的能力和继续学习能力。面对经济全球化和一体化进程的加快，面对日益加剧的市场竞争，只有准确把握新形势下商务秘书工作的特点与发展趋势，才能不断提高商务秘书人才的专业水平和职业素质，满足市场对商务秘书人才日益增长的需要。关键词：商务秘书；工作特点；能力结构 随着我国社会主义市场经济的迅速发展，作为工商管理协助者性质的商务秘书已经在商务领域中占据日益重要的作用。商务秘书的工作涵盖了商务活动领域的各个层次：国有企业、外资和合资企业、民营企业、乡镇企业、个体经营者等在经营管理中都需要大量秘书辅助。商务秘书的工作不仅包括协助各类经营者从事日常公务，而且需要协助企业主管对内协调员工的关系，对外协调企业与社会公众的关系。一个企业是否具有竞争力，很大程度上取决于秘书人员的工作业绩。秘书既是业务人员，也是管理人员，秘书人员的素质能力及其工作效率，直接影响到整个企业的形象及其在市场竞争中的地位。工作的重要性决定了商务秘书应具有不同于一般员工的能力。一、商务秘书工作的特点商务秘书（CBSC）主要指在工商企业、事业机构、社会团体等各类组织中从事内外联络、文字处理、文档管理、人事管理、文秘以及协助组织高层管理人员处理商务或行政事务的相关人员，包含各类文员、各类秘书、行政助理、经理助理、办公室主任、总裁助理等。商务秘书工作的特殊性表现在以下几个方面：1、商务秘书的工作目标是协助上司实现经济效益最大化。企业管理的目标是实现经济效益最大化，在商务管理中秘书充当着上司的参谋和助手。秘书工作的目标就是辅助上司和主管实施管理协助主管实现企业经济效益最大化。现代市场竞争激烈，商务决策难度越来越大，商务秘书的智囊、咨询、参谋作用不可替代。参谋工作是企业决策者的一种智力放大和延伸，是上司智力的必要补充。即便一个上司才能卓著，但仅凭个人经验和智力也是无法处理好企业所遇到的多变而又复杂的决策问题。另外，一个精干可靠的秘书，不仅是上司和工作人员之间的桥梁，而且还应该是协助上司的左右手，以便使上司从繁琐的日常事务及专门工作中解脱出来。商务秘书的职业角色，使其与上司的关系格外亲近。因而，公司的老板对秘书的招聘非常慎重，往往使用最值得信赖并能胜任工作的人。2、商务秘书的工作要遵循市场经济规律的要求。随着我国社会主义市场经济体制的日渐成熟，竞争与合作势必成为企业发展的战略选择。所以，企业秘书在收集处理信息、办事、交往沟通等诸方面都要适应市场竞争与合作的需要。 3、要协助上司依法经营，协调与公共组织和有关职能管理部门的关系，以维护经济组织的正常运转。在企业的管理活动中，企业的各项职能，分别由平行的各职能部门管理，上司主要是从宏观上把握企业的经营战略和策略。秘书机构属于综合性部门，处于枢纽地位。秘书主要充当统筹、策划、安排、处理商务事务的角色，主要任务是负责筹划经营策略的制定、调整和控制，协助上司依法经营，安排企业内各职能部门的日常工作。商务秘书工作的好坏，将直接影响企业整体的运作效率。 4、要将对国家和社会公共利益的忠诚与具体工作中的敬业精神有机结合起来。商务秘书人员要具有高度的责任感，将向人民负责、向领导负责两者统一起来；保持清醒的头脑帮助领导清正廉洁、正身洁行；要敢于劝谏和拾遗补阙，不能事不关己，高高挂起，明知不对，少说为佳；要勇于承担应由自己承担的责任，不推委搪塞，不敷衍了事，严肃认真，忠诚职守，尽职尽责地完成工作任务。忠诚度和敬业精神是对秘书最基本的要求，当两者发生冲突时如何解决，是摆在商务秘书面前的一个新课题。此外，商务活动的特征要求商务秘书在掌握专业知识和一般管理知识外，还必须熟悉所在企业的经营管理知识和有关生产技术情况。这样才能胜任本职工作。二、商务秘书的能力结构能力是人们表现出来的解决问题可能性的个性心理特征,是完成任务（达到目标）的必备条件。能力直接影响活动的效率、是活动顺利完成的最重要的内在因素。完成任何一项活动都需要人的多种能力的结合。在激烈的市场竞争中,企业的兴衰成败与企业员工的能力有着极大的联系。从某种意义上说,企业之间的竞争实质上就是企业员工能力的竞争,而企业秘书的能力起着重要的作用。随着知识经济的发展，企业对商务秘书在能力结构上要求越来越高，主要表现在以下方面：（一）商务秘书的基本能力商务秘书的基本能力，包括商务秘书的心理素质和智力能力。这是做好秘书工作的必备能力。1、心理素质：商务秘书在繁忙的商务活动中，要时刻保持良好的心态。良好的心态表现为豁达、乐观、幽默、自信，不卑不亢、处事冷静，不被情绪所左右。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。2、智力能力:包括注意力、记忆力、观察力、想象力和思维能力等。知识出才智，智是谋之本，这是秘书人员赖以吸收外界知识的能力，也是其他能力的基础。一个优秀的商务秘书应该具有观察力透彻、记忆力牢固、反应力敏锐、注意力集中、理解力深刻、品评力精湛、判断力准确、思维力高超的能力。这些能力的获得主要通过平常的学习、训练和积累。（二）商务秘书的专业能力随着现代企业制度的建立，为适应市场经济发展的需要，企业秘书工作必须向改革型、经济型、外向型转变。因此，秘书人员应该具有一定的专业能力。1、表达能力。就是通过语言、文字和身势等形式传递信息，相互交往，合作共事的本领。在商务秘书的工作结构能力中，表达能力占有重要的位置，发挥着重要的作用。可以说，在完成各项公务活动中，都离不开表达能力的运用。表达能力主要有三种形式：（1）口语表达能力，良好的口头表达能力表现为：目的明确、中心突出、语言规范、口齿清晰、语言温和、富有激情、说话得体、符合身份。（2）书面表达能力。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚，文体广博，这为文字工作者提供了良好的条件。但是，写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。 （3）身势表达能力。身势表达能力就是运用表情、动作、姿势、声音、服饰和距离等非语言手段，表达思想或情感的本领。在商务交往中，身势表达能力是对口语表达能力的重要补充，能起到强化口语表达的作用。2、组织与管理能力。国际秘书联合会认为“秘书是上司的特殊助手，他们掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现自己的责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在所有给予的权利范围内做出决定。”商务秘书人员要具有辅助领导者管理决策的能力，要在领导者授权理事中具有独当一面管理事物的能力。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。3、沟通与协调能力。商务秘书在工作中要与老板、同事以及客户等各种身份的人打交道，这需要具有较强的沟通能力。在办文、办会和办事过程中既要贯彻党和国家的方针政策，又要落实主管部门的相关政策，还要参与组织内部有关政策规定的讨论、拟制。秘书人员介入其中，要通过各种方式、手段、妥善地调节、处理所属系统内各层次、各职能部门、单位之间，本系统所属人员之间及本系统与外系统之间的各种关系、矛盾和纠纷的本领，协调工作是领导者管理职能的延伸。因此，商务秘书还要善于协调企业内外部关系，要熟悉政策法规及事实依据，通盘考虑，着眼大局，协同各方，处理好局部与整体、长远利益与眼前利益的关系，在大事要事上要坚持原则，在细节、枝节问题上要善于变通，将原则性和灵活性结合起来；要善于分析矛盾的焦点、主要矛盾的主要方面，抓住协调关键，缓解或化解矛盾，要善于运用协调方法和协调艺术，充当领导者综合协调的得力助手。4、收集和处理信息的能力。商务秘书在商务活动中发挥着信息的汇总和传递作用。一方面，商务秘书发挥着信息发布功能，通过各种信息媒介渠道，将决策层的重大决策及企业的重大事件，向员工、股东和公众发布，使其有机会参与企业的管理，通过正式的与非正式的传播渠道，主动向股东、员工介绍经营状况，接受其咨询，通过举办新闻发布会，向各新闻媒介提供企业信息，塑造良好形象。另一方面，商务秘书又发挥着信息收集功能，即听取员工、股东、董事对企业经营管理工作意见、建议和要求，了解并收集新闻媒体和社会各界舆论对企业的评价，并对这些信息进行分析整理，成为企业决策层的参考资料。信息作为管理决策的依据和基础，商务秘书工作的信息传递与信息的反馈作用直接影响着领导层管理决策的效率。因此，收集和处理信息不仅是商务秘书的重要工作也是他们必须具备的能力。5、调研和创新能力。在市场经济条件下，秘书人员应该以“企业市场”为轴心自觉开展调查活动。首先，要找准企业与市场的交合点。诸如经营管理、企业改革，定期开展调研，为领导决提供正确依据；其次，以企业进入市场参与竞争力为主攻方向，围绕工作的重点，深入调查，协助领导做出正确决策；再次，秘书人员要有创新意识，大胆创新，敢于面对新世纪的挑战，提出超前见解，提高思维的创造性，勇于开拓，推动本企业的发展。6、继续学习能力。面对知识经济的时代，企业和个人要谋求创新发展，取得竞争优势，必须具备获取新知识的能力。无论秘书人员原有的知识能力有多高，工作经验如何丰富，都要在工作中不断学习新知识，不断获取新信息，不断增长新的才干。除了以上几种能力，商务活动的特殊性还要求企业的秘书人员必须懂得经营知识，能进行成本效益核算，在参与处理内外经济事务时，具有经济观点和经营头脑，熟悉贸易规则，并能及时拿出恰当处理经济事务的参考意见，同时要具有现代化办公机具的操作能力等等。面对经济全球化和一体化进程的加快，面对日益加剧的市场竞争，只有准确把握新形势下商务秘书工作的特点与发展趋势，才能不断提高商务秘书人才的专业水平和职业素质，满足市场对商务秘书人才日益增长的需要。参考文献：